电子档案迁移指南

电子档案迁移指南

（征求意见稿）

1 范围

本指南为电子档案迁移提供了规范的策略与方法。

本指南适用于各级、各类档案馆的电子档案迁移，其他党政机关、社会组织的电子档案迁移可参照本指南。

2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

ISO15489-1:2001 信息与文献文件管理第1部分：通则

ISO23081-1:2006 信息与文献文件管理过程文件元数据第1部分：原则

GB/T17678.1-1999 CAD电子文件光盘存储与管理要求

GB/T 18894-2002 电子档案归档与管理规范

GB/T 12628-2008 硬磁盘驱动器通用规范

DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范

DA/T 38-2008 电子档案归档光盘技术要求和应用规范

DA/T 47-2009 版式电子档案长期保存格式需求

3 术语和定义

3.1

电子档案electronic archives

具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明

（GB/T17678.1-1999）。

3.2

电子档案格式electronic archives format

电子档案的数字编码类型和结构。

3.3

存储环境storage environment

存储电子档案的硬件及网络平台、载体介质、操作系统、应用软件和存放地点等。

3.4

迁移migration

将源系统中的电子档案（3.1）向目的系统进行转移存储的方法和过程。包括支持软硬件存储环境（3.4）的改变和应用技术的更新。

3.5

转换conversion

电子档案（3.1）从一种格式转换为另一种格式的过程。

3.6

主动迁移Active migration

遵循一定的规律，在主观可控的基础上，按照既定的计划和安排，有序进行的迁移（3.4）。

3.7

被动迁移passive migration

当电子档案存储环境突发改变，出现不稳定情况，可能发生不可预测的结果时，被迫进行的迁移（3.4）。

3.8

可视内容visual content

电子档案通过计算机等数字设备显示出来的可读信息。

3.9

元数据metadata

描述电子档案（3.1）的背景、内容、结构及其管理过程的数据。（ISO23081-1:2006）

3.10

依赖build upon

电子档案（3.1）在某种存储环境（3.3）下生成，且只能被这种存储环境（3.3）所显示和利用。

3.11

ETL工具Extract Transform Load

可以对数据库进行数据抽取、转换、装载的程序。

3.12

原生XML数据库native XML database

以 XML 文件作为基本（逻辑）存储单位的数据库系统。

3.13

透明格式transparent formats

格式开放且有公开发表的相应标准和技术规范。有与产品无关的技术专家组和标准化组织和产业联盟等维护和支持的格式。

3.14

分层存储管理Hierarchical Storage Management

数据对象在存储设备之间自动迁移的过程。

3.15

校验verify

对迁移（3.2）后电子档案（3.1）相关信息进行检查。

3.16

一致性consistency

迁移（3.2）前后电子档案（3.1）的可视内容（3.4）相同。

4 总则

4.1电子档案迁移是一项系统工程，它伴随电子档案的产生、归档、接收进馆、保管、备份以及利用等全部环节。

4.2电子档案迁移是档案馆的基础工作。

4.3电子档案迁移是电子档案永久保存的必要途径。

4.4电子档案迁移是电子档案有效利用的重要保障。

4.5电子档案迁移遵循的基本原则是无论系统发生何种变化（包括存储环境改变、技术更新、格式转换等），必须保证电子档案的真实性、可靠性、完整性、可用性。

5 电子档案迁移条件

5.1迁移的技术条件

5.1.1技术发展

技术发展包括计算机、网络和存储等硬件设备，系统程序、应用程序和数据库等软件环境，传输协议，存储与读取，程序开发语言等方面技术的改变、更新、升级、换代等。

5.1.2按照技术发展趋势，采用过时技术形成的电子档案，应及时迁移到先进稳定的主流技术平台上。

5.1.3应选择旧技术没有彻底废弃，新技术已较为成熟的时间点进行电子档案的迁移。

5.1.4当电子档案处于技术不开放或有限开放的软、硬平台环境下时，应迁移到没有专利和许可限制，技术开放环境下的软、硬平台之上。

5.1.5当电子档案的应用技术出现兼容性差、成熟度低、生命力弱等情况时，应及时进行迁移。

5.2迁移的载体条件

5.2.1硬磁盘

5.2.1.1根据硬磁盘的使用情况和应用环境，确定检测频率。一般每季度检测一次。检查内容包括各种编码的写入、读出与校核，寻道正确性等。检测标准参照GB/T 12628-2008。

5.2.1.2硬磁盘用于磁盘阵列时，不需要人为检测。当系统自动报警时，应及时迁移。

5.2.2磁带

建议每2年进行机读检验，发现问题或保存满4年，即行迁移。检测标准参照GB/T 18894-2002和DA/T 15-1995。

5.2.3光盘

当CD-R光盘的BLER≤120或DVD±R光盘的PIE≤140时，每2年检测一次；当CD-R光盘的120≤BLER≤160或DVD±R光盘的140≤PIE≤180时，每年检测一次；当CD-R光盘的

160≤BLER≤200或DVD±R光盘的180≤PIE≤240时，每半年检测一次；当CD-R光盘的200≤BLER 或240≤PIE时，或出现不可校正错误时，应立即将光盘数据迁移到新的光盘或其它存储载体上。检测标准参照GB/T 18894-2002和DA/T 15-1995。

5.3迁移的管理条件

电子档案从分布式管理模式向集中式管理模式转变。即把分散在各地、各机构、各部门的电子档案接收到档案馆集中统一管理。

5.4格式的转换条件

5.4.1当电子档案格式对软、硬件平台依赖过高时，应将电子档案转换成可被多种软、硬平台支持的透明格式。

5.4.2当电子档案格式种类繁多时，应将电子档案转换成格式统一，版本升级有序，前后兼容，易于管理利用的透明格式。