采购业务单据管理办法

采购部“采购申请”、“采购入库”、“采购申付款”业务单据管理办法

本办法仅就“采购申请”、“采购入库”、“采购申付款”业务所需单据进行规范，相关管理流程详见其他制度或管理办法。

一、“采购申请”：含常规申请与订制申请两个部分。常规申请是仓库依据物料需求计划并结合自身库存，在保证吻合相关安全库存的情况下报送的；订制申请是科技部新品订制或市场部特殊客户的订制品所需材料及配件的采购申请。

1、常规申请：

1）仓管员依据PMC中心推送的“生产计划”与“物料需求计划”，结合自身实际库存报送“采购申请单”（使用金蝶K3时，使用“供应链”领域中“采购管理”下的“采购申请单”模块进入录入并审核），

2）采购部员工依据“采购申请单”生成“采购订单”（常规申请下所有的采购行为不得手工录入，只能依据“采购申请单”生成）并打印，采购订单由经营及应付会计负责审核。如果拟采购材料及配件价格高于初始价格，采购部应同时打印“调价单”（“供应链”领域里“存货核算”下的“计划价维护”模块新增并打印“调价单”）。

2、订制申请：

1）科技部新品试制时，依据新品图号、新品名称编制“试制件材料及配件采购申请单”（样式

由计划财务中心统一制定）。

2）市场部特定额度要求定制产品时，由PMC中心依据科技（研发）中心制定的订制BOM编制物料需求计划，然后再走常规申请流程。

二、“采购入库”分为常规入库与试制件入库两个部分，其中试制件直接由试制及模具班组开具“试制件入库单”（样式由计划财务中心统一制定），试制件不入仓库。

1、常规入库：包括但不限于以下自制及外来单据：

1）采购订单（金蝶K3打印、非手工录入）。

2）质检部联合检验单

3）供应商提供的送货清单

4）合法合规的增值税发票

5）仓库开具并审核的“外购入库”单

6）采购合同（如必需）

2、试制件入库：按国家相关法规规定，结合公司税务管理的需求，样品试制的材料费归属“研发支出”核算，因此试制件不入仓库，而由试制及模具班组开具“试制件材料及配件入库单”。试

制件原则上采购的材料及配件数量为1台套。相关单据为：

1）科技（研发）中心开具的“试制品（材料及配件）采购申请单”

2）质检中心材料检测室出具的材料联合检验单

3）供应商送货单（如为物料到货，应注明物料单号）

4）试制及模具班组开具的“材料及配件（试制件）入库单”。

5）增值税发票（材料总价高于开票标准时）

3、订制品入库：

1）仓管员依据生产部下达的物料需求计划（定制BOM）填制“采购申请单”。

2）材料检测室出具的联合检验单，

3）供应商送货单（含物流单号）

4）增值税发票。

三、“采购申付款”：包括现购材料、预付款及历史往来款的申付。采购部除报销差旅费及其他费用外一律不得使用“费用报销单”，应统一使用相关付款单据（由计划财务中心统一规定）。

1、现购材料：如为垫付款采购，报账时经办人应填写“现金支出证明单”（后付“采购入库”类所必需的单据），

2、预付款时：应提供“采购申请单”、“材料及配件（试制品）采购申请单”、采购合同（双方盖章签字，大额合同范本应事前走公司合同审批流程，小额合同经公司税务会计审定），同时填写“用款申请单”

3、历史往来款：填制“用款申请单”，由经营及应付会计核定并制作“应付款——供应商明细账”作为必备附件，用款申请单走相关付款流程。

以上管理办法由总经理签字同意后生效，相关解释权归属计划财务中心。