企业信息管理系统结构及其功能

企业信息管理系统结构及其功能

【摘要】文章从西悉尼管理系统的概念出发，分析了信息管理系统的结构和功能。

【关键词】企业信息管理；信息管理系统；结构

1.信息管理系统的概念

《中国企业管理百科全书》认为：管理信息系统是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传递、储存、加工、维护和使用的系统。管理信息系统能实测企业的各种运行情况；利用过去的数据预测未来；从企业全局出发辅助企业进行决策，利用信息控制企业的行为；帮助企业实现其规划目标。

2.信息管理系统的结构

MIS的结构是横向和纵向划分的矩阵结构，如图1所示。纵向概括了基于管理任务的层次结构，横向则从组织职能上概括了MIS的主要功能部件。横向和纵向的结合描述了MIS在各个阶段的构成特点。

图1 管理信息系统的结构矩阵

2.1 MIS的纵向结构

现代管理学派的代表人物H．A．Simon认为：管理就是决策，决策贯穿于管理的全过程。他将决策按照结构化程度划分成3个层次：结构化决策，是能用形式化方法描述和求解的一类管理决策问题；非结构化决策难以用确定的形式来描述，仅能凭经验求解；半结构化决策则介于上述两者之间。根据Simon的观点，可以将管理信息系统按照系统所面临的管理决策问题的结构化程度从低到高，将其依次分为事务处理系统(TPS)、传统的管理信息系统(MIS)、决策支持系统(DSS)和知识管理系统等。

从MIS的信息处理量来分析，基层管理的数据处理内容具体、变化较大、要求较高的精度、数据量庞大。层次越高，信息的概括性越强、变化越少、数据量骤减。

2.2 MIS的横向结构

（1）销售与市场子系统基本职能是产品的推广销售以及售后服务等。

（2）生产子系统基本职能是产品的设计与制造、生产及设备管理、作业调度和运行、生产者的培训和管理以及质量控制和检验等。

（3）物资供应子系统基本职能是产品原材料及成品、半成品的采购、收货、验货、库存控制和物料分配等。

（4）财务和会计子系统财务的基本职能是保证企业资金的正常运转，包括托收管理、现金管理和资金筹措等。会计的基本职能是财务工作分类、汇制标准财务报表、制订预算及成本核算等。

（5）人事子系统基本职能是统筹管理企业的人员录用、培训、业绩考核、工资以及人员的离退休或辞退等。也称为人力资源管理。

（6）高层管理子系统基本职能是全面动态地掌握企业的各种信息，处理各种备忘录和法律法规，制订经营方针和资源计划等。

（7）信息处理子系统基本职能是为各职能部门提供基础信息资源和信息处理服务，包括硬件设备的维护管理、中心数据库管理、公用软件的维护及信息系统开发的指导等。

可以将MIS矩阵结构进行综合，形成不同风格的管理信息系统。横向综合是把同一管理层次的各种职能综合在一起，如把同属作业管理层的市场销售、供应和财会子系统联接在一起，形成一个横向多级结构的管理系统，使供、销、结算信息一体化。横向多级结构有利于各类资源的统一管理。纵向综合是把同一管理职能的不同管理层次结合在一起。这种结构可以良好地沟通上、下级之间的关系，便于决策者掌握情况，进行正确分析。如各部门和总公司的各级财务系统可以综合起来，构成综合财务子系统。纵横综合是将纵向多级结构和横向多级结构综合到一起，形成一个完全一体化的系统，能够做到数据的完全集中统一，各子系统功能无缝集成。但是它的逻辑非常复杂，对信息技术和企业管理水平的要求较高。

3.信息管理系统的基本功能

可以把MIS的基本功能概括为4个子系统，即市场经营管理子系统、生产(物资供应)管理子系统、财务管理子系统和人事管理子系统。这些系统与一个逻辑的中心数据库联接，共享企业的信息资源并提供信息的管理。

3.1市场经营管理子系统的功能结构

市场经营管理子系统的主要功能是为企业决策者提供关于市场信息，并解决诸如生产什么产品、采用什么销售方法和渠道将产品尽快推销出去等问题。为此，其功能结构由订货和顾客服务模块、销售分析模块、计划与市场研究模块、分配模块等组成。

3.2生产(物资供应)管理子系统的功能结构

生产(物资供应)管理子系统的主要功能是为生产管理人员提供各种生产要

素信息并解决诸如产品结构的实现、产成品生产计划、原材料的正常供应、生产进度如何控制、各道工序的资源消耗情况、如何控制产品质量等问题。为此，其功能结构由产品设计模块、生产计划模块、物料库存管理模块、生产控制模块等组成。

3.3财务管理子系统的功能结构

财务管理子系统的主要功能是为决策者和财务人员提供企业资金的流动情况并解决诸如如何获得资金、如何做预算、如何有效利用固定资产和流动资产以及如何降低生产和运行成本等问题。为此，其功能结构由会计模块、总账维护模块、会计核算和财务计划模块、财务报表模块等组成。

3.4人事管理子系统的功能结构

人事管理子系统的主要功能是提供有关的人事信息并解决诸如人力资源如何调配、奖励和惩罚措施以及人事管理等问题。为此，其功能结构由人事档案管理模块、人事计划模块、劳动管理模块等组成。