家乐福的采购业务流程和采购管理的内容

家乐福的采购业务流程和采购管理的内容

家乐福业务操作流程

一、 业务操作流程图及说明

（一） 业务操作流程图

（二） 流程图说明

① 首先需与商品部接触，协商谈判后签定合同。商品部包括位于上海总部的全国商品部和位

于各个城市的城市商品部 CCU 。全国商品部负责全国供应商，城市商品部负责地区供应商。

② 各门店向康佳订货，康佳送货到各门店仓库，送货同时取得验收单。验收单由家乐福各门

店的收货区的电脑系统打印，由系统自动编号。验收单是厂家与家乐福结算货款的重要凭证。

③ 发票直接送交（或邮寄）区域财务中心。家乐福在上海、广州、成都、北京设立四个财务

中心，处理对应地区内门店的发票。

④ 区域财务中心收到发票，审核无误后录入系统，通过系统传输到上海付款中心。错误发票

将退回康佳。

⑤ 付款中心位于上海，统一支付货款，并在供应商网站上公布财务数据，以便供应商对帐。

二、 商品出库、验收、退机流程

（一） 签订供货合同 供应商首先与家乐福公司商品部接触，通过协商谈判，达成合作意向后，

签定两份合同《商品合同》和《促销服务协议》。合同每年度签订一次，有效期从每年1

月1日到12月31日。当年年度合同，不论在哪一天签定，其有效期均追溯到当年1

月1日。未签定当年合同的，暂时沿用上一年度合同。

（二）建立供应商档案填写《供应商信息表》交给商品部采购，由家乐福系统产生一个四位数的供应商编号；编号规则是：一家公司法人一个编号,一个编号用于一家公司法人；（三）建立商品档案供应商获得编号后，商品部采购人员将其产品信息输入系统，产品信息包括单品号码、名称、条码、规格、价格等。在产品进入系统以后，门店可以开始订货。

只有商品部有权限增加新的单品。任何一项单品信息的变动必须事先与家乐福公司商品部

采购人员协商一致。

（四）选择促销方式海报、堆头、货架端和立柱陈列、货架中间促销陈列、特别陈列（五）家乐福发出订单订单由家乐福各门店订货组通过传真发送给供应商；收到订单后请检查订单上的每一项内容，下单的门店、供应商编号、公司名称(可能下错公司)、价格（正常

进货价格与促销进货价格之分）、数量、送货日期、送货地址等。在送货之前请务必确认

订单上的每一项内容都是正确的。对于任何不理解或者有疑问的地方请和订货门店确认。

确认是错误的订单，门店更正后重新下订单，再按新订单送货。对于错误的订单一定不要

送货；送货时请携带订单，门店按订单收货，没有订单不接受货物，请按订单上的预计收

货日送货，提前或延后都不接收货物。

（六）家乐福收货流程货物必须送到家乐福收货区，向收货组员工交接货物，并在现场取得验收单：

（七）家乐福收货凭证货物送交家乐福门店的收货区后，请从收货区工作人员那里取得盖有收货专用章的验收单。验收单是货物交付家乐福门店的唯一有效凭据。

（八）家乐福退机流程

1、门店传真给康佳办事处退货清单，在退货清单上由公司的授权代表和实际收货人，在方框

内填写相应内容、签字；

2、该方框在退货清单上，办事处填写签字，凭原件至门店收货区取货。授权代表需由公司出

具授权委托书，交家乐福各门店备案；

3、在退货清单的有效日，一般在三天内，办事处应在家乐福的收货区进行退货；

4、退货时四方人员必须在现场：1) 家乐福收货组员工，2)家乐福保安，3)家乐福相应营业部

门员工，4)康佳办事处退货办理人员。

5、康佳业务员或物流公司需出示上述退货清单原件和取货人身份证，现场核对货物种类数量

无误，然后在退货报告上签字确认收到货物。门店收货区员工验证取货人的所持退货清单

是真实的，并验证身份证号码和签字，与退货清单核对一致后，供应商从收货区运走货物；

6、退货请供应商以负数开入下一次的进货发票；

7、如果对各门店退货有任何疑问，请在退货后六个月内及时与门店相关部门联系！

三、发票开具和移交

（一）标准格式增值税发票

1、各种百分比费用（折扣）以负数开入发票（净额发票）；

2、货物金额是进货减去退货后的净进货金额（净进货发票）；

3、按顺序，按要求列示金额和信息（标准格式）。

（二）请按标准格式开具增值税发票，如下图：

1、票面标注：所有单品，合计开一行，详细单品开入增值税发票清单；

2、票面标注：合同折扣开入发票，即净额发票。签订在《商品合同》上各种折扣，合计开一

行。如某供应商的合同条款为：采购量折扣1%，数据交换费1.5%……合计5%，则发票

上只列一栏5%；折扣必须体现在发票上，不要把折扣放在销货清单或进货价格中体现，

请严格按照以上标准格式开票；

3、票面标注：发票的备注栏

（第1行）店代码，部门，供应商编号；

（第2行）验收单号。如多张验收单之间以逗号连接；

（第3行）退货单号。如多张退货单之间以逗号连接；

（第4行）不含税退货金额。

4、部门号一定是两位数，供应商编号一定是四位数，验收单和退货单号码一定是六位数，不

可以缺位，不需要其它内容，必须打印不可手写。如果发票对应多张验收单，发票的备注

栏上无法完整打印，可以另用一页纸作为附件，但必须仍按以上格式，允许换行，但排列

次序不变。该附件必须加盖公司公章，同时在发票的备注栏内注明：“详见附件”。注：请

严格按照以上格式及顺序开具发票，否则将被视为错误发票。

5、进货减掉退货之后，得到净进货数字，在净进货的基础上再计算折扣。

（三）新合同的衔接：对于新年度的合同折扣，在正式确认新的合同条件后，就可以按新的折扣条件开具发票，如果在发票上的折扣与《商品合同》不一致，为了不影响回款，家乐福不

退票，但在付款时帐扣差异。

（四）发票直接送交区域财务中心：家乐福公司在上海，北京，广州，成都设立四个区域财务中心，现场签收，集中处理对应区域内门店发票。

1、窗口送票：当面将发票交给财务中心工作人员，同时取得发票签收回执；回执上面注明发

票号码、金额、签收日期等；若以后发生争议，比如发票丢失或供应商发现发票未及时入

帐等，需要凭这份回执才能核查，家乐福区域所在地注册分公司业务人员负责将本注册分

公司所开家乐福发票送达区域财务中心，如成都要将四川分公司发票直接送交给家乐福。

2、通过邮寄或快递公司送票：快递公司一般不关心信封里面放了什么，家乐福无法与之核对，

所以需要供应商随信附一份发票明细单，写明：供应商编号，店名，部门，联系电话，联

系人，真实的通讯地址；拆封后，对照清单验收发票，若有不符，则按所留的电话及时联

系，以免时间耽误太久难以查证。对家乐福区域结算所在地注册分公司外的发票由注册分

公司税务会计直接邮寄给家乐福区域结算中心财务，如湖北分公司需将家乐福发票邮寄给

家乐福成都结算中心。

（五）发票送交的时间：家乐福财务中心在收票后24小时内完成发票处理。月末，在每月倒数第四天的18:00之前送交财务中心的发票，家乐福在当月输入系统。凡在这个时间以后送

交的发票，家乐福在次月输入。

（六）发票丢失的处理：发生增值税发票遗失，在开票日起的两个月内，向家乐福财务中心提供以下凭证，可以替代发票。超过两个月，只能重新开票。

1、发票存根联复印件，盖公章；

2、发票遗失情况说明，盖公章；

3、送货单，盖公章；

4、供应商所在地的税务局的完税证明。

（七）退货的发票处理

1、从退货发生到家乐福财务中心收到已经包含这笔退货的发票的时间25天内办理正负合并

开发票手续；

2、超过25天未办理合并开发票，家乐福将在付款中帐扣退货款；但在不超过6个月的时间

内办理了合并开发票，家乐福将退还前次已经帐扣的退货款；

3、在发生退货6个月后仍未办理合并开发票，只能通过办理退货红字发票解决。

（八）办理退货红字发票流程