会议组织与服务PPT课件
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会议服务PPT课件
会议资料包
整理并制作会议资料包，包括会议议 题、演讲稿、PPT等文件。
会议设备租赁与调试
租赁设备清单
根据会议需求租赁必要的设备， 如投影仪、音响、麦克风等。
设备调试
确保设备在会议前正常运行，解决 可能出现的技术问题。
备用设备
为防止设备故障，准备备用设备以 备不时之需。
会议场地布置与装饰
会场布局设计
根据服务内容
可以分为策划执行类、设 备租赁类、场地预定类等 。
根据服务对象
可以分为企业内训类、政 府机构类、行业协会类等 。
根据服务形式
可以分为线上类、线下类 等。
02
会议筹备
确定会议目的和议程
会议目的
明确会议的主题和目标，确保会 议内容与参会者的需求和期望相 符合。
议程安排
根据会议目的制定详细的议程， 包括主题发言、讨论环节、休息 时间和互动环节等。
会议服务的重要性
01
02
03
提高会议效率
通过专业的会议服务，可 以确保会议的顺利进行， 提高会议的效率。
提升参会体验
优质的会议服务能够为参 会人员提供更好的体验， 增强参会人员的满意度和 忠诚度。
促进交流合作
会议服务能够为参会人员 提供一个良好的交流平台 ，促进各方之间的合作和 业务拓展。
会议服务的分类
特殊饮食需求
考虑并满足参会人员的特殊饮食需求，如素食、 过敏等。
04
会议服务流程
接待与签到
接待
迎接参会人员，提供必要的指引和帮 助。
签到
核实参会人员身份，确保参会人员准 时到场。
现场管理
场地布置
根据会议需求，合理布置场地，确保参会人员舒适就座。
-会务安排(ppt课件)(ppt,课件)
1．会议的基本要素 什么会？
内容要素
干什么？ 几件事？
谁组织？
谁主持？
形式要素： 时间
地点
会议名称 议题
会议议程 会议组织者 会议主持人
与会人员
2．会议的种类
1）按规模分： 小型会议、中型会议、大型会议、特大型会议
2）按时间分： 常规型定期会议、非常规性不定期会议
3）按召开阶段分： 预备会议、正式会议
第八章 会务工作
第八章 会务工作
一、会议的含义和种类
1．会议的含义
指为达到某种目的，有组织有领导地召集 人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行 为过程，是各机关、团体进行议事决策的 一种重要手段。
经常商议并处理重要事务的常设机构或组 织，如全国人民代表大会，中国人民政治 协商会议。
一、会议的含义和种类
（二）材料发放 会议材料主要指：开幕词、工作报告等主题性材料； 议程表、日程表、与会人员名单、等程序性材料； 政策类、法规性文件； 科技论文、信息资料等。
工作原则： 多，集中放在材料袋， 报到时领取
少，放在席位上，
会议正式开始前发
送
第三节 会中服务
一、会场的组织与服务工作
（二）会场服务
主要工作： 引导入席、退席，茶水供应，指引与会者使用 会场设施，满足与会人员的临时需要。
第二节 会前筹备
一、拟定会议议程、日程
（一）会议议程、日程的内容 会议议程：为完成议题而作出的顺序计划，
即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。
会议日程：根据议程逐日做出的具体安排，以天为单 元，是会议全程活动和与会者安排个人时间的依据。
第二节 会前筹备
一、拟定会议议程、日程
（。 • 会场大小应与会议规模相符。每人平均2-3平米左右的
《会议的组织》课件
05
会议的礼仪和规范
会议的着装要求
商务正装
在正式的商务会议中，男士应着西装、领带 ，女士应着套装、裙子等正式服装。
休闲便装
非正式的会议可以选择休闲便装，但应避免 过于随意或暴露的服装。
配饰
适当的配饰如领带、手表等可以增添个人魅 力，但应避免过于华丽或夸张。
会议的礼仪和礼节
保持安静
在会议过程中，应保持安静，避 免交头接耳或使用手机等干扰他 人的行为。
《会议的组织》ppt课件
目录
• 会议的概述 • 会议的筹备 • 会议的进行 • 会议的后续工作 • 会议的礼仪和规范
01
会议的概述
会议的定义和目的
定义
会议是一种聚集多人在固定时间 和地点，进行信息交流、讨论和 决策的活动。
目的
会议的目的是为了解决特定问题 、达成共识、协调工作、分享知 识和信息等。
记录和反馈
与会者应做好会议记录，并在会 后及时反馈会议内容及讨论结果 。
01
02
准时到场
与会者应准时到场，如有特殊情 况应提前告知。
03
尊重发言人
发言人发言时应保持专注，不要 打断或插话，如有疑问或意见应 在发言结束后提出。
04
会议的语言和表达规范
使用标准普通话
在会议中应使用标准普 通话，以确保所有人都
会议总结
在会议结束后，及时对会议内容进行总结，包括会议的主题、讨论的重点、达成的共识等。
反馈收集
向参会人员收集对会议的反馈意见，包括对会议组织、议程安排、发言内容的评价等，以便改进。
会议的决议和行动计划
决议制定
根据会议讨论的结果，制定相应的决议，明确各方的责任和义务。
行动计划
高效的现场会议组织ppt课件
.
15
为反对而反对：
◇ 引导他全面周到的思考，而非先一味地反对。 ◇ 请他提出建设性意见及具体对策。
牢骚与抱怨：
◇ 适度同情，适当宣泄，帮其分析原因。 ◇ 及时转入会议主题。 ◇ 会后不忘善后工作，不可草草了事。
.
16
三、现场会议必须注重后续追踪
◆ 结束会议前一定要清楚告之后续追踪的方式，
1、包括谁该负责；
问题：有时领导会成为会议的第一！
8、合理控制预算
要学会分析并合理地使用预算。额外花费的钱应该首 先使与会者收益。
问题：不该、不配参加会议的人太多！
.
8
9、清晰而明确的沟通
清晰而明确的交流是整个项目成功的关键。想象你是 一个与会者，不了解内部的计划、程序或是后备工作，如 何在最短的时间内了解这一切呢？
.
4
一、现场会议管理的十个要素
1、必须确立明确的目标
为什么开会、目的、解决什么问题。
沟通传达信息、达成协议与解决问题、资源共享、监 督员工、协调矛盾、开发创意、动员激励士气、巩固权威 地位。
对任何一个公司而言，要想让会议开得有价值，必须 要有一个明确的目的。通过会议获取所需，提供给与会者 相应的价值，并且能回报投资。
.
2
管理中的会议：
计划—必须通过开会，来集思广益，形成最优化的计划； 组织—必须通过开会，来明确机构的职、权、利关系； 指挥—必须通过开会，才能进行具体的任务布置； 协调—必须通过开会，才能弥合分歧，纠正偏差； 控制—也必须通过开会，才能全面、系统地贯彻。
.
3
现场管理会议要：
● 讲究会议成本。 ● 注重会议召开的时机。 ※ 重要的、紧急的议题 ※ 需要集思广益的 ※ 无法私下协商的
《会议策划与组织》PPT课件
任务二 会议活动的基本要素
二、会议名称
• 要求概括并显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、
地点、范围和规模等。
必须用确切、规范的文字表达
• 如：“水城新津”杯四川饭店技能大赛 可口可乐（中国） 饮料有限公司2004年销售会议
任务二 会议活动的基本要素
三、会议议题 • 据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议必备的要素。
一、会议的种类
5、按会议的目的划分 • 说明会议 • 研究会议 • 解决问题会议 • 沟通协调会议 • 创意会议
任务三 会议的种类与工作原则
一、会议的种类
6、按会议的形式划分 • 圆桌会议、公开讨论会议、代表人会议、演讲型讨论、小组讨论、议会型讨论、头脑
风暴会议、远程电信会议 7、按会议的职级划分 • 股东会议、董事会、高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工会议、部门会议
六、会议的方式 • 为了提高会议的效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公会、座谈
会、观摩会、报告会、调查会、电话会等。
七、会议结果 • 会议结束时实现目标的情况。 • 实用范例：哈啤雪中送炭
• 欢迎来成都 参加《财富》论坛 • 2013年，成都将举办《财富》全球论坛这样高规格的国际会议，重点向国内外友人宣
2、实训要求
• （1）分小组讨论：造成会议出现这种结果的原因是什么？
• （2）班级讨论如何避免上述情况的出现？
任务三 会议的种类与工作原则
一、会议的种类
1、按会议的规模划分 • 小型会议 • 中型会议 • 大型会议 • 特大型会议
2、按会议内容划分 • 综合性会议 • 专题性会议
任务三 会议的种类与秋国庆双节出行 各地高速堵车大观” 2、实训要求 • （1）将班级分成多个小组，选取一名会议主持人。让每组的学生分别不同社会角色（如
《会议的组织》课件
会议方法与技巧
会议的方法
圆桌讨论、小组讨论、头脑风暴等。
会议的技巧
倾听技巧、提问技巧、引导技巧等。
结束语
会议组织者的职责和责任
确保会议顺利进行，促进讨论和决策。
未来会议的展望
希望通过今天的学习，大家能更好地组织和 参与会议，推动团队和组织的发展。
会议的准备工作
1
会议时间、地点、参会人员
ห้องสมุดไป่ตู้
2
确定
确定会议的时间和地点，并邀请相
关人员参加会议。
3
会议通知发出
4
及时向参会人员发出会议通知，提 醒他们出席会议并了解会议议程。
会议主题确定
明确会议的主题和目标，确保会议 有明确的议题。
会议议程制定
制定会议的详细议程，包括每个议 题的时间安排和讨论内容。
会议的主持与议程
主持人的职责与 技巧
• 确保会议秩序井然 • 促进讨论和决策过程 • 平衡各方意见和权
衡决策
会议议程的确定 与修改
• 根据会议目标调整议程 • 在会前和会中灵活
调整议程 • 确保议程内容充实有序
发言顺序安排
• 根据议程安排发言 • 平衡主题和话题的权重 • 鼓励多样性和相互尊重
会议的组织管理
会议记录与报告
记录会议讨论的要点和决策结果，并及时向参 会人员发送会议纪要。
参会人员离席与旁听
允许参会人员因特殊情况离席，以及邀请旁听 人员参与会议。
参会人员的发言
给予每个参会人员充分的发言机会，促进信息 和意见的交流。
会议效果评估
评估会议的效果和目标达成情况，为下一次会 议的改进提供参考。
会后工作与总结
1 会议纪要的撰写
会议服务流程培训PPT课件
可分为商务会议、学术会议、政府会议等。商务会议以企业 或组织内部的会议为主，学术会议则以学术交流和研讨为主 ，政府会议则以政府机构内部的会议和政策发布为主。
02
会议筹备阶段
确定会议主题
会议主题
确保会议主题明确，与会议目的 和参会人员需求相符合。
主题调研
在确定会议主题前，进行相关调 研，了解行业动态和参会人员需 求。
明确职责分工
确保团队成员了解自己的职责范围，并能够高效 地完成各自的任务。
建立沟通机制
建立有效的沟通渠道和机制，促进团队成员之间 的信息共享和协作。
强化团队意识
通过团队建设活动和培训，增强团队凝聚力和合 作精神。
定期培训与学习
定期培训
组织定期的培训活动，使服务人员能够及时了解行业动态、更新 知识和技能。
将会议中使用的讲义、报告等资料进行整理和归档。
要点二
发布会议纪要
根据会议内容和讨论，撰写会议纪要并发布给相关人员。
后续跟进与回访
安排后续活动
根据会议议题和讨论，安ห้องสมุดไป่ตู้相关的跟进 活动或任务。
VS
回访参会人员
对参会人员进行回访，了解他们对会议的 满意度和意见，进一步改进服务。
05
特殊情况处理
紧急情况处理
备用设备
准备备用设备，以备不时 之需，确保会议顺利进行 。
会议记录准备
记录人员
确定会议记录人员，确保记录人员熟 悉会议议程和参会人员。
记录内容
整理与归档
整理会议记录，形成完整的会议纪要 ，归档会议文件，方便后续查阅和使 用。
记录会议议程、参会人员名单、发言 内容、会议决议等。
04
会议后服务阶段
02
会议筹备阶段
确定会议主题
会议主题
确保会议主题明确，与会议目的 和参会人员需求相符合。
主题调研
在确定会议主题前，进行相关调 研，了解行业动态和参会人员需 求。
明确职责分工
确保团队成员了解自己的职责范围，并能够高效 地完成各自的任务。
建立沟通机制
建立有效的沟通渠道和机制，促进团队成员之间 的信息共享和协作。
强化团队意识
通过团队建设活动和培训，增强团队凝聚力和合 作精神。
定期培训与学习
定期培训
组织定期的培训活动，使服务人员能够及时了解行业动态、更新 知识和技能。
将会议中使用的讲义、报告等资料进行整理和归档。
要点二
发布会议纪要
根据会议内容和讨论，撰写会议纪要并发布给相关人员。
后续跟进与回访
安排后续活动
根据会议议题和讨论，安ห้องสมุดไป่ตู้相关的跟进 活动或任务。
VS
回访参会人员
对参会人员进行回访，了解他们对会议的 满意度和意见，进一步改进服务。
05
特殊情况处理
紧急情况处理
备用设备
准备备用设备，以备不时 之需，确保会议顺利进行 。
会议记录准备
记录人员
确定会议记录人员，确保记录人员熟 悉会议议程和参会人员。
记录内容
整理与归档
整理会议记录，形成完整的会议纪要 ，归档会议文件，方便后续查阅和使 用。
记录会议议程、参会人员名单、发言 内容、会议决议等。
04
会议后服务阶段
《会议服务与管理》课件
会议风险管理
总结词
预见并应对潜在的风险是确保会议成功的关键。
详细描述
在会议开始前，识别可能出现的风险，如技术故障、人员缺席等。制定应对策略，如备用技术方案、 人员替补等。同时，要密切关注会议进程，如有意外情况，及时调整计划。
05 会议效果评估与总结
会议效果评估方法与标准
评估方法
问卷调查、访谈、观察、数据分 析等。
01
02
03
确定会议主题
根据会议目的和目标，明 确会议主题，确保会议内 容与目标相符合。
设计会议议程
根据会议主题，制定详细 的会议议程，包括时间安 排、议题顺序、发言人等 。
制定会议日程
将会议议程转化为具体的 日程安排，包括时间、地 点、活动等，以便参会人 员了解。
会议地点选择与布置
选择合适的会议地点
在会议现场，合理摆放物资，方便 参会人员取用，同时保持会场整洁 。
03 会议服务内容与标准
会议接待服务
会议接待服务概述
会议接待服务是会议服务与管理 的重要组成部分，主要负责迎接 与会人员，提供必要的协助和安
排。
接待流程
包括机场、火车站接送、酒店入 住、报到注册等环节，确保与会
人员顺利抵达并开始会议。
THANKS FOR WATCHING
感谢您的观看
详细描述
会议通常是由组织或个人发起，旨在促进交流、讨论和决策，以实现特定的目标 或目的。根据不同的分类标准，如参与人数、会议形式、会议议题等，可以将会 议分为多种类型，如公司年会、产品发布会、学术研讨会等。
会议服务与管理的重要性
总结词
会议服务与管理对于确保会议的顺利进行、提高会议效率和 质量具有重要意义。
新编秘书实务课件-第5章 会议组织与服务(第3版)-精品文档
第五章
会议组织与服务
学习目标 引入案例 主要内容 本章小结
案例分析
实践训练
第五章
会议组织与服务
主要内容
第一节 第二节 第三节 第四节 会议概述 会议筹备阶段的会务操作 会议进行阶段的会务操作 会议结束阶段的会务操作
第五章
会议组织与服务
学习提示
（一）学习目标
了解会议的作用与要素 掌握会议前期的准备工作 掌握会议期间的服务工作 熟悉会议结束的善后工作
第五章
会议组织与服务
小知识
西方国家组织会议议程要点 西方国家组织会议的议程就可能包括下列各项中的几项或全部： 标题：会议名称加“议程”二字。 正文：时间、内容、责任者（讲话人、主持人等） 、会址、方式、 注意事项等。 会议议程顺序一般如下： 1．宣布议程。 2．宣读并通过上次会议的备忘录。 3．财务主管报告。 4．其他报告。 5．复议旧的议题。 6．讨论新的议题。 7．有关人事任命。 8．提名并选举新的负责人。 9．通知有关事项。 10．宣布休会。
三、会议活动的基本要素
会议结果 会议方式 会议人员
会议活动的 基本要素
会议地点
会议名称
会议时间
会议议题
第五章
会议组织与服务
第一节 会议概述
1．会议人员 会议人员是指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议 主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。 （1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办 者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。 （2）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列 席成员、特邀成员、旁听成员。 （3）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员 和会议服务人员等。 课堂分析：分析第111-112页案例，找出各类会议人员。
会议组织与服务
学习目标 引入案例 主要内容 本章小结
案例分析
实践训练
第五章
会议组织与服务
主要内容
第一节 第二节 第三节 第四节 会议概述 会议筹备阶段的会务操作 会议进行阶段的会务操作 会议结束阶段的会务操作
第五章
会议组织与服务
学习提示
（一）学习目标
了解会议的作用与要素 掌握会议前期的准备工作 掌握会议期间的服务工作 熟悉会议结束的善后工作
第五章
会议组织与服务
小知识
西方国家组织会议议程要点 西方国家组织会议的议程就可能包括下列各项中的几项或全部： 标题：会议名称加“议程”二字。 正文：时间、内容、责任者（讲话人、主持人等） 、会址、方式、 注意事项等。 会议议程顺序一般如下： 1．宣布议程。 2．宣读并通过上次会议的备忘录。 3．财务主管报告。 4．其他报告。 5．复议旧的议题。 6．讨论新的议题。 7．有关人事任命。 8．提名并选举新的负责人。 9．通知有关事项。 10．宣布休会。
三、会议活动的基本要素
会议结果 会议方式 会议人员
会议活动的 基本要素
会议地点
会议名称
会议时间
会议议题
第五章
会议组织与服务
第一节 会议概述
1．会议人员 会议人员是指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议 主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。 （1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办 者、承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。 （2）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列 席成员、特邀成员、旁听成员。 （3）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员 和会议服务人员等。 课堂分析：分析第111-112页案例，找出各类会议人员。
新编秘书实务课件-第四章会议组织与服务
方案实施
根据方案内容，合理安排工作人员， 明确分工，确保各项筹备工作按时完 成。
准备会议文件与资料
文件准备
根据会议议程，准备相关的文件和资料，包括会议通知、议程、背景资料等，以 便参会人员了解会议内容和要求。
资料收集
收集与会议议题相关的资料和信息，整理成完整的资料包，提供给参会人员，以 便他们更好地参与讨论和决策。
保密与权限管理
将整理好的会议资料进行归档和存储，可 以选择电子或纸质形式，确保资料的完整 性和安全性。
根据资料保密要求，对会议资料进行适当 的保密和权限管理，确保资料不被泄露或 不当使用。
05
案例分析
案例一：某公司年度总结会议的组织与服务
总结词
成功组织，服务周到
详细描述
某公司年度总结会议的策划和组织工作做得非常到位，从会议主题、议程安排、场地布置到接待服务都体现了专 业水准。会议期间，各项服务工作有条不紊，确保了会议的顺利进行。
评估会议成果是否得到有效转 化，如决策是否得到执行，问
题是否得到解决。
会议问题总结与改进建议
会议效率问题
分析会议效率低下的原因，如议程设 置不合理、时间安排不紧凑等，提出 优化建议。
沟通障碍问题
总结会议中存在的沟通障碍，如信息 传递不准确、讨论氛围不和谐等，提 出改善沟通的措施。
参与度问题
评估参会人员的参与度，分析影响参 与度的因素，提出提高参会人员积极 性的方法。
04
会议评估与总结
会议效果评估
01
02
03
04
会议目标实现程度
评估会议是否达到预期目标， 包括信息传递、决策制定、问
题解决等。
参会人员满意度
收集参会人员对会议的反馈意 见，了解他们对会议安排、议
根据方案内容，合理安排工作人员， 明确分工，确保各项筹备工作按时完 成。
准备会议文件与资料
文件准备
根据会议议程，准备相关的文件和资料，包括会议通知、议程、背景资料等，以 便参会人员了解会议内容和要求。
资料收集
收集与会议议题相关的资料和信息，整理成完整的资料包，提供给参会人员，以 便他们更好地参与讨论和决策。
保密与权限管理
将整理好的会议资料进行归档和存储，可 以选择电子或纸质形式，确保资料的完整 性和安全性。
根据资料保密要求，对会议资料进行适当 的保密和权限管理，确保资料不被泄露或 不当使用。
05
案例分析
案例一：某公司年度总结会议的组织与服务
总结词
成功组织，服务周到
详细描述
某公司年度总结会议的策划和组织工作做得非常到位，从会议主题、议程安排、场地布置到接待服务都体现了专 业水准。会议期间，各项服务工作有条不紊，确保了会议的顺利进行。
评估会议成果是否得到有效转 化，如决策是否得到执行，问
题是否得到解决。
会议问题总结与改进建议
会议效率问题
分析会议效率低下的原因，如议程设 置不合理、时间安排不紧凑等，提出 优化建议。
沟通障碍问题
总结会议中存在的沟通障碍，如信息 传递不准确、讨论氛围不和谐等，提 出改善沟通的措施。
参与度问题
评估参会人员的参与度，分析影响参 与度的因素，提出提高参会人员积极 性的方法。
04
会议评估与总结
会议效果评估
01
02
03
04
会议目标实现程度
评估会议是否达到预期目标， 包括信息传递、决策制定、问
题解决等。
参会人员满意度
收集参会人员对会议的反馈意 见，了解他们对会议安排、议
会议组织与管理培训课件(PPT 81张)
5、 确定会议所需用品和设备 （1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
会议服务流程培训PPT课件
纪要内容程、讨论内容、重要决定和任务分配 等信息，以便与会者查阅和参考。
评估会议效果
要点一
效果评估
在会议结束后，应对会议的效果进行评估，包括会议的组 织、议程安排、讨论质量、达成效果等方面。
要点二
评估方法
可以采用问卷调查、面对面访谈或小组讨论等方式进行评 估，收集参会者的意见和建议，以便改进和提高会议质量 。
02
会议筹备阶段
确定会议目的
明确会议主题和目标
确保会议目的清晰明确，有助于后续议程和内容的制定。
确定会议的预期成果
让参会者了解会议期望达成的结果，有助于提高会议效率。
确定会议议程
制定详细的议程安排
根据会议目的，合理安排议程内容和 时间，确保会议顺利进行。
预留足够的时间
为每个议程项目预留足够的时间，避 免议程过于紧凑。
安排议程
根据会议主题和目的，制定会议议程，明确会议时间和议程顺序。
时间管理
确保每个议程按时进行，合理安排发言时间和讨论时间，避免会议时间过长或议程时间不够。
提供会议资料
准备资料
根据会议主题和目的，准备相关会议资 料，包括会议背景资料、议题材料等。
VS
分发资料
在会议开始前，将会议资料分发给参会人 员，确保参会人员能够了解会议内容和要 求。
提供会议设施
设施准备
根据会议需要，准备相关设施，如投影仪、音响设备、桌椅等。
设施管理
确保设施正常运行，及时处理设施故障问题，保证会议顺利进行。
记录会议内容
记录要点
记录会议主要内容和讨论要点，包括发言内容、讨论问题和决策结果等。
整理报告
根据记录内容，整理会议报告，将会议结果和决策反馈给相关人员。
现代会议组织与服务课件 第六章 现代会议接待服务
第一节 会议报到服务
三、会议报到
（一）会议报到地点的要求 （二）查验证件 （三）填写会议登记表 （四）接收与会者所带资料 （五）分发会议资料
1．会前分发 2．会中分发
（六）预收费用 （七）安排与会者住宿 会议报到的方式：
1.与会者本人持会议通知或单位介绍信亲自报到。 2.本单位与会人员代为报到，一个单位参加同一会议人员较多时，可以采用这种方式， 由一人代劳。 3.秘书人员代劳。 4.电话报到。
时间 （五）编制与会人员离开时间表，安排送别车辆、人员
帮助购买返程票和送站工作是给与会者留下的最后印象。这是非常繁琐 的事情，特别是回程票的预定，一定要熟悉每位与会者的回程要求，细心 安排，如有困难，应及时与返程人员沟通，保证与会者满意离开。
第三节 安排与会者反离工作
二、结清会务费用
（一）结算费用 （二）检查房间 会议费用的承担大致有三种情况：
数不符，也不允许出现“大约”、“左右”一类的模糊数字。
二、会议引导
（一）小型会议的引导工作 （二）大型会议的引导工作 （三）负责会议引导的礼仪工作
第三节 安排与会者返离工作
一、返程票的安排
（一）了解与会者返程要求 （二）及时与与会者协商 （三）联系票务部门，及时订票，用会议预付款支付票价 （四）将已订票务送交与会者手中，收取票务费，同时与其商量离开具体
第六章 现代会议接待服务
【定向目标】
Ø了解接站、返程工作的重要性 Ø理解会议报到工作流程 Ø掌握会议报到登记表与签到表的制作 Ø能够处理送别会议代表的相关事宜
第一节 会议报到服务
一、会议接待概述 （一）会议接待的含义与内容
（二）会议接待的程序 （三）会议接待的方针
二、会议接站
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七、主持会议 工作
注意议题、时间控制
Hale Waihona Puke 第四节 会后处理和服务技巧会 议 离善 送后 工 作
新 会 闻会 议 报后 文 道文 书 会书 整 议工 理 纪作
要
总会 结务 效工 果作 评总 估结
思考题
1．会议成本控制虽然是领导的责任，但是负责 会议筹备的是秘书，为了加强会议成本控制，秘 书应做好哪些工作？ 2．谈谈会议低效的原因及其危害。
实训要求： （1）按照实际情况演练做好召开中型会议的准备。 （2）每个小组完成一份会议预案供小组交流讨论。 （4）实训应分组进行。 （5）修改会议预案。 （6）实训总结。分学生自我总结和老师评价两部分。
实践训练 3000人的“五一”节劳动表彰大会和100人的环保产品研讨会，在安
2排.代会表议退退场场环节如何处理？
第一节 会务工作概述
一、会议
会务工作
二、会议的作用
交流信息 发扬民主 统一认识 传达决策
三、会议的类型
3
会议的类型
分类标准
类型
会议规模
特大型、大型、 中型、小型会议
会议内容 会议时间 会议范围
工作会议、专题会议 代表会议、学术会议
定期会议 不定期会议
国际性、全国性、区 域性、单位会议
会议手段
会议的保 密程度
3 布置会场
5 后勤服务
4 会前检查
第三节 会中服务与管理
一、接站
机场 车站 码头
二、报到
登记 发放资料 引导
三、检验设备
空调 黑板 座椅 投影设备
四、会中服务
五、会议信息及 文字工作
接传电话送饮料会议记录
会议信息、简报，对外宣传， 小结、闭幕词
第三节 会中服务与管理
六、会议期间 后勤工作
吃 住 行 娱 安保
实训要求：
（1）学生分组讨论提出方案，对比方案，最后评出最佳方案。
（2）若上述会议时间均为3小时，与会人员每小时平均工资为20元，那 么会议的隐性成本各为多少？
知识链接
文山会海如何整治？
15
范围越大，涉及会议 生活服务工作越多，
越困难
会务工作与现代通讯 设工作的结合
注意保密
人员选择、文件保密
第二节 会前策划与筹备
赖祖亮@小木虫
2 会议形式
1 议题和名称
一、编制 会议预案
3 与会人员
5 经费预算
4 议程和日程
第二节 会前策划与筹备
2 会议通知
赖祖亮@小木虫
1 人员分工
二、落实 会议议案
传统型会议 电视电话、网络视
频会议
保密、内部、公开会 议
会议特点
会务工作
人数多少决定 会议类型
小型会议议程、日程、 程序三合一，安排灵活；
大型会议程序严格。
根据会议类型 决定讨论内容
召开会议时间 不一样
范围越大会议 工作越复杂
现代通讯设备 参与
内容不同，会务工作 重点不同。
准备工作、会议记录、 会后跟进不一样。
案例分析 1.不良会议环境
下午2：30
暮春时节
中午聚餐时 都喝了点酒
会议室坐了162 人略显拥挤
躁动
2.主要领导漏车了
问题讨论：年轻的秘书在哪个环节出了问题把 主要领导落下了？如果你是带队秘书，如何防 止类似事件发生？
实践训练 东方大学要承办2012年全国高教秘书学会，学校准备投入10万元经
1费小.支组会持讨议这论承个。办会议，时间3天，地点在东方大学。拟份会议预案供会议筹备
案例导入：
More，会议还需
要准备什么？
• （1）确定会议场所 • （2）列出会议日程表 • （3）草拟会议通知 • （4）确定会议议题 • （5）准备会议资料 • （6）确定会议人数 • （7）确定会议时间
第八章 会议组织与服务
第一节 会务工作概述 第二节 会前策划与筹备 第三节 会中服务与管理 第四节 会后处理和服务技巧