试谈建立业务关系

第3章建立业务关系
实践地点：实验室
实践内容：1、寻找客户
2、撰写建交信函
3、与客户面对面接洽
时间安排：4课时
实践形式及方法：演示及动手操作
与外商建立国际业务关系的第一步是寻找客户，进而选择出合适的交易对象，建立业务关系，扩展国际贸易业务。

目前，实务操作中，进出口上选择交易对象的途径有以下几种：
1. 进口商选择交易对象的渠道：
➢通过产品品牌直接发现制造商
➢与合作的外贸公司或采购代理取得联系
➢查询自己公司积累的供应商数据库
➢行业杂志出版物
➢查询行业网站或在行业网站发布求购信息
➢查询黄页或黄页网站
➢与目标供应商国家的贸易促进机构或商会
➢参加展览会
2. 出口商选择交易对象的渠道
➢与大公司的采购代理接触、向知名贸易公司推销自己
➢向行业报纸杂志上刊登广告
➢利用搜索引擎寻找客户
对于刚开始没有收费平台、没有展会的外贸业务员来说，免费平台以及利用搜索引擎就是获取客户信息的重要途径。

例如：
根据客户的公司名字和联系电话，来开拓客户。

根据公司名字，在Google 上搜索客户的公司网站，找到客户的联系方式，重要的是找到电子邮箱或者电话。

➢目标国的黄页网站和工商目录
➢收费B2B平台
例如：
在阿里巴巴网站的首页，买家类目下，有一些买家发布求购信息，重点跟踪国外客户的求购信息。

这些国外的买家，一是本身有自己的工厂，是真正的国外的买家；二是国外的外贸公司，做中间的经销商，在阿里巴巴申请免费网站，其中，很多是潜在的买家。

针对这些卖家，一是在线直接与客户联系，推荐自己、与客户交流；二是进入其公司的网址，查看客户的联系信息。

➢通过国内外银行介绍国外客户
➢通过各种国际友好往来组织介绍
➢通过参加各种展销会以及出国考察的方式寻找客户
国际贸易业务中常用的B2B网站
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国际贸易业务中最常用的搜索引擎
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利用搜索引擎Google搜索客户信息
搜索方法：利用Google搜索客户信息的常用方法是“关键字+搜索方法”。

其中，“关键字”包括“产品名称+importers/distributors/supplier/price/etc，关联产品，客户邮箱，客户公司名字，关键字语言本地化，客户网址，竞争对手产品+网址+名字”。

搜索方法包括以下几种：
1.高级检索
2.多语言
3.图片
4.目录检索
通过前期的调查工作确定准顾客后，应对这些准客户进行调查。

调查的内容通常包括以下几点：
1. 调查准客户的业务性质
（1）资信调查的方式
➢通过国内往来银行，向对方的往来银行调查。

➢通过国内外的咨询机构调查。

例如：艾瑞市场咨询iRearch 、中智库玛、DisplaySearch、iSuppli、IDC、MCG、麦肯锡、罗兰贝格、科尔尼、波
士顿、埃森哲等。

➢通过国外商会调查。

➢通过我国驻外商务机构调查。

➢由对方来函自己判断调查。

➢要求对方直接提供资信资料。

（2）资信调查的内容
➢对客户背景的调查。

包括企业名称、企业的性质、创建历史、组织机构、主要负责人、分支机构、详细地址、联系方式、与我国的政治关系等。

➢客户的资信。

包括客户的资金和信用两个方面。

资金是指企业的注册资本、财产及资产负债情况等；信用是指企业的经营作风、履约能力等。

这是客户资信调查的主要内容。

例如，有些客户和我们洽谈上千万美元
的工程，但经资信调查发现，该企业的注册资本只有几十万美元，这类
客户就要引起我们的特别注意，如果需要进一步的合作，就需要对该企
业进行更深入的调查。

➢对客户经营范围的调查，主要指企业生产经营的商品和经营的性质。

➢对客户经营能力的调查，主要指企业每年的营业额、市场份额、销售渠道、经营方式、贸易关系、资金融通能力等。

➢此外，对于进一步合作的客户，还应该了解其经营战略、交易的愿望、采购惯例、谈判对手的身份、地位、谈判团队的人数、职务、年龄、分
工、性格、特长、爱好甚至其家庭和社会关系等相关情况。

对客户资信进行调查后，应建立档案卡备查，分类建立客户档案。

实训任务
选定一个出口行业，列举出尽可能多的获取客户信息的途径，并通过其中的某些途径，查询到至少两个具体的客户信息
2. 撰写建交信函
建立业务关系信函的内容
（1）告知对方我方获悉其行名地址、业务范围等的途径
（2）表示我方愿意与对方建立业务关系，进行交易和业务合作
（3）本公司的介绍、可提供的产品介绍、随附产品目录
（4）表达期待尽快与对方达成具体交易的热切愿望等
建立业务关系信函的结构
（1）告知对方获悉其行名地址和经营范围的方式
➢We have learned from the Commercial Counselor’s Office of your Embassy that …
➢Mr. Rice, president of Sunrise Garments Imp. & Exp. Co., has recommended you to us as a leading importer of …
➢We have obtained your name and address from the on the Internet.
➢Our market survey has shown that your are the largest importers of …
（2）说明建交的致函目的
具体而言，包括建立长期业务关系、扩大具体商品的进出口交易、拓展产品销路等。

➢We are writing to you in the hope that we can enter into long-term business relations with you.
➢We avail ourselves of this opportunity to write to you and see if we can establish business relations with you.
（3）介绍本公司
内容可以涉及公司性质、经营范围等基本情况及公司优势，如从业经验、货物供应、销售网络、产品售后服务等。

➢Specializing in the export of Chinese Leather Jackets, we wish to express our desire to trade with you in this line.
➢We are leading textile exporters, which enjoy high prestige in China.
➢We are a manufacturer of light industrial textiles, with a history of more than
30 years.
* Price list/price sheet, catalogue/brochure/pamphlet/booklet, sample-cutting book, sample, sales literature等常可主动或应要求随函附寄或另函寄送。

e.g. To give you a general idea of the various kinds of cotton piece goods now available for export, we enclose a brochure and a sample-cutting booklet.
（4）激励性结尾语句
如希望或感谢对方给予及时回应，盼望对方采取某种行动等。

➢Your prompt attention to our items will be highly appreciated.
➢We are looking forward to your early reply.
➢We are looking forward to your specific enquiries.
场景模拟
某日，阳光公司自澳大利亚驻华大使馆商务参赞处获悉，澳大利亚悉尼市Flushing大街56号的Nelson & Peterson有限公司（邮政编码94672）拟购买山地车，并想在中国内地寻求与其建立长期合作关系的客户。

得知此消息，阳光公司于2010年9月25日以商务函电的形式与澳大利亚
N&P公司沟通。

请扮演阳光公司的业务员为公司起草建交信函。

3.与客户面对面接洽
在国际贸易业务中，通过不同渠道联系到客户后，双方当事人如果有意建立国际贸易业务关系，则对一些重要的问题通常要会谈。

谈判的双方都希望通过会谈最大限度地满足自己的需求，因此组织会谈是否成功关系着业务的成功。

那么，对于组织者来说，在于客户面对面得接洽过程中需要做哪些必要的工作呢？
Step 1：选配参加谈判人员
人数规模
谈判小组的人数规模一般为：中小型国际商务谈判3~5人；大型国际商务谈判10~12人或更多。

人员构成
➢技术人员
➢商务人员
➢法律人员（可聘请）
➢财务人员
➢翻译人员（可聘请）
➢谈判领导人员
➢记录人员
人员分工
➢第一层次主谈人
主谈人是谈判的首席代表
➢第二层次谈判人员
懂行的专家、业务人员和翻译人员，是谈判的主力军
➢第三层次谈判人员
谈判工作中必须的工作人员。

如：速记员、打字员或其他服务人员。

他
们不是谈判的正式代表，但是谈判组织的工作人员，其职责是准确、完
整、及时地记录谈判内容
Step 2：安排布置谈判场地
谈判场地的选择要求
➢在交通/通讯方便的地方
➢场所应布置得优雅/舒适，具有较高的文化品位
➢场所应宽敞/舒适，具有良好的通风和采光条件
➢场所相对比较安静，避免外界干扰
➢场所应具备必要的办公设施，如：计算机，打字机，投影仪，录像设备等
座位安排
座位安排原则是“以右为大”，“距门远为敬”。

如图所示
Step 3：接待安排
在得知来宾抵达的确定日期后，应首先制定一个双方认可的议程安排表，把整个的谈判日程细化。

Step 4：注意谈判礼仪 1． 谈判着装
对国际商务谈判这种正规场合更是要求穿得传统、庄重、高雅。

对于男性，一般应穿西装系领带，一套非常合体的深色套服 ——通常是蓝色、灰色或黑色——会适合大多数国家，甚至包括出席谈判宴会或看演出。

对于女性，职业套装则是最佳选择，这在世界任何地方都适用。

男性切忌穿非正式的休闲装，运动装；女性切忌穿得太露、太透，也切忌佩戴太多首饰，适当点缀一、两件即可。

无论男性或女性，稀奇的发型、过分的化妆、大量的珠宝、浓浓的香水味都会损坏商务职业人员的形象，给外国商人送去错误的信号。

割草机谈判
中国某企业与德国一公司洽谈割草机出口事宜。

按礼节，中方提前五分钟到达公司会议室。

客人到后，中方人员全体起立，鼓掌欢迎。

不料，德方脸上不但没有出现期待的笑容，反而均显示出一丝不快的表情。

更令人不解的是，按计划一上午的谈判日程，半个小时便草草结束，德方匆匆离去。

事后了解到：德方之所以提前离开，是因为中方谈判人员的穿着。

德方谈判人员中男士个个西装革履，女士个个都穿职业装，而中方人员呢？除经理和翻译穿西装外，其他人有穿夹克衫的，有穿牛仔服的，有一位工程师甚至穿着工作服。

事例分析：德国是个重礼仪的国家，德国人素以办事认真而闻名于世。

在德国人眼里，商务谈判是一件极其正式和重大的活动，中国人穿着太随便说明了两个问题：一是不尊重他人；二是不重视此活动。

既然你既不尊重人，又不重视事，那还有必要谈吗？所以，德方在发现中国人服饰不规范时脸上出现不快，并且提前离去就不足为奇了。

2． 行为举止
握手是中国人最常用的一种见面礼，也是国际上通用的礼节。

握手貌似简单，但这个小小的动作却关系着个人及公司的形象，影响到谈判的成功。

握手的力度。

中国人初次见面，通常是握到为止，一般不会过重。

而欧、美人则喜欢用力握对方的手，握得太轻则被认为是软弱、没有信心的表现。

握手的时间。

握手的时间不宜太长，也不宜太短，国际上通用的规范是三秒钟左右。

但老朋友重逢，或谈判中达成了一项重大协议，或谈判成功签字后，握手的时间可略长。

握手的顺序。

女士先伸出手，男士一般不先伸出手。

在场人员较多时，要稳步寻找握手对象，防止交叉握手、争手的情况发生。

握手时伴随的动作。

握手时，双眼要正视对方，面带微笑，以示致意；不可东张西望，
1 2 4 6 1 3 5 7 正 门 主方首席 翻译
客方首席
副谈判
或面无表情。

东张西望显示心不在焉，面无表情显示不友好，二者都缺乏对别人的尊重。

当然，在有些国家见面时并不握手，譬如日本常采用鞠躬的方式，泰国采用双手合十的方式，法国人采用亲吻的方式，阿根廷人不仅亲吻而且拥抱，男人亲吻女人，女人亲吻女人，但男人不亲吻男人。

而在大多数非洲国家中，习惯用身体打招呼—长时间地把手放在客人的肩上。

至于选择采用何种见面礼仪，应视不同文化而定，入乡随俗是上策。

左手引起的麻烦
某厂长去广交会考察，恰巧碰上出口经理和印尼客户在热烈地洽谈合同。

见厂长来了，出口经理忙向客户介绍，厂长因右手拿着公文包，便伸出左手握住对方伸出的右手。

谁知刚才还笑容满面地客人忽然笑容全无，并且就座后也失去了先前讨价还价的热情，不一会便声称有其它约会，急急地离开了摊位。

事例分析：在穆斯林国家，左手是不能用来从事如签字、握手、拿食物等干净的工作的，否则会被看作是粗鲁的表现，因为左手一般是用来做不洁之事的。

这次商务谈判失败，就是因为厂长不了解这一文化差异，而是用了对中国人来说可以接受的左手与对方握手。

实训任务
根据下列提供的背景资料，分析并书写建交函
本公司为美国新泽西州的国际食品香料公司，全称为International Flavors & Fragrances Inc., 网址为, 详细地址为1515 State Highway 36, Union Beach, NJ 07735, U.S.A., 出口部的电子邮箱为。

2010年8月5日，本公司从互联网上获悉中国的中粮集团（COFCO Limited）的名称地址，意欲与之建立食品香料的进出口业务关系。

其详细地址为：中国北京建国门内大街8号中粮广场A座9层，邮政编码为100005（Add.: 9th Floor, Tower A, COFCO Plaza, No. 8 Jian Guo Men Nei Ave., Beijing 100005, P.R.China）,网址为, 进口部的电子邮箱为Jack.Zhou@。

请为本公司出口部向中粮集团进口部及其进口部经理发一封建立业务关系的Email，主要内容可以涉及公司的介绍、可提供的产品介绍、随附产品目录，并表达期待尽快与对方达成具体交易的热切愿望等。