秘书学概论教案

第一章绪论
教学目标：掌握秘书的涵义和职业特征、秘书工作的内容、特点和作用、秘书学的涵义、研究对象和研究方法
教学重点：秘书的涵义、秘书工作的内容、特点和作用
第一节秘书的涵义和职业特征
一、秘书的涵义
秘书的涵义，众说不一，下面介绍一下学术界较普遍的四种说法
1、宫中秘藏之书：在我国古代，秘书一词最早出现在汉代，是指皇宫里秘密珍藏的图书资
料，秘书在这那时候指的是书而不是人。

到了东汉桓帝时，设秘书监，是负责管理图书密籍的官职，相当于国家图书馆或档案馆的馆长。

唐代名臣魏征在当宰相之前就任过秘书监这个职位。

中国古代历史上许多相当于现代秘书的职位，不被称为秘书，而被称为史官、御史、尚书、翰林学士等等。

我国现代意义的秘书、秘书机构和秘书工作，是始于1912年南京临时国民政府时期。

以孙中山为首的临时政府参照欧美正体，实行总统制，在总统府下设秘书处，配备有秘书长和秘书。

2、辅臣：秘书一词源于拉丁文，sectretary有两种中文译义，S大写的为“辅臣”，S小写的
则为“帮助上司处理文书和事务的人员”。

在欧美国家，设有国务秘书（The Secretary of State）也可以译为“国务大臣”。

日本有一个实权很大的职位为“内阁官房长官”，英文译名是（Chief Cabinet Secretary）,中文也可译为“内阁首席秘书”。

3、行政职位：在现代中国，秘书一直被当作一种行政职位，秘书人员被看作行政人员的一
部分。

在公司里，秘书一般都归于行政部门，受行政部门管辖和领导。

4、社会职位：就世界范围而言，秘书是一个广泛的社会职业之一，属于第三产业，即服务
性行业。

秘书是以处理文书、事务的知识与能力以及管理能力为社会服务。

不仅服务于政府机关、企事业单位，也服务于私人，也就是我们通过所说的私人秘书。

在欧美许多国家，教授、科学家、医生、律师、演员都雇佣私人秘书作为自己工作或生活的助手。

二、秘书的类别和层次
1、秘书的类别
秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体以下几种分类：机关秘书、企业秘书、私人秘书、涉外秘书等。

美国对秘书的分类比较明确，主要有：行政秘书（在机关或企事业单位内处理函件、收集资料、管理档案、办理会务，管理办公设备等）；公司秘书（也称董事会秘书、执行秘书，招待董事会决议或董事会指示、与公司各部门经理保持公务联系，做好协调工作，向董事会汇报公司财务、人事情况等）；通讯秘书（普遍服务于政府机关、社会团体和大中型企业，负责办公室电话、电报、电传、信件等通讯事务）；技术秘书（服务于政府技术部门或工程技术公司，从事记录、编写技术资料、文件、科技合同、绘制图表等）；医学秘书（服务于医院或私人诊所，负责与病人的联系，挂号、收费、打印病史资料和医疗护理记录等）；法律秘书（服务于法院、企业及社团律师或私人律师事务所的秘书人员）。

2、秘书的层次
我国政府机关的秘书，因其职务、职责而有相应的行政级别。

如中央的秘书可达正部级，省、部的秘书可达厅局级，地、市、厅、局的秘书可达处级，县、团、处的秘书可达科级。

通常人们把省、厅两级的秘书人员称为高级秘书，把处、科两级的秘书人员称为中级秘书，科员级以下的秘书人员称为初级秘书。

在北京秘书界有一种通俗的说法：高级秘书是动脑子出点子的，中级秘书是动手摇笔杆子的，初级秘书是跑腿办事的。

这形象地反映了人们对秘书层次的划分。

在英国，秘书分为四个等级：行政级（政府首脑和各省、部长的主要助手和顾问，相当于秘书长或办公厅主任）；执行级（直接指导、处理日常行政、事务工作，相当于办公室主任、秘书处长或科长）；文书级（按照法规记录、撰写、制订文件、统计资料）；助理文书级（打字、速记、接待等工作人员）
在英联帮，有个国际性组织“特许秘书与行政人员公会”（The Institute of Chartered Secretaries and Administrators）专门负责培训政府机关以外的秘书人员培训。

每年在全球举行两次统一考试。

凡参加17门课程考试全部及格，又有5年以上秘书工作经验者，可取得秘书证书，工资可六即提高40%以上。

三、秘书的职业特征
1、服务的直接性：服务的直接性主要体现在三方面，一是秘书工作的内容与领导工作是一
致的；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关。

2、服务的稳定性：秘书工作的稳定性是相对于其它职业的“偶然性”而言的。

比如营业员
与顾客之间，商品交易完成了，关系就结束了，这就是业缘性和偶然性。

但秘书与其服务对象却有相对的固定性，可能直到秘书自己辞职或被解聘才告结束。

3、知识化：秘书以处理书面信息为主要工作内容，以现代化设备（打印机、电脑等）为办
公手段。

秘书必须具有一定的文化水平和专业知识，属于知识分子，属于办公人员，属于“白领”阶层。

4、年轻化：秘书队伍比较年轻。

发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20-35
岁。

从主观上讲，很大年轻人认为秘书待遇好、工作环境和条件好，是锻炼能力的好职业，是通过管理层的最好阶梯。

从客观上讲，秘书工作繁忙、对脑力、体力要求都较高，而这些正是年轻人的优势，因此秘书的职业年龄较短。

但一些高级秘书和秘书官员不局限于年龄的限制。

5、女性化：从世界范围上看，女性秘书占大多数。

许多心理学家研究表明，大多数女性温
柔、体贴、善于管理、善于形象思维、乐于做程序性和重复性工作，所以女性做秘书工作的较多，但一般多是中、初级的秘书工作。

第二节秘书学的涵义、研究对象和研究方法
一、秘书学的涵义和研究对象
1、秘书学的涵义
关于秘书学的涵义与性质，众说不一，有学者认为它是写作学和管理学的边缘学科，还有人认为它是管理学的一个分支，也有人认为它是一门综合性、实践性很强的新兴学科。

我们认为：秘书学是研究秘书工作规律和秘书人员任职要求的科学，是一门综合性、应用性的科学。

通俗地说，秘书学就是研究秘书人员如何做好秘书工作的科学。

秘书学的研究对象包括两方面：一是秘书工作，如内容、规律、要求、职能、方法、程序等。

二是秘书人员，知识、技能、素质、职业道德等。

2、秘书学的研究内容
（1）研究我国秘书工作的现状，了解其内容、性质与作用，掌握其规律、程序与方法；（2）研究中央秘书机关对秘书工作的批示、规范与要求；
（3）研究我国古代秘书工作和外国秘书工作经验，批判地继承古代秘书工作遗产，借鉴与吸收外国秘书工作的有益成分；
（4）研究秘书人员应有的知识、能力、修养、素质及职业道德，了解秘书的任职资格与要求；
（5）研究秘书学与相关学科的关系，以促使秘书学的丰富与发展。

二、秘书学研究的兴起
过去，我国只是对文书档案和公文、应用文写作有所研究，只是最近20年以来，才把秘书学作为一个独立的整体加以研究，并建立起科学体系。

1979年召开中央宣传工作会议，一位领导人指出：我国不仅在自然科学方面、在社会科学方面也落后于西方。

为适应改革开放和中国特色社会主义中国的需要，他建议教育部门查一上高教育的社会科学学科有哪些缺门，尽快补上。

1980年，上海大学、南开大学、成都大学率先开设了秘书学专业，对秘书学的研究也开始了。

1983年，上海大学首先创办了《秘书》杂志，此后又《秘书工作》《文秘》《企业秘书》《领导与秘书》等杂志也相继出版，这为全国秘书学研究成果的发表，也为秘书学界学术交流，提供了广阔的天地。

1984年，上海召开了“全国高等院校秘书教学经验交流会”，会后又成立了“中国高等院校秘书学学会”，省市级地方性秘书学会也相继成立，推动了秘书学研究工作的进一步发展。

1984-1985年，第一批秘书学专著问世，具有代表性的有：李欣的《秘书工作》，翁世荣等的《秘书学概论》，王千弓等的《秘书学与秘书工作》，它们为中国秘书学的创立奠定了基础。

此后，美国、前苏联、欧洲和日本的秘书学著作也被翻译、介绍进来，这些著作加深了秘书学内涵的研究，扩大了秘书学的研究领域、促使秘书学形成独立的完整的学科体系。

三、秘书学研究的发展方向
秘书学研究的发展方向有三个方面：
1、秘书学教学理论
主要研究秘书专业的培养目标，即秘书应该是怎样的人才。

80年代初是传统的看法，认为学好了中文，能写好文章，就能当秘书。

也有些地区认为秘书是“文员”，他们要档案系开设秘书专业，重点课程在于文书与档案学。

经过几年的实践，人们开始认识到秘书应有较宽的知识面，不仅要通晓中文、写作、文书，而且要懂得经济、法律、社会、心理学等。

秘书应该是“通才”。

研究者不再把秘书看作是纯中文、文书或纯文科知识，而看作是文理交融的应用性、综合性学科。

，这是秘书学研究的第二阶段。

九十年代以来，进入第三个阶段，认为秘书不仅是文员，也不只是通才，更主要的应该是管理人才，是综合性、辅助性管理人才。

秘书的知识结构中还应补充行政管理、企业管理、公共关系学、市场营销学等，秘书的能力除了写作、打字、处理事务之外，还应具有演讲、使用电脑、处理人际关系等。

而且，社会需要不同层次、不同业务侧重的秘书人才，秘书教学也出现中专、大专、本科等不同层次，对秘书的培养也朝着专业化的方向发展了。

2、秘书工作理论
它主要研究秘书工作的特点、性质、作用、方法、程序和改革方向、措施等。

只有对些内容进行了深入的研究与探讨，才能把秘书工作做得更好。

3、秘书学相关学科研究
最初研究秘书学所包容的学科有文书学、档案学、应用写作等，以后扩展到更多领域，开始研究管理学、领导科学、以深入理解和阐述秘书辅助管理、辅助领导决策所起的作用；研究社会学、公共关系学以探讨秘书在工作中如何更好地处理各种人际关系等等。

四、秘书学研究的方法与方式
1、从实际出发，由经验上升为理论的方法
实践出真知，秘书学是新兴学科，最初的理论也只能源自于实践。

秘书学研究者大多是从实践工作中取得第一手资料和感性认识，从中概论、提练经验性的理论与规律，上升为理性认识。

还有些经验丰富的秘书，他们或是自己著书立说，或是被请上大学讲台，研究并传播秘书学的知识。

2、运用其他学科的先进方法研究秘书学
秘书学是一门综合性的学科，与其他学科有着必然的联系。

运用其他学科的先进方法来研究秘书学，可以少走弯路，取得成果。

比如，有人以控制论原理来解释秘书工作在行政管理中的作用；以管理学中的“五大职能”来阐述秘书学的计划、组织与协调职能；以传播学的原理来阐明秘书信息工作如何提高效率等等。

3、有经验的秘书人员与理论研究人员相结合
这也是理论与实践相结合的原则。

许多经验丰富的老秘书，缺少理论概论能力，而一些专业教学和理论研究者又缺乏实际经验，两者相结合，取长补短，例如不少政府机关和大中型企事业单位邀请高校教师去讲课、培训中职秘书；同时教师们的理论知识又会受培训秘书人员的补充并使之完善。

总之，秘书学研究中实际工作者和理论工作者的密切结合，较其学科尤为明显，这也说明秘书学是一门应用性极强的学科。