会议组织与服务教材(PPT 98张)
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会中组织与服务培训课件(PPT 88页)
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会议策划与组织
出版社 社文分社
一、 制订会议接待方案
（ 二） 接待方针 接待方针即会议接待工作的总原则和指导思 想。接待方针不是一成不变的， 而是应当根据会 议目标和会议主办方对接待工作的要求以及主要 参会对象的具体情况而定。一般情况下， 会议接 待工作应本着“ 热情诚恳、 细致周到、 照章办事、 讲究礼仪” 的十六字方针来展开。
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会议策划与组织
出版社 社文分社
二、 参会人员的迎接
１ 接待人员应依据参会人员的身份和重要性 拟定接待规格， 上报会务组领导小组， 如有重要 领导或外宾前来参加会议， 会议组织方应当派有 一定身份的人士前往机场、 码头、 车站迎接。
２ 参会人员集中抵达时， 应在接站处树立醒 目的接待标志， 如该会议的会标， 或悬挂欢迎标 语和横幅， 以便参会人员辨识。接站现场较大又 比较嘈杂时， 还应准备好手提式扩音器。
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会议策划与组织
出版社 社文分社
一、 制订会议接待方案
此外， 与这三种接待规格相匹配的是不同等 级的宴请、 食宿、 礼品赠送标准。一般来说， 高 规格接待的宴请标准也比较高、 陪同人员比较多、 食宿条件比较优越、 礼品也较为贵重。在具体执 行过程中， 各单位的接待标准不同， 要视具体情 况而定。接待规格的最终决定权在领导， 秘书仅 提供参考意见。接待规格定下之后， 秘书应当把 会议主办方主要陪同人员的姓名、 身份以及日程 安排告知参会单位， 征求对方的意见， 得到对方 的认可。
６ 如果参会人员抵达时间不集中， 且会议组 织方不设专车接机／ 接站，那么在机场行李认领 处或火车站出站口一侧设有一个接待处， 并有专 人解答参会人员提出的各种问题， 这也会给参会 人员带来极大的帮助， 使之对会议产生良好的印 象。
会议策划与组织
出版社 社文分社
一、 制订会议接待方案
（ 二） 接待方针 接待方针即会议接待工作的总原则和指导思 想。接待方针不是一成不变的， 而是应当根据会 议目标和会议主办方对接待工作的要求以及主要 参会对象的具体情况而定。一般情况下， 会议接 待工作应本着“ 热情诚恳、 细致周到、 照章办事、 讲究礼仪” 的十六字方针来展开。
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会议策划与组织
出版社 社文分社
二、 参会人员的迎接
１ 接待人员应依据参会人员的身份和重要性 拟定接待规格， 上报会务组领导小组， 如有重要 领导或外宾前来参加会议， 会议组织方应当派有 一定身份的人士前往机场、 码头、 车站迎接。
２ 参会人员集中抵达时， 应在接站处树立醒 目的接待标志， 如该会议的会标， 或悬挂欢迎标 语和横幅， 以便参会人员辨识。接站现场较大又 比较嘈杂时， 还应准备好手提式扩音器。
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会议策划与组织
出版社 社文分社
一、 制订会议接待方案
此外， 与这三种接待规格相匹配的是不同等 级的宴请、 食宿、 礼品赠送标准。一般来说， 高 规格接待的宴请标准也比较高、 陪同人员比较多、 食宿条件比较优越、 礼品也较为贵重。在具体执 行过程中， 各单位的接待标准不同， 要视具体情 况而定。接待规格的最终决定权在领导， 秘书仅 提供参考意见。接待规格定下之后， 秘书应当把 会议主办方主要陪同人员的姓名、 身份以及日程 安排告知参会单位， 征求对方的意见， 得到对方 的认可。
６ 如果参会人员抵达时间不集中， 且会议组 织方不设专车接机／ 接站，那么在机场行李认领 处或火车站出站口一侧设有一个接待处， 并有专 人解答参会人员提出的各种问题， 这也会给参会 人员带来极大的帮助， 使之对会议产生良好的印 象。
会议服务PPT课件
• 4、摆放其它设备：按会议摆台的订单要求将所需设备摆 放就位并调试好（麦克风、幻灯机、电视、投影机等）。 5、检查：检查台型是否符合要求，台面要整洁，各种用 具干净、齐全，摆放符合标准。将会议摆台设置到这里就 基本完成了。
会议室桌椅的布置
• 教室型 • 主席台U型 • 主席台方框形（回型）、长方形和椭圆形 • 自助餐型
• 续水服务
• 一般在活动进行30--40分钟后进行。倒水方法：站在客人 右侧，右手拿热水瓶，左手拿起杯盖，再拿起杯子，续水 后将杯子放回原位，注意杯把向着客人的右边。
• 倒续水时瓶口要对准杯口，不要把瓶口提得过高，以免溅 出杯外。如不小心把水洒在桌上或茶几上，要及时用小毛 巾擦去。不端下茶杯，而接在桌上或茶几上往杯中倒水、 续水，是不符合操作规范的。 在往高杯倒水、续水时， 如果不便或没有把握一并将杯子和杯盖拿在左手上，可把 杯盖翻放在桌上或茶几上，只是端起高杯来倒水。服务员 在倒、续完水后要把杯盖盖上。注意，切不可把杯盖扣放 在桌面或茶几上，这样既不卫生，也不礼貌。
• （四） 纪律 • 1、 上班前不饮酒，不吃异味食品。 • 2、 不准擅自脱岗、漏岗，不在服务场所使
用电话。
• 3、 服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。 • 4、 严格遵守职业道德。
• （五）服务卫生 • 1、 工作服固定，整洁干净。 • 2、 定期体检，健康合格，持证上岗。 • 3、 勤理发洗手，勤修指甲。 • 4、用品、用具分类保管,及时清洗、消毒，
• 这种布置通常用于规格较高、 与会者身份都重要的国际及讨 论会等形式。
• 这种会议人数一般不会很多， 而且会议不具有谈判性质。
• 自助餐型（酒会、晚会、 庆祝会）
• 圆型的自助餐型的桌子 布置多用于有关酒会等 与饮食结合在一起的会 议。在中间的圆桌上可 以放上鲜花或其他展示 物。
会议室桌椅的布置
• 教室型 • 主席台U型 • 主席台方框形（回型）、长方形和椭圆形 • 自助餐型
• 续水服务
• 一般在活动进行30--40分钟后进行。倒水方法：站在客人 右侧，右手拿热水瓶，左手拿起杯盖，再拿起杯子，续水 后将杯子放回原位，注意杯把向着客人的右边。
• 倒续水时瓶口要对准杯口，不要把瓶口提得过高，以免溅 出杯外。如不小心把水洒在桌上或茶几上，要及时用小毛 巾擦去。不端下茶杯，而接在桌上或茶几上往杯中倒水、 续水，是不符合操作规范的。 在往高杯倒水、续水时， 如果不便或没有把握一并将杯子和杯盖拿在左手上，可把 杯盖翻放在桌上或茶几上，只是端起高杯来倒水。服务员 在倒、续完水后要把杯盖盖上。注意，切不可把杯盖扣放 在桌面或茶几上，这样既不卫生，也不礼貌。
• （四） 纪律 • 1、 上班前不饮酒，不吃异味食品。 • 2、 不准擅自脱岗、漏岗，不在服务场所使
用电话。
• 3、 服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。 • 4、 严格遵守职业道德。
• （五）服务卫生 • 1、 工作服固定，整洁干净。 • 2、 定期体检，健康合格，持证上岗。 • 3、 勤理发洗手，勤修指甲。 • 4、用品、用具分类保管,及时清洗、消毒，
• 这种布置通常用于规格较高、 与会者身份都重要的国际及讨 论会等形式。
• 这种会议人数一般不会很多， 而且会议不具有谈判性质。
• 自助餐型（酒会、晚会、 庆祝会）
• 圆型的自助餐型的桌子 布置多用于有关酒会等 与饮食结合在一起的会 议。在中间的圆桌上可 以放上鲜花或其他展示 物。
电子教案与课件—会议组织与服务—A42-9659 第四章 常见会议的组织与服务
实训练习
一、请搜集相关资料，具体说明在一所学校中，校长办公会 议都需要研究哪些事务？
二、请根据本节“案例导入”提供的背景信息，模拟组织一 场座谈会，分角色扮演业务代表和物业工作人员，演练整个座谈 会的过程。
案例导入
2011年，某高端家具品牌造假被媒体曝光。该企业负责 人就这一事件召开了新闻发布会。发布会进行过程中，一名 自称消费者的男子的高喊，“我是消费者，花了1000多万元 在你们这儿买家具，都是假的、假的。”现场出现混乱，企 业负责人情绪激动，边说边落泪，大谈其艰辛的创业史、担 负的企业社会责任等。对于核心的产地问题、产品质量问题 ，则始终避而不谈，最后因情绪过度激动，仓促离场。
一、商务谈判会议的准备工作
4.确定谈判地点及布置谈判室 在会议室谈判的座位规则是，以面对入口的里侧为尊， 因此需要将客方安排为面对正门，主方背对正门。主谈人居 各自一方的中间，除主宾、主人居中对面而坐外，双方的其 他人员依其身份的高低，按照先右后左、自高而低的顺序分 别安排就座在各自上级一方。 记录员在主谈人后面就座。在每个人的位置上放置座位 卡和姓名卡。桌子上放一些纸、笔、水杯和矿泉水。
案例导入
保安部门负责人听到这么多的意见都是针对他的，脸色 越来越难看，终于忍耐不住了，发起火来，争辩说：“反复 提醒你们把自己家的车锁好，可你们就是不听，丢了活该！ 你们有小轿车的人，总是乱停乱放，挡住别人的路，人家可 不就给你把车漆划伤……”
作为主持人，物业中心主任也赞同保安队长的话，确实 有业主自身的原因。他就没有制止保安队长的话，让他继续 说下去。业主代表们也不甘示弱，于是大家的嗓门越来越高 ，仿佛在吵架一般。
2.拟定谈判方案； 3.模拟谈判合影； 4.分组评议演练中存在的不足并提出改进方法。
会议服务培训PPT课件
制定详细议程
根据会议主题和目标，制定详细的议程，包括演讲、讨论、 互动环节等。
选定会议场地和设施
选择合适场地
根据会议规模、性质和需求，选择合适的会议场地，如会议室、报告厅等。
配备必要设施
确保会议场地配备必要的设施，如投影仪、音响设备、桌椅等。
邀请与会人员和嘉宾
确定邀请名单
根据会议主题和目标，确定需要邀请 的与会人员和嘉宾名单。
02
严格遵守保密规定，保护客户隐 私和商业机密。
02
会议筹备与策划
确定会议主题和目标
明确会议主题
根据组织者的需求和目标，确定会议 的主题，如年度工作会议、学术交流 会议等。
设定会议目标
制定具体的会议目标，如促进团队合 作、推动项目进展、分享行业知识等 。
制定会议日程和议程
安排会议时间
确定会议的起始时间、结束时间以及中间休息的时间安排。
加强团队协作能力：积极参与团队活 动，提高团队协作能力，与同事更好 地配合完成工作。
长期目标
成为行业专家：通过不断学习和实践 ，积累丰富的经验和知识，成为会议 服务行业的专家。
推动行业发展：积极参与行业交流和 合作，推动会议服务行业的创新和发 展。
感谢您的观看
THANKS
实时统计签到数据，掌握 参会人员情况，为后续工 作提供依据。
场地布置及设备检查
场地布置方案
根据会议主题和需求，设 计合理的场地布置方案， 包括主席台、听众席、背 景板等。
设备检查清单
制定设备检查清单，包括 音响、投影、灯光等设备 ，确保设备正常运行。
布置与检查流程
明确布置和检查流程，提 前安排好所需物品和人员 ，确保场地布置和设备检 查顺利进行。
会议组织与服务PPT课件
七、主持会议 工作
注意议题、时间控制
Hale Waihona Puke 第四节 会后处理和服务技巧会 议 离善 送后 工 作
新 会 闻会 议 报后 文 道文 书 会书 整 议工 理 纪作
要
总会 结务 效工 果作 评总 估结
思考题
1．会议成本控制虽然是领导的责任，但是负责 会议筹备的是秘书，为了加强会议成本控制，秘 书应做好哪些工作？ 2．谈谈会议低效的原因及其危害。
实训要求： （1）按照实际情况演练做好召开中型会议的准备。 （2）每个小组完成一份会议预案供小组交流讨论。 （4）实训应分组进行。 （5）修改会议预案。 （6）实训总结。分学生自我总结和老师评价两部分。
实践训练 3000人的“五一”节劳动表彰大会和100人的环保产品研讨会，在安
2排.代会表议退退场场环节如何处理？
第一节 会务工作概述
一、会议
会务工作
二、会议的作用
交流信息 发扬民主 统一认识 传达决策
三、会议的类型
3
会议的类型
分类标准
类型
会议规模
特大型、大型、 中型、小型会议
会议内容 会议时间 会议范围
工作会议、专题会议 代表会议、学术会议
定期会议 不定期会议
国际性、全国性、区 域性、单位会议
会议手段
会议的保 密程度
3 布置会场
5 后勤服务
4 会前检查
第三节 会中服务与管理
一、接站
机场 车站 码头
二、报到
登记 发放资料 引导
三、检验设备
空调 黑板 座椅 投影设备
四、会中服务
五、会议信息及 文字工作
接传电话送饮料会议记录
会议信息、简报，对外宣传， 小结、闭幕词
会务的组织和管理PPT课件
会务工作是围绕会议的内容、形式进行的。
第4页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
案例：《99年代理会及 联欢会策划实施案》
第5页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立TEAM组
TEAM 组 总指挥 副总指挥
策划组
会务组 秘书组
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
距开会日期前一周，务必汇出
所需款项； 提前行文，写明规则。
第23页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
案例：99年代理会预算表
第24页/共50页
会议的组织和管理
案例
案例：《99代理会费申请报告》 《99代理会费用使用、审批、 报销规定》 《关于参加西安活动的人员 通知》
会议的组织和管理
其它
其它
《会务指南》 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》
第47页/共50页
会议的组织和管理
谢谢大家
课讲完了，
对大家有用吗？
谢 谢 大 家！
第48页/共50页
休 息， 休息一会儿！
第49页/共50页
感谢您的观看！
第50页/共50页
1、北京制定原则、分配名额；
2、大区操作定名单； 3、E-mil 参会代理； 4、代理填个人资料回执发大区； 5、大区审核E-mil北京；
6、北京终审、给编号；
7、编号分别发大区；
第19页/共50页
会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：2000代理会 物资准备清单
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会议的组织和管理
会前准备 - 策划案的内容
案例：《99年代理会及 联欢会策划实施案》
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会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立TEAM组
TEAM 组 总指挥 副总指挥
策划组
会务组 秘书组
负责人
职
责
整个活动的总负责、总协调
会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
必须注意的问题
距开会日期前一周，务必汇出
所需款项； 提前行文，写明规则。
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会议的组织和管理
会前准备 - 制定会议预算
案例：99年代理会预算表
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会议的组织和管理
案例
案例：《99代理会费申请报告》 《99代理会费用使用、审批、 报销规定》 《关于参加西安活动的人员 通知》
会议的组织和管理
其它
其它
《会务指南》 《会场安排一览表》 《各会场布置要求一览表》
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会议的组织和管理
谢谢大家
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对大家有用吗？
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休 息， 休息一会儿！
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1、北京制定原则、分配名额；
2、大区操作定名单； 3、E-mil 参会代理； 4、代理填个人资料回执发大区； 5、大区审核E-mil北京；
6、北京终审、给编号；
7、编号分别发大区；
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会议的组织和管理
会前准备 - 会务组的分工
案例：2000代理会 物资准备清单
秘书会议组织与服务_课件_第一章_会议概述
秘书与会议组织和服务
目 录
第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章
会议概述 会议策划 会议筹备阶段的会务操作 会议进行阶段的服务 会议结束阶段的会务操作 会议展览的组织与服务
第一章
会议概述
第一节 会议的涵义与特点 第二节 会议活动的基本要素 第三节 会议的种类与工作原则
一、会议人员
1. 会议主体 是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、 承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。 2. 会议客体 即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、 特邀成员、旁听成员。 3.其他与会议有关的人员。 包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员 等。
二、会议名称
本章小结
会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、 性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、 届次、地点、范围、规模等等。
例：中韩秘书教育学术研讨会 可口可乐（中国）饮料有限公司2004年 销售会议 深圳开发科技股份有限公司第九次 （2000年度）股东大会”
三、会议议题
会议的议题是根据会议目标来确定并付 诸会议讨论或解决的具体问题。
一、会议的涵义
会议是一种围绕特定目标进行的、以口头 发言或书面交流为主要方式的、有组织有 计划的商议活动。
二、会议的作用
1. 集思广益、科学决策的作用 2. 发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 3. 传达信息、资源共享、学习交流、开拓思 路的作用 4. 协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工 作的作用 5. 国际交流、跨文化的沟通作用
二、会议的工作原则
必要性 高效性 目标性 严肃性 节俭性
案例分析
目 录
第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章
会议概述 会议策划 会议筹备阶段的会务操作 会议进行阶段的服务 会议结束阶段的会务操作 会议展览的组织与服务
第一章
会议概述
第一节 会议的涵义与特点 第二节 会议活动的基本要素 第三节 会议的种类与工作原则
一、会议人员
1. 会议主体 是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、 承办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。 2. 会议客体 即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、 特邀成员、旁听成员。 3.其他与会议有关的人员。 包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员 等。
二、会议名称
本章小结
会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、 性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、 届次、地点、范围、规模等等。
例：中韩秘书教育学术研讨会 可口可乐（中国）饮料有限公司2004年 销售会议 深圳开发科技股份有限公司第九次 （2000年度）股东大会”
三、会议议题
会议的议题是根据会议目标来确定并付 诸会议讨论或解决的具体问题。
一、会议的涵义
会议是一种围绕特定目标进行的、以口头 发言或书面交流为主要方式的、有组织有 计划的商议活动。
二、会议的作用
1. 集思广益、科学决策的作用 2. 发扬民主、动员群众、宣传教育的作用 3. 传达信息、资源共享、学习交流、开拓思 路的作用 4. 协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工 作的作用 5. 国际交流、跨文化的沟通作用
二、会议的工作原则
必要性 高效性 目标性 严肃性 节俭性
案例分析
会议服务ppt课件
会场服务的注意事项
• 决不能因为服务站立时间过长，而依靠会 场墙壁或柱子。
• 在会场服务时应尽量不干扰讨论中的客人 或正在发言的客人。
• 会场服务过程，语言、动作要轻，避免影 响发现者。
• 遵守会场规定，不得随意翻阅会议文件或 打听会议内容。对于所听到的会议内容应 保密。
会见会议服务
一、会见厅的服务
会议服务
会议服务
会议服务流程
会前准备工作
1、领受任务 （熟知以下内容）
（1） 会议名称 （2）会议性质 （3）与会人数 （4）会议期限 （5）会议休息时间表 （6）会议活动范围 （7）准备内容 （8）注意事项
2、会前准备
（1）根据会议的要求 摆好会议的台型 工程人员检查照明、音响、 视频、空调等设备，根据会议要求增添新的设备冬夏季要调整 好室温，注意通风。冬季要保暖
5.结账
提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，由领班及以上人员与客户进行核对 并结帐。
6.道别
与参会人员 、主办方热情道别，并提醒客人带好随身物品。
会议服务流程
会后结束工作
1．宾客全部离开会场后，服务员要检查会场有无客人遗忘的物品。 如发现宾客的遗留物品要及时与会务组联系，尽快转交失主并登记
2．撤会议物品，桌椅、餐具 3．清洁会场 4．关闭电器设备 5．检查清理情况 6．服务人员撤出，锁闭会议厅 7. 根据本次会议的服务情况进行总结
如果会见时间稍长，当中应为每一位主人和 客人上一块热毛巾，每隔40分钟左右要为会见双 方换一次毛巾、续一次水。送毛巾时要使用夹子。 蓄水方法是：用左手的小指和无名指夹起杯盖， 用大拇指、食指和中指握住杯把，将茶杯端起， 侧身，腰略弯曲，盖上被盖。注意蓄水时，不要 倒得过快、过满，以免使开水溅出杯外，烫伤客 人或溢到茶几上。
会议服务流程培训PPT课件
可分为商务会议、学术会议、政府会议等。商务会议以企业 或组织内部的会议为主，学术会议则以学术交流和研讨为主 ，政府会议则以政府机构内部的会议和政策发布为主。
02
会议筹备阶段
确定会议主题
会议主题
确保会议主题明确，与会议目的 和参会人员需求相符合。
主题调研
在确定会议主题前，进行相关调 研，了解行业动态和参会人员需 求。
明确职责分工
确保团队成员了解自己的职责范围，并能够高效 地完成各自的任务。
建立沟通机制
建立有效的沟通渠道和机制，促进团队成员之间 的信息共享和协作。
强化团队意识
通过团队建设活动和培训，增强团队凝聚力和合 作精神。
定期培训与学习
定期培训
组织定期的培训活动，使服务人员能够及时了解行业动态、更新 知识和技能。
将会议中使用的讲义、报告等资料进行整理和归档。
要点二
发布会议纪要
根据会议内容和讨论，撰写会议纪要并发布给相关人员。
后续跟进与回访
安排后续活动
根据会议议题和讨论，安ห้องสมุดไป่ตู้相关的跟进 活动或任务。
VS
回访参会人员
对参会人员进行回访，了解他们对会议的 满意度和意见，进一步改进服务。
05
特殊情况处理
紧急情况处理
备用设备
准备备用设备，以备不时 之需，确保会议顺利进行 。
会议记录准备
记录人员
确定会议记录人员，确保记录人员熟 悉会议议程和参会人员。
记录内容
整理与归档
整理会议记录，形成完整的会议纪要 ，归档会议文件，方便后续查阅和使 用。
记录会议议程、参会人员名单、发言 内容、会议决议等。
04
会议后服务阶段
02
会议筹备阶段
确定会议主题
会议主题
确保会议主题明确，与会议目的 和参会人员需求相符合。
主题调研
在确定会议主题前，进行相关调 研，了解行业动态和参会人员需 求。
明确职责分工
确保团队成员了解自己的职责范围，并能够高效 地完成各自的任务。
建立沟通机制
建立有效的沟通渠道和机制，促进团队成员之间 的信息共享和协作。
强化团队意识
通过团队建设活动和培训，增强团队凝聚力和合 作精神。
定期培训与学习
定期培训
组织定期的培训活动，使服务人员能够及时了解行业动态、更新 知识和技能。
将会议中使用的讲义、报告等资料进行整理和归档。
要点二
发布会议纪要
根据会议内容和讨论，撰写会议纪要并发布给相关人员。
后续跟进与回访
安排后续活动
根据会议议题和讨论，安ห้องสมุดไป่ตู้相关的跟进 活动或任务。
VS
回访参会人员
对参会人员进行回访，了解他们对会议的 满意度和意见，进一步改进服务。
05
特殊情况处理
紧急情况处理
备用设备
准备备用设备，以备不时 之需，确保会议顺利进行 。
会议记录准备
记录人员
确定会议记录人员，确保记录人员熟 悉会议议程和参会人员。
记录内容
整理与归档
整理会议记录，形成完整的会议纪要 ，归档会议文件，方便后续查阅和使 用。
记录会议议程、参会人员名单、发言 内容、会议决议等。
04
会议后服务阶段
会议服务流程培训PPT课件
整理会议记录和决议
会议记录
详细记录会议中讨论的问题、提出的观点、达成的共识和决策，确保信息的准确性和完 整性。
决议
整理会议中通过的决议，明确各项决议的实施方案、责任人和时间节点，为后续工作提 供明确的指导。
发送感谢信和会议总结
感谢信
向参会人员发送感谢信，表达对他们的 参与和支持的感激之情，同时再次强调 会议的重要成果。
会议服务的重要性
01
02
03
提高会议效率
通过专业的会议服务，确 保会议的各个环节顺利进 行，提高会议的效率。
增强参会体验
优质的会议服务能够为参 会人员提供舒适、便捷的 体验，增强参会人员的满 意度。
促进商务合作
良好的会议服务有助于促 进参会人员之间的交流与 合作，推动商务合作。
会议服务的流程简介
认真倾听参会人员的投诉 和建议，并做好详细记录 。
及时反馈
对于合理的投诉和建议， 应积极采取措施改进，并 及时向投诉者反馈处理结 果。
感谢与鼓励
对于提出的建议，应表示 感谢，鼓励参会人员继续 提出宝贵意见。
处理技术故障和设备问题
技术故障应对
如遇技术故障或设备问题，应迅速查 明原因，采取有效措施修复，确保会 议顺利进行。
签到
核实参会人员身份，确保参会人员按 时到场并完成签到程序。
安排会议议程
制定会议议程
根据会议主题和目的，制定详细的会议议程，确保会议顺利进行。
通知与提醒
及时通知参会人员会议议程变动情况，确保参会人员了解会议进程。
提供会议记录和翻译服务
会议记录
准确记录会议内容，包括发言要点、讨论重点等。
翻译服务
为满足不同参会人员的语言需求，提供专业的翻译服务。
企业会议组织与服务PPT(37张)
• （3）及时整理会议记录。
• （4）会议记录一般不公开发表
•
• 3)会议记录准备工作 1、准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。 2、准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录。 3、要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，需要核对相关数据和事实时随时
使用。 4、提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者。 5、在利用录音机的同时，必须手工记录，可以防止录音机中途出故障。
• ④快速
• 记录时要做到注意力集中、反应迅速、判断准确，以提高记录的质量和效率。为此， 秘书人员平时应加强听知能力的培育，会前应了解会议的内容，尤其是专业性会议， 先掌握一些专门的知识术语，以免记录时茫然无知。
• ⑤规范
• 会议记录是立卷归档的重要材料，一定要用钢笔或毛笔记录。录音记录、速记和多人 同时记录，会后要及时核对、整理、誊清，并签字，以示负责。
• 2）整理会议文字记录的技巧
• （1）熟悉有关方针政策，提高思想理论水平，增强分析和理解能力。
• （2）善于对发言人讲话中的不足之处进行补正。
• （3）按会议记录的详略分，有详细记录和摘要记录两种。①详细记录是对会议进行完 整的记录，要求做到一字不漏，“有言必录”，甚至连发言者发言时的表情、会场的 气氛等都要求记录在册。②摘要记录是对会议议题、发言要点、会议结论、决议等重 要内容的记录，要求择要而记，概括记录会议主要内容及精神即可。
• 3会议记录的要求及注意事项
资讯阶段
会务工作流程图（会中）
报到及接待工作
组织签到
做好会议记录
做好会议值班保卫工工作
做好后勤保障工作
• 做好会议记录
• 会议记录是会议实况的记载和反映。一份完整、简洁、条理清楚的会议记录，可以提 供会议活动的原始信息，为形成会议的正式文件打好基础，为总结会议和传达会议精 神提供依据。
• （4）会议记录一般不公开发表
•
• 3)会议记录准备工作 1、准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。 2、准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录。 3、要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，需要核对相关数据和事实时随时
使用。 4、提前到达会场，了解与会人员的座位图，便于识别会议上的发言者。 5、在利用录音机的同时，必须手工记录，可以防止录音机中途出故障。
• ④快速
• 记录时要做到注意力集中、反应迅速、判断准确，以提高记录的质量和效率。为此， 秘书人员平时应加强听知能力的培育，会前应了解会议的内容，尤其是专业性会议， 先掌握一些专门的知识术语，以免记录时茫然无知。
• ⑤规范
• 会议记录是立卷归档的重要材料，一定要用钢笔或毛笔记录。录音记录、速记和多人 同时记录，会后要及时核对、整理、誊清，并签字，以示负责。
• 2）整理会议文字记录的技巧
• （1）熟悉有关方针政策，提高思想理论水平，增强分析和理解能力。
• （2）善于对发言人讲话中的不足之处进行补正。
• （3）按会议记录的详略分，有详细记录和摘要记录两种。①详细记录是对会议进行完 整的记录，要求做到一字不漏，“有言必录”，甚至连发言者发言时的表情、会场的 气氛等都要求记录在册。②摘要记录是对会议议题、发言要点、会议结论、决议等重 要内容的记录，要求择要而记，概括记录会议主要内容及精神即可。
• 3会议记录的要求及注意事项
资讯阶段
会务工作流程图（会中）
报到及接待工作
组织签到
做好会议记录
做好会议值班保卫工工作
做好后勤保障工作
• 做好会议记录
• 会议记录是会议实况的记载和反映。一份完整、简洁、条理清楚的会议记录，可以提 供会议活动的原始信息，为形成会议的正式文件打好基础，为总结会议和传达会议精 神提供依据。
某物业公司会议服务流程培训教材PPT(35张)
会中服务
笔、矿泉水、直筒杯、茶杯、毛巾托、 清口糖等。 确保物品干净整洁，无破损。
5
会前准备
三、场地布置
协调
卫生
美观 整洁
舒适
6
会前准备
三、场地布置
根据会议的类型、性质、人数，结 合会议室的具体情况安排会场布局。
会议桌干净、整洁，无污渍；椅子 前后左右距离合适，各成直线。
摆放绿植。 做好会议室内外的卫生，保证无异
9
会前准备
三、场地布置
使用矿泉水的会议摆台 会议皮夹处于椅子正前方，铅笔摆
在信签纸右侧，笔尖朝上。矿泉水、水 杯距皮夹两厘米，矿泉水距水杯两厘米， 所有物品摆放成一条直线。
10
会前准备
三、场地布置
中式茶杯的会议摆台 摆台时信签纸必须处于椅子正
前方，铅笔摆放在信签纸上成45度 角，茶杯摆放在信签纸右上角，茶杯 手柄成45度角，所有物品摆成一条 直线。
21
某物业公司会议服务流程培训教材PPT (35张) 培训课 件培训 讲义培 训教材 工作汇 报课件 PPT
会中服务
六、茶歇服务
会议时间较长或中途安排休息应摆放茶歇，茶歇位置设在会议室就近处。
某物业公司会议服务流程培训教材PPT (35张) 培训课 件培训 讲义培 训教材 工作汇 报课件 PPT
22
多位领导按照从高至低服务，其他人员按顺时针进行。 服务动作要轻、稳，按上茶服务规范进行。
某物业公司会议服务流程培训教材PPT (35张) 培训课 件培训 讲义培 训教材 工作汇 报课件 PPT
20
某物业公司会议服务流程培训教材PPT (35张) 培训课 件培训 讲义培 训教材 工作汇 报课件 PPT
味，无异物。
笔、矿泉水、直筒杯、茶杯、毛巾托、 清口糖等。 确保物品干净整洁，无破损。
5
会前准备
三、场地布置
协调
卫生
美观 整洁
舒适
6
会前准备
三、场地布置
根据会议的类型、性质、人数，结 合会议室的具体情况安排会场布局。
会议桌干净、整洁，无污渍；椅子 前后左右距离合适，各成直线。
摆放绿植。 做好会议室内外的卫生，保证无异
9
会前准备
三、场地布置
使用矿泉水的会议摆台 会议皮夹处于椅子正前方，铅笔摆
在信签纸右侧，笔尖朝上。矿泉水、水 杯距皮夹两厘米，矿泉水距水杯两厘米， 所有物品摆放成一条直线。
10
会前准备
三、场地布置
中式茶杯的会议摆台 摆台时信签纸必须处于椅子正
前方，铅笔摆放在信签纸上成45度 角，茶杯摆放在信签纸右上角，茶杯 手柄成45度角，所有物品摆成一条 直线。
21
某物业公司会议服务流程培训教材PPT (35张) 培训课 件培训 讲义培 训教材 工作汇 报课件 PPT
会中服务
六、茶歇服务
会议时间较长或中途安排休息应摆放茶歇，茶歇位置设在会议室就近处。
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22
多位领导按照从高至低服务，其他人员按顺时针进行。 服务动作要轻、稳，按上茶服务规范进行。
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20
某物业公司会议服务流程培训教材PPT (35张) 培训课 件培训 讲义培 训教材 工作汇 报课件 PPT
味，无异物。
8会议组织与服务课件
第四节
会后处理和服务技巧
会 议 离善 送后 工 作
会 议 文 书 整 理
新 闻会 报后 道文 会书 议工 纪作 要
总会 结务 效工 果作 评总 估结
思考题
1．会议成本控制虽然是领导的责任，但是负责 会议筹备的是秘书，为了加强会议成本控制，秘 书应做好哪些工作？ 2．谈谈会议低效的原因及其危害。
案例分析
（2）若上述会议时间均为3小时，与会人员每小时平均工资为20元，那 么会议的隐性成本各为多少？
知识链接
文山会海如何整治？
15
1.不良会议环境
下午2：30
暮春时节
中午聚餐时 都喝了点酒
会议室坐了162
人略显拥挤
躁动
2.主要领导漏车了
问题讨论：年轻的秘书在哪个环节出了问题把 主要领导落下了？如果你是带队秘书，如何防 止类似事件发生？
实践训练
1.会议承办
东方大学要承办2012年全国高教秘书学会，学校准备投入10万元经 费支持这个会议，时间3天，地点在东方大学。拟份会议预案供会议筹 备小组讨论。 实训要求： （1）按照实际情况演练做好召开中型会议的准备。
一、会议
会务工作
交流信息 发扬民主 统一认识 传达决策
第一节 会务工作概述
二、会议的作用
三、会议的类型
3
会议的类型
分类标准 类型
特大型、大型、 中型、小型会议
会议特点
人数多少决定 会议类型 根据会议类型 决定讨论内容 召开会议时间 不一样 范围越大会议 工作越复杂 现代通讯设备 参与 注意保密
会务工作
（2）每个小组完成一份会议预案供小组交流讨论。
（4）实训应分组进行。 （5）修改会议预案。
会议服务流程培训PPT课件
纪要内容程、讨论内容、重要决定和任务分配 等信息，以便与会者查阅和参考。
评估会议效果
要点一
效果评估
在会议结束后，应对会议的效果进行评估，包括会议的组 织、议程安排、讨论质量、达成效果等方面。
要点二
评估方法
可以采用问卷调查、面对面访谈或小组讨论等方式进行评 估，收集参会者的意见和建议，以便改进和提高会议质量 。
02
会议筹备阶段
确定会议目的
明确会议主题和目标
确保会议目的清晰明确，有助于后续议程和内容的制定。
确定会议的预期成果
让参会者了解会议期望达成的结果，有助于提高会议效率。
确定会议议程
制定详细的议程安排
根据会议目的，合理安排议程内容和 时间，确保会议顺利进行。
预留足够的时间
为每个议程项目预留足够的时间，避 免议程过于紧凑。
安排议程
根据会议主题和目的，制定会议议程，明确会议时间和议程顺序。
时间管理
确保每个议程按时进行，合理安排发言时间和讨论时间，避免会议时间过长或议程时间不够。
提供会议资料
准备资料
根据会议主题和目的，准备相关会议资 料，包括会议背景资料、议题材料等。
VS
分发资料
在会议开始前，将会议资料分发给参会人 员，确保参会人员能够了解会议内容和要 求。
提供会议设施
设施准备
根据会议需要，准备相关设施，如投影仪、音响设备、桌椅等。
设施管理
确保设施正常运行，及时处理设施故障问题，保证会议顺利进行。
记录会议内容
记录要点
记录会议主要内容和讨论要点，包括发言内容、讨论问题和决策结果等。
整理报告
根据记录内容，整理会议报告，将会议结果和决策反馈给相关人员。
会议组织服务工作(ppt34张)
会议组织服务工作
2011．4
三大部分内容
一、有关会议的基础知识 二、省政府常务会议的组织服务工作 三、省政府工作会议的组织服务
一、有关会议的基础知识
会议的概念 会议的构成要素 会议的分类 会议组织服务工作的概念
会议概念
既可作为一种经常商讨并处理重要 事务的常设机构或组织的名称 也可用来表示有组织有领导的民主 协商和决定某些事项的临时性集会
会
议
新
闻
把握三个问题 写不写：什么写什么不写的问题 写什么：新闻报道的重点 怎么写：突出语言的新闻性、体现会议总 体精神
附：省政府第37次常务会议新闻稿
会 议
纪
要
主要掌握三种写法，写时有四项注意 三种写法：集中概述法，分项叙述法， 发言提要法 四项注意：注意基础，注意意图，注 意语言，注意程序 附：省政府常务会议纪要
主席台
代表席
主席台
代表席
客
主
面向
客
背向
主
门
左
主
门
右
客
客
主
客
1.5米
主
把握9个细节
会标
音响话筒
桌椅台布领导座位或站位席位牌
领导材料
会前领导候会
沟通联络
表彰颁奖
突
出
三
个
重
点
突出领导 突出协调 突出责任
做好一个总结
会务工作者要善于会后进行总结，把工作 实践中好的经验、做法用文字固定下来， 形成制度规范，推进会议组织服务工作规 范化、制度化、标准化。 赣府厅秘[2008]25号 赣府厅秘[2008]17号
2011．4
三大部分内容
一、有关会议的基础知识 二、省政府常务会议的组织服务工作 三、省政府工作会议的组织服务
一、有关会议的基础知识
会议的概念 会议的构成要素 会议的分类 会议组织服务工作的概念
会议概念
既可作为一种经常商讨并处理重要 事务的常设机构或组织的名称 也可用来表示有组织有领导的民主 协商和决定某些事项的临时性集会
会
议
新
闻
把握三个问题 写不写：什么写什么不写的问题 写什么：新闻报道的重点 怎么写：突出语言的新闻性、体现会议总 体精神
附：省政府第37次常务会议新闻稿
会 议
纪
要
主要掌握三种写法，写时有四项注意 三种写法：集中概述法，分项叙述法， 发言提要法 四项注意：注意基础，注意意图，注 意语言，注意程序 附：省政府常务会议纪要
主席台
代表席
主席台
代表席
客
主
面向
客
背向
主
门
左
主
门
右
客
客
主
客
1.5米
主
把握9个细节
会标
音响话筒
桌椅台布领导座位或站位席位牌
领导材料
会前领导候会
沟通联络
表彰颁奖
突
出
三
个
重
点
突出领导 突出协调 突出责任
做好一个总结
会务工作者要善于会后进行总结，把工作 实践中好的经验、做法用文字固定下来， 形成制度规范，推进会议组织服务工作规 范化、制度化、标准化。 赣府厅秘[2008]25号 赣府厅秘[2008]17号
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费用（5）旅游费用 （6）培训费、演讲费）（7）其他
会议经费的筹措 （1）行政事业经费划拨（2）主办者分担（3）与会者分担个人
费用 （4）社会赞助 （5）转让会徽等无形资产使用权
第四章
小提醒
会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
会议经费预算的原则
（1）科学合理。要根据实际需要科学合理地分配各项预 算开支。 （2）总量控制。所有的支出都应控制在总量范围之内。 （3）确保重点。在实行总量控制的前提下或当经费不足 时，要确保重点，把有限的经费确实用在刀口上。 （4）精打细算。对会议的每一项支出都要严格审核，在 做到科学合理的同时，尽可能节省经费。 （5）留有余地。由于会议活动的过程可能会产生一些事 先无法预料的情况，需要临时支出一些经费，因此，在 预算时要适当留有余地。
议题尽可能集中 把握好每个议题的时间
不宜过多 从实际出发
第四章
会议时间
会议组织与服务
会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。 是指会议召开的举办地或会场。会场的决定主要 是考虑大小、交通、环境与设备是否适合等因素。
三、会议活动的基本要素
会议地点
会议方式 实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公 会、座谈会、观摩会、报告会、电话会议等。
第四章
会议组织与服务
第一节 会议概述
一、会议的涵义
会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为 主要方式的、有组织有计划的商议活动。 主要条件 有明确的指导思想、预期目标、具体 议题；有明确的时间、地点；有主持 人和参加人员。 电子教案模版配色（1）
第四章
会议组织与服务
第一节 会议概述
各会务工作组的分工 宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、 照相服务和对外宣传报道。
财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、
付帐工作。 保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财 务安全、保密工作。
第四章
会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
制定会议预算 会议经费的构成
（1）交通费用（2）会议室费用（3）住宿费用（4）餐饮
股份有限公司
公司分为：有限责任公司和股份有限公司 股东大会 股东大会由股东组成，是 公司的权力机构；董事会 是股东大会的执行机构， 成员为5-19人；经理由董事 会聘任或解聘；监事会由 经 理 董事会 监 事 会
股东代表和公司职工代表
组成，成员不得少于3人。 执 行 部 门 电子教案模版配色（ 1）
滋长不正之风
第四章
会议组织与服务
第一节 会议概述
三、会议活动的基本要素
会议结果 会议方式 会议人员
会议活动的 基本要素
会议地点
会议名称
会议时间
会议议题
第四章
会议组织与服务
三、会议活动的基本要素
会议人员
（1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、
支持单位、赞助单位、协办单位等。
二、会议的作用
积极作用 集思广益，科学决策
发扬民主，宣传教育 传达信息，开拓思路
协调矛盾，推动工作
第四章
会议组织与服务
第一节 会议概述
讨论
你参加过什么样的会议？你是否喜欢这样的会议？
为什么？
第四章
会议组织与服务
第一节 会议概述
二、会议的作用
消极作用 时间、精力的浪费
经济方面的浪费 信息的重复、浪费
第四章
会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
小知识
会议筹备工作框架图请 见教材第65页。
第四章
会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
一、拟定会议计划
确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素。
成立会务工作小组
一般可分为会务组、秘书组、接待组、宣传组、 财务组、保卫组。
第四章
小知识
会议组织与服务
（2）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特 邀成员、旁听成员。
（3）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员和会议服务
人员等。
电子教案模版配色（1）
第四章
会议名称
会议组织与服务
三、会议活动的基本要素
会议的名称一般要求能概括并能显示会议的内容、性质、 参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范 围、规模等等。 例：“深圳开发科技股份有限公司第九次（2000年度）股 东大会”则显示了单位、时间、届次、范围、规模、性质、 参加对象。 电子教案模版配色（1）
章会议组织与服务
通过本章学习，你应能够：
1.
2. 3.
拟定会议方案
撰写会议通知 电子教案模版配色（1） 做好会议前的筹备工作Leabharlann 第四章会议组织与服务
主要内容
第一节 第二节 第三节 第四节 会议概述 会议筹备阶段的会务操作 会议进行阶段的会务操作 会议结束阶段的会务操作
第四章
会议组织与服务
引入案例
在某企业召开的年度表彰大会上,颁奖仪式正在进行.盛装的礼仪小姐
第二节 会议筹备阶段的会务操作
各会务工作组的分工 会务组：负责会务组织、会场布置、会议 接待签到等会议的组织、协调工作。 秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会 议文件和资料，做好会议记录，编写会议 纪要、简报等工作。 接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗 服务等工作。
第四章
小知识
会议组织与服务
第二节 会议筹备阶段的会务操作
第四章
会议议题
会议组织与服务
三、会议活动的基本要素
会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决 的具体问题，是会议活动的必备要素。
会议议题的主要作用是： 准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。 引导和制约会议的发言。
第四章
会议议题
会议组织与服务
三、会议活动的基本要素
思考：1.会议主题与会议议题有什么区别？ 2.制定会议议题时要考虑哪些因素？
会议结果
电子教案模版配色（1）
第四章
会议组织与服务
三、会议的种类
按会议人数的多少分为：
小型会议
中型会议 大型会议
特大型会议 电子教案模版配色（1）
第四章
会议组织与服务
三、会议的种类
按参会人员的职级分为：
股东大会 董事会
管理人员会议
部门会议 职工大会 电子教案模版配色（1）
第四章
会议组织与服务
在热烈的乐曲声中依次出场,手捧奖品交给在主席台就座的领导同志
准备颁奖.不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上， 把应交给前面的一个领导的奖品，却递给了下一个位置的领导．而
排
在队伍末尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊惶失措，逃回后台． 手上没有奖品的领导左顾右盼，未见礼仪小姐再送奖品， 此时上台领奖的人又已登台．由于少了一位颁奖人，领奖 的人上台后，发觉没有给自己颁奖，只好尴尬地跑下台． 此时，主席台上一片混乱．