外来文件管理办法
法律法规及外来文件管理办法
法律法规及外来文件管理办法一、前言为了保障公司内部信息管理的规范化和安全性，本文旨在制定一套完整的法律法规及外来文件管理办法。
凡是牵涉公司重要信息的法律法规及外来文件，都应该按照本文的规范进行规范化的管理。
此外，本文还将对法律法规及外来文件的定义、标准处理流程和必要的注意事项作出详细说明。
二、定义1.法律法规：法律和法规是国家行政机关和司法机关根据国家法律的授权形成的具有普遍约束力的规范。
2.外来文件：外来文件是指一切与公司业务、管理、资料无关的文书资料。
常见的外来文件包括办公用品目录、咨询公司的广告宣传资料、员工家长委托书等。
三、标准处理流程1.法律法规的处理(1)登记凡是收到法律法规文件，相关部门应当立即按照文件的重要性和紧急程度进行登记，并及时上报给公司领导和相关责任人。
(2)分类对于登记后的法律法规文件，相关部门应当根据文件的主题内容、涉及的业务范围、重要性以及适用的法律法规等因素，进行分类管理，并搜集尽可能多的相关资料，确保法律法规文件的得到完整的理解和正确的执行。
(3)分发经分类管理的法律法规文件，应根据文件的内容和相关部门的需要，及时分发到各相关部门，确保对法律法规文件的理解和把握。
(4)妥善保管对于已经认定为重要的法律法规文件，应采取一系列措施确保其安全和有效性。
具体来说，法律法规文件的保管必须在仅限于相关部门的权限范围内，同时对于重要的法律法规文件，还要定期进行复查、整理和更新，以确保其正确性和时效性。
2.外来文件的处理(1)鉴别对于所有收到的外来文件，相关部门应当第一时间鉴别其与公司经营管理没有任何关联，遵照”拒之门外”的原则，即不予受理，不予回复，不予留存。
(2)上报遇到一些严重的问题，如公司IM系统因冒充客户发送垃圾邮件造成严重后果的情况，应立即上报公司领导，并请其尽快请来公安机关或者网络安全部门的技术支持。
(3)归档对于已经鉴别清楚的外来文件，由相关部门直接予以处理，对于有重要价值的文件，应按照相关规定进行归档，送存电子档案库。
公司外来文件管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强公司文件管理，规范外来文件接收、登记、分发、归档和销毁等工作，确保文件安全、准确、及时地服务于公司各项工作，特制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有部门、子公司以及公司内部各层级机构。
第三条公司外来文件管理应遵循以下原则：1. 完整性原则：确保外来文件的完整性，不得擅自删改、涂改或销毁。
2. 及时性原则：确保外来文件及时接收、登记、分发和归档。
3. 安全性原则：确保外来文件在接收、分发、归档和销毁等环节的安全。
4. 保密性原则：严格保密涉及国家秘密、商业秘密和公司内部信息的文件。
5. 有效性原则：确保外来文件内容真实、有效，为公司决策提供依据。
第二章文件接收第四条文件接收部门：公司办公室（以下简称“办公室”）为文件接收部门，负责公司外来文件的接收、登记、分发、归档和销毁等工作。
第五条文件接收程序：1. 接收人员对来文进行初步审查，确认文件是否符合接收条件。
2. 对符合接收条件的文件，接收人员应在第一时间将文件送至办公室。
3. 办公室工作人员对来文进行登记，包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人等基本信息。
4. 办公室对来文进行分类整理，并根据文件性质、紧急程度和相关部门职责，将文件分发至相关部门。
第三章文件登记第六条文件登记要求：1. 文件登记应做到准确、完整、规范。
2. 文件登记表应包括文件名称、文号、来文单位、来文日期、接收日期、接收人、分发部门、归档日期等基本信息。
3. 文件登记表应使用统一格式的登记簿，并由办公室工作人员负责填写。
第七条文件登记程序：1. 办公室工作人员在接收文件后，应立即进行登记。
2. 登记完毕后，办公室工作人员应将文件登记表存档，以便查阅。
第四章文件分发第八条文件分发要求：1. 文件分发应按照文件性质、紧急程度和相关部门职责进行。
2. 文件分发应确保文件安全、准确、及时地送达相关部门。
3. 文件分发后，相关部门应做好文件接收、阅读、执行等工作。
公司外来文件法律规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为了规范公司对外来文件的管理，确保公司合法权益，维护公司正常经营秩序，根据《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有对外来文件的管理工作，包括但不限于合同、协议、通知、报告、文件等。
第三条公司对外来文件的管理应当遵循以下原则：（一）合法性原则：所有外来文件应当符合国家法律法规和公司内部管理制度的要求。
（二）真实性原则：外来文件内容应当真实、准确，不得虚构、篡改。
（三）及时性原则：公司应当及时对收到的外来文件进行审核和处理。
（四）保密性原则：公司应当对涉及商业秘密的外来文件进行保密处理。
（五）归档性原则：公司应当对外来文件进行归档管理，便于查询和查阅。
第二章文件接收与审核第四条公司设立专门的文件接收部门，负责对外来文件的接收、登记和分发。
第五条文件接收部门在接收外来文件时，应当进行以下审核：（一）审核文件来源是否合法，是否为相关单位或个人合法出具。
（二）审核文件内容是否符合国家法律法规和公司内部管理制度的要求。
（三）审核文件格式是否规范，是否符合公文处理规定。
第六条文件接收部门在审核过程中，如发现文件存在问题，应当及时报告公司领导，并按照公司规定进行处理。
第三章文件处理第七条文件处理部门根据文件内容，按照以下程序进行处理：（一）分类：根据文件性质、内容、紧急程度等进行分类。
（二）登记：对文件进行登记，包括文件名称、来源、接收时间、处理部门、责任人等。
（三）分发：按照文件性质和内容，将文件分发至相关部门或个人。
（四）处理：相关部门或个人按照文件要求，进行相应处理。
（五）反馈：处理完毕后，及时向文件接收部门反馈处理结果。
第四章文件保密与归档第八条公司对外来文件的保密工作，应当遵循以下规定：（一）明确保密范围：对于涉及商业秘密、国家秘密等的外来文件，应当明确保密范围。
（二）指定保密责任人：对涉及保密的外来文件，应当指定专人负责保密工作。
外来文件管理办法
外来文件管理办法外来文件的识别、流传程序管理办法一、目的对外来文件进行识别,并控制其分发,防止误用。
二、适用范围适用本单位对获取、识别、传递、更新外来文件等过程进行控制。
三、术语定义1 、技术标准涉及到本单位产品及其零部件、材料等相关的国际标准、国家标准、行业标准;2 、法规规范与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章;3、政策文件国家和地方政府,以及上级各职能部门颁发的与安全、质量有关的文件、通知。
四、职责1、技术部是外来文件的归口管理部门,并负责对外来的技术标准进行识别;2、质检部负责对外来的法规规范进行识别;3、办公室负责对外来政策文件进行识别。
五、工作程序1、外来文件的获取2、各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件:(1).国家、省、市政府及各相关职能部门;(2).各种会议、专业报刊、杂志;(3).互联网、电话传真。
(3)各部门搜集的外来文件应及时进行筛选确认,并正确传递给相关管理部门。
(4)外来文件的识别a.凡是购买、赠送、发放的与本厂产品有关的技术标准,收到后应移交到技术部进行识别;b.识别标识的有效性,应对标准的发布实施年份进行识别,是否是最新的有效版本;c.标准中条文进行识别,应识别哪些条款是适宜的。
(5)法规规范a.凡是国家颁布的与产品质量和安全有关的法律、法规、部门规章,收到后应移交到质检部进行识别;b.质检部对收集到的法规规范进行识别,识别其应实施的部门、范围;(6)政策文件a.凡是上级颁发的文件、通知,收到后统一移交到办公室;b.办公室对收集到的文件进行识别,按文件重要程度分别呈报给总经理或管理者代表签批;c.办公室根据厂长或管理者代表签批的意见,分送到相关人员进行传阅。
(7)) 外来文件的分发a.办公室、质检部对外来文件识别后,将外来文件正本存档,副本及清单传递给技术部;b.对需分发的外来文件,由技术部报请管理者代表确定分发范围后发放,并对相关人员及时进行宣贯;c.涉及到更新的外来文件,在发放新版本外来文件的同时,应及时回收作废文件。
外来文件管理办法
外来文件管理办法1.目的：确保质量体系有效运作，并规范外来文件的管理。
2.范围：适用于外来文件的管理。
3.职责：3.1各相关单位：负责对外来文件的接收和确认。
3.2文管中心：负责对外来文件进行编号、登记、存档等分发管制。
4.定义：4.1外来文件：不是本公司内部制定，而是根据需要从外部接收之文档，如环保法律、法规、国家或地方标准、行业标准、上级下发的管理文件、第二、三方审核的资料，客户的工程标准/规范（包括对其的更改）等。
5.流程：6.内容:6.1外来文件列入管理的类别：客户图纸,工程标准、规范、环保标准等。
6.2外来文件的接收与转交:6.2.1相关部门在接收到客户所提供的规范及标准等文件资料经部门主管确认，须注明：客户、图纸或资料正确的品名规格名称，所需分发的部门，将原稿转交文管中心统一办理。
6.2.2各部门将搜集的有关技术参考、引用标准及质量标准(如ISO9000、TS16949等)，转交文管中心统一办理。
6.2.3客户对产品和工艺环保标准，如，ROHS和WEEE指令SS-00259标准等客户提供之产品限制物质标准或规范:由品保主管确认后加盖【外来文件】，开单列外来文件——客户环保资料清单。
6.2.4各部门在接受到6.2.1，6.2.2的文件或资料时，应经部门主管确认其有效性和正确性后才能转交品保部。
6.2.5品保部接收到各相关部门转交的外来文件或资料时，须登记在[外来文件收文登记表],并将外来文件或资料编号管理。
6.3.外来文件编号:6.3.1有关顾客要求方面之外来文件：顾客转来部门及客户代号公元年度流水号之文件后二码6.3.2有关法律、法规方面之外来文件代表法律部门代号公元年度流水号法规后二码6.3.3部门代号：氧一A，氧二B ，生产一部N，生产三部G，品保课Q，工程T，业务S，总务K，储运E，物料M，采购H，综合P。
6.3.4文管中心完成编号后，须登记在[外来文件管制一览表]上,文件上盖[外来文件]章，[文件发行管制章]及[管制文件，严禁复印]章。
公司外来文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司外来文件的管理，确保文件传递、处理、归档的规范性和效率，提高公司内部管理水平和信息交流质量，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部所有部门及员工对外来文件的管理工作。
第三条本制度遵循以下原则：1. 规范化：确保外来文件的管理工作符合国家相关法律法规和公司内部规定；2. 效率化：简化文件处理流程，提高文件传递和处理效率；3. 安全性：确保外来文件内容的安全性和保密性；4. 责任化：明确各部门及员工在外来文件管理中的职责。
第二章文件接收与登记第四条各部门指定专人负责接收外来文件，并对文件进行初步审核。
第五条接收外来文件时，应检查文件是否完整、是否符合要求，如有疑问应及时与文件发送单位联系。
第六条接收外来文件后，应填写《外来文件登记簿》，内容包括文件名称、发送单位、接收日期、接收人、文件份数、密级、处理意见等。
第七条《外来文件登记簿》由接收部门保管，并定期向公司档案室报备。
第三章文件处理第八条文件接收后，由接收部门负责人或指定专人负责处理。
第九条文件处理包括以下内容：1. 核实文件内容，确保文件真实、准确；2. 根据文件内容，提出处理意见，包括转发、存档、退回等；3. 处理意见需经部门负责人审批后执行。
第十条对需要转发的文件，由接收部门填写《文件转发单》，注明转发单位、文件份数、密级等信息，并经部门负责人审批后转发。
第十一条对需要存档的文件，由接收部门填写《文件归档单》，注明归档文件名称、发送单位、接收日期、归档日期、归档人等信息，并按归档要求进行归档。
第十二条对需要退回的文件，由接收部门填写《文件退回单》，注明退回单位、文件名称、退回日期、退回人等信息，并经部门负责人审批后退回。
第四章文件归档第十三条文件归档应按照公司档案管理规定执行。
第十四条归档文件应保持完整、清洁、有序，便于查阅。
第十五条归档文件应按照文件名称、密级、接收日期等进行分类整理。
第十六条归档文件应由接收部门负责人或指定专人负责归档。
公司外来文件公文管理办法
公司外来文件公文管理办法第一章总则第一条为使外发文件和外来公文的管理规范化、制度化、科学化，提高公文管理的效率和质量，特制定本办法。
第二条本办法适用于XX公司，各分（子）公司按照此办法执行。
第三条办公室为XX公司公文处理部门，其中负责外发文件复核和外来公文收文办理工作。
本办法中所称的外发公文，指公司发送给政府以及其他社会组织的公告、通告、通知、批复、意见、函等。
发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、核稿、审核、编号、缮印、用印、登记、存档、分发等程序。
本办法中所称的外来公文，指政府以及其他社会组织发送给公司的公告、通告、通知、通报、批复、意见、函等。
收文办理指对收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第四条公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第二章外发公文管理第五条外发文件依据内容重要程度，分别采用公司红头文件纸（附件1）或带有公司标志的信纸（附件2）形式印发。
第六条外发文件格式要求：（一）公文标题：字体使用二号方正小标宋简体，加粗；分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（二）正文：使用三号仿宋体字；落款位置右缩进两格，日期为全角中文；排序层次依次为“一、”页脚内容1“（一）”“1、”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注；左侧装订。
(三) 附件：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。
如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1、XXXXX”）。
附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
（四）成文日期中的数字：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
（五）文内若使用非规范化简称，应先用全称并注明简称。
使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
学校外来文件管理制度
一、目的为了规范学校对外来文件的管理，提高文件处理效率，确保文件的安全、保密，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于学校各部门、各单位接收、处理、归档外来文件。
三、管理职责1. 学校办公室负责外来文件的管理工作，包括文件的接收、登记、分发、传阅、归档等。
2. 各部门、各单位负责人负责本部门、本单位外来文件的管理工作，确保文件及时、准确地处理。
3. 文件管理人员负责文件的接收、登记、分发、传阅、归档等工作。
四、管理流程1. 文件接收（1）文件管理人员在接收外来文件时，应仔细核对文件名称、份数、发送单位等信息。
（2）对于重要文件，应要求发送单位提供相关证明材料。
2. 文件登记（1）文件管理人员对收到的文件进行登记，包括文件名称、份数、发送单位、接收日期等。
（2）登记信息应准确、完整。
3. 文件分发（1）文件管理人员根据文件性质和内容，将文件分发给相关部门、单位。
（2）分发文件时，应注明文件阅读时限。
4. 文件传阅（1）各部门、各单位负责人组织文件传阅，确保文件传阅范围覆盖所有相关人员。
（2）传阅过程中，应确保文件安全、保密。
5. 文件归档（1）文件传阅完毕后，文件管理人员将文件归档。
（2）归档文件应按照文件类别、时间顺序进行排列。
五、文件保密1. 文件管理人员应严格遵守国家保密法律法规，对涉密文件加强管理。
2. 未经批准，不得擅自复制、转发、公开涉密文件。
3. 文件管理人员对文件内容负有保密责任，不得泄露文件内容。
六、监督检查1. 学校办公室定期对各部门、各单位外来文件管理工作进行检查。
2. 对于违反本制度的行为，将按照相关规定进行处理。
七、附则1. 本制度由学校办公室负责解释。
2. 本制度自发布之日起施行。
外来资料的管理办法
外来资料的管理办法一、目的为了规范外来资料，充分利用外来资料，使其发挥最大的潜在价值，加强公司外来资料的管理，特制订本办法。
二、适用范围（一）、本办法适用于公司及各部门收到的外来资料，包括外来文件、产品样本、杂志、书籍、宣传单、书信、信函等资料。
（二）、私信不适用本办法。
三、管理办法（一）、有具体署名个人的资料，涉及公司事项的，交人事行政部留存；涉及本部门事项的，本部门留存。
如申请需要办理的，经总经理签字同意后办理，办理完毕资料归口归档。
（二）、署名部门的资料，归口部门处理、存档。
如涉及其他部门的，要复印分发到相关部门。
没有分发的，一经发现，对其部门主管要严肃处理。
（三）、署名公司的资料，一律交总经理室处理、归档。
（四）、产品样本、设备样本和电机杂志等资料按信息共享原则，有技术部、采供部、市场部、品管部、人事行政部、财务部、制造部等相关部门传阅后，按以下规定归档。
（每个部门借阅2天，并办理交接手续）。
（五）、产品样本、资料由市场部保存。
（六）、设备样本、资料由制造部保存、归档。
（七）、电机杂志由技术部负责保存、归档。
（八）、其它资料由人事行政部负责保存、归档。
（九）、由人事行政部确定外来资料，如确认对公司现在和将来均无利用价值的，可以不建档。
（十）、外来资料如被确认对公司现在无利用价值，但将来有利用价值的，应交由人事行政部统一建档。
（十一）、有价值的外来资料各部门原则保存一年，12月30日之前送到人事行政部存档。
（十二）、有利用价值的外来资料要妥善保存，不得遗失。
（十三）、超过保存期的外来资料，无利用价值的，交人事行政部统一销毁。
外来文件管理制度模板
一、目的为规范公司对外来文件的管理，确保文件处理工作的效率和质量，提高公司内部文件管理的规范化和科学化水平，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有接收的来自政府、上级单位、合作单位等外部机构的外来文件。
三、职责1. 综合办公室：负责对外来文件的接收、登记、分类、分发、归档等工作。
2. 各部门负责人：负责本部门接收的外来文件的审核、处理和执行。
3. 文件管理人员：负责外来文件的日常管理，包括文件的保管、借阅、销毁等。
四、制度内容1. 接收（1）综合办公室负责接收外来文件，并进行初步审核。
（2）对于不符合公司规定的文件，综合办公室有权拒绝接收。
2. 登记（1）接收的外来文件必须进行登记，包括文件名称、文号、发文单位、接收日期、接收人等信息。
（2）登记信息应准确无误，便于查询。
3. 分类（1）根据文件内容，将外来文件分为：政策法规类、业务指导类、通知通报类、其他类。
（2）分类后，按照类别分别存放。
4. 分发（1）综合办公室根据文件类别和内容，将文件分发给相关部门。
（2）分发文件时，应注明文件接收人及接收日期。
5. 审核与处理（1）各部门负责人负责对收到的外来文件进行审核，确保文件内容与公司业务相关。
（2）审核通过的文件，由相关部门负责人签字确认后，按文件要求执行。
6. 归档（1）外来文件处理完毕后，由综合办公室负责归档。
（2）归档文件应按照文件类别、年份等进行分类，便于查询。
7. 借阅与销毁（1）外来文件原则上不得外借，特殊情况需经部门负责人批准。
（2）借阅文件应办理借阅手续，并在规定时间内归还。
（3）文件保管期限到期后，经部门负责人审批，由综合办公室负责销毁。
五、监督与考核1. 公司定期对各部门的文件管理情况进行检查，发现问题及时纠正。
2. 对违反本制度的行为，公司将进行严肃处理。
六、附则1. 本制度由综合办公室负责解释。
2. 本制度自发布之日起实施。
注：本模板仅供参考，具体内容可根据公司实际情况进行调整。
外来文件管理办法
外来文件管理办法
字[2017]第005号
为了及时掌握国家的有关法律法规，正确领会和执行政策精神，加快和规范外来文件的批转和管理，特制定本办法：
一、凡是省、市有关部门颁发的文件、通知、信函、邮件等以及国家颁布的与质量和安全有关的法律、法规等，统一由公司行政办公室签收。
二、办公室签收后，由负责文件管理的行政干事按照公司统一印制的《外来文件登记传阅卡》进行详细登记。
内容包括：收文日期、来文单位、文件标号、标题、传送日期等。
三、登记完毕后，送行政办公室主任。
办公室主任在对来文内容进行初步识别后，签署初步意见（指应当传送给相关领导或部门，还是办公室直接存档）。
四、根据办公室主任签署的意见，对需送达相关领导或部门的外来文件，行政干事要及时传送，并做好登记，文件原件及时转交档案室存档。
五、根据总经理或相关领导签批的意见，及时分送相关人员传阅或收回。
六、要求退回归档的文件，要在文件上标明“阅后请退回归档”字样，在相关领导传阅后，档案室要将文件及时收回并登记存档，防止散失。
七、每个月底，档案室管理人员要对当月所接收登记的所有外来文件进行整理。
本办法自二0一七年三月二十六日起实施，原制度同时废止。
解释权归行政办公室。
外来文件的管理办法
1.0 目的本程序规定了对外来文件(不包括外来记录)的编码、批准、发放的控制程序，以保证外来文件在受控状态下使用。
2.0 适用范围本程序文件仅适用于与质量管理及服务质量有关的外来文件。
3.0 职责3.1 外来文件由文件管理员负责整理、存档。
4.0 程序4.1评审与批准对为顾客提供服务所需的外来文件如政府部门或上级管理机构发布的强制性各类法律、法规、条例，须引用或参考的标准、合同、用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等，在使用前由经理进行评审后批准使用,并制定分发范围。
4.2标识经批准使用外来文件由文件管理员接收并盖“外来文件”章,并对外来文件进行编码,编码方式按” 发文单位- 日期-序号码”发文单位 - 文件发出的单位序号 - 文件顺序编号取二位数字,从01开始进行日期 - 取文件的年月的四位4.3发放与保管4.3.1文件管理员根据发放范围复印,文件原件为正本，如若是传真文件则先复印一份以该份复印文件作为正本。
正本存入文件档案内, 正本文件的复印件为副本，作为发放文件。
对于接收的外来完整的装订本，则在正本的封面盖“外来文件”章，在副本的封面亦盖“外来文件”章后发放。
4.3.2文件管理员根据发放范围将文件发给有关部门负责人，并填写《文件签收记录表》。
4.3.3外来文件必要时也可张贴在有关的作业场所，但须做好发放登记。
4.3.4若需领用外来文件,须填写《文件发放审批表》经批准后分发；4.3.5若文件严重损坏或遗失，应立即汇报，并书面申请补办；填写《文件发放审批表》经批准后补发。
4.4外来文件的更改4.4.1 更改的外来文件接收、发放与“4.1,4.2,4.3”相同。
4.4.2 文件管理员在发放更改的外来文件的同时收回旧文件各级文件管理员收到新版的外来文件后应及时将其发放到相关部门、场所。
若新版文件是旧版文件的替代，则收回旧版文件,文件管理员将旧文件正本从档案中取出盖上“作废”章印，并存入作废文件档案内，更改的文件正本存入文件档案内，所有旧文件的副本作废品处理。
外来文件管理制度模板
外来文件管理制度模板一、目的为了规范公司对外来文件的管理，确保文件的安全性、完整性和可追溯性，提高工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有部门及员工接收、处理和保管外来文件的全过程。
三、定义外来文件：指公司外部单位或个人发送给公司的，需要公司内部处理或参考的文件。
四、职责分工1. 行政部：负责外来文件的接收、登记、分发和归档。
2. 相关部门：负责外来文件的内容审核、执行和反馈。
3. 信息安全部门：负责监督外来文件的安全管理。
五、文件接收1. 所有外来文件应首先送至行政部进行登记。
2. 行政部需对文件进行初步检查，确保文件无损坏、无病毒。
六、文件登记1. 行政部应建立外来文件登记簿，详细记录文件的名称、发送单位、接收日期等信息。
2. 所有外来文件必须有唯一的登记编号。
七、文件分发1. 行政部根据文件的性质和内容，决定文件的分发范围和对象。
2. 分发前应征得相关部门负责人的同意。
八、文件处理1. 相关部门在接到外来文件后，应在规定时间内完成内容的审核和处理。
2. 处理过程中应保护文件的完整性，不得擅自修改或删除文件内容。
九、文件反馈1. 相关部门在处理完外来文件后，应将处理结果反馈给行政部。
2. 行政部负责将反馈结果整理后，按照规定程序回复给文件发送方。
十、文件保管1. 外来文件应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。
2. 行政部应定期对文件进行清点和检查。
十一、文件归档1. 对于需要长期保存的外来文件，行政部应按照公司档案管理制度进行归档。
2. 归档的文件应有明确的分类和索引，便于检索。
十二、文件销毁1. 对于不再需要保存的外来文件，应按照公司文件销毁程序进行安全销毁。
2. 销毁前应得到相关部门和信息安全部门的确认。
十三、违规处理1. 对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予警告、罚款或解除劳动合同等处分。
2. 造成严重后果的，将依法追究责任。
十四、附则1. 本制度自发布之日起生效，由行政部负责解释。
公司对外来文件的管理制度
第一章总则第一条为加强公司对外来文件的管理，确保文件的安全、准确、及时传递，提高工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司各部门、各子公司对外来文件的管理。
第三条公司对外来文件的管理应遵循以下原则：1. 安全性原则：确保外来文件在传递、存储、使用过程中的安全，防止丢失、损坏、泄露；2. 准确性原则：确保外来文件内容准确无误，避免因文件内容错误导致工作失误；3. 及时性原则：确保外来文件在规定时间内传递到相关部门，提高工作效率；4. 规范性原则：严格按照国家法律法规和公司相关规定对外来文件进行管理。
第二章文件接收第四条各部门、各子公司应指定专人负责接收外来文件。
第五条接收外来文件时，应仔细核对文件名称、发送单位、日期等信息，确保准确无误。
第六条接收外来文件后，应在文件上注明接收日期、接收人，并登记在文件登记簿上。
第七条对不符合接收要求的文件，应及时退回发送单位。
第三章文件传递第八条文件传递应严格按照文件登记簿上的记录进行。
第九条文件传递过程中，应确保文件完整无损，不得擅自拆封、涂改、复制。
第十条传递文件时，应使用公司内部传递系统，确保文件安全、快速传递。
第十一条文件传递过程中，如遇特殊情况，应及时报告上级领导，寻求解决方案。
第四章文件存储第十二条公司应设立专门的文件存储室，用于存放外来文件。
第十三条文件存储室应配备防火、防盗、防潮、防虫等设施，确保文件安全。
第十四条文件存储应按照文件类型、日期等进行分类，便于查找和使用。
第十五条文件存储室应定期清理，及时销毁过期、失效的文件。
第五章文件使用第十六条文件使用前，应仔细阅读文件内容，确保准确无误。
第十七条使用文件时，应妥善保管，不得擅自涂改、销毁。
第十八条文件使用后，应及时归还，不得擅自带走。
第六章文件销毁第十九条文件销毁应严格按照国家法律法规和公司相关规定执行。
第二十条文件销毁前，应登记在文件销毁清单上，并由专人监督。
第二十一条文件销毁后，应及时上报上级领导，并做好销毁记录。
ISO9001-2015外来文件管理办法
ISO9001-2015外来⽂件管理办法外来⽂件管理办法（ISO9001：2015）1、外来⽂件的界定1.1外来⽂件包括客⼈下订单时给出的A单、B单，绣花、印花资料，包装指⽰以及产品的批板意见；客⼈的产品标准、质量指标、特殊设备的操作规定等。
1.2市场部业务员制作的⽣产通知单、辅料通知单、扁机投料单与外来⽂件联系紧密，也按外来⽂件管理。
1.3所有的外来⽂件都要受控。
2、外来⽂件的接收2.1收到客⼈的产品标准、质量指标、特殊设备的操作规定等外来⽂件要交给⾏政部⽂控员，由⽂控员复印后加“受控”章，发往相关单位，原件由⾏政部⽂控员存档。
2.2市场部业务员接到客⼈的订单，分款制作《⽣产通知单》、《辅料通知单》、《扁机投料单》，并与A单、B单、批板意见、包装指⽰等装订在⼀起。
接着在电脑⽂档中找出《外来⽂件发放⼀览表》，根据订单有⽆印花、绣花和专机加⼯，需不需要测试板，是否送天鹰检品⼚检验等实际情况，填写和调整表中的内容。
对有特殊加⼯，需要增加发放单位，在表中给予补上。
《外来⽂件发放⼀览表》制作完毕后，与外来⽂件⼀起交⾏政部⽂控员，并要求签收。
2.3 对货期较长，有充⾜的打板时间的订单，印花、绣花资料可以与⽣产通知单、A、B单⼀起发放，对货期短，印花、绣花需提前打板的订单，印花、绣花资料可以提前交给⾏政部⽂控员，单独发放。
2.4为订单服务的外来⽂件，⼀般要在⾯料到⼚前5天交给⾏政部⽂控员。
对⾯料到⼚前5天客⼈资料仍未收到或未到齐的订单，可把已收到的外来⽂件和《⽣产通知单》、《辅料通知单》、《扁机投料单》交给⾏政部⽂控员先发，待外来⽂件到齐后，再交给⾏政部⽂控员下发。
2.5为订单服务的外来⽂件下发后，客⼈传向我司的补充或更正的批板意见，市场部业务员必须再填写《外来⽂件发放⼀览表》，在备注栏⾥明确指⽰原资料或批板意见是否收回，批板意见和《外来⽂件发放⼀览表》交给⾏政部⽂控员下放。
2.6凡交给⾏政部⽂控员发放的外来⽂件，市场部业务员必须附有《外来⽂件发放⼀览表》，明确发往单位，没有明确发送单位的外来⽂件，⾏政部⽂控员不予受理。
外来文件管理制度
外来文件管理制度外来文件管理制度一、目的与意义外来文件是指非本机构部门或人员送达的文件。
为了规范外来文件的接收、分发、传递和存档工作，提高工作效率，确保文件安全，制定外来文件管理制度成为必要举措。
二、文件接收1. 外来文件的接收由专门负责人员进行，要求接收人员具备良好的文字理解能力和文件处理经验；2. 接收外来文件的同时，要认真填写接收登记表，记录文件的编号、标题、来文单位、来文日期等信息，并签字确认接收；3. 接收人员要及时核查文件的来源和真实性，确保接收的文件是合法合规的；如发现异常情况，应及时上报领导并协助处理。
三、文件分发1. 接收到的外来文件要尽快进行分发，确保相关人员及时获知文件内容；2. 分发时要根据文件的紧急程度、内容重要性和有关人员的工作职责合理安排；3. 分发时要填写分发登记表，记录文件的编号、标题、分发日期、受文人员等信息，并由受文人员签字确认。
四、文件传递1. 文件传递的方式可以采用纸质传递或电子传递，但要根据具体情况选择合适的方式；2. 纸质传递时要注意保密和防丢，避免文件被泄露或丢失；3. 电子传递时要使用加密工具进行文件加密，防止文件被非法获取或篡改。
五、文件存档1. 对于重要的外来文件，要及时进行存档，并做好归档记录；2. 存档采用按年度、按文件类型等分类方式，便于查找和管理；3. 存档材料要定期进行整理和清理，确保文件库容量充足。
六、文件处理1. 对于需要回复的外来文件，要及时安排有关人员进行回复，并保留回复的文件以备查证；2. 对于需要转发的外来文件，要按照相关程序进行转发，并保留转发的证据；3. 对于需要公开的外来文件，要及时公开并做好相关宣传工作。
七、督查与考核1. 部门负责人要定期对外来文件的管理情况进行督查，发现问题要及时进行整改；2. 外来文件管理纳入岗位责任考核范围，对于工作不到位、问题频发的人员要进行相应的处理和奖惩。
以上就是外来文件管理制度的内容。
外来文件管理制度[1]
![外来文件管理制度[1]](https://img.taocdn.com/s3/m/15745802e55c3b3567ec102de2bd960590c6d935.png)
外来文件管理制度一、引言为了规范企业的外来文件管理工作，确保文件安全、准确和及时流转，提高企业工作效率，特制定本外来文件管理制度。
二、适用范围本制度适用于企业内部的所有外来文件管理工作。
三、管理标准1.外来文件的分类外来文件分为以下几类：–办公类文件：如合同、报告、备忘录等；–邮件类文件：通过电子邮件、即时通讯工具等传输的文件；–纸质文件：以纸质形式提供的文件；–数字文件：以电子形式提供的文件。
2.外来文件的收取–对于纸质文件，接收人员应在接收时进行签字确认，并核对文件的数量和完整性；–对于电子文件，接收人员应在接收时确认文件的完整性和准确性。
3.外来文件的登记和编号–所有外来文件应进行登记，并分配编号，编号应包含文件类型、接收日期和流水号；–登记时应记录文件的标题、发送方、接收方、密级、附件、备注等相关信息。
4.外来文件的分发和传递–外来文件应按照文件的密级和重要性进行分类，并采取相应的安全保密措施；–分发时应注明接收人和接收日期，并记录相关信息。
5.外来文件的存储和保管–纸质文件应存放在专门的文件柜或保险柜中，保持整齐、防潮、防火和防盗；–电子文件应保存在安全的网络服务器或云存储中，并进行定期备份。
6.外来文件的查阅和借阅–外来文件的查阅和借阅应进行记录，并签署相应的借阅单；–借阅期限应合理安排，并在规定期限内归还。
四、考核标准1.文件管理制度的落实情况–每周随机抽查外来文件的登记记录和分发情况；–定期检查纸质文件的存储和保管状况。
2.文件查阅和借阅的合规性–定期检查文件查阅和借阅记录，核实是否符合规定；–随机抽查文件的归还情况。
3.文件安全和保密措施的执行情况–定期检查纸质文件的防火、防盗和防潮措施；–定期检查电子文件的安全备份情况。
五、违规惩罚制度对于违反外来文件管理制度的行为，将采取以下措施进行处理：1.轻微违规：口头警告或书面警告。
2.严重违规：–失职行为：给予批评教育、通报批评或责令整改；–泄露文件：依法追究法律责任；–涉及利益冲突：按公司相关规定处理。
外来文件管理措施
外来文件管理措施1. 引言外来文件指的是从外部来源获取的文件，这包括电子文档、邮件附件、扫描件等。
在现代商业环境中，外来文件在各种业务活动中起着重要的作用。
然而，管理外来文件也带来了一系列的挑战，如文件的安全性、有效性和组织性等问题。
因此，采取适当的外来文件管理措施对于企业是至关重要的。
本文将介绍一些常用的外来文件管理措施，以帮助企业提高文件管理效率并保护文件安全。
2. 外来文件管理的挑战管理外来文件面临以下挑战：2.1 安全性外来文件可能包含敏感信息，例如客户数据、商业机密等。
如果这些文件不受适当的安全措施保护，可能会导致信息泄露和潜在的法律问题。
2.2 有效性外来文件通常来自不同的来源，采用不同的格式和结构。
有效管理这些文件需要一种统一的方法来组织、检索和共享文件，以提高工作效率。
2.3 重复性由于外来文件来源广泛，不同渠道可能提供相同或类似的文件。
重复的文件占用存储空间并增加了管理工作的复杂性。
2.4 跟踪和审计外来文件的来源和使用可能需要进行跟踪和审计，以确保符合公司的合规要求和政策。
3. 外来文件管理措施为了解决上述挑战，企业可以采取以下外来文件管理措施：3.1 文件分类和标记首先，企业可以将不同类型的外来文件进行分类，并为每个文件标记适当的标签或元数据。
这将有助于组织文件并使其易于检索。
3.2 文件备份和恢复为了确保文件的安全性和完整性，企业应定期进行文件备份，并建立可靠的存储和恢复系统。
这样，在文件丢失或意外删除时，可以及时恢复文件。
3.3 文件加密和访问控制对于敏感文件，采用加密措施可以保护文件内容不被未经授权的人员访问。
此外，确保合适的访问控制措施可以限制文件的访问权限，仅允许特定的人员查看或修改文件。
3.4 文件版本控制为了管理不断变化的外来文件，企业可以使用文件版本控制系统。
这个系统可以追踪和记录文件的修改历史，并允许用户恢复到先前的版本。
3.5 文件去重和合并为了减少存储空间和管理复杂性，企业可以使用文件去重技术自动检测和删除重复的文件。
外来文件管理办法
6流程圖：外來文件管制流程圖
7相關文件：
7.1《文件管制程序》2-01
7.2《法規鑑定管理程序》2-26
8使用表單：
項次
表單名稱
表單編號
所屬文件
保管部門
1
外來文件編號單
4-01-001-01
外來文件管理辦法
文管中心
2
外來文件作廢清單
4-01-001-02
外來文件管理辦法
文管中心
3
外來文件管制總覽表
4-01-001-03
外來文件管理辦法
文管中心
4
環境法規清單
4-26-000-02
法規鑑定管理程序
文管中心
5.2.2每月一次在客戶/安規認証機構/政府機構等的公開網站上查詢下載﹔
5.2.3主動向客戶/安規認証機構/政府機構等索取﹔
5.2.4每月確認一次外來文件是否為最新版本，若不是則向客戶或相關機構索取﹔
5.2.5HSF客戶技術標準:
5.2.5.1一種方式為由品質工程課每月一次上客戶網站查詢或向台北技術支援部詢問，若有更新版本，則下載或索要記錄，並轉DCC發行;另一種方式為台北技術支援部或業務部收到客戶最新HSF標準及相關資料時，轉工廠品質工程課或DCC;
5作業內容：
5.1外來文件來源的窗口：
5.1.1客戶所提供資料的窗口是品質工程課：
5.1.2安規資料的窗口是品質工程課﹔
5.1.3法律法規資料的窗口是環境管理者代表(含GP)/總務課/人力資源課/研發課﹔
5.1.4供應商提供資料的窗口是採購課/研發課。
5.2獲取外來文件的方式：
5.2.1供應商或客戶直接/被要求提供﹔
5.3.3客戶/供應商提供之產品資料(圖面、規格、工程注意事項、MOI、BOM、承認書…)等相關文件類。
外来文件管理制度范文
外来文件管理制度范文外来文件管理制度范文一、背景介绍为了有效管理和控制公司内部的外来文件，确保文件的安全、完整和准确，制定本文件管理制度。
二、适用范围本文件适用于公司所有内部部门，包括各级领导、办公室、行政部门、财务部门、人力资源部门等。
三、定义1. 外来文件：指来自公司外部的文件，包括信函、合同、报告、备忘录、商业书信等。
2. 内部部门：指公司组织结构内的各个部门和单位。
四、文件管理机构和责任公司设立文件管理机构，负责制定、执行外来文件管理制度，并监督各部门的文件管理工作。
文件管理机构由公司领导委派负责，具体人员由文件管理机构自行确定。
五、文件管理的流程及要求1. 处理流程（1）所有外来文件必须先送达文件管理机构。
（2）文件管理机构负责审查文件的真实性和合法性，对于属于公司业务范围的文件，批准后分发给相关部门。
（3）相关部门负责对文件进行阅读、办理和回复，同时将办理情况和回复内容报告给文件管理机构。
（4）文件管理机构负责汇总和归档相关部门的回复和报告。
2. 存储要求（1）所有外来文件按时间顺序进行编目，并建立电子和纸质档案。
（2）电子档案必须进行备份，并定期进行维护和检查。
（3）纸质档案必须妥善存放，确保不受潮、火灾等因素的影响。
（4）保密文件必须进行密码加密，并严格限制访问权限。
六、文件的传递和交流1. 电子文件的传递（1）所有电子文件必须通过公司专用的电子邮件系统进行传递。
（2）文件发送者必须对文件进行加密，并在邮件标题中注明保密级别。
（3）接收者必须及时下载并保存电子文件，并在完成查阅后删除邮件。
2. 纸质文件的传递（1）纸质文件必须通过专人进行传递，不能随意放置或交给其他人员处理。
（2）传递人员必须确保文件的安全、完整和准确，如果发现文件有损坏或遗失，必须及时报告文件管理机构。
七、文件的转交和销毁1. 文件的转交（1）所有外来文件必须按规定流程转交给相关部门，并在转交记录中进行登记。
（2）相关部门收到文件后必须在规定时间内进行处理，并按要求进行回复。
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1 目的
确保外来文件能得到有效的管理、保存及保密，对外来文件进行识别，并控制其分发，防止误用或遗失。
2 适用范围
适用所有来自公司外部的文件、资料，包括以电子版形式的所有外来的传真、电子邮件（以上在本办法中统称“文件”）。
凡公司所属各分支机构，各部门、室、车间的档案管理均适用本制度。
3 职责
总经办负责外来文件的识别、借阅、归档等管理工作。
4 程序
4.1 外来文件的分类
4.1.1 产品标准文件
凡涉及到本公司产品的国家、行业标准。
4.1.2 与质量有关的文件
a、国家的与产品质量有关的政策、法令、法律、法规
b、行业、政府与质量有关的文件
4.1.3 与公司项目有关的文件
a、政府批文、批复
b、项目备案通知书
c、与政府相关的会议纪要
d、相关的政策性文件
4.1.4 来自有关行业、政府所涉及财务、生产、市场、安全、环保、行政、法律的政策性文件
和资料。
4.1.5 其他文件
与公司相关的各类外来通知（包括各种培训通知）和资料等。
4.1.6 股东单位、股东会、董事会相关文件
4.2 收文处理工作程序
4.2.1凡是购买、赠送、发放的与本公司产品有关的标准，收到后应立即移交到总经办，由总经
办移交到相关部门进行识别。
a、识别标识的有效性，应对标准的发布实施年份进行识别，是否为最新的有效版本；
b、对标准中条文进行识别，应识别哪些条款是适宜的。
4.2.2凡是国家发布的与产品质量有关的文件及上级主管部门行业来文，有关政策、法令、法律、
法规，收到后均移交到总经办，由总经办根据文件的要求进行分类保存。
4.2.3 总经办对收集到的文件进行识别，由总经办填写《外来文件处理单》，按文件要求逐级交
由领导审批，由总经办按照领导批示进行文件的处理，识别其应实施的部门、范围和保存期限，并监督完成情况。
4.2.4 总经办对收集到的文件，逐级分送到各级领导进行传阅，最后由总经办统一收回保存，
根据文件的需求，严格按照4.2.5的形式进行上传。
4.2.5 与公司项目有关的文件
收到文件后统一交到总经办进行原文件的保存，编号并进行电子扫描，并按照受控的范围将文件分类上传至ERP档案资料管理系统。
4.2.6 与财务有关的文件
凡涉及财务方面的国家标准、行业标准等来文均必须将原文件移至总经办进行归档登记并编号。
4.2.7 与公司相关的各类通知
收到文件后，按照4.2.3规定执行。
4.3 外来文件的借阅
4.3.1总经办是外来文件的归口管理部门，任何部门及其个人对收集到的外来文件，均应移交到总经办进行统一编号归档管理。
4.3.2 如需借阅文件，在ERP系统的档案资料里进行下载借阅，如权限受限，则需要先在ERP 系统进行申请，由相关领导授权后才能下载借阅。
4.4 外来文件的控制
4.4.1 如属于公司“受控文件”（受控文件的范围根据文件内容来划定）的，根据所授予的权限，分别经过ERP程序查看。
4.4.2当外来文件由于修改等原因作废，总经办应及时在ERP系统上将作废文件进行作废处理，上传更新新的文件内容。
4.4.3对有保留或参考的已经作废的文件，均应在原文件上加盖“作废保留”印章的标识，以防止误用。
4.4.4总经办负责每年对外来文件作一次清理，以便及时发现文件适用性。
5 考核与检查
5.1 由总经办负责组织检查与考核，对各部门的档案管理每半年检查考核一次，质量体系内审小组可对总经办进行考核检查。
5.2 外来文件管理考核结合本制度相关规定执行。
6 附则
6.1 本制度的解释权归总经办。
6.2 本制度自颁布之日起执行。