电子档案的管理与利用

电子档案的管理与利用

一、档案信息电子化发展的趋势

无纸化和办公自动化的出现,使档案从形式上发生了非常大的变化.例如文件的起草、签发、催办以及归档都在计算机中进行,这就需要档案须以机读文件为主要形式,自然档案就需要以机读的形式存在,电子档案的利用方式和纸质档案的利用方式有很大的不同,这样档案工作将面对以磁盘为载体和更多的机读形式的档案.现在电子档案和纸质档案分别有其各自的特点和独立性,电子档案有着可操作性、易变性、高密度性、依赖性以及非人工识读性.所以档案电子化是将来档案工作发展必然的趋势.

二、电子档案优越之处

在档案的工作上,电子档案极大的提高了当今社会快捷式的生活节奏,而且同时也提高了分析、统计和归档的速度.电子档案,它是指通过计算机的磁盘等设备进行存储,和纸质档案相对应,相关联的通用电子图像文件的集合,它通常以案卷为单位.电子档案可通过扫描形式进入电脑,即使人工输入出了差错,电子档案修改信息材料也非常地方便.档案的工作方式实行微机化的管理方式后,就可以按照"件"进行整理和归档,既方便又快捷.而且只要按照电脑的编码秩序排序,就可以很快地找到你想要的文件的归档位置,节约了很多时间和人力编排工作.这样电子档案存储的性能也会更加稳定,我们可以采用存储卡、硬盘、U 盘、光盘等形式对需电子归档文件进行存储,具有非常强的安全性以及可靠性.

在档案管理形式上,电子档案它在以电子信息技术作为支撑的管理模式中和在数字化的管理模式中,文档进一步地提高了电子归档的科学性和规范性.以往纸质归档方法已不再实用,很好地克服了遇到传统文件收集不齐补漏增缺时,就需要拆开档案盒重新去做的问题.变成电子管理后,电子文档利用电脑按"件"的整理归档,可以随时地补漏修改,这给从事档案工作的人员带来了极大的方便.

三、电子档案的管理

电子档案改变了传统档案管理的流程,其对软硬件设备的依赖性更强,而且更容易更改和流失,所以为加强电子文件的归档管理,保障电子档案和电子文件的有效开发利用和安全保管,必须结合电子档案的具体情况,建立一套完善、健全和科学的电子档案管理制度.

(一)加强电子档案管理制度

1.完善电子档案的形成制度

在形成电子档案的过程中,要严格遵守国家规定的标准格式,对于电子档案的接收、存储、参数指标和载体形式加以规范.

2.建立严格的保管制度

电子档案归档后,应该按照严格的保管制度妥善的管理,建立一个适合的物理保管环境,同时规范好存储载体的保管条件,确保其不散失、不失真、不损毁,从而保证电子文件的真实、完整、有效的利用.

3.规范档案的利用制度

制定完善的档案利用制度,档案的提用要符合审批制度,档案内容的使用要符合保密制度,同时要档案管理工作人员,严格遵守档案的利用制度,使得档案信息既可以得到有效的保护,又可以最大限度的发挥其作用.

四、电子档案的利用

1.提供拷贝:档案室可以拷贝的方式向利用者提供记录在载体上的电子档案.它提供拷贝时应该把文件转换成通用的标准文档存储的格式,由利用者自行地选择用来恢复及显示的软件、硬件的平台.

2.在线利用:就是利用者使用电脑,直接查询档案查询的系统上的档案数据.它的特点是:和网络传输相比减少了非常多的管理工作;可让更多的用户同时使用同一份的电子档案;也可以根据利用者的需要,定期的向系统加载数据并且将加载的时序或内容向利用者通报,还可以建立利用者预约的申请文档,通过系统对申请处理,及时地将相关档案数据加载到档案查询的系统,以供利用者去使用.

3.通信传输:就是用网络传输电子档案.这种形式可以改变各单位、各部门相互间信息资源交流都是靠纸来传输信息的方式.同时,以计算机为载体的电子档案管理系统可以通过互联网转换成点对点的数字通信向比较固定的查档单位提供档案和资料的查询.

档案工作需要紧跟时代的步伐,电子档案是新生的事物,也是社会潮流产物,迎合了信息时代传递迅速、信息丰富的社会特点,我们应该全力以赴地采取多种措施来管理好电子档案并利用好电子档案,让其更好的为我们生活、工作和学习服务.