电子文档管理程序

1 目的

为了加强公司电子文件的管理，确保公司各种电子文件科学有序的运行、传递，规范电子文件的归档和保管程序，特制订本规定。

2 范围

适用于本公司的电子文件运行、管理和归档工作。

电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数字形式储存于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

归档电子文件：指具有参考和利用价值，并作为档案保存的电子文件。

3 职责

3.1 综合管理部负责电子文件管理标准的制定，随时根据国家和行业标准更新公司电

子文件管理规范和相关设备。

3.2 负责各类电子文件的验收、整理、建库、光盘制作、保管、统计、提供利用等管

理工作。

3.3 负责购买、使用、维护电子文件保存利用的器具和设施。

4 工作程序

4.1 电子文件的归档类型

4.1.1 实体档案相对应的电子文件的归档范围和保管期限按照《文件控制程序》中

基本归档范围和保管期限执行。

4.1.2 各部门对电子文件采用可卸载归档方式，同纸质档案一并移交。

4.1.3 电子文件基本数据类型定义及其代码分别为：

文本文件（Text，代码T）

指使用文字处理软件生成的，由字、词、数字或符号表达的文件。文本文件

中除了存储有效字符信息（包括能用ASCII码字符表示的回车、换行等信息）

外，不包含声音、动画、图像、视频等其他任何信息。

图形文件（Graphic,代码为G）

指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和物理量如应力、强度

等用图标表示的图形等。计算机辅助设计（CAD）或绘图中产生的文件，如

设计模型、图纸、图画等即为图形文件。

图像文件（Image,代码为I）

指使用数字设备采集或制作的静态画面，如用扫描仪扫描的各种原件画面，

用数码相机拍摄的照片等。

视频文件（Video,代码为V）

指使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的二维、三维动画

等各种动态画面，如数字影视片、动画片等。

音频文件（Audio,代码为A）

指用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。用音频设备录入并转换为数字

形式的文件，采样频率是单位时间内的采样次数，主要有11KHZ（电话质量）、

22KHZ（FM调频收音机质量）和44KHZ（CD质量）三种。

数据库文件（Database,代码为D）

指在事务处理系统中单独承担文件职责，或者作为文件的重要组成部分出现

的数据对象。

计算机程序文件（Program,代码为P）

指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，是一种计算机软件。它的形成

过程一般是由程序员编写“源程序”输入计算机，通过相应的编译后执行，有

些还要经过连接程序才能执行。“源程序”能表明版权的归属，对于计算机软

件的开发者来说具有重要的保存价值。

多媒体文件（Multimedia,代码为M）

包含上述两种以上信息形式的文件为“多媒体文件”，这种文件使用多媒体技

术制作，具有复杂的结构，必须使用多媒体计算机复现。

文本文件推荐采用XML格式，现阶段可以收集PDF、RTF、TXT格式文档；

图像文件推荐采用TIFF或者JPEG格式；视频或者多媒体文件推荐采用

MPEG或AVI格式；音频文件推荐采用MP3或WAV格式。数据库文件应

能够以DBF文件格式或通过XML 文档进行数据交换。通过格式的电子文

档，各部门应收集一套形成或支持该格式电子文件的通用软件及其相关参数

手册、说明资料等。特殊的无法转换为通用格式的电子文件，应同时收集其

特殊的软硬件环境、压缩算法和其他相关数据。

4.1.4 规档的电子文件中应该包括《电子文件元数据表》，电子文件读目录，相关

软件及其他说明等，并附上《归档电子文件登记表》。

4.1.5 保管期限属于“永久”、“长期”的电子文件，必须制作至少一份该电子文件的

纸质文本同时归档，并建立准确、可靠的标识与之对应。

4.1.6 加密的电子文件归档前应做解密处理，明确其归档内容。归档电子文件名以

文件标题（包含副标题）命名。工程设计电子文件的命名应与相应图纸文件

的编号相同；如同一电子文件中含有数张图号图纸时，其命名应包含所有图

号，如：0801-J0302-061-2~5.dwg(包含了第2张~第5张共4张图号的图

纸)或0801-J0302-061-2、4.dwg(包含了第2张、第4张图号的图纸)；如同

一图号的图纸有数张，并相对应有数个电子文件时，其电子文件编号应加上

其张数，如0801-J0302-061-2（P1）.DWG、0801-J0302-061-2（P2）.DWG。

4.2 归档电子文件的检验与移交

4.2.1 归档移交部门应当于每年第一季度采用可卸载式归档方案将上一年度应归

档的电子文件移交给综合管理部。

4.2.2 归档电子文件的移交内容包括归档电子文件，电子文件元数据表及有关材

料。专用软件产生的电子文件原则上应转换为通用型电子文件，若不能转换，

必须将专用软硬件及相关技术资料送交综合管理部一起备案，并填写《专用

软硬件设备登记表》。

4.2.3 归档电子文件的移交前，文件形成单位必须认真检测电子文件，并由检测人

员填写《归档电子文件移交检验表》。检验表一式两份，一份由综合管理部

归档保存，一份由电子文件形成单位保存。检验内容包含：

可读性：确保电子文件能正常被计算机识别、运行，并能准确读出。

安全性：用杀毒软件检测归档的电子文件，保证电子文件未被病毒感染。

齐全性：按归档范围检查应归档电子文件全部归档。

完整性：检查每份电子文件与相应的纸质文件保存一致。

综合管理部按照归档范围与检验项目对归档电子文件逐一验收。验收合格

后，与相应的纸质文件一起办理移交手续。

4.2.4 向综合管理部移交的电子文件应一式两份，一套封存保管，一套提供利用。

4.3 归档电子文件的整理

4.3.1 归档电子文件的整理按照国家规定的要求进行整理。将带有归档标识的电子

文件进行分类。同一全宗内的电子文件分类方案应保持相对稳定。

4.3.2 把带有归档标识的电子文件进行分类、组盘。分类不宜过细，要适中。分类

有如下几种：

按年度、部门或问题分类；

按保管期限分类；

按文件格式分：文本文件、图像文件、图形文件、视频文件、音频文件、数

据库文件、计算机程序文件、多媒体文件等。

按文件类型分：计算机程序文件、数据文件。

按存储载体类型分：光盘、磁盘、磁带等。

4.3.3 在国家颁布电子文件著录标准之前，归档电子文件应按照《电子文件登记表》

的项目进行著录，其他著录项目根据各具体情况参考：制作环境（软硬件、

版本）、文件类型（图像、字处理文件）、文件名（包括扩展名）、文件来源

（终端号、驱动器号、路径名等）、背景信息（责任者、制作时间、修改时

间、迁移时间、相关文件）、存放载体的编号，并将著录结果制成机读目录

和纸质目录。

4.4 归档电子文件的存储、保管和利用

4.4.1 如有档案管理系统，其中归档电子文件存储在档案数据库中，综合管理部

每年对电子文件进行备份。

4.4.2 不在档案管理系统中存储，以及从档案管理系统中集中下载、脱机保管的

电子文件的存储，使用不可擦除型光盘作为电子文件的存储载体，并依据

《档案编制规则》标注档号。

4.4.3 光盘刻录一式两份，一套封存保管，一套提供利用。两套光盘分开保管。

4.4.4 光盘保管环境：环境温度在14℃-20℃之间，相对湿度在35%-45%之间；

远离热源、酸碱等有害气体和强磁场；光盘不得擦除、刻划、触摸盘片裸

露处，不得弯曲、挤压、摔打盘片，防止盘片沾染灰尘和污垢，避免阳光

直射。

4.4.5 光盘检测与维护：综合管理部要对存储电子文件的光盘每两年进行一次抽

样机读检查，抽检率不低于20%，如发现光盘损坏或出现问题，应该及时