高效会议PPT课件

信息沟通类会议场地布置
活页 纸架
投影 屏幕
活页 纸架
投影屏幕
活页 纸架
决策讨论类会议场地布置
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WHAT：议什么？
WHAT：议程
“会议讨论什么主题？” “议程有哪些？”
“每项议题的时间分配？”
制订议程注意事项
❖ 议程应提前分发，使与会者有备而来 ❖ 与会者可在会前及会议开始时合理提议增减议题 ❖ 重要议题应留有充分时间 ❖ 常规议题先讨论 (时间简短) ❖ 重要议题之间应穿插一些简单议题 ❖ 一次会议不要安排太多重要议题 ❖ 会前合理划分每个议题的讨论时间
WHEN&WHERE：何时何地？
WHEN，WHERE
“何时开会最有效达到会议目的” “在哪里开会最合适？” “座位如何摆放？” “需要哪些设备？” “需要哪些食物准备？”
WHEN&WHERE：何时何地？
避免：
❖ 在用餐时间开讨论决策型会议 ❖ 在临近下班时间仓促开会 ❖ 在刚上班时间开会 ❖ 在大家疲劳时间开会 ❖ 没有及时提前通知会议时间与地点 ❖ 在嘈杂地点开会
优点
缺点
面谈 会议 电话沟通 电子邮件 正式文件 简报/短片/ 海报/展架
❖可以利用现场气氛 ❖双向沟通
❖集思广益 ❖可当场看到对方的身体语言
❖方便 ❖双向沟通
❖费用低廉 ❖传播范围广
❖完整全面 ❖可以事前充分准备
❖生动形象，视觉冲击力强，印象深 ❖内容伸缩性强，可重复使用
❖面子作用 ❖传达范围有限
会议要素--会议角色及任务
回顾你以往主持的会议，你是否完成了：
❖ 主持人的任务 ❖ 协助人的任务 ❖ 记录人的任务
会议准备5WIH
WHY, WHO, WHEN WHERE, WHAT, HOW
以下情况，开会是种资源的浪费
❖ 主持人没有时间为会议作充分准备 ❖ 与会者没有时间为会议作充分准备 ❖ 必要人物不能出席 ❖ 会议没有时间对问题展开讨论 ❖ 书面形式比开会更有效
对低效率会议的抱怨
美国一项对高级管理人员的调查表明，人们不喜欢开 会的原因有：
❖ 跑题：
83%
❖ 准备不足： 77%
❖ 低效率： 74%
❖ 缺乏倾听： 68%
❖ 会议长度： 60%
❖ 缺乏参与： 51%
低效率会议的高成本
❖ 研究表明：主管人员平均投入会议的时间为总工作时间的30%，高 级管理人员甚至达到50%
地点：XX会议室 时间：8分钟 主持人：志愿者 记录人：志愿者 阐述人：志愿者
课前热身回顾
❖ 是什么行为和心态导致你们的讨论结果 ❖ 用一个比喻形容参加会议的心情 ❖ 用一个比喻形容主持会议的心情
界定“会议”
❖ 三人以上 ❖ 聚在一起 ❖ 展开有组织的讨论 ❖ 有效达到明确目的
会议和渠道沟通
沟通渠道
会议的作用
信息沟通类 决策讨论类
会议是由哪些要素组成的？
会议三维立体图
会议任务 会议程序 会议成员 会议成员--会议角色
会议要素--会议三维立体图
❖ 会议任务 Task ❖ 会议程序 Process ❖ 会议成员 People
会议要素--会议任务
❖ 完成会议既定的目标
会议要素--会议程序
❖须事先准备 ❖有可能出现混乱局面
❖可能误解 ❖看不到非语言的反馈
❖看不见非语言信息 ❖反馈慢
❖须多重审核 ❖不能及时获取反馈
❖制作时间及成本相对高 ❖需要专业人员协助
会议的独特优势
❖ 在有效沟通中，所传递的信息
❖ 55% 是通过身体语言传达的 ❖ 38％ 通过语调完成的 ❖ 7％ 是通过所使用的言辞传达的
“会议规则有哪些？”
6.高效会议
6-2 会议的基本步骤
Step1 Step2 Step3 Step4 Step5
Opening 把握状况 征求意见、方案 达成共识 Closing
阐明会议内容、目的
介绍详细的相关信息
寻求意见、商讨方案
就结论和执行方法 达成一致
回顾会议内容 确定跟进方法
6. 高效会议
开会具有电子邮件、电话、信函等方式 不可比拟的优势
会议的作用
❖ 发放消息型 Presentation Meeting
❖ 互通消息型 Information Sharing Meeting
❖ 解决问题型 Problem-solving Meeting
❖ 做出决定型 Decision-making Meeting
你以前主持的会议，哪些会议不该召开？举例说明。
WHY：会议的目的
WHY
“会议的具体目的是什么？”
会议主题≠会议目的！
➢ 会议目的：通过开会预期达到的结果 ➢ 会议主题：会议讨论的核心议题
WHO：谁？
WHO：关键人物
“谁参加？” “每个成员的独特作用”
考虑因素： ➢ 职位 ➢ 会议中发挥的作用 ➢ 会后发挥的作用
6-2 会议的基本步骤
Step1 Opening ・・・・・・阐明会谈内容和目的
・对出席者表示感谢 ・说明会谈的目的和重要性 ・说明议题的讨论进程（时间分配等）
Step2 把握状况 ・・・・・・说明详细的相关信息
・确认背景状况 ・寻求补充信息 ・总结
6. 高效会议
6-2 会议的基本步骤
Step3 征求方案 ・・・・・・征集意见、讨方案
❖ 有完整的会议过程，以便有效完成会议任务
会议要素--会议成员
❖ 充分发挥各成员的作用，创造积极的会议气氛
会议要素--会议角色
主持人
协助人
❖ 完成会议讨论任务
❖监控会议程序
❖ 确保会议达到预期 目的
❖ 确保高质量讨论内 容
❖贯彻会议规则/纪律 ❖确保与会者平等参与
记录人
❖ 笔录会议决议 ❖ 备份会议记录
制订议程注意事项
◇ 议题：关于「沟通技巧」培训的企划 ◇ 目的：构筑整体的培训内容 ◇ 出席者： ◇ 日時： ◇ 場所：
时间 9：00-9：30
会议项目
◇该培训所被期待发挥的作用 ・
◇与沟通技巧相关的能力要件确认 ・
◇今后的实施日程 ・
担当 ×× ○○ △△
HOW：怎么议？
HOW 用什么方法
“如何让大家作最好准备？” “哪些内容需提前通知？”
❖ 低效率会议掠夺你的时间 ➢ 每个会议均耗时 X 年均开会数量 X 会议有效率 ＝ ？
❖ 你主持的低效率会议掠夺别人的时间
低效率会议 ＝ “犯罪”
先开一个会 Things in Common
议题：找出小组成员之间肉眼无法观察到的8个共同点
目的：帮助参会人员增进相互之间的了解；融洽团队气氛；促进未来沟 通和关系的建立