基层检察院档案信息化关键问题探讨

基层检察院档案信息化关键问题探讨

摘要:使检察院的综合档案管理平台化、知识化和资源化,不但符合检察院档案管理部门的现实要求,文章主要探讨了检察档案信息化发展面临的现状、规范化处理流程和需注意的关键问题。

关键词:档案信息化基层检察院文书档案

目前,档案管理工作是检察机关重要的基础性工作之一,基层检察系统的档案信息化工作明显滞后,检察档案信息化,就是以数据库、网络技术为基础,通过开发利用档案信息资源促进检察工作科学发展的现代检察档案管理工作模式。建设一个综合性的知识管理平台,用于检察院档案管理,可使检察院的综合档案管理平台化、知识化和资源化,不但符合检察院档案管理部门的现实要求,而且,符合检察院档案管理的发展方向,能全面、系统、安全、可靠的为检察院工作提供专有知识支持。

1 检察档案信息化发展面临的现状

把检察院档案分为文书档案、财务档案、声像档案、实物档案、基建档案、设备档案、司法鉴定档案、诉讼档案和电子档案等九大类,诉讼档案是检察院最为专业、也最为重要的档案类型。近年来,检察档案的种类和载体变化很大,特别是产生了光盘档案;早期档案纸张等出现了老化现象,亟待通过将其转换为电子文件加强保护。随着办案力度的加大,对检察档案的利用尤为重要。对于档案的利用主要有统

计分析工作,就是通过对各类卷宗材料的分析研究,了解案情、掌握犯罪心理、分析犯罪原因、撰写各类分析文章;立案监督工作,通过借阅往年的归档卷宗,获取重要立案监督线索;职务犯罪预防工作,通过借阅归档卷宗,深人调研剖析案件,开展个案预防专项预防等法制宣传工作;反贪侦查工作,通过借阅案卷,发现案件线索等。传统档案管理无法满足检察工作发展需要。通过检察档案管理模式的信息化,成为提高检察工作水平的重要手段。

2 加强基础设施建设是实现案件档案信息化的前提

档案信息化的基础设施主要指档案信息网络系统和档案数字化设备,这些是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件,只有建设先进的档案信息网络,才能充分发挥档案信息化的整体效益。选择相适应的软件至关重要,目前由中央纪委研发的《纪检监察机关案件档案管理系统》已在全国纪检监察系统推广。

3 严格检察档案的处理流程是关键

系统能同时管理检察院纸质实体档案和数字化档案,纸质实体档案存放位置图形化,管理手段科技化,提供黑匣子功能并可采用各种安全与可靠性措施,并且,由于内嵌流程管理模块,档案管理和档案数字化工作可全面流程化。

(1)取卷:从库房拿取需要数字化的纸质实体案卷,取卷时注意:准确记录所取案卷的物理存放位置,依次拿取,不要丢卷,确保案卷的完整。

(2)输入档案的档号、题名等信息,下一步进行更详细的案卷属性录入。

(3)拆卷:拆卷的含义是手工拆除案卷装订,如果纸质实体案卷信息已保存在系统中,还应执行取消注册功能,相当于在系统中执行拆卷操作。拆卷的注意事项:保证案卷的完整,检查是否有缺页、漏页及其它错误,正、副卷标注是否正确;保持案卷的清洁;拆开案卷,将案卷背面的封条小心撕干净,剪开装订线;取掉案卷中的金属物;将卷内文件一页页分开,对单面、双面等情况进行标注,以提醒扫描人员注意。

(4)录入卷内文件信息:一份案卷,可能有多册许多份文件,是每份独立扫描,而是将一册扫描为一个图像文件呢？可根据用户的管理需要考虑决定。

(5)扫描:对已录入相关属性的卷内文件进行扫描,并将扫描结果文件引入档案系统;系统内嵌扫描处理程序,可在录入卷内文件信息的同时直接调用扫描模块进行扫描(支持高速扫描仪),用户亦可使用其它扫描程序扫描文件,然后,再通过引入功能将扫描文件引入档案系统,系统还提供了专门的批量引入工具。

(6)档案数字化处理审批:系统内嵌流程模块,档案的质检与审批

等工作可流程化,还可采用可视化效果更好,与传统审批表格类似的流程表单来处理归档审批流程,流程表单可根据需要和喜好自主设计,可预先设计好流程模板和流程表单,供需要时套用,提交人亦可在提交审批流程时现场设置或修改,也可将档案定义以后的各项数字化流程,包括录入卷内文件信息、扫描、注册、装订等纳入数字化处理审批程序中,以记载更为详细的档案数字化过程。

(7)档案装订:对已完成扫描、索引、质检工序的案卷进行重新装订。对重新装订的案卷,必须检查案卷内的页数是否完整,有无顺序混乱,正反颠倒等现象,并加以整理。系统提供了案卷封面、备考表、背脊等格式的设计与打印功能。按原装订的孔重新将案卷装订,以左边和下边对齐为标准。对重新装订的案卷贴上封条并盖章。如有需要,系统容许将条形码、RFID等科技手段应用于档案管理。

(8)归档查验与注册:档案数字化处理工作完成后,档案管理员应审查核对整个数字化过程,确定数字化档案在系统中的最终存放位置,并运行档案注册功能,将该电子档案固定下来。

4 加强培训强化制度建设是保证

4.1 强化制度建设,使检察档案息化规范化

检察院要围绕档案信息化建设的发展,根据网上档案归档、借阅

程序和要求,修订《档案借阅制度》、《诉讼档案管理办法》、《文书档案归档制度》;考虑到档案信息数字化后,在利用时,所涉及的有关保密的问题,设置查阅权限、对《档案保密制度》等相关制度进行修订,进一步明确岗位责任和操作规程,加强了档案工作的有序运作,规范管理。

4.2 加强各级检察员的培训,强化档案竞识

为了促进档案工作人员业务知识的更新,强化各级检察员的档案意识,检察院要以教育培训为抓手,积极组织专职档案管理人员参加计算机技术、网络技术等现代信息技术的培训和“五五”普法基础读本的学习,更新知识体系,使他们能较快地掌握档案信息化的基础知识和基本技能。

参考文献

[1]李宾徐,林帆.基层检察院档案信息化建设的若干思考[J].上海档案,2011(4).

[2]林际平,李熙珉.检察档案信息化管理的应用及成效[J].上海档案,2007(11).

[3]王朝霞.谈如何完善检察机关档案规范管理[J].广东档案,2009(5).