手工记账与电算化

手工记账与电算化

一、手工记账

顾名思义用人工的方法计算财务帐表。用人工来解决事情，出现错误是必然的，时间、人工费等等的开销也是很大的。为了减少这些错误和提高效率，电算化应运而生。

二、手工记账替代法

利用计算机进行会计核算的初期是人机并行期，这一期间一般在3～6个月之间，最好能跨年度。人机并行期结束后要甩掉手工账，实现计算机替代手工记账。是否可以甩掉手工账，不是由企事业单位自己说了算的，必须报经有关部门验收合格后，才能脱离手工账，进入正常的计算机核算状态。

三、电算化

电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是一个应用电子计算机实现的会计信息系统。它实现了数据处理的自动化，使传统的手工会计信息系统发展演变为电算化会计信息系统。会计电算化是会计发展史上的一次重大革命，它不仅是会计发展的需要，而且是经济和科技对会计工作提出的要求。

四、手工会计向电算化会计转化的必然性

开展会计电算化, 是促进会计基础工作规范化和提高经济效益的重要手段和有效措施。会计电算化与手工操作相比有许多的优越性。首先, 减轻了财会人员的工作强度,提高了工作效率。随着信息技术的飞速发展, 计算机正越来越多地被应用于会计工作中, 使得会计能更准确、更及时地收集处理和提供更多的会计信息。有助于加强企业管理, 提高企业的竞争能力, 同时也有效地减轻了会计工作人员的负担, 使他们从简单、重复而又枯燥无味的记账、算账中解放出来, 以更多的精力做重要的管理和决策工作。由此也对传统的会计工作产生影响, 使其进入一个全新的信息时代。会计电算化已成为会计工作适应时代节奏的一种手段。其次, 使会计工作更加规范, 并提高了会计工作的质量。以往手工操作很容易出现错误、疏漏的问题, 而会计电算化在对数据的来源, 核算方法及数据保存等方面都提出了一系列的规范化要求, 并且能够对存在的问题采取相应的措施进行控制, 保证了数据的质量, 提高了经营者决策的正确性。最后, 提高了会计人员的综合素质, 进而使企业的经济效益得到提高, 并为整个管理工作实行现代化奠定基础。

五、替代手工记账的条件

（一）、采用电子计算机替代手工记账，是指应用会计软件输入会计数据，由电子计算机对会计数据进行处理，并打印输出会计账簿和报表。替代手工记账是会计电算化的目标之一。

（二）、替代手工记账的单位，应具备以下条件：

1、配备了适用的会计软件和相应的计算机硬件设备；

2、配备了相应的会计电算化工作人员；

3、建立了严格的内部管理制度。

（三）、具备条件的单位应尽快采用计算机替代手工记账。替代手工记账之前，地方单位应根据当地省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局）的规定，中央直属单位应根据国务院业务主管部门的规定，计算机与手工并行三个月以上（一般不超过六个月），且计算

机与手工核算的数据相一致，并应接受有关部门的监督。

（四）、替代手工记账的过程是会计工作从手工核算向电算化核算的过渡阶段，由于计算机与手工并行工作，会计人员的工作强度比较大，各单位需要合理安排财务会计部门的工作，提高工作效率。

（五）、计算机与手工并行工作期间，可采用计算机打印输出的记账凭证替代手工填制的记账凭证，根据有关规定进行审核并装订成册，作为会计档案保存，并据以登记手工账簿。如果计算机与手工核算结果不一致，要由专人查明原因并向本单位领导书面报告。

（六）、记账凭证的类别，可以采用一种记账凭证或收、付、转三种凭证的形式；也可以在收、付、转三种凭证的基础上，按照经济业务和会计软件功能模块的划分进一步细化，以方便记账凭证的输入和保存。

（七）、计算机内会计数据的打印输出和保存是替代手工记账单位的重要工作，根据会计电算化的特点，各单位应注意以下问题：

1、采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，应当符合国家统一会计制度的要求，采用中文或中外文对照，字迹清晰，作为会计档案保存，保存期限按《会计档案管理办法》的规定执行。

2、在当期所有记账凭证数据和明细分类账数据都存储在计算机内的情况下，总分类账可以从这些数据中产生，因此可以用“总分类账本期发生额及余额对照表” 替代当期总分类账。

3、现金日记账和银行存款日记账的打印，由于受到打印机条件的限制，可采用计算机打印输出的活页帐页装订成册，要求每天登记并打印，每天业务较少、不能满页打印的，可按旬打印输出。一般账簿可以根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印；发生业务少的账簿，可满页打印。

4、在保证凭证、账簿清晰的条件下，计算机打印输出的凭证、账簿中表格线可适当减少。

（八）、采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计账簿、报表，作为会计档案保存的单位，应满足以下要求：

1、采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，不再定期打印输出会计账簿，应征得同级财政部门的同意。

2、保存期限同打印输出的书面形式的会计账簿、报表。

3、记账凭证、总分类账、现金日记账和银行存款帐日记账仍需要打印输出，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。

4、大中型企业应采用磁带、光盘、微缩胶片等介质存储会计数据，尽量少采用软盘存储会计档案。

（九）、替代手工记账后，各单位应做到当天发生业务，当天登记入账，期末及时结账并打印输出会计报表；要灵活运用计算机对数据进行综合分析，定期或不定期地向单位领导报告主要财务指标和分析结果。

六、手工会计与电算化会计的相同之处

首先, 两者的目标一致。无论是手工会计还是电算化会计, 其最终目标都是为了加强经营管理, 提供会计信息,参与经营决策, 提高经济效益其次, 二者都要遵循基本会计理论和会计方法。遵守会计法规和会计准则再次, 基本工作要求相同第四, 二者都必须保存会计档案。

七、手工会计与电算化会计的区别

（一）、会计数据的存储介质不同

手工会计以纸介质为会计数据的存储介质, 这种介质的特点是具有可见性, 比较难以全真复制, 是审计线索记录的比较理想的介质。电算化会计以电磁介质存储数据文件为主,以计算机输出的纸质证、账、表为辅。电磁介质的优点是占用空间小、融合性较强, 可以长期保存, 能保留更丰富、更完整的会计信息。

（二）、会计数据收集方式不同

电算系统和手工系统收集会计信息都以“审核和编制会计凭证”为起点,在电算化系统中, 系统收集会计信息,一般有几种方式，其一, 手工编制的零星业务的人工凭证，其二, 其他业务子系统如生产部门、人事部门对业务人库单、工资表处理后自动编制的机制凭证，其三, 账务处理子系统定期月、年对固定业务如计提折旧, 结转损益产生的机制凭证。（三）、账务处理程序不同

手工记账要反复抄写，转移；电算化采用输入、处理、输出,一气呵成, 全部处理过程都在机内迅速完成。

（四）、账薄体系不同

在手工条件下,账目要写成分类账或日记账, 三栏账或多栏账。电算方式下,一个会计科目, 计算机随时就可将涉及该科目的所有业务全部筛选出来, 形成所需的各种账簿。（五）、会计工作的组织机构不同

手工会计以核算内容来设置机构一般划分为材料组、成本组、资金组、综合组等, 它们之间通过信息资料的传递、交换建立联系, 相互稽核牵制, 使会计工作正常运行。电算化使会计组织机构的划分以数据的不同形态为主要依据。通常设置数据信息收集组、数据处理组、信息分析组、系统维护组等。

（六）、模式不同

传统财务会计报告模式的技术问题限制了特殊报表的编制。即使编制出来或者成本太高, 或者在时效上不尽如人意。电算化会计使得信息的收集、加工、处理、呈报的技术障碍减少, 成本降低, 可以为信息使用者提供多元计价报告、定期与实时相结合的报告及分部报告等。

从以上论述中可看出, 会计电算化是会计发展史上的一次重大革命, 不仅使广大财会人员从繁重的手工操作中解脱出来,而且在提高会计核算的质量, 促进会计职能转变, 提高经济效益和加强国民经济宏观管理方面都有十分重要作用。实现会计电算化具有重要的现实意义和深远的历史意义。会计电算化, 是会计事业发展的一个趋势, 它不仅仅是由计算机代替手工记账, 而且是社会进入快节奏的一个重要标志, 是向传统的会计理论和操作规程提出的挑战, 是国家建立会计信息高速公路的基础, 是改变会计人员思维方式和工作习惯的一项根本性措施, 可以说, 会计电算化普及的程度和发展的速度,是一个地区一个部门会计事业先进与否的重要衡量标准。因此,我们应根据不同企业和行业会计业务的具体特点, 积极地着手推广会计电算化, 并且在实践中加强这方面的理论探讨和经验总结, 使我国的会计工作更好地为社会主义现代化服务。