DMS系统操作手册

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作者：EDP-DMS产品研发组完成日期：2006-8-1
版本/状态作者参与者起止日期备注
目录
1.前言 (3)
2.系统简介 (3)
3.通用操作 (3)
3．1界面风格 (3)
3．2按钮说明 (5)
3．3控件说明 (6)
4.系统数据 (7)
4.1.专营店设置 (7)
4.2.部门设置 (8)
4.3.员工设置 (8)
4.4.权限设置 (9)
5.基础数据 (11)
5.1.公共数据 (11)
5.2.供应商 (14)
5.3.汽车品牌 (14)
5.4.零件仓库 (15)
5.5.零件目录 (18)
6.业务功能点 (20)
6.1.维修工单 (20)
1.1.1.维修工单 (20)
1.1.2.维修项目 (21)
1.1.3.需求零件 (23)
1.1.4.维修复核 (24)
1.1.5.维修结算 (25)
1.1.6.客户报销 (26)
6.2.应收账管理 (27)
6.3.零件维修领料出库 (28)
6.4.车辆维修退料入库 (29)
6.5.零件采购入库 (31)
6.6.零件采购入库退货 (32)
6.7.零件销售订单 (34)
6.8.零件销售出库 (35)
6.9.零件销售退货入库 (37)
6.10.零件库存查询 (39)
6.11.零件盘点 (40)
6.12.零件仓库台帐查询 (42)
1. 前言
本手册编制主要目的是让系统用户能通过阅读系统操作说明文档进一步熟悉系统，同时掌握更多的操作细节，另外本手册的对系统日常运行的各种规则及注意事项做了提列，以便于系统日后的顺利运行。

2. 系统简介
本产品适用于汽车集团客户、单店多品牌客户或单店单一品牌客户使用。

系统涵盖的业务范围包括：汽车维修业务、零部件进销存业务和财务收款业务。

系统将具有以下关键特性：
1、以统一的业务标准规范维修站内部维修、零件管理业务；
2、集中管理所有维修站的业务数据，保护业务数据的安全性，同时为其他系统
提供重要的业务数据来源；
3、将充分考虑业务人员对系统操作性、界面美观性、功能集成性等方面的要求，
在提高系统操作速度同时，并简化实际业务人员的操作强度；
4、在网络正常情况下，系统具有良好的运行稳定度，保证维修站业务的正常开
展；
5、整个系统易于升级、维护，减少维护人员日常系统维护工作强度；
3. 通用操作
3．1界面风格
基础数据界面：
（维修班组界面）业务功能界面：
（维修工单界面）
（零件销售订单界面）
3．2按钮说明
：点击后即根据当前界面的查询条件执行查询动作
：点击后即清除当前界面的查询条件
：点击后即可以登记一张新的单据
：点击后即可以修改原有已经登记的单据
：点击后即保存当前界面的数据记录
：点击后，将把单据的状态标记为审核，同时不允许修改该单据
：点击后即开始执行打印动作
：点击后即将界面网格中显示的数据导出到指定的文件
：点击后即退出当前作业界面
3．3控件说明
3．3．1日期控件
系统中日期选择的地方均可调出此控件，调出的方法是点击右边下拉框
（比如：），点击后控件会打开：
此时可选择日期、月份、年份来达到输入的目的。

3．3．2下拉列表控件
在单据登记中，涉及下拉列表的地方，系统使用到了下拉列表控件
（比如：），点击后控件会打开：
提供给用户选择下拉列表的数据。

3．3．3 网格编辑控件
在单据明细信息登记时，系统允许用户直接通过网格中输入数据的方式进行信息录入操作：如：（图1、图2 ）
（网格编辑图1）
（网格编辑图2）
当光标进入网格时，允许用户直接输入信息（如：数量、单价、折扣、费用、维修内容等等），完成后点击“保存”按钮即可保存网格数据。

*******************************************************************************请用户按以下步骤设置系统数据和基础数据后，方可正常使用DMS系统
******************************************************************************* 4. 系统数据
4.1. 专营店设置
Ø菜单路径
系统管理—专营店设置
Ø功能说明
此功能用于维护专营店的信息
Ø重点栏位
输入专营店编码、名称和专营店的LOGO（LOGO必须是JPG或BMP格式，打印报表中使用该LOGO）
Ø操作方法
按菜单路径点击进入专营店设置查询界面，双击网格中的记录，可以修改专营店信息；
4.2. 部门设置
Ø菜单路径
系统管理—部门设置
Ø功能说明
此功能用于维护专营店所属部门的信息
Ø重点栏位
输入部门编码、名称
Ø操作方法
新增：按菜单路径点击进入部门设置查询界面，点击“新增”按钮，新增部门信息；（必须在“可用标志”上打勾后保存，该部门记录才能正式生效）
修改：按菜单路径点击进入部门设置查询界面，双击网格中的记录，可以修改部门信息；
（如果要停用该部门记录，把“可用标志”去掉后，保存即可）
4.3. 员工设置
Ø菜单路径
系统管理—员工设置
Ø功能说明
此功能用于维护员工的信息
Ø重点栏位
输入员工编码、名称、所在部门、零件销售最低折扣、维修工时最低折扣、维修零件最低折扣和岗位
Ø操作方法
新增：按菜单路径点击进入员工设置查询界面，点击“新增”按钮，新增员工信息；（必须在“可用标志”上打勾后保存，该员工记录才能正式生效）
修改：按菜单路径点击进入员工设置查询界面，双击网格中的记录，可以修改员工信息；
（如果要停用该员工记录，把“可用标志”去掉后，保存即可）
4.4. 权限设置
Ø菜单路径
系统管理—权限设置
（权限分配界面）
（用户登录设置界面）
Ø功能说明
此功能用于维护员工登录系统的帐号、密码和用户菜单、按钮权限信息Ø重点栏位
输入员工登录名、密码,勾选用户的菜单、按钮权限
Ø操作方法
新增：按菜单路径点击进入权限设置查询界面，点击“加用户”按钮，新增系统用户信息（必须在“可用标志”上打勾后保存，该用户记录才能正式生效）；然后，在主界面中勾选该用户的菜单、按钮功能；
修改：按菜单路径点击进入员工设置查询界面，选择要修改权限的员工记录后，重新勾选用户的菜单、按钮功能；（如果要停用该用户登录系统的权限，点击“加用户”，在用户帐户界面中把“可用标志”去掉后，保存即可）
5. 基础数据
5.1. 公共数据
Ø菜单路径
基础数据—公共主数据—公共数据
（公共数据---查询界面）
（公共数据---维护界面）
Ø功能说明
此功能用于维护一些常用公共数据的信息
Ø重点栏位
输入编码、名称、可用标志
Ø操作方法
新增：按菜单路径点击进入公共数据查询界面，点击“新增”按钮，新增公共数据信息；
（必须在“可用标志”上打勾后保存，该公共数据记录才能正式生效）
修改：按菜单路径点击进入公共数据设置查询界面，双击网格中的记录，可以修改公共数据信息；（如果要停用该公共数据记录，把“可用标志”去掉后，保存即可）
****************************************************************************
公共数据清单如下
****************************************************************************
资源大类资源类型ID 中文名称内容描述
公共数据9001 经销商类型
公共数据9002 客户等级
公共数据9003 所属行业IT、金融
公共数据9004 证件类型身份证、工作证
公共数据9005 民族汉族
公共数据9006 学历
公共数据9010 岗位
公共数据9011 政治面貌
零件数据2001 零件报价-订单类别
零件数据2002 零件采购类型
零件数据2003 零件税率
财务数据4001 销售付款方式现金、刷卡、支票、转帐、按揭、免
费等
财务数据4002 采购付款方式现金、刷卡、支票、转帐、按揭、免
费等
维修数据3001 套餐类型
维修数据3002 预约单类型
维修数据3005 保险理赔单类型
财务数据5001 主机厂名称维修索赔用
财务数据5002 客户开票税率维修结算用
财务数据5003 保险开票税率保险结算用
财务数据5004 索赔开票税率索赔结算用
岗位数据说明
Duty ID Name code 系统标志备注
1000 整车销售员1000 1 整车部分
1001 整车销售经理1001 1 整车部分
1002 整车仓管人员1002 1 整车部分
1003 整车仓库主管1003 1 整车部分
1004 整车采购员1004 1 整车部分
1005 整车采购经理1005 1 整车部分
2000 零件销售员2000 1 零件部分
2001 零件销售主管2001 1 零件部分
2002 零件仓管人员2002 1 零件部分
2003 零件采购员2003 1 零件部分
3000 接车员3000 1 服务部分
3001 总检人3001 1 服务部分
3002 保险理赔员3002 1 服务部分
3003 保修鉴定员3003 1 服务部分
5000 财务出纳员5000 1 公共
9999 系统管理员9999 1 公共
5.2. 供应商
Ø菜单路径
基础数据—公共主数据—供应商
Ø功能说明
此功能用于维护零件供应商的信息
Ø重点栏位
输入编码、名称、地址、电话、联系人、可用标志
Ø操作方法
新增：按菜单路径点击进入供应商数据查询界面，点击“新增”按钮，新增零件供应商数据信息；（必须在“可用标志”上打勾后保存，该供应商数据记录才能正式生效）修改：按菜单路径点击进入供应商设置查询界面，双击网格中的记录，可以修改供应商信息；（如果要停用该供应商记录，把“可用标志”去掉后，保存即可）
5.3. 汽车品牌
Ø菜单路径
基础数据—整车主数据—汽车品牌
Ø功能说明
此功能用于维护汽车品牌的信息
Ø重点栏位
输入编码、名称、可用标志
Ø操作方法
新增：按菜单路径点击进入汽车品牌数据查询界面，点击“新增”按钮，新增汽车品牌数据信息；（必须在“可用标志”上打勾后保存，该汽车品牌数据记录才能正式生效）修改：按菜单路径点击进入汽车品牌设置查询界面，双击网格中的记录，可以修改汽车品牌信息；（如果要停用该汽车品牌记录，把“可用标志”去掉后，保存即可）
****************************************************************************
特别提示：
对于整车主数据中的“汽车车系”、“汽车车型”、“外观颜色”、“内饰颜色”等数据的录入、更新操作均和“汽车品牌”的操作类似，请用户注意参考。

**************************************************************************** 5.4. 零件仓库
Ø菜单路径
基础数据—零件主数据—零件仓库
（零件仓库---查询界面）
（零件仓库---维护界面）
（零件库位---维护界面）
Ø功能说明
此功能用于维护零件仓库、库位的信息
Ø重点栏位
输入编码、名称、可用标志
Ø操作方法
零件仓库新增：按菜单路径点击进入零件仓库数据查询界面，点击“新增”按钮，新增零件仓库数据信息；（必须在“可用标志”上打勾后保存，该零件仓库数据记录才能正式生效）
零件仓库修改：按菜单路径点击进入零件仓库数据查询界面，双击仓库列表网格中的记录，可以修改零件仓库信息；（如果要停用该零件仓库记录，把“可用标志”去掉后，保存即可）
零件库位新增：按菜单路径点击进入零件仓库数据查询界面，点击“库位”按钮，新增零件库位数据信息；（必须在“可用标志”上打勾后保存，该零件库位数据记录才能正式生效）
零件库位修改：按菜单路径点击进入零件仓库数据查询界面，双击库位列表网格中的记录，可以修改零件库位信息；（如果要停用该零件库位记录，把“可用标志”去掉后，保存即可）
****************************************************************************
特别提示：
1、一个零件仓库下面可以设置多个不同的库位
2、必须先设置仓库后才能设置库位信息
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5.5. 零件目录
Ø菜单路径
基础数据—零件主数据—零件目录
（零件目录---查询界面）
（零件目录---维护界面）
（零件替换件---维护界面）
Ø功能说明
此功能用于维护零件目录、替换件的信息
Ø重点栏位
输入编码、名称、零件流速、零件类别、零件属性、建议零售价、采购价、最大库存、最小库存、可用标志
Ø操作方法
零件目录新增：按菜单路径点击进入零件目录数据查询界面，点击“新增”按钮，新增零件目录数据信息；（必须在“可用标志”上打勾后保存，该零件目录数据记录才能正式生效）
零件目录修改：按菜单路径点击进入零件目录数据查询界面，双击零件目录清单网格中的记录，可以修改零件目录信息；（如果要停用该零件目录记录，把“可用标志”去掉后，保存即可）
零件替换件新增：按菜单路径点击进入零件目录数据查询界面，点击“替换关系”按钮，新增零件替换件数据信息；（必须在“可用标志”上打勾后保存，该零件替换件数据记录才能正式生效）
零件替换件修改：按菜单路径点击进入零件目录数据查询界面，双击替换件清单网格中的记录，可以修改零件替换件信息；（如果要停用该零件替换件记录，把“可用标志”
去掉后，保存即可）
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特别提示：
1、每一个零件的编码必须唯一
2、零件的助记码是以零件名称拼音首字母组合而成，助记码的限制长度为10位
3、建议设置零件的建议零售价、采购价、最大库存、最小库存等信息
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****************************************************************************
特别提示：
1、基础数据-维修主数据中的数据操作和以上介绍的基础数据功能点操作类似，此处不再赘述。

2、维修主数据中必须配置的数据有：维修类型、维修作业类型、维修班组、维修工人；****************************************************************************
6. 业务功能点
6.1. 维修工单
Ø菜单路径
接待管理—维修工单
（维修工单---查询界面）
1.1.1. 维修工单
（维修工单---维护界面）
Ø功能说明
此功能用于新建、查询、维护进厂维修的维修车辆工单信息
Ø操作方法
新增：按菜单路径点击进入维修工单查询界面，点击“新增”按钮，新增一张新的维修工单信息。

在车牌号中输入车牌号，系统将自动带出已经存在的车辆客户信息，接着输入服务代表、接车时间、行驶里程等工单信息后，点击保存；
修改：按菜单路径点击进入维修工单设置查询界面，双击网格中的记录，可以修改维修工单信息；
1.1.
2. 维修项目
（维修工单---维修项目维护界面）
Ø功能说明
此功能用于登记维修车辆涉及的维修项目、工时、工时费用等信息；
Ø操作方法
新增或修改：按菜单路径点击进入维修工单查询界面，选择某一维修工单后，点击“维修项目”按钮，在录入维修内容、工时、工时单价、工时费等信息后，点击保存；
删除：选择要删除的“维修项目”记录后点击删除按钮，确认后即可删除；
1.1.3. 需求零件
（维修工单---需求零件维护界面）
Ø功能说明
此功能提供给前台的维修接待人员用于登记初步确认需要用的维修零件，包括零件编码、名称、数量、单价、费用等信息；（此处登记的零件信息为需求零件信息，不是实际出库的零件信息，最终结算时以出库零件为准）
Ø操作方法
新增或修改：按菜单路径点击进入维修工单查询界面，选择某一维修工单后，点击“需求零件”按钮，在录入零件编码、名称、数量、单价、费用等信息后，点击保存；
删除：选择要删除的零件记录后点击删除按钮，确认后即可删除；
1.1.4. 维修复核
（维修工单---维修复核界面）
Ø功能说明
此功能提供给前台的维修接待人员用于登记已经完成车辆维修的复核信息，记录维修班组、工人等数据
Ø操作方法
新增或修改：按菜单路径点击进入维修工单查询界面，选择某一维修工单后，点击“维修复核”按钮，在录入维修班组、维修工人等信息后，点击保存；
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特别提示：
1、接车员只有登记了维修复核信息后，才可以进行维修结算
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1.1.5. 维修结算
（维修工单---维修结算界面）
Ø功能说明
此功能提供给前台的维修接待人员用于结算车辆维修的费用，并打印结算单提供给客户进行付款；
Ø操作方法
新增或修改：按菜单路径点击进入维修工单查询界面，选择某一维修工单后，点击“维修费用”按钮，在录入客户帐费用等信息后，点击保存；
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特别提示：
1、客户帐：表示客户应该支付的实际费用；
2、保险帐：表示保险公司应该支付的实际费用；
3、索赔帐：表示汽车主机厂应该支付的实际费用；
4、内部帐：表示专营店自己内部支付的实际费用；
5、打印单据也按客户帐、保险帐、索赔帐、内部帐四种帐类可以进行分别打印结算单，全
部帐类表示打印出所有帐类的结算单；
6、已经结算的单据不能再次进行修改或结算，只有反结算后才可以重新修改维修工单并进
行结算；
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1.1.6. 客户报销
（维修工单---客户报销界面）
Ø功能说明
此功能提供给前台的维修接待人员用于制作提供给客户进行报销的维修工单，其中的项目可以任意录入并保存打印，但是并不影响实际维修的内容，仅仅用于客户报销做帐用Ø操作方法
新增或修改：按菜单路径点击进入维修工单查询界面，选择某一维修工单后，点击“客户报销”按钮，在录入维修项目、维修零件、附加项目等信息后，点击保存；
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特别提示：
1、客户报销中记录的内容不影响专营店实际发生的维修内容，只用于客户报销用
2、在打印的单据中，可以导出到WORD文档后，重新编辑并打印；
3、车辆维修的流程是：维修前台登记维修工单—>录入维修项目—>仓库人员登记零
件维修领料出库—>出库单审核—>维修退料入库—>维修前台进行维修复核—>维修前台进行维修结算—>财务出纳员做维修工单收款—>维修回访；
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*****************************************************************************
特别提示：
维修业务中其他功能的操作均类似于【维修工单】中介绍的操作，此处不再赘述。

***************************************************************************** 6.2. 应收账管理
Ø菜单路径
财务管理—应收账管理
（应收账管理---查询单据界面）
（应收账管理---收款登记界面）
Ø功能说明
此功能用于财务出纳员登记需要进行收款操作的维修结算单据、零件销售订单等；
Ø操作方法
选择进行收款的业务单据：按菜单路径点击进入应收账管理界面，首先选择单据类型，点击查询，双击要进行收款操作的单据后，进入收款登记界面；
登记收款单：选择要收款的业务单据后，在收款登记操作界面中录入付款方式、收款金额、发票号码、本次开票金额等信息后，点击保存后。

************************************************************************
特别提示：
1、保存后的收款单据不能再进行修改，如需修改，请先到【收款查询】中作废该收款
单；
2、业务单据可以进行多次收款操作；
************************************************************************ 6.3. 零件维修领料出库
Ø菜单路径
入出库管理—零件维修领料出库
（维修领料出库---出库操作界面）
（维修领料出库---查询维修工单界面）
Ø功能说明
此功能用于登记需要进行维修领料出库的零件信息
Ø操作方法
导入维修工单：按菜单路径点击进入零件维修领料出库界面，首先点击“导入派工单”
按钮，查询需要进行零件出库登记的维修工单。

在车牌号中输入车牌号，系统将自动带出维修前台已经登记的维修工单信息，选择维修工单后，进入零件出库界面；
添加维修领料零件：导入维修工单后，在零件出库操作界面中录入出库零件，点击保存后，系统提示“保存成功，是否审核”，点击审核，系统才对当前库存数量进行扣减。

（提示：审核后的单据不能再进行修改）；
查询：如果零件领料出库单只是保存，但没有审核时，允许用户通过点击查询按钮，将原来保存的出库单调出来重新修改；
审核：只有审核后的出库单，系统才对当前的库存数量进行扣减，同时不允许修改已经审核的出库单；
打印：打印已经审核的出库单，如果出库单在当时操作时没有立即进行打印的话，请到【零件出库历史单据查询】中选择该单据重新进行打印操作；
6.4. 车辆维修退料入库
Ø菜单路径
入出库管理—车辆维修退料入库
（车辆维修退料入库---退料操作界面）
（车辆维修退料入库---查询领料出库单界面）
Ø功能说明
此功能用于登记需要进行维修退料入库的零件信息
Ø操作方法
导入出库单：按菜单路径点击进入车辆维修退料入库界面，首先点击“导入出库单”按钮，查询需要进行零件退料登记的维修出库单。

在车牌号中输入车牌号，系统将自动带出已经登记的维修领料出库单信息，选择领料出库单后，进入零件退料入库界面；
选择退料零件：导入领料出库单后，在零件退料操作界面中选择要退料入库的零件，输入退料数量后，点击保存后，系统提示“保存成功，是否审核”，点击审核，系统才对当前库存数量进行增加。

（提示：审核后的单据不能再进行修改）；
查询：如果零件退料入库单只是保存，但没有审核时，允许用户通过点击查询按钮，将原来保存的退料入库单调出来重新修改；
审核：只有审核后的退料入库单，系统才对当前的库存数量进行增加，同时不允许修改已经审核的出库单；
打印：打印已经审核的退料入库单，如果退料入库单在当时操作时没有立即进行打印的话，请到【零件入库历史单据查询】中选择该单据重新进行打印操作；
*****************************************************************************
特别提示：
1、【零件维修领料出库】和【车辆维修退料入库】功能是一对组合功能，实现对仓库库存零件的入出操作，凡是零件出库的零件，如果发生需要退料时，必须通过退料入库的方式对库存进行增减；
2、维修领料出库是以维修工单为前提才能进行登记，所以必须由维修前台开出维修工单后才能登记领料出库单；
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6.5. 零件采购入库
Ø菜单路径
入出库管理—零件采购入库
（零件采购入库---入库操作界面）
Ø功能说明
此功能用于登记需要进行零件采购入库的零件信息
Ø操作方法
选择供应商：在零件采购入库操作界面中首先先选择供应商，。

（提示：供应商数据的维护在【基础数据】-【供应商】中进行维护）；
添加采购入库零件：选择供应商后，在零件入库操作界面中录入采购的零件编码、名称、批次号、数量、单价、税率、仓库、仓位等信息后，点击保存，系统提示“保存成功，是否审核”，点击审核，系统才对当前库存数量进行增加，并计算该批次零件的成本价格。

（提示：审核后的单据不能再进行修改）；
查询：如果零件采购入库单只是保存，但没有审核时，允许用户通过点击查询按钮，将原来保存的采购入库单调出来重新修改；
审核：只有审核后的采购入库单，系统才对当前的库存数量进行增加，并计算该批次零件的成本价格，同时不允许修改已经审核的入库单；
打印：打印已经审核的采购入库单，如果入库单在当时操作时没有立即进行打印的话，请到【零件入库历史单据查询】中选择该单据重新进行打印操作；
6.6. 零件采购入库退货
Ø菜单路径
入出库管理—零件采购入库退货
（零件采购入库退货---退货入库操作界面）
（零件采购入库退货---查询采购入库单界面）
Ø功能说明
此功能用于登记需要进行采购入库退货的零件信息
Ø操作方法
导入入库单：按菜单路径点击进入零件采购入库退货界面，首先点击“导入入库单”按钮，查询需要进行零件退货登记的采购入库单。

在单据号中输入采购入库单号，系统将自动带出已经登记的采购入库单信息，选择采购入库单后，进入零件采购入库退货界面；
选择退货零件：导入采购入库单后，在零件采购入库退货操作界面中选择要退货的零件，输入退货数量后，点击保存后，系统提示“保存成功，是否审核”，点击审核，系统才对当前库存数量进行扣减，并重新计算零件成本价格。

（提示：审核后的单据不能再进行修改）；
查询：如果零件采购入库退货单只是保存，但没有审核时，允许用户通过点击查询按钮，将原来保存的采购入库退货单调出来重新修改；
审核：只有审核后的采购入库退货单，系统才对当前的库存数量进行扣减，同时不允许修改已经审核的出库单；
打印：打印已经审核的采购入库退货单，如果采购入库退货单在当时操作时没有立即进行打印的话，请到【零件出库历史单据查询】中选择该单据重新进行打印操作；
*****************************************************************************
特别提示：
1、【零件采购入库】和【零件采购入库退货】功能是一对组合功能，实现对仓库库存零件的采购入出操作，凡是零件入库的零件，如果发生需要退货时，必须通过入库退货的方式对库存进行增减；
2、采购入库退货是以采购入库单为前提才能进行登记，所以必须先开出零件采购入库单后才能登记入库退货单；。