大型会议的30个准备环节

<<大型会议的３０个准备环节>>,是我和政府办公室同事们集体修订的一个的会议工作细节对照落实表格。内容只能是大致上这样，因为每次会议都有不一样的地方。其中的1-30的序号也只能大致上表明顺序，因为许多工作都是起头并进或穿插进行，由办公室主任统筹安排。

现在它发给你们，如对您个工作有些许启发，那就非常高兴了；如果您提出修正或补充意见，那就非常感谢！

大家一起来谈谈，共同营造天涯论坛平等，共享的活跃氛围。

1.会议申请，确定会议召开和会议名称主题

2.成立会议组织，确定会议主持人

3.确定会议具体议程

4.会议宣传和气氛渲染

5.会务礼仪、接待、保安、保密等工作培训

6.初步确定会议时间、地点

7.会议通知起草、发送；根据反馈信息确定终日程

8.确认与会人员接站时间、住宿、车辆、特殊要求

9.费用预算、借支票、报销

10.会议发言稿、议事规则等文件起草;制作议程和话稿PPT

11.确定具体会场（设施：停车、大小、桌椅放置、温度、灯光、音12.响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰等；气氛环境处理；住宿：娱乐、价格；

13.购买或借用会议用品

实物投影仪，激光笔（2），激光笔电池（2）胶片投影仪（检查两个灯泡均正常）投影幕（最大的，检查并试用）胶片（1本），胶片笔白板笔（红绿各2支黑笔4支）、白板擦、吸铁石（6）笔记本（带光驱、软驱）、3寸软盘（若干）打印机、驱动程序、打印纸等

１４．会议接站与礼仪；住宿服务、返程差旅等信息确认调整布置会、调试仪器

１５．打印、放置会场指引牌、房间住宿人员名单

１６．报到，签到、会前文件发放

１７．场内负责：调试机器、发放资料、提供办公用品

１８．场外负责：传递信息、应急处理、候会接待、提醒前台叫早、提供娱乐休闲

１９．会议记录：录音录象、会议记录

２０．媒体应对和会议新闻稿纲要提供

２１．会议简报、纪要等文书起草

２２．引导参会人员用餐、确认用餐时人员的到场情况

２３．休会期间服务人员的工作指导及会场的重新布置

２４．会议文件清退

２５．返程差旅票证服务、会议结束时收回房间钥匙

２６．检查会议车辆是否按时往返、是否够用；安排与会人员乘车返回

２７．报销、结帐

２８．会议督查催办

２９．会议文书归档

３０．会务总结

备注

长江大学会议暨大型活动安排表

新闻来源：长大在线录入时间：07-09-09 11:14:40 点击数：

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第3周 2005年9月12日-9月16日时间会议内容参加人主持人承办单位地点月.日星期 9．12一上午9:00新生军训协调会黄发恭、刘在洲,机关有关职能处室负责人朱业宏学生处主楼1401会议室上午10:00新生军训工作安排会承训部队教官, 部分机关职能处室负责人，各院系分管学生工作副书记朱业宏学生处12教405报告厅9．13二上午10:00第22次全国计算机等级考试工作协调会校办、教务处、计科院、保卫处、纪委、后勤集团、教育技术服务中心、医保中心主要负责人胡文宝教务处行政楼126会议室下午2:10督导专家会议全体督导员胡文宝教务处行政楼126会议室2：30科技工作会议科技处负责人，省部级重点实验室成员，院系分管科研工作的负责人张昌民科技处主楼1401会议室9．14三上午下午 9．15四上午下午 9．16五上午下午2：10教学质量优秀奖评审会教务处，教学委员会委员胡文宝教务处行政楼126会议室注:会议通知、会务工作由承办单位负责。党委办公室校长办公室

会议餐饮安排

1．在预算内设计菜单

设计菜单时要考虑花在餐饮上的预算开支有多少，最好的办法是和餐饮部经理、会议服务部经理、餐饮主管等仔细商量。在选菜时还必须考虑与会议的既定目标和目的相符。

六点建议：

1.考虑会议类型和会议目标；

2.考虑娱乐因素（发言人、音乐、跳舞）；

3.考虑较受欢迎的菜，新口味或特色菜品，还要考虑当地是否能提供；

4.考虑房间的大小，聚会人数的多少，以及聚会场所；

5.考虑服务类型和客人背景；

6.考虑计划的聚餐时间长短。

2．餐饮活动包括以下几种形式

早餐：早餐事物范围的选择范围很大。可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。品种多样的自助早餐会让人“各食所需”。

会场休息期间的茶点。一般供应咖啡、茶或其他饮料，有时有食品，有时没有。

午餐：午餐如何安排，主要看下午计划做些什么。一般来说，午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。

正式晚餐：晚餐食物的选择比较宽松，工作了一天，可以轻松欢宴了。

招待会：它可以作为正式餐宴的引子，也可以仅举行招待会。招待会的目的决定招待会的食品选择。

为将以上工作做好，应努力为与会者选择健康型的、美味的、人们爱吃的配餐，以便会议期间的每一天，与会者们都感到精力饱满，心情愉快。

3．时间上的协调

会议筹划人员与酒店或其他机构的协调对会议的各项活动的顺利进行是很重要的。如果会议上午的活动没能按计划进行，那么似乎午餐也会与时间脱节（或提前或推迟），这些临时变化都必须及时告知会议服务经理，以便厨房能按新的时间安排来调整行动。

娱乐安排:

会议一般要为与会者及其随行人员安排一次或几次特别活动。特别活动可以是在会议正在召开时组织与会人员进行的项目，也可以是会议期间专门安排的与会者及其随员共同参加的活动。

了解与会者的身份：为与会者安排活动之前要了解他们的身份背景。他们是否与去年的与会者一样？今年的新的与会者，可以为他们安排以前成功的活动吗？如果与会者还是去年那一群人，那么活动不必比去年的更大或更好，但却必须与去年的活动有所不同。

由于不同会议的与会者有不同的性格特点，所以计划的主要责任就是活动要适合与会者的口味。

会议餐饮安排细节：

餐饮可以由服务人员送餐或自助餐方式，如果在餐会中还安排演讲，用服务人员送餐方式比较好，一般服务人员送餐的价格比自助餐高，自助餐食物种类较多，因为较难控制食物量，比服务人员送餐较花时间。这些都需要好好规划。细则：将下列的核对清单交给酒店餐饮部经理：

3．时间上的协调

1．预计多少人?

2．选择什么颜色的桌巾与餐巾(选择一种或多种颜色)?

3．主桌和其他桌要如何摆饰?