公文培训教程
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• 计划、总结、简报、章程、办法、调研 报告、讲话稿
公文的分类
• 按制发机关分：党、政、军、司法、企业、事 业、社会团体…...
• 按行文关系分：上行文、下行文、平行文 • 按机密程度分：国家秘密（绝密、机密、秘
密）；企业商业秘密（企业机密、企业秘密）； 普通 • 按时限要求分：特提件、特急件、急件、平件 • 按使用范围分：通用公文、专用公文 • 按公文文种分 • 按传送介质分：纸、电子（办公网、传真、安 全电子邮件）
理过程中形成的具有法定效力和规范体 式的文书，是依法行政和进行公务活动 的重要工具。
公文的特点
• 有鲜明的政治性、政策性 • 有强烈的权威性、约束性 • 有较强的时效性 • 有法定的作者 • 有特定的体例格式 • 有规定的收发文方式、知悉范围
公文的主要作用
• 领导和指导作用 • 规范和制约作用 • 宣传和教育作用 • 沟通和信息作用 • 依据和凭证作用 • 示范作用 • 史料作用
公文培训
2005年6月
目录
• 一、公文基础知识 • 二、OA系统就是全省办公系统的流程重组 • 三、公文草拟的示范 • 四、几种常用公文的写法 • 五、文件中的常见错误 • 六、主题词的标注方法 • 七、其他需要注意的问题 • 八、主要文件依据
一、公文基础知识
• 公文的概念 • 公文，就是公务文书，是国家机关在管
和参谋，机关单位工作状况的寒暑表。
• 性质：政治性，机要性，管理性，服务性，
信息性，规律性，程序性，被动性。
公文处理流程规范化的重要意义
• 公文处理必须按照规定的流程运作。 • 公文处理流程是根据机关、单位的组织系统、
领导关系、职权范围决定的，是从长期经验 和教训中总结出来的，体现了机关工作的客 观规律。 • 建立并实行科学公文处理流程，有助于发挥 机关正常的领导和管理职能，有利于提高工 作效率，可以避免行文混乱、指挥不灵、传 递迟缓、相互误解以至影响工作，可以防止 文牍主义，能够更好地发挥公文应有的作用。
公文的主体格式
• 公文的主体格式由公文标题、主送机关、 公文正文、附件、成文时间、公文生效 标识、附注组成。
1、公文标题
• 公文标题的三要素：发文机关名称＋公 文主题（事由）＋文种名称
• 一般可以省略发文机关。
• 上行文要冠发文机关，目前上报的为云 南省通信管理局、中国电信集团公司、 中国电信股份有限公司、省委、省政府。
公文处理的 定义 原则
• 公文处理指公文的办理、管理、整理（立 卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序 的工作。
• 在公文处理中应坚持实事求是、精简、高 效的原则，做到及时、准确、安全。
公文处理工作的任务、地位、性质
• 任务：收文管理，发文管理，文书存档和
利用，领导交办的其它文书处理事宜。
• 地位：机关单位工作的枢纽，领导的助手
• 上行文：下级机关向上级领导、指导机 关报送的公文，主要有报告、请示、意 见三种文种
• 抄报：上级领导、指导机关
• 下行文：上级领导、指导机关向下级被 领导、指导的机关发送的公文
• 抄发：下级部门
平行文
• 平行文 • 同一组织关系中的同级机关或者不相互
隶属机关之间互相递送的公文 • 抄送：XXX • 注意：公司部门之间不行文。
公文的分类
• 按照法定文件规定分为 法定党政公文
机关常用事务文书
法定党政公文
• 国务院2000年8月24日发布、2001年1月1 日实施的《国家行政机关公文处理办法》
• 13种公文 • 命令、决定、公告、通告、通知、通报、
议案、报告、请示、批复、意见、函、 会议纪要
机关事务文书
• 是国家机关为处理日常事务而制发的文 书
(五)公文格式
• 参照国家质量技术监督局《国家行政机关公文 格式》（GB/T 9704—1999）
• 版头部分
1、发文机关；2、秘密等级；3、紧急程度；4、 发文字号；5、签发人（上行文）。
• 行文部分
1、标题；2、主送机关；3、正文；4、附件； 5、印章；6、成文时间；7、附注。
• 版尾部分
1、主题词；2、抄送机关；3、拟稿部门；4、 会签部门；5、印发机关和时间。
3、公文正文
• 正文由开头、主体和结尾三部分构成 • 开头：是正文的导语，简明扼要地说明
制发公文的目的或者依据 • 主体：正文的中间部分，说明公文的基
本思想、说明意义、交待办法、提出要 求，标明目的等。 • 结尾：结束语
4、附件
• 附件标注方法 • 正文下空一行 • 空两个字 • 附件：1.×××
2.×××
5、成文时间
• 联合行文以会签日期或最后签发机关负责人签 发的日期为准成文日期即文件的生效日期
• 会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准； • 领导签发的，以签发日期为准； • 联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为
准； • 法规性文件以文件批准日期为准； • 一般电报、信函以实际发出日期为准。
公文处理分类
公文处理
收文 （阅知、办理）
发文 （上行、平行、下行）
上级单位
不相隶属单位
（命令、通知、批复） （函、通知）
下级单位 （请示、报告）
通用公文
专用公文
传真电报 正式文件 签报 会议纪要 合同审批表 工作通报 其它
集团传真电报 部门传真电报wk.baidu.com
通用公文和专用公文
• 通用公文 指内容比较重要、格式完整、眉首有套 红的发文单位标识的公文。电子介质通 用公文的版式，应与纸介质通用公文的 版式保持一致。
• 专用公文 是指在一定范围内使用、具有特定文件 格式和处理程序的文件。
公文的行文关系
• 正确把握发文单位和受文单位的关系。
1、领导与被领导关系。 2、业务指导与被指导关系。 3、平行或不相隶属关系。
• 行文的方向和方式。
1、上行文
逐级行文、越级行文
2、下行文
逐级行文、多级行文、直达行文
3、平行文
• 上行文的公文标题结构：发文单位+关于 +事由+文种
2、主送机关
• 主送单位：公文的主要受理机关，是对公文负 有主办或者答复责任的机关
• 抄送单位：指除主送单位外需要执行或知晓公 文的其他单位，排列顺序与主送单位的排列顺 序相同。省公司部门不作为文件的抄送单位， 如需知晓公文内容，可根据需要抄发相关部门。 省公司部门文件如需抄送公司其它部门，应另 起一行，并在前面注明“省公司XXX部”。
公文的分类
• 按制发机关分：党、政、军、司法、企业、事 业、社会团体…...
• 按行文关系分：上行文、下行文、平行文 • 按机密程度分：国家秘密（绝密、机密、秘
密）；企业商业秘密（企业机密、企业秘密）； 普通 • 按时限要求分：特提件、特急件、急件、平件 • 按使用范围分：通用公文、专用公文 • 按公文文种分 • 按传送介质分：纸、电子（办公网、传真、安 全电子邮件）
理过程中形成的具有法定效力和规范体 式的文书，是依法行政和进行公务活动 的重要工具。
公文的特点
• 有鲜明的政治性、政策性 • 有强烈的权威性、约束性 • 有较强的时效性 • 有法定的作者 • 有特定的体例格式 • 有规定的收发文方式、知悉范围
公文的主要作用
• 领导和指导作用 • 规范和制约作用 • 宣传和教育作用 • 沟通和信息作用 • 依据和凭证作用 • 示范作用 • 史料作用
公文培训
2005年6月
目录
• 一、公文基础知识 • 二、OA系统就是全省办公系统的流程重组 • 三、公文草拟的示范 • 四、几种常用公文的写法 • 五、文件中的常见错误 • 六、主题词的标注方法 • 七、其他需要注意的问题 • 八、主要文件依据
一、公文基础知识
• 公文的概念 • 公文，就是公务文书，是国家机关在管
和参谋，机关单位工作状况的寒暑表。
• 性质：政治性，机要性，管理性，服务性，
信息性，规律性，程序性，被动性。
公文处理流程规范化的重要意义
• 公文处理必须按照规定的流程运作。 • 公文处理流程是根据机关、单位的组织系统、
领导关系、职权范围决定的，是从长期经验 和教训中总结出来的，体现了机关工作的客 观规律。 • 建立并实行科学公文处理流程，有助于发挥 机关正常的领导和管理职能，有利于提高工 作效率，可以避免行文混乱、指挥不灵、传 递迟缓、相互误解以至影响工作，可以防止 文牍主义，能够更好地发挥公文应有的作用。
公文的主体格式
• 公文的主体格式由公文标题、主送机关、 公文正文、附件、成文时间、公文生效 标识、附注组成。
1、公文标题
• 公文标题的三要素：发文机关名称＋公 文主题（事由）＋文种名称
• 一般可以省略发文机关。
• 上行文要冠发文机关，目前上报的为云 南省通信管理局、中国电信集团公司、 中国电信股份有限公司、省委、省政府。
公文处理的 定义 原则
• 公文处理指公文的办理、管理、整理（立 卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序 的工作。
• 在公文处理中应坚持实事求是、精简、高 效的原则，做到及时、准确、安全。
公文处理工作的任务、地位、性质
• 任务：收文管理，发文管理，文书存档和
利用，领导交办的其它文书处理事宜。
• 地位：机关单位工作的枢纽，领导的助手
• 上行文：下级机关向上级领导、指导机 关报送的公文，主要有报告、请示、意 见三种文种
• 抄报：上级领导、指导机关
• 下行文：上级领导、指导机关向下级被 领导、指导的机关发送的公文
• 抄发：下级部门
平行文
• 平行文 • 同一组织关系中的同级机关或者不相互
隶属机关之间互相递送的公文 • 抄送：XXX • 注意：公司部门之间不行文。
公文的分类
• 按照法定文件规定分为 法定党政公文
机关常用事务文书
法定党政公文
• 国务院2000年8月24日发布、2001年1月1 日实施的《国家行政机关公文处理办法》
• 13种公文 • 命令、决定、公告、通告、通知、通报、
议案、报告、请示、批复、意见、函、 会议纪要
机关事务文书
• 是国家机关为处理日常事务而制发的文 书
(五)公文格式
• 参照国家质量技术监督局《国家行政机关公文 格式》（GB/T 9704—1999）
• 版头部分
1、发文机关；2、秘密等级；3、紧急程度；4、 发文字号；5、签发人（上行文）。
• 行文部分
1、标题；2、主送机关；3、正文；4、附件； 5、印章；6、成文时间；7、附注。
• 版尾部分
1、主题词；2、抄送机关；3、拟稿部门；4、 会签部门；5、印发机关和时间。
3、公文正文
• 正文由开头、主体和结尾三部分构成 • 开头：是正文的导语，简明扼要地说明
制发公文的目的或者依据 • 主体：正文的中间部分，说明公文的基
本思想、说明意义、交待办法、提出要 求，标明目的等。 • 结尾：结束语
4、附件
• 附件标注方法 • 正文下空一行 • 空两个字 • 附件：1.×××
2.×××
5、成文时间
• 联合行文以会签日期或最后签发机关负责人签 发的日期为准成文日期即文件的生效日期
• 会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准； • 领导签发的，以签发日期为准； • 联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为
准； • 法规性文件以文件批准日期为准； • 一般电报、信函以实际发出日期为准。
公文处理分类
公文处理
收文 （阅知、办理）
发文 （上行、平行、下行）
上级单位
不相隶属单位
（命令、通知、批复） （函、通知）
下级单位 （请示、报告）
通用公文
专用公文
传真电报 正式文件 签报 会议纪要 合同审批表 工作通报 其它
集团传真电报 部门传真电报wk.baidu.com
通用公文和专用公文
• 通用公文 指内容比较重要、格式完整、眉首有套 红的发文单位标识的公文。电子介质通 用公文的版式，应与纸介质通用公文的 版式保持一致。
• 专用公文 是指在一定范围内使用、具有特定文件 格式和处理程序的文件。
公文的行文关系
• 正确把握发文单位和受文单位的关系。
1、领导与被领导关系。 2、业务指导与被指导关系。 3、平行或不相隶属关系。
• 行文的方向和方式。
1、上行文
逐级行文、越级行文
2、下行文
逐级行文、多级行文、直达行文
3、平行文
• 上行文的公文标题结构：发文单位+关于 +事由+文种
2、主送机关
• 主送单位：公文的主要受理机关，是对公文负 有主办或者答复责任的机关
• 抄送单位：指除主送单位外需要执行或知晓公 文的其他单位，排列顺序与主送单位的排列顺 序相同。省公司部门不作为文件的抄送单位， 如需知晓公文内容，可根据需要抄发相关部门。 省公司部门文件如需抄送公司其它部门，应另 起一行，并在前面注明“省公司XXX部”。