办公及劳保用品管理规定

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江门锦丰科技纤维有限公司

办公及劳保用品管理规定

为了使办公、劳保用品的管理规范化、有序化,同进兼顾灵活性、适用性的原则,特制定本规定。

1、本规定所指办公用品和劳保用品包括耐用品和低值易耗品,具

体明细附表详细列出。

2、本规定适用于本公司各部门。

3、办公、劳保用品的申购程序:

3.1公司对各部门所使用的办公、劳保用品实行计划管理,各部门应根据本部门的实际情况作下月所需办公、劳保用品使用计划,由人事部汇总后交采购部统一申购、统一发放。

3.2各部门应根据部门特点选择所使用的办公、劳保用品种类、规格及数量,并指定专人负责作下月的办公、劳保用品的使用计划及分发、保管部门办公劳保用品。

3.3各部门应于每月25号前将下月所需办公、劳保用品的使用计划报人事部。

3.4人事部于每月28日前对各部门使用计划进行汇总审核后交厂长核准。

3.5厂长核准后人事部将办公、劳保用品的采购计划交采购部进行采购。

3.6每月10号前一次性发放各部门所计划的办公、劳保用品,如无特殊情况,中途不再补发;如情况特殊,需呈交书面报告,先由部门负责人确认,再由厂长审批后方可交采购部采购,同时人事部需登记存档。

4、办公、劳保用品的管理:

4.1高值办公、劳保用品如电脑、打印机、传真机、复印机等使用部门应指定专人负责管理,非专职人员严禁使用。

4.2低值耐用办公、劳保用品如计算器、订书机、笔筒、剪刀、打孔器、胶手套、垃圾桶/篓等在人员离职或坏了需要更换时,必须以旧换新(以上物品的使用期限为一年,费用平均分摊至每月)。4.3低值易耗办公、劳保用品如签字笔、圆珠笔、涂改液、油性/水性大头笔等需以旧换新,严禁随意浪费及损坏。

4.4各部门所有的办公、劳保用品都必须有详细的发放至个人及岗位的登记记录,由各部门指定专人负责。

4.5鼓励节约,严禁随意浪费,以一个年度为时间段,由人事部统计汇总出各部门办公、劳保用品的使用情况,会同稽查部进行合理性评估审查,审查结果作为对部门负责人进行业绩考核的一个指标。

5、办公、劳保用品的采购:

5.1经核准后的办公、劳保用品申购计划由人事部统一填写《购物申请单》,交采购部统一采购。

5.2招标、询价、议价

5.2.1 5000元/单(含)以上的同类物资采购,实行招标制度,由采购部组织不少于三家供应商投标,书面报价、议价、选择价廉物美者中标,下单采购。

5.2.2对市场价格波动强的物资,如电脑配件耗材、办公设备等,每次均应重新招标;对于市场价格基本稳定的物品,确定中标单位后可稳定合作,但要定期调查对比同行价格,若有欺骗行为,即重新近更换供应商。

5.2.3 5000元/单以下的物资采购,由采购经办人联络三家供应商书面报价、议价后选择价廉物美者下定单。

5.2.4稽查部不定期对各类物资市场价格进行调查、监督采购的廉

洁性。

5.2.5计划外采购:各部门所用办公、劳保用品原则上应按计划采购,如出现以下情况,可进行计划外采购:

5.2.5.1因临时任务产生的紧急采购,可先行口头请购、经厂长同意后购买,事后附报告说明;

5.2.5.2因出现特殊情况,采购部门采购人员来不及采购时,可由使用部门征得厂长同意后直接采购,事后附报告说明;5.2.5.3小额零星采购可先行购买,但发票上必须注明证明人;500元以上的零星物资采购需经厂长同意后方可购买。

6、办公、劳保用品采购的借款与付款:

6.1办公、劳保用品的采购原则上采取月结方式付款。

6.2借款:适用于未签署合同,需先付款的小额采购,凭审批手续齐全的《购物申请单》和费用预算报告,填写《借款单》,办理借款手续。

6.3付款:适用于签署合同的,凭请购报告和合同办理付款手续,但要及时取回发票;未签署合同的,原则上送货并开具发票后付款。

7、办公、劳保用品的入库、领用、帐务:

7.1无论是计划内还是计划外的办公、劳保用品,采购回厂先均需先由人事部办理登记入库手续后方可领用,违者追究使用人的责任。7.2办公、劳保用品的申购部门开具经部门负责人核准的《领料单》至人事部领取办公、劳保用品。

7.3记帐:办公、劳保用品的实物帐由五金仓登记;价值帐由财务部登记;领用帐由人事部登记。每月末,五金仓、财务部、人事部对一次帐。

7.4说明:情况紧急时,可先领用,后补手续。

8、报销及冲帐:

采购经办人凭发票、入库单,填写报销单办理报销(冲帐)手续。

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