礼宾部工作流程

采购与付款流程财务制度

一、 适用范围：

适用于公司的除费用外的所有付款，包括但不限于购买材料、低值易耗品、固定资产的所有采购与付款。

二、 流程说明：

（一）流程图：

IQC

财务 釆购 报关供应商 请款人

需求 格

库存资料

请购单 供应商开 供应商调核请购单

询价

no 比价、议价

P 或合

核

或合PO

收货收货点收检不合格单

y

入库报关单报关单

发票

请款单请款单请款单请款单

（二）分类说明：材料采购：1（）

经部门经理批准后下给供应商。第一步：下定单：釆购PO在二个工作日内完第二步：收货：供应商将货物按时送到IQCIQC，成点货、检验。如合格收下货物，不合格由质量部在二个工作日内开中出单据交财务，会义并取得不合格供应商处理单，并在ERPMRB 并由釆购在二个工作日内与供应商协商后退回供应商，并通知财务。第三步：收发票：收齐所有单据后填写请款单，经IQC第四步：请款：国内采购业务按规定要总经理批准的还要经总经理批准。部门经理、财务

经理批准，进口采购业务由报关完成以上请款。第五步：财务审核付款：）（2值易耗品、固定资产采购：低第一步：请购：按公司规定走釆购流程，部门经理应控制是否超过预

算。

第二步：下定单：同上

第三步：收货验收：IQC收货,请购人领货并验收并领货。

第四步：收发票：同上

第五步：请款：釆购按(1)请款

第六步：财务审核付款

三、具体业务的票据操作指南：

（一）材料采购：分为国内采购业务、进口采购业务。

（1）国内采购业务：

要求单据：PO、收货单（对方送货单）、发票、请款单。

要求请款单供应商名称或代码与发票和PO上的完全一致。

要求发票上的每个原料的数量与送货单上的一致、且不得高于PO上的数量。

要求发票上的每个原料的单价与PO上的一致或低于PO单价。

如果PO约定的付款条件和付款方式请款单应与其一致、总金额与发票一致或低于发票。请款人认为以上有差异的应在请款时说明,如不说明的视为同意。

（2）进口采购业务：

要求单据：PO、收货单或对方送货单、发票、报关单、请款单。

具体要求适用国内采购业务要求，拆定单不得低于报关单

所列金额，如高于报关单金额可以填二张请款单一张按报关单金额，另一张用于补付无报关单等特殊情况的付款。

（二）低值易耗品、固定资产采购：

业务流程使用单据：使用单位必须提供请购单、PR、CEAR（二千美元及以上的）。

请购、批准、采购下定单、收货、领货（验收）。

要求于材料一致，对于单位物品含税价格在二千元以下的要求取得增值税发票（在同等价格条件下）。

比材料采购多二张单据。

请购单：

领货（验收）单：

三、对单据的要求：（对于不符合要求的单据将退回）

1、PO：

（1）要求与ERP中的各项内容一致、项目齐全。

（2）编号不得重复。

（3）增加ERP供应商编码。

（4）要求请款时交给财务的PO是在ERP中最新的，如手工PO有

修改或增加请在修改处请采购经理签字批准。

2、收货单或对方送货单：要求原件，并写实收数量、收货号（与ERP一致）有收货人签名和日期。如有涂改主管签字确认。

3、发票：

(1)增值税专用发票：

釆购审核内容：开票日期至请款日不得超过80天；要求审核数量。财务审核内容：

审核“购货单位名称”必须为本公司名称全称、“地址、电话”、“税务登记号”，“开户行及账号”等项目填写必须正确。

应同时取得发票联（第二联）及抵扣联（第三联），并是否为运用防伪税控系统开具的专用发票，各联均加盖销货单位发票专用章或财务专用章，字轨号码一致，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票面金额与实际支付的金额相符，两联的内容和金额一致；不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有“销货清单”作为发票附件，商品名称应与入库单相符；

“数量”、“单价”、“金额”、“税率”、“税额”、“合计”、“价税合计”各栏计算是否正确，“价税合计”中的大小写金额是否相符；

符合其他增值税专用发票的管理规定。

(2)普通发票：

釆购审核内容：日期为实际发生日，注意是否遵照规定不跨年度使用；

并审核发票的开具日期是否超过该发票规定的使用时限；

财务审核内容：

发票应为发票联，套印有发票监制章、加盖销货单位发票专用章或财务专用章，字迹清楚，不得涂改，各项目填写齐全、正确无误，票面金额与实际支付的金额相符；

不同商品或劳务名称应分别填写，汇总金额开立的发票及抵扣凭证应有“销货清单”作为发票附件，商品名称应与入库单相符；“数量”、“单价”、“金额”、“合计”各栏计算是否正确，大小写金额是否相符；

取得的定额发票上应按发票项目将客户名称、日期等填写齐全；

（3）国外发票：

原则上要求原件，如复印件应经过财务经理批准。

4、报关单：要求原件。

5、请款单：要求所有项目填写齐全准确，不得涂改。经部门经理批准，超过授权限额16万元的经总经理批准。

四、特殊业务的说明：

1、发生销回退回或折让是指应质量等问题要将产品退回给供应商或让供应商同意在其货款中扣除款项。

（1）对于增值税发票：

分二种：

一种发票还没有交财务的，请退回让供应商重开。

另一种是已交财务认证，请通知财务，由财务到税务开具《进货退出或索取折让证明单》由对方开具红字发票，将红字发票联和抵扣联交财务。

（2）普通发票国外发票：

财务未入账，可以退回让供应商重开。或可开具红字发票。

2、预付款：对于国外预付款，报关应在收到报关单的第一时间交财务核销，以保证后续货款的支付。对于国内预付款，应按PO或合同的规定填写预付款请款单，原件应在请最后一笔款项时附上。