备品备件采购管理办法补充规定

备品备件采购管理办法补充规定

各直属单位、机关部室：

根据公司当前采购经营环节的现状，结合《管理规章》及红头文件“关于物资采购的有关规定”，经公司研究，特对原《备品备件、低值易耗品物资采购管理办法》进行补充修订，现将修订后的《备品备件采购管理办法补充规定》印发给大家，望各单位、部室严格遵照执行。

一、制定原则

（一）保障生产连续稳定，保障设备维护检修。

（二）提高采购经营效益，有效降低资金占用。

（三）明确经营责任范围，加快信息流通传递。

二、工作流程

（一）备品备件使用计划、采购计划及执行流程

各单位根据自身设备运行、检修情况，制定出下月的备品备件使用计划，经厂长或设备厂长签字后，于20日前报装备能源部主管副经理，由其牵头召开备品备件平衡会。审核通过后，报设备副总审批（出差不在，可电话沟通请示后，直接报送），于25日前报采购中心。采购中心必须结合库存的备品备件情况，编制出月度采购计划，于月底最后一天，报经营副总批准（经营副总出差时，由总经理审批），正式作为采购计划，按经营程序，开始招投标实施。（见流程图一）

流程图一

r —不同意r- 不同意~ r 不同意

占---------------------- k 丨_平+ -------------- ・$ ---------------------------- 补

各二级单位装备部衡设备副总采购中心经营副总

合同签订后，对于备品备件的合同签订回货日期及实际到货日

期，或其它主要信息出现变动时，采购中心相关业务员要及时主动 向使用单位设备厂长（或装备能源部主管副经理）反馈、沟通，便 于使用单位及时出库，有计划的安排检修设备。月末，由涉及上述 工作内容的相关部门或单位，根据实际情况严格按照标准进行考核 或评议。

（二）日常通用件、标准件、零星小备件管理办法

1、通用件、标准件、零星小备件范围包括：螺丝、管件、轴承、 三角

带、弹性块、油封、 0型圈等备件的全部型号。

2、 上述备件库存实行定额上限管理， 即采购中心库房的所有通

用件、标准件、零星小备件资金占用总金额每月不得超过 115万元 （包括长期未用的备件）。此项指标作为采购中心次要经营指标， 纳 入价值链条考核，由财务部统计考核，上报企业管理部。此定额以 保生产为原则，具体库存项目由装备能源部与采购中心共同研究后， 可实时调整。

3、 此定额不包括大修技改所需通用件、标准零星小件等。

4、实施办法

各单位不再以计划形式上报装备能源部与采购中心。使用单位

根据设备检修情况，随时开票，随时出库、随时使用。月末，由采反馈有关回

货时间信息 反馈主要备 件回货时间 同意

反馈主要备件 回货时间日期

评价考核

购中心根据其出库日期汇总后报财务部，纳入当月各单位费用考核。对日常消耗的通用件、标准件备用数量及质量，因达不到公司定额，影响二级单位使用的，由使用单位在月末做出评议，由装备能源部对采购中心纳入考核。（见流程图二）

流程图二

评价考核、改进措施（三）急件管理办法

因使用单位自身原因，未能按正常计划上报的，为保证设备检修而临时上报的，急需使用的备品备件，统称为急件。急件上报时，由使用单位向装备能源部递交申请报告，装备能源部主管副经理（或设备副总）审批后，采购中心在保证质量的前提下要优先采购该计划所批项目，以确保设备检修和生产正常。该备件到货后，采购中心根据具体情况，可直接送入现场，在现场办理出入库手续。月末，财务部根据出库单，严格纳入当月费用考核。对因急件影响设备运行和生产的，根据程度大小，由装备能源部出具分析报告，纳入月末有关考核。

流程图三

不同意

不同意-超过2万元f 经营副总

1 r

同意同意同意

3

公司控制的大型设备备品备件，一般技术要求高，价格昂贵， 因此对其进行科学合理的采购管理，对保障生产，提高采购经营效 益，降低资金占用，具有十分重要的意义。以备品备件的单件价格， 按估价30万元为标

准，在30万元（包括30万）以下的，按正常 程序上报计划即可；估价超过30万元的，由使用单位单独提出报告， 作为正常计划的一部分，报设备副总，由其牵头，与生产副总、经 营副总和有关单位参加，共同研究确定后，依据会议决定，由装备 能源部纳入计划，报采购中心实施采购。此备件到货后，按有关规

定，由相关单位、部门负责人共同验货合格后，方可入库办理有关 手续，并对此项工作纳入相关考核或评议。 （见流程图四）

验货入库

（五）大修技改项目备品备件管理办法

对公司确定的大修、技改项目，由装备能源部统筹安排，确定 出有关项目需求的备品备件 （包括材料），依据工程进度需求，提出 使用计划，经设备副总审批后，由采购中心实施采购。对大修技改 项目备品备件的采购与使用，同样按照上述各类情况规定，对主要 部门装备能源部和米购中心，纳入到对应的考核评议中。

采购中心 卜招投标

流程图四

纳入考核评价 出库

（六）备品备件采购经营注意事项

对备品备件的采购经营，除严格执行〔2010〕38号号文件规定外，应注意两方面事项：

1、采购中心对客户必须进行分级管理，选择信誉、技术、资金实力较强的客户为优先选择客户。对二级单位上报使用的备品备件，除通用标准件外，一般应注意该设备所属厂家。对特殊件需变更备件厂家时，采购中心应与使用单位进行必要的沟通，避免出现备件与设备不匹配的现象出现。对其他备件不能按事先沟通时间到货的时，要及时与使用单位通报情况。对备件个别技术指标有所变动时，必须与使用单位、装备能源部沟通同意后，方可实施采购。（见流程图五）

流程图五

2、合同的履行管理（主要指质量的把控）

（1）单件价格超过30万元的备品备件，或公司级控制的主体设备的备品备件（由装备能源部解释），在送米购中心的使用计划中，必须附有该备件相关的书面性主要技术标准要求或图纸。采购中心以此为标准与供货商签订协议。无任何专门说明或图纸的，以有关会议纪要为准。采购员对原始资料必须妥善保管。

（2）单件或整体价格数额较大的备品备件，必须由采购中心与使用单位委派专人，共同验收合格后，方可办理入库手续。对于精

密程度或技术含量较高，或有其它特殊要求的备品备件，装备能源部要同时