偏差调查报告(批记录合规性检查)

偏差调查报告

一、偏差描述

2020年04月，质量管理部组织生产技术部相关人员以产品为导线，对工艺验证、工艺规程及批记录进行了自查，自查发现部分文件和批记录中存在少量问题，现将其共性问题罗列如下：

二、应急处理措施

1、对因人员操作产生的问题，立即进行培训、规范。

2、批记录审核时应关注上述问题，避免再次发生。

三、偏差风险评估

1、对发现的问题相关人员采用头脑风暴法，进行风险评估。评估发现多数问题对产品质量可控性、有效性、安全性无影响，或是对产品的质量产生较小的影响；有少数几个问题可能对产品质量或数据的完整性、记录的真实性产生影响，其详细评估如下：

2、序号4问题：提取溶剂实际加入量与理论加入量有出入，经对在产17个品种核实，发现12品种存在此问题，祥见下表

产生此情况的原因是：误认为计量方式精确度不能满足，对每罐的加入量进行了四舍五入修约。如百部第一次加水量为17280L，平均分摊至四个提取罐，每罐为4320L，对其修约为4300L。

从上表数据可以看出，提取溶剂实际加入量与理论加入量差异并

不大，6品种差值比例小于1%，1品种无差异，5产品差值大于1%。提取溶剂量的不准确，可能对产品质量产生影响，因涉及产品工艺验证时均按此溶剂量进行验证，验证结果产品工艺和质量稳定，又因产品经过中间控制及成品检验，质量均符合标准规定，且通过对该产品年度质量回顾分析发现，产品工艺稳定、质量可靠，故对产品质量可控性的影响较小，风险等级为中。

3、序号14问题：批记录中部分数据无法溯源问题，是因批记录设计所致，通过查询相关辅助记录能证实有相关操作，但记录中未体现过程数据，数据统计时易产生差错，且违背了数据管理的相关原则，故其风险等级为中。

4、序号17问题：中药材净选时间较短，杂质量较少问题，主要原因为前处理人员编制较少，且我司集中生产，当日生产任务重，净选速度较快，耗时相对较少。净选主要目的为拣选杂质、非药用部位等，对于岗位熟练操作人员能很快识别杂质，操作耗时较少，且因净选操作人员有时可能多余一人（复核人、工艺员、QA），但记录中只记录一人操作，再者因我司药材来货质量较优，杂质量较少，故在较短的时间内能将杂质挑出。但中药材前处理为产品质量的风险源头，净选时间较短，可能导致少量杂质未被选出，从而影响产品质量，故其风险等级为中。

5、序号23问题：大清场时间较短问题，一是因为大清场项目设定的不合理，如印制岗位大清场，其在一般生产区，规定每次换品种需清洁房间顶棚、墙面等，清场时可能并不是每次都清洁房间墙面、

顶棚等，而清场时间如实记录，就导致记录中体现清场项目多，时间短。二是清场时间短多体现在液体制剂，因药液均在密闭管道内，房间墙面、顶棚较清洁，清洁较容易，又因其对药液污染可能性较小，清洁的效果可能并不是很好。三是，每周生产结束的大清场，彻底清场并未在批记录中记录。

大清场中设备清洁SOP和清洁检查方法经过验证，过程严格按照清洁SOP进行，清洁效果符合规定，清场时间较短主要体现在对外部环境清洁所用时间较短，产品生产的环境也是影响产品质量的要素之一，故其风险等级为中。

6、序号25问题：废弃物和不合品未准确记录问题：制粒废弃物及分装不合格品未如实记录是因其产生的量太少及对产品质量无影响，忽略了。虽不对产品质量等产生影响，但此会对数据的完整性、记录的真实性产生影响，违背了数据、记录的相关原则，故其风险为中。

综上：所列多数问题对产品质量可控性、安全性、有效性无影响，风险较小，但仍有少量问题可能对产品质量、数据可靠性、完整性、记录真实性等产生影响。因我司品种均为口服及外用制剂，剂型风险较低，又因我司在产品品种生产时限长达十年以上，结合产品的年度质量回顾分析，产品的工艺及质量均较稳定，上述问题对产品质量的影响较小，结合偏差涉及范围广，综合评定风险等级为中等，为主要偏差。（为节省篇幅，将评估结果列于偏差描述表格中）

四、偏差原因调查：

1、文件及记录模板问题：现行版文件和批记录源于2018年文件体系升级项目，此次对质量体系所有文件均进行了修订，对文件分类及文件内容进行了整合修订，简化去掉了工艺及批记录部分内容，在原有基础上有较大的变化。且因项目时间紧，涉及的文件多，工艺规程、批记录的制定及审核不够全面。对涉及人员培训不全，未对培训效果评估，便于2019年01月01日生效实施。后续使用过程中，曾也发现存在部分缺陷，并进行了修订。此次自查，将产品涉及的注册工艺、工艺验证、工艺规程、岗位操作、批记录等串联检查，且因人员对法规的认识逐步提升，便发现了更多问题。

2、人员操作问题：

人员差错主要体现在批记录填写，原因之一可能是对文件、记录、数据的理解不充分，其二是未如实记录，经询问现场操作人员，提取工序不同班次操作人员对操作起止时间理解不一致，分装岗位亦出现同类问题。故其原因为车间对操作人员及记录的填写培训不到位，过程缺少检查，至批记录中出现偏差。

批记录中的问题，本应在批记录审核时就可发现，实际上并没有发现问题或忽略了问题，可说明记录审核人员对生产工艺及工艺规程不熟悉。我司批记录审核流程为：由车间工艺员及QA现场对批记录进行初审，生产结束由生产批记录审核人员审核，通过后提交质量管理部记录审核员。审核标准参照《产品放行管理规程》，该文件有明确审核的项目但不细化，不能有效指导人员如何审核，且现记录审核为单批记录审核，未将批记录（前处理、提取、制剂）、批检验记录

关联审核，也未将产品批间对比审核，致使其审核的项目可能不全，部分问题未发现。

综上所诉偏差的根本原因：

1、文件类问题：对相关法规的认识不充分致文件、记录的内容制定不全，审核未发现。

2、人员操作问题（批记录填写问题）：

1）车间培训不到位，操作人员对文件、记录中部分内容理解不充分，对记录填写的相关要求不明确。

2）记录审核人员对生产工艺及相关文件不熟，审核方法不恰当，未发现问题。

五、纠正措施：

1、文件类问题：对文件、工艺规程进行修订，批记录模板设计

1）文件修订及变更计划