安排会议PPT课件

四、会前的准备工作
• （一）制定会议预案1 • 1、会议名称。 • 2、会议主题（议题） • 3、会议时间和地点。 • 4、会议规模。 • 5、参加人员。
（一）制定会议预案2
6、会议议程和日程. ⑴主题集中的原则。 ⑵分散安排的原则。 7、会议的组织和领导。 8、与会人员的食宿安排。 9、会议经费预算和开支办法。
• 会议选举的一般程序是： • (1)宣布参加选举的人数和选举的内容； • (2)通过会议选举办法； • (3)通过监票人、总监票人名单； • (4)核实出席会议参加选举的人数； • (5)检查票箱；
（五）会议选举 2
• (6)分发选票； • (7)填写选票； • (8)宣布投票顺序和进行投票； • (9)开箱清点选票； • (10)报告收回选票数，宣布选举是否有效； • (11)进行计票； • (12)宣布选举结果。
（三）会议记录
• 会议记录分： 文字记录、 电子记录两种。
• 文字记录分： 详细记录、 摘要记录两种。 电子记录分: 录音、录像两种。
会议纪要（公文）
（四）会议简报
• 会议简报：是反映会议进程、动态，向与 会者和领导者通报会议情况的文书。
• 编写要求：新、实、短、快 • 写法：转发式、报道式
（五）会议选举 1
会议成本＝隐性成本＋显性成本 ＝[2×3×（G平＋S平）×N×T]＋X
（二）组建会议机构1
• 秘书组——负责会议文字工作以及领导会 议期间交办的事项等.
• 宣传组——负责宣传报道、简报编写、摄 影录象等。
• 会务组——负责安排和布置大会会场、讨 论会场、参观考察等。
• 材料组——负责会议文件印制、保管、发 放、回收、会议文件的汇集、归档工作等。
二、会议的类型和功能
（一）会议类型 1、按会议的规模分： 小型会议：三五人——数十人。 中型会议：一百人—— 一千人。 大型会议：一千人以上。
2、按会议的性质分： 规定性会议（也叫法定性会议）。 日常性会议。 专业性会议（也叫业务性会议）。 纪念性会议。 座谈性会议。
• 3、按会议的形式分： • 集中性会议 • 分散性会议 • 4、按会议的时间特征分： • 定期性会议（也叫例行性会议）： • 不定期性会议
2、会场布置
• (1)主席台的布置 • 要求：干净、整洁，色彩协调。 • 注意：座次排列规则。
与会代表的座次排列
• 1、按汉字笔划顺序、 2、按地理位置、 3、按行业系统等方法。
(3)装饰性布置
• 会标、会徽、标语、旗帜、花卉、书画等的布置。 • 基本要求：朴素、大方，体现出会议的主题和气
氛。
• ④ 会议参考文书。包括各部门统计报表、财务报表等。 • ⑤ 会议传达文书。包括会议通知等。 • ⑥ 会议管理文书。包括开会须知、议事规则、证件要
求、作息时间、生活管理等。
（五）选择、布置会场
选择会址要考虑以下几个因素：
• 1．租借的日期和时间？ • 2．便利？ • 3．大小？ • 4．设备配置？ • 5．安静？ • 6．停车场？ • 7．租借费用？ • 8．配套的餐饮和娱乐设施？
（六）会议总结（闭幕式）
• 内容包括：代拟领导讲话稿；由领导者作 总结讲话；表彰先进；合影留念等。
（七）后勤保障
• 内容包括：安排好与会人员的住宿、伙食、 医疗、交通和业余文化生活、参观访问等 。
六、会后的善后工作
• （一）印发会议纪要 • （二）清理会议文件
（收、存、带、销） • （三）组织代表离会 • （四）搞好宣传报道 • （五）会议工作总结 • （六）会后催办工作 （发文、电话、会议）
视频会议与传统会议形式的比较：
• 1、减轻地方负责人出席多个会议的压力，减少与 会者离开岗位对工作的影响； 2、降低差旅成本和会议开支； 3、让更多的人员出席会议，减少了会议精神的传 达失真度，增进了会议的效力； 4、方便地方部门邀请高级领导远程出席会议和视 频讲； 5、视频会议不能完全取代传统会议形式，但可作 为一个有效的补充形式。
(4)附属性布置
• 1）会议的必备用品：文具用品、桌椅台布、 茶具、扩音设备、照明设备、通风和空调设 备等.
• 2）会议的特殊用品： • 颁奖时的音乐、 • 国歌音乐、 • 投影仪、 • 录音录象机、 • 投票箱和选票等。 • 还有停车场。
（六）人员编组
• 可按地区编组、按行业编组、按职务、职 称层次编组等。
（3）要准备一旦晚点的接应措施。
五、会中的组织、服务工作
• 基本要求：组织严密，服务周到，确保安全。 • （一）会场签到 • 签到的方式分： • 簿式签到、卡式签到、
电子签到机三种。 姓名、单位、职务、 到达时间，
（二）会间调度
• 指会议进行期间对会议程序、内容及会场 服务所作的调整和安排。
• 包括引导与会人员入座、投票，指挥车辆 停靠位置等。
安排会议
教学策划
• 教学内容:了解会议概念、会议的类型和功能; 掌握会议工作的任务和原则; 熟悉会前的准备工作; 熟悉会中的组织、服务工作; 熟悉会后的善后工作.
• 教学重点: 熟悉会前、会中、会后各环节的 工作内容及要求。
• 教学难点：各种会议及活动的筹备方案和组 织工作。
一、引言
• 会议： • 1、有组织、有领导地召集人们商议事情的集会 • 2、还可以指：一种组织、一种机构 。
会议保密工作
1、会前布置； 2、会议内容； 3、领导重要讲话； 4、会后检查； 5、清退文件。
（二）会议的功能
• 1、决策功能。 • 2、指挥功能。 • 3、沟通功能。 • 4、协调功能。 • 5、动员功能。 • 6、显示功能。
三、会议工作的任务和原则
• （一）会议工作的任务 • 会议的组织工作、文书工作、组织联络工作、
后勤服务工作、接待服务工作、选举工作。
• （二）会议工作的原则 • 1、充分准备。 • 2、严密组织。 • 3、周到服务。 • 4、勤俭节约。 • 5、安全保密。 • 6、提高效率。
（二）组建会议机构2
• 接待组——编制接送计划、迎接礼仪、剪 彩礼仪、安排文化娱乐等。
• 后勤组——负责会议票证准备、会间食宿、 用车、生活用品供应、返程票购买等。
• 组织组——负责与会人员编组、签到、代 表选举、代表资格审查等。
• 保卫组——负责重要会议的安全与保密工 作。
（三）发送会议通知
• 书面通知：便函、通知 • 电话通知： • 当面通知： • 要求：及时、准确、 • 明晰、简要， • 防止重发、错发或漏发。
（七）制作会议证件
• Fra Baidu bibliotek类有：
代表证
列席证
工作证
记者证
签到证
出入证
•一般采用卡片式，分折叠和单页两种。
（八）安排食宿和车辆
• 包括预订房间、落实床位、协调餐厅座位、 确定会议用车等内容。
（九）会前检查
• 会前检查的重点是会议文件、会场布置、 食宿安排、安全保密等方面。
（十）接站与报到
• 应注意： • （1）弄清接站时间和地点； • （2）记住来人姓名，并确定接应方法；
（四）准备会议文件
• 会议文件主要有：会议日程、会议通知、主 席日程和报告、会议须知等。
会议文件的种类
• ① 会议指导文书。包括上级会议文书、上级指示文书、 本级开会起因文书等。
• ② 会议主题文书。包括开幕讲话报告专家发言、选举 结果、正式决议、闭幕讲话等。
• ③ 会议程序文书。包括议程文书、日程安排、程序讲 话等。