第5章 项目跟踪分析

11.15
跟踪表实际信息说明： ⑴ 实际开始时间 一般是直接输入实际的开始日期，也可以由Project 自动计算得出。任务尚未开始时，其值为“NA”；当输入 了实际工时、或者在“完成百分比”栏或“工时完成百 分比”栏填入了大于0的值时，表示任务已开始， Project会将其更改为计划开始时间的值，或者根据相应 的进度计算方式选项设置，计算出“实际开始时间”的 值。 ⑵ 实际完成时间 一般是直接输入实际完成日期，这时计划完成时间 也随之而改变。它也可以自动计算得出：任务尚未完成 时，其值为“NA”；当任务的剩余工时为0、或者任务的 “完成百分比”栏或“工时完成百分比”栏填入了100%时， 表示任务已完成，Project会将其更改为状态日期或计划 完成时间的值。
设置了比较基准后，在“跟踪甘特图”中就可以 看到比较基准和项目实际进行信息。条形图会出现平 行的两根，上面的是计划（即比较基准），下面的是 实际执行情况，同时，默认用红色表示关键路径的关 键任务。跟踪甘特图会随实际工程进展动态变化，任何一 个任务的实际进展参数一旦输入，跟踪甘特图就会清 晰、直观地显示出来。
⑻ 实际工时 任务创建以后，实际工时的值为0。 当输入了完成百分比、工时完成百分比或实际工时 以后，Project会立即更新任务的实际工时。 如果输入了“实际工时”，Project会自动计算完成 百分比。
5.2.2 进度线
进度线是根据指定的日期连接正在进行的任务的一 条折线，在甘特图中可以直观的显示项目的进度情况。 选择【工具】→【跟踪】 → 【进度线】打开“进度 线”对话框，勾选“显示当前进度线”后，可以选择显 示“在项目状态日期”或是“在当前日期”的进度线。 当前日期进度线给出项目进展的任务提前和滞后信 息。状态日期是指任何一个用于考查项目进度、成本等 信息的指定日期，可在“项目信息”对话框中设置： 选择【项目】→【项目信息】 → 设置“状态日期” 此外，在“进度线”对话框中，还可以选择周期性 显示进度线，也可以在“显示选定的进度线”复选框下 输入或选择多个日期，以显示这些日期的多条进度线。 还可以单击工具栏中的“添加进度线”图标，在鼠标图 标改变时，单击甘特图的相应位置，就添加一条进度线。
第5章 项目跟踪
5.1 理解项目跟踪
5.1.1 项目跟踪的意义
项目在实施过程中，由于具体情况和条件的变化， 以及各种内在和外在因素的影响，会导致实际执行效 果与计划出现偏差。 项目管理的关键，在于有效地控制项目的执行过 程，使其尽量按原计划进行，当实际执行情况与计划 出现偏差时，及时调整计划或者采取有效措施，使项 目达到预期的好的结果。 实施不了的计划是不切实际的计划，必须修改。 计划基本合理，实施未达目的，是控制的问题， 不能随意更改计划。
⑹ 剩余工期 如果已输入了“实际工期”，剩余工期按照公式： 剩余工期=工期-实际工期 计算得出。 如果已输入了“完成百分比”，剩余工期按照公式： 剩余工期=工期×（1-完成百分比） 计算得出。 如果直接输入了剩余工期，Project会计算出新的工 期和完成百分比；如果增加或减少剩余工期，因为实际 工期是不可改变的，所以Project会更改工期，以使剩余 工期和实际工期的总和保持一致。
有效的项目管理应该包含以下方面： ⑴ 设计良好，切实可行的项目计划。 ⑵ 有效的项目跟踪管理。 ⑶ 有效的沟通与反馈。 ⑷ 详细的风险分析与控制。 ⑸ 有效的变更控制。 ⑹ 善于总结。
5.1.2 项目计划基准
项目计划确定后要保存成“比较基准”，作为项 目执行全过程的参考依据（已讲过）。 选择【工具】→【跟踪】 → 【设置比较基准】， 打开“设置比较基准”对话框，进行设置： ⑴ 设置比较基准 默认选中。在“比较基准”下拉框中可以选择11 种不同的比较基准。设定了比较基准后，相关信息保 存在项目表的“比较基准开始时间”， “比较基准完 成时间”， “比较基准工时”， “比较基准工期”， “比较基准成本” 域中，必要时可以在甘特图中添加 相应的“域”名显示。
5.3 盈余分析
盈余分析是用来评估项目进度及成本付出情况的重 要方法。它用一系列经济指标和数据来描述项目的进展 状况。 选择【视图】→【表】→【其他表】下的“任务” 选项，再双击打开其中的“盈余分析”表。 “盈余分析”表中的各项指标含义是： 计划分析 BCWS(PV)：到项目状态日期为止，计划工 作量的预算成本。 盈余分析 BCWP(EV)：到项目状态日期为止，已完成 工作量的预算成本。 ACWP(AC)：到项目状态日期为止，已完成工作量的 实际成本。 由此引出后面的指标。
⑶ 完成百分比 一般是直接输入实际完成百分比，也可以根据实际 工期自动计算得出。任务创建时，其值为0；当输入了实 际工期、剩余工期或实际工时之后，Project会按照公式： 完成百分比=（实际工期/工期）×100% 计算完成百分比。 完成百分比大于0时，如果没有输入实际开始时间， 则Project会用计划开始时间来代替它。 如果完成百分比为100%，则“实际完成时间”将自 动设置为计划完成时间。 如果直接输入了完成百分比值，Project将自动计算 实际工期和剩余工期。反之亦然。 完成百分比要跟踪的是工期的进展情况。要跟踪工 时和工作量完成情况，应使用“工时完成百分比”信息。
5.2 记录实际信息
5.2.1 掌握实际信息
在项目执行过程中，有多种方式可以随时录入任务 的执行情况，Project随即就更新任务进度： ① 将鼠标悬停在该任务条形图的前方，当鼠标指针 变为更新进度提示符%▼时，按住左键拖动，可以连续设 定该任务的完成百分比。 ② 双击任务名，打开“任务信息”对话框，在“常 规”选项卡的“完成百分比”框中输入百分比。 ③ 鼠标右键单击工具栏空白处，在快捷菜单中选择 “跟踪”命令，这时工具栏出现0%，25%，50%，75%， 100%以及“更新任务”等跟踪工具图标。选择任务并单 击百分比图标。
5.1.4 利用表格查看跟踪信息
除“跟踪甘特图”外， Project还有多种表格和视 图也用于项目跟踪。 选择【视图】→【表】 → 【差异】命令，可以查 看差异信息。差异表会显示任务、开始及完成时间、 比较基准开始及完成时间、开始时间差异、完成时间 差异等信息。 选择【视图】→【表】 → 【工时】命令，可以跟 踪项目工时信息。工时表会显示任务、工时、比较基 准工时、工时差异、实际完成工时、剩余工时等信息。 选择【视图】→【表】 → 【成本】命令，可以跟 踪项目成本信息。成本表会显示任务、固定成本、总 成本、比较基准成本、成本差异、实际产生成本、剩 余成本等信息。
5.2.3 更新任务与项目
我们可以在“更新任务”和其他图表中更新每一个 具体任务的进度信息（已讲过），也可以使用“更新项 目”对话框来更新整个项目。 选择【工具】→【跟踪】 → 【更新项目】命令，打 开“更新项目”对话框，选项有： ⑴ 将任务更新为在此日期完成 默认不选。若选此项，则Project会将计划日期当作 实际日期，计算“完成百分比”，并将输入的日期作为 项目的状态日期。具体做法是： 输入日期早于计划开始时间，将完成百分比设置为 0%；输入日期晚于计划完成时间，将完成百分比设置为 100%；输入日期在两者之间，计算完成百分比。 可见，这是一种简单机械的方法，意义不大。
⑵ 重排未完成任务的开始时间 默认选中。Project会将输入的日期作为新的起点， 重排所有未完成的工时。具体做法是： 将最后一次报告进度的日期放入停止域，将输入的 日期放入重新开始域。 对计划开始时间早于输入日期的尚未开始的任务， 重新排定工时，将输入日期作为开始日期，并限制其 “不得早于…开始”；对已经开始但日程落后的任务， 则将输入日期作为开始日期，重排剩余工期。 显然，前一种处理实际上是推迟了任务的开始时间； 后一种处理实际上是将任务拆分为二，承认已完成部分， 剩余部分重新排定日程后开始，工期也可能有相应修改。 但在“选项”对话框的“日程”选项卡中设置了正在执 行的任务不允许拆分的话，则后一种任务不会被推迟和 拆分。
④ 选择【视图】→【表】 → 【跟踪】命令，打开 “跟踪表”对话框，在跟踪表中输入完成百分比和其它 实际值。 ⑤ 选择【工具】→【跟踪】→【更新任务】命令， 打开“更新任务”对话框，分别输入“完成百分比”、 “实际工期”、“剩余工期”、“实际开始时间”、 “实际完成时间”等实际进行情况数据。 任务的跟踪数据之间是有联系的，当输入一个或部 分跟踪值以后，其他数据Project会自动计算得出。这些 跟踪数据集中显示在跟踪表里，反映了项目和任务的实 际进展情况。
⑷ 实际完成百分比 实际完成百分比用于根据任务的特定情况手工输入 任务的完成百分比值。它从另一个角度或评价方式来记 录工作进度。 ⑸ 实际工期 如果已输入了“完成百分比”，实际工期按照公式： 实际工期=工期×完成百分比 计算得出。 如果已输入了“实际工期”，剩余工期按照公式： 剩余工期=工期-实际工期 计算得出。 如果输入了一个大于计划工期的实际工期值，则系 统会将其更改作为计划工期的值，同时使剩余工期为0， 再将完成百分比设为100%。
5.2.5 变更比较基准
随着项目和任务的执行，实际进展与计划会产生一 些出入，一般是通过调整未完成任务的工期、安排加班、 协调资源配置等有效控制手段，将项目拉回到原计划上。 这是理想的情况。 实际工作中，需要对计划进行适当的调整，并按新 计划管理未完成的任务。这时就需要变更项目的比较基 准。 由于Project中通常使用“比较基准”作为默认基准， 所以一般是将原来的“比较基准”通过“设置比较基准” 对话框的“设置中期计划”功能复制到“比较基准n”中， 再将新计划保存为默认的“比较基准”。 如果要同时显示多个比较基准，选择【视图】→ 【其他视图】 下的 “多比较基准甘特图”即可。
⑺ 实际成本 可以手动输入，也可以自动计算。设置方式为： 选择【工具】→【选项】 → 【计算方式】选项卡， 设置“自动计算实际成本”复选框。默认选中自动计算。 如果选择手动输入，Project不会计算任何实际成本 的值，但它会根据剩余工时计算剩余成本。 如果选择自动计算实际成本，则在任务全部完成之 前，不能手动输入任何实际成本。实际成本由Project计 算得出：在输入任务的实际工时之前，实际成本为0；任 务开始后，根据“资源信息”的输入参数计算出实际成 本： 实际成本=标准费率×实际工时+加班费×实际加班 工时+资源每次使用成本+任务固定成本 任务完成以后，可以手动改变实际成本的值，如果 输入的值与实际计算的值不一致，其差别将作为任务的 固定成本。