公文写作培训教材00020)

指示
指示他人进行某项工作， 开展某些活动，同意你 的见解或提供你的信息 等。
开头对受信人应具有吸引力，要生动，使人产生兴趣。 表述事实，要求或建议。当这些与某种利益相关时，使受信 者屈从。 清楚地指示受信者如何去做，鼓励克服困难，尽快完成任务。
进入技法概要总结表
文书沟通—技法概要
1． 写作准备阶段：
此致
敬礼 王海宾 2002年10月9日
进入研讨
模拟练习—一封拒绝的信
研讨（20分钟） •两人一组，互读信件。每个人独自阅读所发资料，按要求 填“分析表” 。10分钟 •团队内依次传阅每个人所写的信件，讨论并分别挑选出一 封写得最合适的，和一封相对最不合适的信。（注意上一 步“分析表”中的意见）5分钟 •团队将这两封信的分析表COPY到陈述纸上，代表宣讲并 给出综合评价。（陈述纸样板见后） 5分钟
规
6.“请示”必须一文一事；
则
7.下行职权范围和授权范围；
8.报刊发布，视为正式，依照执行。
2.2 公文写作的基本职业素质
为什么要加强职业素质训练？ 公文写作是一项职业性、政策性、业务性很强的工作，公文写作的好坏，不 仅直接关系到公文效用的发挥，也是领导思想和领导艺术的直接反映。
1.职业素质：
a.明确的方向、坚定的立场;
写作
写完后重读 修改文书，大胆删减 检查细节，确认无误
进入三种类型
检查
技法概要
▪目标:who,what,why ▪提纲：结构、策略 ▪整理：信息、需求
▪肯定、否定、指示
▪删减:无关信息、大幅度 ▪注意错误：语法、拼写、描述 ▪细节：标点、日期、称谓
类型
写作方式
技法概要
肯定
同意某种请示，提供一 个机会，或者是一些好 消息。
刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继我们上周的
电话谈话后，我很高兴再邮给您一本 我公司的最新宣传册。
你曾表示过贵公司对安装新型计算 机软件感兴趣，我相信我们的服务符 合你的要求，会让您满意的。
期待您的回音，并期望很快能和您 会面。
此致 敬礼 比尔盖茨 2002年10月1日
判别两封信的高下，并说明原因 文字沟通分析
3
词句
词句：
：
：
2
容易引人 修正：
容易引人 修正：
误解的词
误解的词
句：
句：
1
信中写了多少句话， 信中写了多少句话，数
法定作者：依宪法和有关法律、法规规定成立的并能以自己 的名义行使法定的职能权利和负担一定的任务、义务的机关、 组织或代表机关组织的领导人。 行文单位：在职权范围内制发公文的机关、部门或单位，称 为行文单位。 公文的制发：起草、核稿、签发等程序。 公文的签收：收到登记、分办、批办、承办、催办等。
公文的分类：
公文写作培训
目录
开篇: 公文沟通是一种文化 第一章：公文沿革与公文沟通理念 第二章：公文的概要 第三章：公文写作的基本技巧 第四章：实战篇-常用公文的写作
开篇: 公文沟通是一种文化
I. 公文沿革与公文沟通理念； II. 公文基本概述 III. 公文写作基本技巧
第一章：公文沿革与公文沟通理念
进入模拟练习
文书沟通—模拟练习
创建文字沟通分析表 一封拒绝的信
进入创建文字沟通分析表
主要受信
人
肯定？ 否定？ 指示？
文字沟通分析表
模拟练习
直接写的？ 受信人重
回复的？ 要度排序
写给受信人 加以何种 的困难程度 注意 排序
备注
填写时，把精力集中在最常用的文字沟通材料上---信件、便条、备忘录等。 练习时至少填写三个主要受信人，现实工作中要填写所有的。 用10分钟独自填写。
写信者不原 费神查明联 系人
语意含糊
语法错误与 错别字
无关信息
文书过长
亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找
一家公司为贵公司所有部门 安装新电脑。我确信作为一 个完全能令人放心的公司， 我公司定能被指派。不管我 们在贵公司业务方面经验有 限，曾经为您服务过的人说 我们能胜任此项工作。我是 个非常热请的人，对于与您 相会的可能性，除非另行通 知，我在周一、周二和周五 下午不能拜访你处，这是因 为……
直截了当地给接受者好消息，使之高兴。 然后解释这个好消息，消除接收者可能产生的疑问。 用好祝愿来结束文书，使受信人知道，你在分享他的愉快。
否定
对要求的一种否定，或 者是一个坏消息。
开始以自然渐进的方式叙述，为受信人接受坏消息先行铺垫。 给出坏消息之前给出一些背景方面的信息，进行暗示，使之 有思想准备。 给出坏消息，要清楚、准确。不能使人产生误解。 用良好的祝愿结束，不要为坏消息做任何辩解。
2002年10月1日
知道此信发 给谁 说明写信原因
表明积极的态 度
暗示下一步应 采取的行动
只写了一页
内容清晰，态度乐观，简明扼 要，切中要害，。
进入技法概要
▪掌握写作过程中每个环节的要点 ▪掌握三种文字类型的特点和写作方式
进入三种类型
重温写作过程
整理写作思路，考 虑文书内容
准备 准备 再准备
一口气写完
文 2.上行文：指下级向所属上级主管部门的行文。
方
1）逐级上行文。2）多级上行文。3）越级上行文。
式 3.平行文:指同级或不相隶属，没有领导与指导关系单位之间的行
文。 1.尊重职权,不越级行文；
2.协商一致或经裁决后下文；(小抄)
2-
3.正确主送和抄送；
行
4.主送与公文名称相呼应；
文
5.联合行文必是同级；
总结和结论
错别字
尽量生动
过长
进入示例练习
练习
目标：判别两封信的高下，并说明原因（10分钟） 形式：团队讨论、形成理由、代表陈述。（3分钟）
亲爱的先生/女士： 我已经间接获悉您在寻找一家
公司为贵公司所有部Baidu Nhomakorabea安装新电 脑。我确信作为一个完全能令人 放心的公司，我公司定能被指派。 不管我们在贵公司业务方面经验 有限，曾经为您服务过的人说我 们能胜任此项工作。我是个非常 热请的人，对于与您相会的可能 性，除非另行通知，我在周一、 周二和周五下午不能拜访你处， 这是因为……
（我想利用这份文书做什么？）
传递信息
下达指示
解释事情
事后补遗
进入写作过程
制定语气和修辞策略
整理写作思路， 考虑文书内容。
一气呵成
写完重读
大胆删减
检查细节， 确认无误。
写作过程技巧
八要与八不要
目的要明确
随意开始
信息要全面
写写停停
行文要简短
被动句
使用短句
双重否定
强调最重要的
长句
段落分明
无关信息
b.敏锐的洞察力和鉴别力。
c.保密纪律。
知
2.政策理论水平:执行政策、理解政策、表达政策。
干
3.熟悉业务和工作情况
能
4.有较宽的知识面
5.有较好的文字功底
你最想得到的，是你最不想付出的。
第三章 公文写作的基本技巧
1-公文写作流程技巧 2-语言表达技巧 3-语言特点技巧
1-公文写作流程技巧
明确目的
表达不清，内容缺乏全面考虑， 错别字和标点错误，废话连篇。
刘云端先生，您好： 这是来自微软的信，继我
们上周的电话谈话后，我很 高兴再邮给您一本我公司的 最新宣传册。
你曾表示过贵公司对安装 新型计算机软件感兴趣，我 相信我们的服务符合你的要 求，会让您满意的。
期待您的回音，并期望很 快能和您会面。
此致 敬礼 比尔盖茨
进入陈述纸样板
合适的信
陈述纸样板
相对不合适的信
模拟练习—一封拒绝的信
是否清楚地表达了 是否清楚地表达了自
6
自己的目的？
己的目的？
信的结构是否符合 信的结构是否符合前
5
前面所讲的要求？ 面所讲的要求？
换种方式表达是否 换种方式表达是否效
4
效果更好？
果更好？
不常用的 替代词句： 不 常 用 的 替代词句
思考：写给谁？写什么？为什么？ 提纲：主要点，使用索引卡 整理：按逻辑排列各要点的位置，去掉 无关信息。
3． 检查
① 是否表述准确。 ② 是否有不适当的描述。 ③ 有否文法、文字上的错误。关的 和重复的内容
2．写作过程
文字沟通有三种主要类型： ① 肯定型 直接给出好的消息 解释好消息 用好的祝愿结束 ② 否定型 用"缓冲"式的自然叙述开头 在给出坏消息之前加以解释 告诉坏消息 如果可能，建议某些可能的选择 用好的祝愿结尾 ③ 指示型 以一种具有吸引受信人注意力的叙述开始 表述建议或要求，及可能的利益 清楚地指示受信者应如何去做 鼓励克服困难，尽早完成工作。
公文是一种时代文化烙印！ 公文是一种时代的音符！ 公文是一种社会沟通模式！ 公文是一种职场沟通文化！
第二章：公文的概要
•公文的特点、分类、文种、行文规范 公文写作的基本职业素质
2.1公文的特点、分类、文种、行文规范
公文的特点：
① 有法定作者 ② 有法定的权威 ③ 特定的效用 ④ 有规范体式 ⑤ 有规定的处理程序。
1.命令（令）2.议案 3.决议 4.决定 5.指示 6.意见 7.通知 8.通报 9.公报 10.报告 11.请示 12.批复 13.条例 14.规定 15.函 16.会议纪 要 17.电邮文 18.QQ文
公文的行文规范：
1- 1.下行文：指上级对所属下级部门的行文。
行
1)逐级下行文。2)多级下行文。3)直达基层下行文。
•1993年11月21日 国务院办公厅 《国家行政机关公文处理办法》 12类13种 1.命令（令）2.议案 3.决议 4.指示 5.公告、通告 6.通知 7.通报 8.报请 9.请 示 10.批复 11.函 12.会议纪要 1996年5月3日 中共中央办公厅 《中国共产党机关公文处理条例》 14种 1.决议 2.决定 3.指示 4.意见 5.通知 6.通报 7.公报 8.报告 9.请示 10.批复 11.条例 12.规定 13.函 14.会议纪要
填写完毕后用5分钟在组内交换该分析表，可以讨论 问题：填完表后，你发现了什么？交换表后，你又发现了什么？
进入一封拒绝的信（钉书机）
模拟练习—一封拒绝的信
练习背景： 你是一名行政主管，收到了一位骨干员工的来信，他提出脱产进 修的要求，（内容见后） 而你必须写一封复信，信中你要拒绝他 的要求。 •请每个人用10分钟写完这封信。（请注意“准备、写作和检查”三步骤）
•1.命令（令）2.议案 3.决议 4.指示 5.公告、 通告 6.通知 7.通报 8.报请 9.请示 10.批复 11.函 12.会议纪要；13.意见 14.公报15.报 告16.条例 17.规定
文书模式是一种沟通文化!
办文
办事
办会
1.2 “文如其人”新解：
“子由之文实胜仆, 而世俗不知, 乃以为不如；其为人深不愿人知之， 其文如其为人。” ---宋·苏轼《答张文潜书》
尊敬的主管： 您好，我是质量控制员王海宾，已经在岗位上工作3年了。 我先后多次参加过公司内部组织的一些技能培训，这些培训对我的工作很有帮
助，使我深刻认识到知识对工作的重要性。因此，我希望能参加一次“6个西格玛” 管理的进修班，为期2个月，脱产进行。原因如下： “6个西格玛”是最近在制造业很受重视的质量管理方法， 作为主管质量方面的员工，我的质量管理知识已经陈旧，需要更新。 现在学习储备一些专业知识，可以有利于将来工作。 我多次提议公司举办类似培训，可是限于我们的能力，都没有举办。 这个为期2个月的进修班是省计委举办的，质量高，费用低，机会难得。 综上所述，希望您能够批准我的请求。
1）按来源分：①对外文件②收来文 件③内部文件
2）按行文关系分①上行文：（请示、报告、总结）②下行文： （指示、决定、通知、批复）③平行文：（函、简报）
3）按秘密程度：①秘密文 4）发文单位性质：①法规文件：②行政文件：③党的文件：④
件②普通文件③公布文件
业务文件：
5）按公文内容性质：①指挥性公文②规范性公文③报请性公文④知照性公文⑤记录性公文
何谓公文？
公文：是指各机关单位为了办理公务而形成的文件材料。 出现于东汉末年和三国时期。
• 原始社会：结绳记事； • 商代后期：甲骨文书； • 秦汉后：“书”、“奏”；
封建时代：
“制、诏、策、册、敕、教、令、谕、符、檄、旨”
民国：《公文程式》
“令、咨、呈、示、状、公函、布告”
中华人民共和国
1993年11月21日 国务院办公厅 《国家行政 机关公文处理办法》 12类13种； 1996年5 月3日 中共中央办公厅 《中国共产党机关 公文处理条例》 14种
按内容性质分
公文
指挥性 命令 指示 决定 意见 批复 政策性通知
规范性 条例 规定 办法 细则 章程 规则
报请性 报告 请示
知照性 公报 公告 知照性通知 通报 简报 函
记录性 会议记录 电话记录 会议纪要 大事记 值班日志
公文的文种
文种 ：公文名称统称文种。它是根据发文机关的权限、发文机关和收文机关之间的关 系以及发文的具体目的和要求而确定的。