成品油零售管理业务流程

成品油零售管理业务流程
一、业务目标
1．经营目标
（1）获得最佳零售利润。

（2）扩大市场份额
（3）保证资产安全，降低贷款回笼风险。

（4）保证现金安全及时上缴
2．财务目标
（1）核算规范，保证销售收入及应收帐款的真实、准确完整。

3．合规性目标
（1）油品价格符合国家有关规定。

（2）油品计量符合国家有关规定。

（3）油品质量符合国家有关规定。

（4）经营性证照符合政府部门的有关规定。

二、业务风险
1．经营风险
（1）付油设备突发故障，使销售过程无法确认，导致收入损失。

（2）付油数量不中、服务不规范，导致信誉丧失。

（3）安全事故，导致停业。

（4）不恰当的压价销售，导致毛利损失。

（5）收款与付油量不符，导致收入损失。

（6）对赊销客户的信用等级评估失真、赊销估算协议条款不完备或
履行协议不当，导致货款不能及时回笼或损失。

（7）货款失盗，导致现金资产的流失。

（8）库存商品不足、品种不全造成脱销，导致市场份额丧失。

（9）保管不善，导致商品超耗或变质。

（10）加油站电子货币支付系统发生故障，导致客户帐户信息失真，影响股份公司声誉。

（11）加油站期货附属设施出租不规范，导致其它收入流失。

2．财务风险
（1）虚增或截留收入。

（2）多记或少记收账款。

（3）销售收入计算错误。

3．合规风险
（1）违反国家价格政策或法规，受到处罚。

（2）计量不准确或计量器具检定过期，受到处罚。

（3）油品质量不合格，受到处罚。

（4）经营性证照不符合政府部门的有关规定，导致停业或被处罚。

三、业务流程步骤与控制点
1．持证上岗
（1）加油站各岗位人员要持证上岗。

站长资格证由油品销售事业部颁发，计量员证由省（市）分公司及以上单位颁发，记帐员、收银员、加油员等上岗证由地市公司及以上单位颁发。

记帐员、收银员、加油员等上岗证由市分公司颁发。

2．需求计划
（1）加油站计量人员（站长）将库存和出库情况上报，由加管中心统一组织资源配送。

（2）对独立核算（或联管、参股）加油站实行商品进货结算制；对非独立核算加油站进货实行商品内部移库制。

（3）实行承包经营的加油站，比照独立核算加油站实行商品进货结算制，即综合营业室收到货款后，在配送管理子系统开具“提
货单”，客户持“提货单”到分销库办理验票、提货手续。

每日
末由综合营业室汇总“提货单”编制“营业日报表”，汇同“提
货单”及交款凭据交财务核算部、物流配送部作为登统目依据。

3．接卸入库及日常库存管理
（1）接卸。

接卸工作由承运驾驶人同和计量人员共同负责，按照《卸油程序检查表》流程完成卸油作业。

计量人员按照罐车实际计
量数填制《加油站进油核对单》，由承运驾驶人员和计量人员双
方签字确认后接卸。

运输损耗在定额范围内互不找补，定额损
耗由加油站承担；出现超定额损耗由承运驾驶人员签字确认实
际数量，由承运单位承担超耗损失。

（2）运油司机负责监督油库发油升数、液面高度等，履行移库交接计量、接卸、签字手续。

随车携带《油罐汽车容积表》、《商品
内部移库单》，按照规定路线行驶到指定站点，将“移库单”第
三联（加油站）、第六联（随货同行联）随车到配送站，作为加
油站验收油品的原始依据。

运油司机（或押运员）必须密切配
合加油站的检查、计量、验收、接卸工作，必须配合加油站卸
净罐车底部余油。

进货验收时，稳油10-15分钟后，计量油罐
车液面高度，查对油罐车容积表，双方确认进货数量和原发数
量之间的误差，做好原因分析和记录，以便查对。

（3）油品接卸以罐车实际计量升数为验收标准，油罐的实际进油升数作为辅助参考数据，以供分析油品损溢时使用。

（4）数量管理。

加油站站长和主量人员是加油站数量管理责任人；
记帐人员、计量人员不能由同一人担任（年销售量较小、员工
人数较少的小站经地市公司经理批准后除外）。

（5）公司加油站所经营的油品，实行商品内部移库制，以“升”为计量单位，即：以“升”进货，以“升”记帐，以“升”做营
业日报，月末以“升”考核加油站的经营状况，站内记帐、核
算不允许以质量为单位。

每日上报的报表中“升”新“公斤”
的工作，由财务、业务部门负责完成。

（6）分销库的流量仪表发出的体积（V1）与油罐车测得的实际装入罐内的体积（V2）相比较，其差量应不超过发货体积的0.3%，以分销库仪表发油体积（V1）作为结算依据。

差量超过0.3%时，分销库和提货方（或运输方）共同测量确认，确实超差，由分
销库补量。

（7）配送到加油站的油品实行保量运输，油品运输损耗在规定幅度内由零售经营部门承担，超过规定的损耗由承运方承担。

同时
保证运输途中不发生任何违规行为。

公路运输50公里以内实行
零损耗，50公里以上每增加50公里提高0.01%。

实际损耗量的计算以分销库装车量作为基数进行计算。

（8）加油站实行定额损耗控制管理。

加油站所发生的经营溢余和损耗，按照相关的审批权限，履行有关手续后，按规定核发销。

定额内损耗每月核算一次，超定额损耗由站长负担40%，计量员负担60%，汽油定额损耗为3‰，柴油定额损耗为0.9‰。

加油站经营油品的溢余，收回市分公司，加油站长不得以任何理由和借口将经营溢余油品留置于加油站擅自处理。

（9）加油站校验每月至少一次，要经站长同意，两人以上进行（其中有一名为计量员），并做好记录，当误差超过正常范围时，上报主管部门，通过当地技术监督部门进行调试，使加出量在正常误差范围内，计量鉴定合格，并有合格证。

（10）公司每月要抽查一个片区所属加油站的经营情况及帐务处理情况，以便及时发现和处理问题。

加油站连续两个季度发生经营损耗，公司则要派志人入站蹲点，帮助加油站查找，分析原因，尽快找到解决问题的办法。

（11）片区mε或mε助理，每周对所属加油站的经营情况、账务处理巡查一次；每月底对所属加油站进行盘点，按月考核油品的损耗和溢余，按规定对经营油品的损耗和溢余进行处理。

（12）质量管理。

加油站站长是本站油品质量责任人，加油站计量人员是兼职质量管理员。

汽、柴油的运输必须专车专用。

接卸操作过程中，确保接卸品种和度加存品种相一致，杜绝混油
事故发生。

储油罐每隔三年清洗一次，。

储存、运输、接卸过程
中应盖严罐（舱）口、计量孔，做好透气孔的防护，防止水杂
侵入油中。

发现罐（舱）底有水杂、超过5厘米及时清除（乙
醇汽油不得含水），防止水杂随油发出。

（13）加油站不得代销代储，不得调合油品。

（14）严格监控运油车的清洁度，确保油品不受污染。

汽油、柴油的运输要专车专用，并标有汽油车、柴油车字样，车辆与运
油品种不符的，加油站拒卸（暂时分不开的认真进洗车，制定
洗车制度）。

4．公司加油站接到调价通知后，要严格、及时执行规定的成品油零售价格，并在显著位置公布当日油价。

5．加油与销售
（1）加油站实行加油人员定机（表）负责制。

加油人员根据顾客加油凭证的品种、规格、数量付油。

加油站配送业务：由加油机
付油，除增加送货服务外，其他操作流程同上。

（2）加油站每班营业终了，加油人员将负责的加油机（流量表）泵码数与收回的各种付油凭证（包括检视泵罐数、修机走空数）
核对一致后，填制《加油站交接班表》，由交接双方当值班长签
字认可，记账人员（会计、收款人员分离设置的由双方签字）
签字监交。

如交接时发生短缺，由当班责任加油人员承担。

6．结算与收款
（1）现金付款后：加油站统一配备投币式保险柜，保险柜固定安装，
并张贴提示牌。

保险柜钥匙和密码分开保管。

加油站按管理办
法的要求规范使用。

客户加油后，加油人中根据加油量收取销
售款，及时将销售款投入投币式保险柜。

每日交接班时现金收
入数与《加油站交接班表》现金付油数相等。

当地没有银行的
网点以及偏远的加油站点，每三天必须将销售款解缴指定银行
账户或上交上级分公司收款部门，并由收款人签收；其他加油
站销售款必须当日解缴指定银行账户或上交上级分公司收款部
门，并由收款人签收。

未交款之前，须存入投币式保险柜中由
收银员负责保管，站长监管。

财务人员定期到加油站监控资金
上缴情况，核对《加油站付油日报表》、《加油站销售日报表》
及交款凭证，确保资金及时足额上缴。

（2）财务核算部要派会计应至少每周到加油站核对日报表和缴款凭证，并记录监控结果。

（3）预收货款售油：客户在加油站上级公司指定地点交纳预付款后，办理相应加油凭证。

加油人员接到有效加油凭证后付油。

预收
货款售油收款与现金付款售油收款要求相同。

（4）合同销售：公司加油站在销售油品过程中确需合同销售的，必须与用油单位签订《机动车用油购销协议》和《油款偿付保证
书》，并认真执行《公司定点加油管理办法（试行）》。

该协议和
保证书统一由其主管的片区mε为第二负责人。

（5）公司应设立定点加油用户档案（包括基础资料和《机动车用油购销协议》），同时要使用统一的加油站《油款赊欠凭证》和《催
收油款通知单》，定期对加油站定点用油单位协议的签定及货款
回笼情况进行检查监督。

（6）定点单位管理部门应出具委托加油书，指定加油站名称，罗列需加油的车牌号，并附带加油凭证样张（委托书和样张必须加
盖公章，样张应有两套，一套交片区与委托书一起备案，一套
交加油站供加油时核对）。

加油时，驾驶员应出具已在本公司备
案的真实的加油凭证（一式两联），凭证上除样张所定内容外还
应注明加油品种及数量，并预留填写价格的正规空白，加油员
应认真核对凭证和车号后再加油，加油完毕后，双方应共同确
认实际加油数量、品种、价格，并签字，以便双方管理或结账。

（7）开展定点单位加油滚动结算业务时，其结款日期不得超过一个月，否则将按省公司清欠办和纪检部门的有关规定进行处罚，
追究当事人和有关人员的责任。

协议签定的对方必须是资信好
的政府机关、事业单位或大中型企业。

7．销售日结
（1）记账人员以《加油站交接班表》为依据，结合《加油站进油核对单》和计量员检尺的同期油罐库存数，填制《加油站销售日
报表》、《加油站付油日报表》，由加油站站长签字确认。

记账人
员凭此登记《加油站库存商品明细分类账》、《加油站油品分罐
保管登记账》。

（2）城区及有条件的非城区加油站当日报送《加油站销售日报表》、《加油站付油日报表》和交款凭证；地处偏远、交通不便的加
油站点，除当日电千营业情况外，每周至少报送一次《加油站销售日报表》、《加油站付油日报表》和交款凭证。

8．财务记账
（1）独立核算加油站，必须按照股份公司内部会计制度等有关规定设立独立核算体系；非独立核算加油站，由上级分公司统一核算。

（2）公司的财务人员稞加油站上交的《加油站销售日报表》、《加油站付油日报表》和交款凭证、确认应收款明细，上述报表和凭证按股份公司内部会计制度进行会计处理；地处偏远、交通不便的加油站点，经地市分公司管理批准后，可在规定的时间内按股份公司内部会计制度进行会计处理。

会计凭证需经不相容岗位稽核。

（3）财务核算部核算人员需进行进账单与日报表配比合理性的审核，对每日进账单、加油站销售日报表及加油站付油业务日报表复核无误后，及时进账务处理。

（4）（ERP）加油站销售数据通过数据上载模板，导入到ERP系统赛后销售业务、会计核算处理的，由加油站记帐人员将销售数据上报或录入上载模板，并在规定时间内传报至规定地址；相关人员审核销售模版数据。

数据导入人员将审核后销售数据在规定时间内导入ERP系统中，发货过帐。

财务人员根据加油站销售日报表、发票和银行交款单原件复核销售导入数据，并进行相帐务处理。

会计凭证需经不相容岗位稽核。

9．月末盘点及对账。

（1）月末结帐时公司业务部门负责人或授权有关人员，会同加油站管理人员，对加油站账面商品数量、实物数量、购油结算协议款回收等情况，进行盘点。

加油站记账人员根据《加油站库存商品明细分类账》、《加油站油品分罐保管登记账》填制《加油站商品盘点月报表》，由加油站站长、计量人员签字确认库存数量及“损溢分析”，报上级数质量管理部门审核，经上级公司批准后，凭此单登记《加油站库存商品明细分类账》、《加油站油品分罐保管登记账》中“核销损溢”栏。

定额损耗至少每季度核一次。

（2）（ERP）月末结账时，公司业务部门负责人或授权有关人员，会同加油站管理人员，对加油站账面商品数量、实物数量、购油结算协议款回收等情况，进行盘点。

加油站记账人员根据《加油站油品分罐保管登记账》填制《加油站商品盘点月报表》，由加油站站长、计量人员签字确认库存数量及“损溢分析”，报上级数质量管理部门审核，经上级分公司分管经理签字批准后，公司加油库存管理员在ERP系统中录入盘点数据进行差异分析，并按规定办理损溢核销。

（3）加油站记账人员至少每月与财务、业务人员对账，确保账实相符、账表相符、账账相符。

10．营销分析
（1）公司至少每月召开营销分析会议，分管经理和相关职能部门及
片区经理参加，分析当期销售情况，提出改进意见，制定完成
下月零售经营目标的营销措施，并形成书面记录。

11．加油站管理
（1）加油站新建、收购、改造须经各级零管部门予以确认。

加油站规划、选址、设计、验收、证照办理及交付使用等环节须由各
级零管部门予以确认。

加油站关闭、拆除时需由油品销售带来
部批复同意。

加油站附属设施招商（出租），按油品销售事业部
相关规定执行，加油站负责现场管理。

（2）按照《加油站特许经营管理办法》规定做好特许加油站的发展、规范清理与日常监督管理。

四、业务流程图表
五、主要控制点相关资料1．加油站进油核对单
2．加油站油品分罐保管登记账3．加油站销售日报表
4．加油站交接班表
5．加油站付油日报表
6．购油结算协议
7．货款回笼责任书
8．加油站商品盘点月报表9．加油站站长日志
10．卸油程序检查表
11．加油站计量日报表
12．进站油品逐车验收登记薄13．加油机校测泵单
14．记账式加油通知单
15．库存商品明细分类账16．督查（巡查）台账
17．片区mε管理日志
18．机动车用油购销协议19．油款偿付保证书
20．加油站储油变类调节单
21．片区mε加油站资金流程检查表
22．加油站记账式加油登记簿
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