文件编管理规定

文件编管理规定 Prepared on 22 November 2020

文书管理制度文件编号管理办法

1. 总则

. 制定目的

使本公司文件编号管理合理化、制度化、规范化。

. 适用范围

本公司文件编号之管理，除另有规定外，悉依照本办法处理。

. 权责单位

(1)总务部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。

(2)总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。

. 文件类别

分来文件、内创文件两种：

(1)外来文件包括公文、商务信函、传真资料、E-mail等。

(2)内创文件包括内部联络文件、内部业务文件等。

2. 文件编号管理

2.1.编号原则

本公司文件的分类编号管理分为五码，前两码为大写英文字母，后三

码为流水阿拉位数字。

2.1.1.第一码

第一码代表文件类别：

(1)A代表外来文件

(2)B代表内部文件

2.1.2.第二码

第二码代表文件类别：

(1)A代表有关总务部门之文件

(2)B代表有关人事部门之文件

(3)C代表有关会计部门之文件

(4)D代表有关财务部门之文件

(5)E代表有关营业部门之文件

(6)F代表有关生产部门之文件

(7)G代表有关技术部门之文件

(8)H代表有关品质部门之文件

2.1.

3.第三码

第三码代表年度别0~9。

2.1.4.第四码

第四码代表月别01~12。

2.1.5.第五码

第五码代表序号流水码001~999。

2.2.编号管理

总务部收文后，对文件进行统一登记编号管理后，始得处理。