配送部职责及流程

配送部职责及主管职责一、配送部架构图

二、配送部职责

（一）采购配送部职责

三、采购配送部岗位职责（一）采购配送主管岗位职责

1、基本资料

2、工作内容

1）、工作职能概要

配送流程

A、配送部接收配送信息

2、配送流程说明：

A、配送部收配送信息：

1、销售部门制作销售订单，由销售人员签字，销售主管审核，财务复核销售款项后交配送部发货；

2、公司原则上不允许有赊账销售订单，但由销售主管特别申请，总经理特批，配送主管确认的销售订单方可发货；

3、突发性销售订单无法按时完成流程的，由财务部确认销售款项无误、配送主管确认后提交给配送助理发货，销售部门在1个工作日内补齐手续。

4、配送助理在制作发货单前需再次向业务人员核对销售订单信息，并对各部门审批意见复核无误后方可发货。

B、制作发货单，联系客户发货：

1、配送助理按照完成流程的销售订单流转到发货单，由部门主管审核，财务部确认发货单、销售订单与销售金额无误后，将发货单白联返还给配送部正式发货。

2、与相关销售部门及工程部确认送货时间后，再与客户确认送货时间，发货前一天与客户确定送货上门时间，并确定好送货驾驶员，发货当天再次确定上门具体时间，使客户等待时间不得超过1个小时。因特殊原因不能按时送达的，配送助理需在第一时间与客户协商，否则造成投诉一次处罚配送助理100元。

3、配送驾驶员根据配送部提供的发货单到库房提货，库房管理员必须根据流程完整的发货单进行发货，若库房管理员对配送单存在疑问，应及时向配送主管反映。

4、库房管理员在设备出库时必须与配送驾驶员当面进行每台开箱检查，配送驾驶员确认设备完好无损后

签字确认，若送达现场由于外观损坏、遗失等，责任和损失则由配送驾驶员承担；库房管理员由于配送前未与配送驾驶员当面开箱检查送达现场后，由于外观损坏责任及损失的由库房管理员承担，根据配送单清点设备数量、型号等无误后，库管签字确认，驾驶员签字，库房管理员保留红联。

5、每天五点之前的销售订单，在第二天统一配送，配送助理在每天下午6点前统计配送数量及确定配送路线，正常情况下同一地点一天不得出现两次或两次以上配送，由于特殊原因同一地点需配送多次的，则需向配送主管申请。否则配送费用由配送助理承担。

6、每天五点以后的销售订单，由销售人员与客户沟通，在第三天配送。

7、上货装车前，配送助理与库房管理员必须认真核对送货单，清点核对货品的规格、数量，防止发生送货单与实际货品差错或欠货情况。

8、装货时必须做到轻装轻放且摆放整齐，不得损坏外包装。

9、加强配送驾驶员的管理，要求驾驶员态度和蔼、不得与客户发生争执，遇事须立刻向公司负责人反馈。

C、客户确认签收：

1、货品送达到现场后，需与客户本人或客户委托他人当面验收，若客户对配送货品外观无异义，则签字签收；若货品外观损坏、客户拒绝签收的，由配送驾驶员承担损失。由于货品型号、数量与销售的不符，则配送驾驶员需及时向公司反馈。（送货到现场由发货单上收货人负责人签收，确认设备外观无损坏方能签收，签收后外观由签收人员承担相关损失，客户不在现场的由销售部门负责联系客户确定签收人，由外包单位在2个工日内找到客户签收，）配送驾驶员将发货单交回配送助理，配送助理交工程部黄联，销售部红联，财务部绿联及蓝联，客户不留存？？。

2、成都地区客户，驾驶员送达后，十分钟内通知配送助理，配送助理在半小时内回执客户确认已收货。

3、外地客户，发货到托运部后，由驾驶员将托运单交回配送助理，配送助理当日5点前向客户发送配送回执单，并于第二日3点前向客户确认收货。配送助理必须按配送时间表规定跟踪设备到货情况并及时通知客户，否则造成的设备丢失及客户投诉，责任由配送助理承担。主管负监督义务，需承担连带责任。

D、退换货：

1、客户需要退货的，设备无论何种原因损坏，需由工程部负责将设备现场拍照，照片需包含设备条码及对应纸箱包装外观和条码。

2、由配送助理联系客户退货原因，外观损坏的，按照第款条中第4条及C款中第1条执行？？？。

3、设备故障的，需保护现场，工程部第一时间通知售后部，售后部联系技术人员上门检查，确认故障后，需要更换设备的通知配送部运回库房，已安装的通知售后部门更换相关配件或上门维修。

4、由于客户自身原因需退换货的，由销售部进行协商，协商后将相关部门签字的退换货单交配送部助理，由配送部负责退换处理。

5、由于业务人员原因造成的退换货，所有损失由业务人员自行承担。

6、所有退换货必须由相关责任人出具经部门销售人员、部门主管、财务、总经理签字的退换货单方能办理，当日情况无法办理的需电话确认并在一个工作日内补齐手续。

7、退换货的财务部门必须进行审核款项情况，由差价及由相关责任人承担的费用必须注明，因财务人员未审核造成差价、费用无法收回的由财务人员承担。

8、退货入库：驾驶员到现场进行退换货必须在现场负责人陪同下检查箱内设备及配件是否完好及齐全，否则造成损失由驾驶员承担，入库时，库管必须检查设备外观及配件完整性，未检查入库造成的损失由库管承担。

E、配送T6系统处理流程：

1、发货：流转发货单，部门主管审核，助理打印，确认发货后将发货单流转为普通发票，在支出一栏，增加相关装卸费用及运费等。由财务审核，关闭。

2、退货：配送助理根据D款中相关凭证提示销售部门制作销售退货单，配送助理根据销售退换单流转为退货单由部门主管审核，流转为普通发票，增加相应支出。并根据相关的销售订单流转为发货单进行发货。

3、配送助理按照总经办规定的结算时间，每月将支出一栏导出，做好分类发送到相关部门。