销售与收款内控流程

注释： • 区域销售经理接获客户「订单」后，首先检查「订单」之各项条件齐全与否，订购内容是否清楚，
若有涂改应盖章确认 • 新客户需由业务部进行信用分析后报管理层审批确定定价和信用政策 • 常规订单由业务部经理审批，其余的需报管理层审批
业务部内勤
根据订单，草拟 销售合同
每月末，编 制合同明细
表
本部门存档， 并交财务部
备查
销售与收款内控流程——销售合同签订与复核的控制（1）
业务部经理
法务部（法务专员）
审批
否
是
不批准
对相 关法 律问 题进 行审
核
与客户签订 合用
递交各相关 部门备查
销售副总、总经理
审 批
不批准 批准
销售与收款内控流程——销售合同签订与复核的控制（2）
管理目标：强化客户资信管理，防范销售中的信用风险。规范赊销管理，提高公司市场竞争力
生产部处理 • 交货之规格、种类、数量应与客户订单、出库单上之内容一致 • 发票内容与送货内容须相符，并确认发票上的数量、金额与出库单、订单上的金额一致 • 注意有无跳开「发票」情形，空白及作废「发票」应适当保存，以便连号控制、勾稽
注释： • 以业务部与客户协调之交货日，为交期管理之管制基准 • 业务部通知仓库各批货品之交期、交货地点、货品种类等，并联系运送工具及货运单位 • 仓库在预定出货日期后，将准备交运货品打包好，预备装车工具，仓库依「出货单」出库，成品出
区域销售经理
客户 提出 投诉
单
否
业务部经理
联合
质检
部审
否
批
是是
否
权
否
限 内？是
与客 户商 讨提 出折 让方 案
是 客户退/换货单
是否
外销
单证 员办
是
退/换 货？
否
理手
册核
销
销售与收款内控流程——退/换货的控制（1）
销售副总、总经理
仓库
财务部
审 批
否
是
审
否
批
是
接外部 退库流
程
未开票 退货
是否已向客 户开发票
容 • 退货必须扣抵应收账款 • 内销销货折让必须经主管领导审批后办理。 • 内销销货折让应取得客户签章的折让证明单，并办理税务扣抵 • 所有退货必须先经质检部出具意见，最终审批权在公司管理层
注释： • 未开票业务仓库出具红字销售出库单，折让业务财务部出具红字销售发票，并依此调整账务 • 在外销退货时，财务部需办理出口退税已补税证明，单证员在海关办理核销证明，以便退回货品及
销售助理2
业务部经理
仓库
开出销售 发票
发货通知单
出库单
仓管员签字确认后，连 同发票和发运通知单
入账
仓管员签字确认后，连同发票和发运通知单
提交运输合同
送货单位
送货
客户签收 ，取得回
执
根据收款 核销计算
返利
财务部
登记发出 商品明细
账
记账复核 ，更新客 户明细账
、总账
根据合同 结算运费
留档
月末与客 户、区域 销售经理
接受客户订单 提出发货申请、退换货申请、折让申请等 确认收款日报表和实际入账单 及时收款及逾期货款催收
组织运输 负责出口单证的相关事宜 收取客户回执，结算运费
草拟销售合同 销售部内勤事务 编制合同明细表、合同档案等
客户 下单
销售与收款内控流程——订单处理控制（1）
区域销售代表
业务部经理（润总）
销售副总
关键控制点： • 合同必须经过法务部的审核 • 合同的最终审批权在公司管理层 • 合同应该递交各个相关部门备案
注释： • 业务部内勤根据订单和谈判情况草拟合同 • 业务部内勤月末应该编制合同明细表、合同台帐。
销售助理1 开销售清单 、配药检、 通知运输部
门 收到回执
与客户及 时对账
销售与收款内控流程——内销的控制（1）
管理目标：使订单的接受效率和处理效率提高，保证订单的有效性和完整性
关键控制点： • 接受订单核章手续必须齐全 • 订单涂改是否有盖章或注记 • 核准售价不能超过权限 • 在接受或装运新客户订货之前必须对其资信加以审查 • 区域销售经理与客户谈妥交易是否经客户确认，交期进度应列入控制 • 单位售价、总价等计算是否正确 • 优惠条件与公司规定应符合
关键控制点： • 负责应收款账目的人员不得兼负账单处理或汇款责任 • 应收账款明细账必须根据经核对的给客户的账单和汇款为依据予以记录 • 应收账款明细账必须按月与总分类账调节。应妥善处理任何差额。该项调节应经上一级会计主管人
员批准 • 应收款账龄分析必须由财务部审查，以查清有无异常或严重的拖欠账款项目。账龄分析必须准确无
职责
高级管理层
审核重大销售项目 审批报价 批准销售合同 退货、折让业务的最终审批权 负责与客户签订销售合同
财务部
登记更新发出商品明细账、应收账款明细账等于销售有关的账务
处理与发票有关的业务
定期与客户和客户经理对账
有关退货的相关账务处理
编制应收账款分析表，督促区域销售经理催讨应收账款 对于逾期的应收账款提交管理层审批是否核销，办理核销事务 确定客户信用
时入关 • 外销退货时单证员指定货代告知客户，以便客户及时退回货品
区域销售经理
根据合同及销售发 票、发运单等及时 与客户对账，根据
账期及时催收
催收
销售与收款内控流程——应收款及收款入账的控制（1）
应收会计
出纳
财务总监
总经理
根据销售发票登记 应收账款明细账及
账龄情况
收款， 填日记
账
更新应收账 款明细账
接单
否
否 否
同 意？
是
订单内 容Baidu Nhomakorabea否 齐全
是
是否 新客 户
是，提交客户资料，由上级审批
报价送交 客户
形成订单
是
否
常
否
规
是
订 单
根据账期及商业政 策进行审核
审
核
否
销售条 件
根 据 权 限 审 批
否
总经理
形成报价及信用 政策
超越权限，报送总 经理审批
审 批
是
否
形成产品 价格统计
表
销售与收款内控流程——订单处理控制（2）
月末与区域销售 经理应收账款与 发出商品对账， 每年与客户函证 对账不少于两次
对账不 符
财务部联合 客户经理调 查原因，提 出处理意见
形成应收账 款分析表
核销
是
审是
审
批
批
否
否
是 否 逾 期
否
是 否
是否 核销 审批
销售与收款内控流程——应收款及收款入账的控制（2）
管理目标：控制应收账款，加快资金周转，提高公司财务管理质量。加强欠款追收，减少呆账、坏账损 失，提高公司经营利润。
注释： • 外贸销售助理根据需发送货物的情况订船或航班 • 外贸销售助理订船或航班后交给仓库部门进仓通知 • 开船或起航后外贸销售助理将提单邮寄给客户，并电告客户，以便其及时提货结款 • 外贸销售助理每月底应该编制本月与外贸公司发生的费用的明细表，包括发票到已付款、发票未到
已付款、发票到未付款、发票未到未付款等项目，并及时交财务部以便核对账目
对账
更新发 出商品 明细账
销售与收款内控流程——内销的控制（2）
管理目标：发货及时，账务记录准确，开票控制严格
关键控制点： • 受订交货应列进度表控制，必须准时交货，如有逾期，应检讨未交货原因，并提出改善对策 • 生产车间对于客户要求之交货日期，如无法于预定日期完成，或无法依排程制造时，必须实时反映
业务部经理（济民堂）
审批发货通知单 审批权限内的退货申请单，权限外的审批后提交高级管理层审批
销售与收款内控流程——相关部门人员职责（续）
职位
质检部 仓库
业务部区域销售经理
业务部、外贸部单证 员
业务部、外贸部内勤 人员
职责
检验退货货物质量
货物出库事务处理 退货入库事务处理和开制红字销售出库单 库存货物账务处理
附件1-1
销售与收款内控流程
浙江济民制药股份有限公司
销售与收款内控流程——说明
目标：加强公司销售与收款管理，规范销售与收款的作业程序
范围： • 本程序适用于股份有限公司的销售与收款管理 • 本程序与公司财务管理制度相衔接 • 本程序与公司存货管理程序相衔接
销售与收款内控流程——相关部门人员职责
职位
误，不得歪曲客户债务种类 • 逾龄账款是否查明原因，逾期账款如需核销必须经公司管理层审批 注释： • 会计人员根据出货单财务联以及发票，分别登入客户应收账款明细账 • 出货单客户联经客户签收后，交由区域销售经理按时收款。 • 月末与区域销售经理就应收账款与发出商品项目进行对账，每年与客户函证对账不少于两次，如果
否
是
是否能 退发票
是 否，取得退货证明
收到客 户发票
补货处 理
开红字 销售发
票
账务处理 办理出口退税补税，账务处理
折让处理
销售与收款内控流程——退/换货的控制（2）
管理目标：尽量减少公司损失，账务记录准确，退货货品及时足额入库
关键控制点： • 退回货品须经检验合格后才能入库，并及时更新库存记录 • 客户投诉单必须经过相应权限的审批 • 退货之原发票应及时收回，每笔退货均交由财务部及仓储单位入账，对退换之货品应依规定调整内
库时依品名、规格不同登录库存明细账并及时更新 • 货到客户签收后，回执由业务部取回，交与财务部
外销业务员
出货申请表
销售与收款内控流程——外销的控制（1）
销售助理
生产部
匹配需求
与生产部沟通 协调生 产进度
仓库部
订船或 航班
发货到指 定仓位
报关
开船或起航时 获得提单
将提单、 发票交给 客户，并
记账
获得外贸 公司相关 费用发票
不符应即追查原因。 • 经出纳人员签收无误后交由会计人员冲账。 • 每月编制应收账款账龄分析表，并将超过一般周转期或规定期限尚未收现者，列表注明债务人、金
额及原因督促区域销售经理催收，尽量降低坏账风险。 • 核对应收账款明细各户与明细表、总分类账、暨有关凭证是否相符。
月底编制本 月与外贸公 司发生的费 用明细台帐
财务部
审核记账， 并更新客 户明细账、 总帐等 根据发票 付款，账
务处理 核对检查账
务记录
销售与收款内控流程——外销的控制（2）
管理目标：外销业务及时准确得到处理
关键控制点： • 接到外销申请时外销部需与生产部沟通，尽量控制插单情况的出现，以免打乱公司制定的生产计划 • 报关资料及时准确地准备 • 提单及时交给客户 • 外贸销售助理应该及时将外贸公司发票及时交财务部