采购信息记录简述 SAP P181

采购信息记录简述

采购信息记录简述

采购信息记录（或称信息记录）是采购部门主数据的一部分。其中包含物料和供应商或者物料组和供应商之间的关系数据（即采购信息记录中包含关于特定物料的供应商特定数据）。信息记录中的条件是在采购组织级别上维护的。存储在信息记录中的条件和其它数据作为凭证（如采购订单）中的缺省值。

采购信息记录主数据和供应商主数据一样，也分为三层：基本数据、采购组织数据、采购组织数据+工厂。

基本数据：包含物料和供应商主数据的一些基本信息，如订单单位等等。

采购组织数据：采购信息记录中的采购组织数据可对采购组织的所有工厂有效，即如果数据只存在于采购组织级别，则在此采购组织每个工厂的采购凭证中都将建议此数据。

采购组织数据+工厂：采购信息记录中的采购组织数据可对采购组织的所有工厂或仅一家工厂有效。即如果工厂特定的数据存在于信息记录中，则仅当为相应的工厂创建采购订单时才建议此数据。

是否允许生成工厂层信息记录的话，要看您的后台配置，如下图：

PS：如果只想生成工厂相关的信息记录的话，请在工厂层条件，选择“+”。采购信息记录的创建

一、手工创建采购信息记录路径：

（1）在命令行输入事务代码ME11或双击ME11：

信息记录类别分为标准、外协加工、管道、寄售等四种。本次以标准的信息记录为例：

PS：如果哪位朋友想问其他的怎么用的话，您可以按F1看看理解一下，创建过程和标准的信息记录是一样的。

（2）回车，详细信息见下图：

（3）回车，维护采购组织数据

继续回车，保存即可。

二、系统自动创建

前提：“信息更新标识”被设置。

自动创建采购信息记录：又分为创建采购订单、创建报价单、创建框架协议时，自动创建信息记录。

1.创建采购订单时：

系统会自动创建一个不带“条件”的信息记录，同时将采购订单编号带到信息记录中，下次创建采购订单时，系统会通过信息记录找到上次创建采购订单中的条件；

查看采购订单中“信息更新标识”是否被设置：

（1）在命令行输入事务代码ME21N或双击ME21N：

（2）查看采购信息记录，在命令输入事务代码：ME13

2.创建报价单时：

系统会自动创建一个带“条件”的信息记录，同时将报价单号带到信息记录中，创建采购凭证时，系统会找到信息记录中的条件；

路径：

（1）在命令行输入事务代码ME47或双击ME47：

PS：是否生成信息记录或工厂级别的信息记录，看您这里如何选择。

（2）查看采购信息记录，在命令输入事务代码：ME13

3. 创建框架协议时：

我想有的朋友一定会问，有框架协议了，为啥还要创建信息记录呢？那我就先简单的介绍一下框架协议吧！

框架采购协议是采购组织和供应商之间的长期协议，包括受预定义的条件约束的物料供应或提供服务。这些适用于预定义的期间和预定义的总采购量或特定的采购总值。框架协议包括两种类型：合同和计划协议。

3.1创建合同

系统会自动创建一个带“条件”的信息记录，当再创建采购凭证时，系统会找到信息记录中的条件；

路径：

（1）在命令行输入事务代码ME31K或双击ME31K：

（2）双击选中的合同行项目；

PS设置信息记录自动更新标识；（3）.通过ME13查看信息记录：

（4）也可以在合同（ME33K）界面，查看信息记录，如图所示：

3.2创建计划协议

系统会自动创建一个带“无条件”的信息记录，同时将计划协议号带到信息记录中，创建采购凭证时，系统会通过信息记录找到上一次采购凭证中的条件；路径：

（1）创建计划协议：

事务代码：ME31L

（2）查看信息记录：事务代码ME33L

PS：点击条件，此处条件为空。

（3）通过计划协议查看采购信息，如下图所示：

三、影响信息记录创建的因素

1.工厂层条件

是否允许生成工厂层信息记录的话，要看您的后台配置，如下图：路径：

PS：如果只想生成工厂相关的信息记录的话，请在工厂层条件，选择“+”。

2.个人参数

路径：

（1）执行，如下图：

（2）点击“新条目”，定义自己的缺省值

（3）点开“价格采纳”标签，设置：（4）设置个人参数文件

在Parameter ID中输入EVO、参数值输入03（刚创建的采购员缺省值）（5）到采购订单界面，看看效果吧！

关于哪些凭证的条件与时间相关，哪些凭证的条件与时间的总结。

采购订单中的条件始终与时间无关。而信息记录和合同中的条件始终与时间有关（因为它们是一般条件）。在计划协议和报价中，凭证类型确定可创建与时间相关的条件还是与时间无关的条件。您可以在定制中为凭证类型设置时间相关的条件标识，以启用要在计划协议和报价中维护的时间相关的条件。

报价：

计划协议：

PS：时间相关的条件：可以定义有效期间和等级。还可以指定价格范围（上限/下限）。