外贸管理条例

外贸管理条例

1.工作概述

外贸经理在总经理的领导下，负责公司国外市场的销售工作，负责产品出口推广及产品出口相关工作。

其他外贸销售业务员做好外贸经理分配的相关工作。

2.工作职责

2.1总经理

2.1.1负责产品的设计，打样及生产，质量的把控，国内客户关系的维护

2.1.2公司外销产品进行价格定位、参数的确定

2.1.3每年的参展计划及展会支付预算

2.1.4 员工奖惩该制度的确认及其他未列明的职责义务

2.2外贸经理

2.2.1带领外贸团队积极开拓国外市场，构架和维护公司的B2B平台，及时更新网站

中的产品信息

2.2.2负责制定外贸营销方案，包括：网站优化、产品推广、展会计划、客户拜访安

排等

2.2.3负责外贸业务员的聘用与解雇，培训与指导，业绩考核与审核及外贸业务流程

管理和风险控制

2.2.4定期召开外贸会议，对外贸业务员进行培训及指导，协助业务员提高业务技能

2.2.5负责外贸报价、合同汇总，定期向总经理提交汇总报表

2.2.6负责及时向总经理汇报下属外贸销售人员工作情况，协助总经理完善员工激励

政策及管理方案

2.3外贸业务员

2.3.1熟悉产品及市场定位，对产品有所掌握，并能给予准确报价

2.3.2做出报价及签订合同请前，对询盘客户进行调查，对合同付款方式、交货条件

等仔细核查，确保公司利益，降低出口风险

2.3.3充分利用相关平台独立开发客户，了解外贸流程，对产品规格、质量等能给客

户及时答复

2.3.4生产过程的跟踪、验货，及时将生产情况汇报给客户

2.3.5能够独立制作整套出口单证和相关的检验证明等

2.3.6妥善处理报价、合同等相关资料，并有条理记录、归档

2.3.7业务汇总分每周、每月、每季、每年，定期提交给业务经理

2.3.8注意提升自身的产品知识、业务素质及商务谈判能力

2.3.9配合公司所需，听从部门经理工作分配，及时做好相关工作

2.4 外贸跟单及报关员

2.4.1 与外贸业务员核对订单，协助外贸业务员及时与工厂沟通生产进度并做好汇报

2.4.2 协助外贸业务员做好报关、报检等工作

2.4.3 对生产中遇到的问题做好汇总与记录，及时反馈给业务员及业务经理

3.工作权限

3.1执行和跟踪外贸订单、单据结算

3.2负责跟踪出口产品的全过程

3.3在未经授权的情况下，员工不得越本职业务和职权范围从事经营管理活动

3.4除本职日常事务外，未经公司授权或批准，员工不得从事下列活动：以公司名义进行考

察、谈判、签约、投招标、竞拍等；利用公司资源帮助其他公司从事经营活动；代公

司出席公众活动

4.管理制度

为了更好的发展公司外贸业务，提升外贸业绩，同时帮助外贸人员更好的成长，特制定如下条例：

4.1基础工作

4.1.1熟悉产品：多与生产部及设计部沟通，了解最新产品并及时更新产品信息，建

立完善的价格表；

了解产品的成本构成、国际物流信息、外贸流程等

4.1.2准备样品：由设计部及生产部配合，有客户拜访需要提前与车间沟通准备好样

品；或安排车间寄送样品给客户

4.1.3翻译工作：负责日常宣传工作的翻译工作

4.1.4信息汇总：及时汇总客户信息上交部门经理，以备公司存档

4.2邮件与电话管理

4.2.1统一使用公司分配邮箱与客户沟通，对邮件内容做出判断；若是垃圾有那或诈

骗邮件，立即删除或拉黑，并通知其他业务员加以小心

4.2.2公司邮箱主账号由外贸销售经理统一管理；后台收到询价，由业务经理分配销

售人员跟进报价

4.2.3严禁使用个人邮箱与客户沟通、报价

4.2.4公司给每个业务员配备独立手机号并提供话费补贴，手机号码归公司所有，所

有的业务往来均需使用公司号码

4.3业务会议

4.3.1每周例会：由外贸经理主持，总经理参与会议。

每周一早上8:30晨会：分配本周销售任务，业务员提交本周销售计划

每周五下午5:00晚会：业务员提交本周销售任务完成报表及销售总结，总

结本周工作情况并制定相关新的工作计划提交总经理。总结应包括：1）所有在跟踪的客户名称，国家，感兴趣产品，客户的反馈情况，本周进程，下周计划，并提交业务经理

2）交流阿里巴巴平台学习维护新心得；阿里巴巴上新发布产品信息内容、询盘情况

3）总结业务遇到的问题，周例会上对问题进行探讨、并找出解决方案

4）业务员对自己的订单进行总结，列明合同号、数量、价格条款、交货期等详细信息，并制成报表提交业务经理汇总

4.3.2季度会议：可安排在每季度最后一个工作日进行，总结一季度销售情况，业务

员提交季度销售报表，业务经理汇总上报总经理

4.3.3年度会议：每年年底，公司外贸部在总经理的主持下，召开年度会议。总结年

度销售指标完成情况，并据此制定新的销售计划及员工管理条例，如对表现优

异的员工进行加薪等奖励，对不符合公司用人要求的人员作出职位调动等。4.4网络推广

以下发布的产品信息中不允许带有公司产品的详细价格及客户信息。

4.4.1建站：网站必须重建（可考虑手机移动端与电脑移动端同时运行），包括网站框

架结构，网站优化（seo），多语种，图片美化处理，文字翻译及内容的原创性

4.4.2谷歌推广：可与youtube，twitter，google+，facebook，linkedin 等平台关联，

及时更新内容，做好产品推广

4.4.3免费B2B平台发布信息

4.4.4外贸交流平台要利用起来：skype, whatsapp, wechat，viber等