会议组织与服务PPT课件

3 布置会场
5 后勤服务
4 会前检查
第三节 会中服务与管理
一、接站
机场 车站 码头
二、报到
登记 发放资料 引导
三、检验设备
空调 黑板 座椅 投影设备
四、会中服务
五、会议信息及 文字工作
接传电话送饮料会议记录
会议信息、简报，对外宣传， 小结、闭幕词
第三节 会中服务与管理
六、会议期间 后勤工作
吃 住 行 娱 安保
实训要求：
（1）学生分组讨论提出方案，对比方案，最后评出最佳方案。
（2）若上述会议时间均为3小时，与会人员每小时平均工资为20元，那 么会议的隐性成本各为多少？
知识链接
文山会海如何整治？
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实训要求： （1）按照实际情况演练做好召开中型会议的准备。 （2）每个小组完成一份会议预案供小组交流讨论。 （4）实训应分组进行。 （5）修改会议预案。 （6）实训总结。分学生自我总结和老师评价两部分。
实践训练 3000人的“五一”节劳动表彰大会和100人的环保产品研讨会，在安
2排.代会表议退退场场环节如何处理？
第一节 会务工作概述
一、会议
会务工作
二、Байду номын сангаас议的作用
交流信息 发扬民主 统一认识 传达决策
三、会议的类型
3
会议的类型
分类标准
类型
会议规模
特大型、大型、 中型、小型会议
会议内容 会议时间 会议范围
工作会议、专题会议 代表会议、学术会议
定期会议 不定期会议
国际性、全国性、区 域性、单位会议
会议手段
会议的保 密程度
传统型会议 电视电话、网络视
频会议
保密、内部、公开会 议
会议特点
会务工作
人数多少决定 会议类型
小型会议议程、日程、 程序三合一，安排灵活；
大型会议程序严格。
根据会议类型 决定讨论内容
召开会议时间 不一样
范围越大会议 工作越复杂
现代通讯设备 参与
内容不同，会务工作 重点不同。
准备工作、会议记录、 会后跟进不一样。
范围越大，涉及会议 生活服务工作越多，
越困难
会务工作与现代通讯 设工作的结合
注意保密
人员选择、文件保密
第二节 会前策划与筹备
赖祖亮@小木虫
2 会议形式
1 议题和名称
一、编制 会议预案
3 与会人员
5 经费预算
4 议程和日程
第二节 会前策划与筹备
2 会议通知
赖祖亮@小木虫
1 人员分工
二、落实 会议议案
案例导入：
More，会议还需
要准备什么？
• （1）确定会议场所 • （2）列出会议日程表 • （3）草拟会议通知 • （4）确定会议议题 • （5）准备会议资料 • （6）确定会议人数 • （7）确定会议时间
第八章 会议组织与服务
第一节 会务工作概述 第二节 会前策划与筹备 第三节 会中服务与管理 第四节 会后处理和服务技巧
案例分析 1.不良会议环境
下午2：30
暮春时节
中午聚餐时 都喝了点酒
会议室坐了162 人略显拥挤
躁动
2.主要领导漏车了
问题讨论：年轻的秘书在哪个环节出了问题把 主要领导落下了？如果你是带队秘书，如何防 止类似事件发生？
实践训练 东方大学要承办2012年全国高教秘书学会，学校准备投入10万元经
1费小.支组会持讨议这论承个。办会议，时间3天，地点在东方大学。拟份会议预案供会议筹备
七、主持会议 工作
注意议题、时间控制
第四节 会后处理和服务技巧
会 议 离善 送后 工 作
新 会 闻会 议 报后 文 道文 书 会书 整 议工 理 纪作
要
总会 结务 效工 果作 评总 估结
思考题
1．会议成本控制虽然是领导的责任，但是负责 会议筹备的是秘书，为了加强会议成本控制，秘 书应做好哪些工作？ 2．谈谈会议低效的原因及其危害。