设备技术档案管理制度

XX制造有限公司

设备技术档案管理办法

1.总则：

1.1 为建立､健全公司设备技术档案工作,完整保存和科学管理公司的设备技术档案,充分发挥设备技术档案在公司建设和发展中的作用,更好地为公司各生产技术部门服务,特制订本管理制度｡

1.2 本公司设备技术档案是指各技术部门、分厂在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的具有归档保存价值的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。

设备档案资料应当包括下列内容：

（1）设备制造厂的技术检验文件、合格证、技术说明书、装箱单、图纸等

（2）设计院的设计图纸、技术说明、设计计算书、设备清单等

（3）设备附录及工具清单

（4）设备大、年修理施工总结、记录，竣工验收单，修理检测记录

（5）精度校验及检验记录

（6）设备改造、更新技术

（7）设备缺陷记录及事故报告单（原因分析处理结果）

（8）设备技术状况鉴定表

（9）设备基础图及土建图

（10）设备结构及易损件、主要配件图纸

（11）设备维护检修规程

（12）其他资料

1.3 按介质划分设备档案资料可分为下述类型：

（1）纸拷贝（蓝图、透明图、照片、白图和其它印刷文件）

（2）电子文档（用CAD或其它软件形成的设计图、文字资料和音像制品等）

2.管理职责

2.1设备部是设备技术档案的归口管理部门。

2.2按照集中统一管理设备技术档案的基本原则，公司设备部设立设备技术档案室（以下简称档案室），并配备专职人员管理。档案室在设备部的直接领导下，集中统一管理全公司的设备、基建等设备技术档案。建立、健全设备技术档案工作，达到全公司设备技术档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

2.3公司各职能部门、分厂要把设备技术档案工作纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术资料及时、完整归档，按制度借阅并及时返还，并在使用中对技术档案中的错误及时通知档案室或设备部，以保证全公司设备技术档案工作的顺利开展。

3.设备档案的归档

3.1技改和基建项目结束后一个月内应速将下述技术资料归档:

(1)工程施工执照，开工报告

(2)各专业施工图会审记录（土建、水暖、电气、通风等）

(3)设计变更通知单

(4)施工单位与建设单位往来的联系单

(5)工程定位测量及放线记录

(6)地基承载力复查记录或打桩记录

(7)建筑物、构建物的沉降变形观测记录

(8)水泥出厂质量证明及检验报告

(9)钢材出厂质量证明及试验报告

(10)金属焊接试验报告及采用焊条证明

(11)红砖出场证明及试验报告（抗压试验及抗冻试验）

(12)砂、浆强度试验报告

(13)混凝土试验配合比及强度试验报告

(14)防水、保温材料出厂证明、试验报告

(15)采用构件配件出厂证明

(16)隐蔽（吊装）工程验收记录

(17)水暖、设备管道试调、试压记录

(18)电气接地电阻、绝缘电阻测验记录

(19)工程质量事故处理资料

(20)分步分项工程质量评定表

(21)单位工程质量评定表

(22)工程竣工验收证明

(23)工程交工验收证明

(24)工程竣工图

(25)设备随机技术文件

(26)设备调试报告或试验报告

原施工图变更不大，不影响工程质量。有变更说明、变更图纸、施工单位在图纸封面上加盖竣工图专章，并有技术负责人签字的，亦可作为竣工图。

3.2大、年修项目结束后二周内应速将下述技术资料归档:

(1)大、年修计划表

(2)备件清单

(3)开、竣工报告

(4)竣工图及设计变更通知单

(5)油品化验报告

(6)设备调试报告

(7)竣工验收报告

(8)大、年修总结

3..3定修项目结束二日内应应速将下述技术资料归档:

(1)定修计划表

(2)定修检查记录

3.4凡外来、外购设备的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等技术文件在开箱前，有关单位必须通知设备管理人员或资料管理人员参加资料清点，如数归档。在未办理借阅使用手续前任何人不得据为私有。

3.5对于测绘的备件图纸应在一周内归档，对未归档的图纸，设备部将不予安排备件订货。

3.6归档的资料由工程负责人、专业技术人员按类别整理后交档案员归档。

凡归档的技术资料应完整、准确、卫生、图面清晰，幅面符合标准，字迹工整。电子文档归档时应以光盘形式移交，光盘应装袋保管。

凡不符合归档要求或技术文件资料不全的，档案员有权拒绝接收。

3.7资料归档时，档案员应出具归档资料移交单（见附录1），移交人和接收人签字后双方各留存一份。

4.设备技术档案的保管

4.1对已经归档的设备技术资料应根据资料内容分类，在三日内完成上帐、编号、装卷等工作，以便于借阅。

4.2设备技术资料归档、装卷要遵循下述原则：

(1)根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形成等实际情况，在兼顾文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每项设备的技术资料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。

(2)将最能反映设备购置概况的文件材料，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料、设备的工作程序及重要程序，依次系统排列。

(3)卷内文件材料按文字材料在前、图表在后的要求排列。

(4)拆除卷内文件中的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补，对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。

(5)设备文件材料采用卷盒的保管形式，图纸按卷盒规格叠成手风琴式，引进设备文件卷盒保管有困难的，可按其自然状态保管。

(6)全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角。

(7)归档的案卷必须填写卷内目录(见附录2)，卷内目录可打印，也可用蓝黑或碳素笔正楷填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。

(8)每个案卷内要附卷内卡片(见附录3)，写明本案卷的卷号、图纸和文件材料的总页数，借阅者的姓名、借期和还期。

(9)拟定案卷标题和卷号，案卷标题要简明、准确。对进口设备的外文案卷标题、控制在100个字符以内。外文说明书必须有中文译名。卷号拟定原则见附录4.

(10)确定设备档案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，定为长期保管。设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限与设备共存。

4.3同样内容的档案一般应一式二份，一份借阅，一份存档。对于只有一份且常用的技术资料，应尽量复制副本，原件存档，副本借阅。

4.4蓝图、底图和电子文档要分别建账（附录5、附录6）。

4.5编制《档案检索目录》（附录7），做到定位存放，妥善保管，方便使用。

4.6备件图纸要加盖“受控”章

4.7档案员的职责

档案员要履行下述职责：

(1)认真贯彻公司设备技术档案工作的方针政策，钻研业务，提高管理水平，保证设备技术档案工作任务的完成。积极主动地为生产、开发提供技术资料。

(2)科学地管理全公司设备技术档案，办理设备技术档案的接收、分类、装卷、登记、保管、复制、借阅、发放、统计等工作。

(3)遵守公司保密制度，不泄漏档案内容

(4)做好档案安全工作,防盗、防火、防水、防霉、防鼠、防蛀

(5)严格执行设备技术档案的保管、借阅、发放制度。

(6)对破损或变质的档案要及时修补和提出复制。

(7)保持档案室内整洁、卫生。下班前要关闭室内电源，锁好门窗。