会议基本流程培训PPT课件
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会议安排会议介绍工作流程培训PPT课件带内容
包括会议的具体时间、地点、会议主题及会务费、应带材料、联系方式等。通知后面附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。
此外，对于外地的参会者另附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图及接待者的联系方式。
会议地点必须大小适中 、地点合理、设备齐全，因此我们将会议地点选在了学校的新报告厅。我们会安排好主席台的位置，根据会议内容，在场内悬挂横幅 ，在会场内摆放适当的盆景、盆花，在每场会议前在桌面上统一整齐地摆放饮料，安排服务人员将参会者引入会场，并在会议进行时及时服务。另外我们也会做好会场的设备调试工作，进行演练，确保会议的顺利进行。
不影响其他人
6、中间休息时可以播放音乐，播放时要注意选择歌曲
①要选择轻音乐，脍炙人口的歌曲
②声音不能太吵，开会大脑容易类，下一节会议会产生疲劳感
③在快开始前1-2分钟关掉音乐，一般这是大家入座的通知。
会场服务人员可在此段时间内尽快整理会场，补充和更换各种用品。
会议结束后仔细检查看是否有遗忘的物品和文件，设施设备是否损坏，做好记录。
我们会在参会者到达时安排他们迅速、安全地住进扬子宾馆，并发放餐劵。
01
02
早餐
会议
会议
参观学校
午餐
晚餐
早餐
会议
会议
晚餐
午餐
早餐
送别参会者
会议
会餐庆祝
会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。由于条件的限制，我们选择了会餐庆祝。
3、如果有人要相告参会者特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避免无关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者注意力。
会务工作流程(PPT30页)
• 1、会议文件清退的程序 （1）向会议主席团或主持人汇报发文情况，
提出清退文件资料建议。 （2）待主席团或主持人批准后，下发收退文
件资料目录，并做好必要的解释工作。 （3）会议结束后进行清退，清退要逐份清点、
登记，发现丢失应查明原因，及时向领导 汇报。
• 文件清退的方法：
1、小型会议
• 由会议主持人宣布会议结束的同时，请与会人员 将文件放在桌上，由秘书统一收集。
误会。 • 4、清退文件，需要填写“文件清退登记表”，交
接双方清点无误并签字后留存。 • 5、文件清退、归档后，剩余的文件资料，经鉴别
没有保存价值的进行登记，经批准后，由2人以上 送到指定地点销毁。
三、整理会场、会议室
• 1、清点、检查物品 • 2、归还会议所借物品 • 3、揭去会场标示物、拿走指示牌 • 4、如有与会者遗留物品，应代为保管 • 5、与会议室（会场）管理人员交接
• 在签到表上签名。（签到表应事前制作， 其内容应包括姓名、单位、职务、到会时 间、签名栏）
• 小型会议或公司内部会议，秘书可自行在 名单上批划。
• 有条件的重要大型会议可采用电子签到卡。
• 注意：秘书应根据签到名单及时统计到会 人数，发现未到会的及时电话联系。
3、做好借用物品和代保管物品的登 记工作
四、及时做好会议总结，吸取本次会议的经 验和教训（复习指导P115操作题第二小题）
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• 由秘书在会议室门口收集
• 由秘书单独向个别已领取文件而未到会的人员收 集。
提出清退文件资料建议。 （2）待主席团或主持人批准后，下发收退文
件资料目录，并做好必要的解释工作。 （3）会议结束后进行清退，清退要逐份清点、
登记，发现丢失应查明原因，及时向领导 汇报。
• 文件清退的方法：
1、小型会议
• 由会议主持人宣布会议结束的同时，请与会人员 将文件放在桌上，由秘书统一收集。
误会。 • 4、清退文件，需要填写“文件清退登记表”，交
接双方清点无误并签字后留存。 • 5、文件清退、归档后，剩余的文件资料，经鉴别
没有保存价值的进行登记，经批准后，由2人以上 送到指定地点销毁。
三、整理会场、会议室
• 1、清点、检查物品 • 2、归还会议所借物品 • 3、揭去会场标示物、拿走指示牌 • 4、如有与会者遗留物品，应代为保管 • 5、与会议室（会场）管理人员交接
• 在签到表上签名。（签到表应事前制作， 其内容应包括姓名、单位、职务、到会时 间、签名栏）
• 小型会议或公司内部会议，秘书可自行在 名单上批划。
• 有条件的重要大型会议可采用电子签到卡。
• 注意：秘书应根据签到名单及时统计到会 人数，发现未到会的及时电话联系。
3、做好借用物品和代保管物品的登 记工作
四、及时做好会议总结，吸取本次会议的经 验和教训（复习指导P115操作题第二小题）
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• 由秘书在会议室门口收集
• 由秘书单独向个别已领取文件而未到会的人员收 集。
会议接待流程培训教材PPT课件(25张)
1.参会人数：××-××人（人数区间）； 2.会议安排：会期×天，第一天…；第二天…；第三天…；
3.需要接送站参会代表约××人，需要旅游代表约××人；
4.会议室使用方式及要求：使用时间、全厅还是半厅；
（二）请贵公司根据以上情况及要求策划会议方案并给予投标分项详细报价（投
报酒店为“A酒店”、“BT酒hem店e”Ga）ller；y is a Design Digital （三）报价内容：会场费、de设vCelo备onpte租ednt赁b&y 、GCou节nildte目Dntes演smig出anllIn、c.住宿餐饮、广告制作、服务费、 接送站等会议过程中可能会产生的费用，越详细越好！
❖ 环境：
考察酒店周边情况，是否有适合会务人员用餐的餐厅，交通是否 便利，有没有银行或自动取款机，自然环境如何，以及酒店周边有没 有复印店及物料制作的店铺等，了解当地有名小吃夜市大型商场等。
❖ 旅行社：
考察3-4家旅行社，看旅行社的规模、营业执照是否齐全，了解接 待能力及成功接待案例。
❖ 【注意】在考察期间不要带有公司LOGO的东西，不要轻易泄露
会议接待 流程培 训教材( PPT25 页)
LOGO
会议接待流程
严蕾
第一篇 会议前
一、前 期 准 备
活动时间 会 议规模 参 会人数 酒店要求 其他接待要求
二、前期考察
❖ 如事业部有考察要求，接待科需配合事业部、供给部 共同进行会前考察；出差人员需按公司要求正常办理 出差及借款审批程序。
❖1. 了解当地所有星级酒店（包括酒店新旧程度、地理
公司名称，工作身份以及此次会议的规模和时间。
三、整理信息
❖ 1.根据考察情况选出2家适 合此次会议的酒店；
《会议流程安排》课件
《会议流程安排》PPT课件
# 会议流程安排
本次课件介绍了一个有效的会议流程安排，以便参与者明确会议的目的和议 程，并能按时进行会议，提高会议的效率。
会议背景
此次会议的原因是为了讨论一个重要的议题，以达到特定目标。参与者将了解会议背后的动机，并清楚了解会 议的目的。
会议议程
1
现实分析
分析当前的情况和环境，了解背景信息。
环节研讨
发言人的意见
每位发言人将有机会发表他们的意见、建议和问题，为会议提供丰富的讨论内容。
自由发问
某些环节可以让与会人员自由提问或讨论，增加互动和参与感。
全场分享
1
发言人概括
每位发言人应该对自己的发言点进行概括和补充，以加深与会人员的理解。
2
总结和思考
与会人员需要总结并思考自己的意见，以提升会议的质量。
目标设定
2
制定明确的目标和预期成果，以便明确
会议的方向。
3
讨论和决策
进行有针对性的讨论并做出决策，以解
总结和反馈
4
决问题或达成共识。
对会议的讨论和决策进行总结，并收集 参与者的反馈。
主持人介绍
主持人背景
一位经验丰富且有权威性的主持人将确保会议的顺 利进行，并提供适协调与会人员的发言顺序，并促进合 作和有效沟通。
后续安排
讨论内容总结
对本次会议的讨论内容进行总结，以便参与者 能够清晰理解并掌握核心信息。
下一步工作方向
根据会议的成果，确定下一步的工作方向，并 安排相应的任务和责任。
行动计划
根据本次会议的成果，制定详细的行动计划，包括具体的时间安排和工作分 配，以推动工作的进展。
# 会议流程安排
本次课件介绍了一个有效的会议流程安排，以便参与者明确会议的目的和议 程，并能按时进行会议，提高会议的效率。
会议背景
此次会议的原因是为了讨论一个重要的议题，以达到特定目标。参与者将了解会议背后的动机，并清楚了解会 议的目的。
会议议程
1
现实分析
分析当前的情况和环境，了解背景信息。
环节研讨
发言人的意见
每位发言人将有机会发表他们的意见、建议和问题，为会议提供丰富的讨论内容。
自由发问
某些环节可以让与会人员自由提问或讨论，增加互动和参与感。
全场分享
1
发言人概括
每位发言人应该对自己的发言点进行概括和补充，以加深与会人员的理解。
2
总结和思考
与会人员需要总结并思考自己的意见，以提升会议的质量。
目标设定
2
制定明确的目标和预期成果，以便明确
会议的方向。
3
讨论和决策
进行有针对性的讨论并做出决策，以解
总结和反馈
4
决问题或达成共识。
对会议的讨论和决策进行总结，并收集 参与者的反馈。
主持人介绍
主持人背景
一位经验丰富且有权威性的主持人将确保会议的顺 利进行，并提供适协调与会人员的发言顺序，并促进合 作和有效沟通。
后续安排
讨论内容总结
对本次会议的讨论内容进行总结，以便参与者 能够清晰理解并掌握核心信息。
下一步工作方向
根据会议的成果，确定下一步的工作方向，并 安排相应的任务和责任。
行动计划
根据本次会议的成果，制定详细的行动计划，包括具体的时间安排和工作分 配，以推动工作的进展。
会议基本流程培训幻灯片
18
第三节 会后必须注意的问题
? 撰写新闻稿（及时、反映会
议精神、领导审核）
? 与会人员返程组织 ? 会议文件的整理归档 ? 会议物品清点 ? 会议总结与后评估
19
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总 结评估
总结不足，评估好的方面，便于 下次会议组织质量，提升会议标 准
会后注意事项：会议记录、设备清退、 会议照片摄影收集、费用结算报销
8
会议通知与会场的选择布置
9
会议通知安排及发送
通知的内容与制订流程（会议通知必须提前 三到四天发布,便于会议准备） 发送形式(可采取口头电话、邮件、OA等方 式）； 注意事项：规范、严谨 正式、及时
10
主席台座次安排（重大正式会议）
依职务高低和会议主 题安排定 会议主持人的位次 主席台座次的审核 座次牌的规范摆放
会议信息的收集（会前、会中、 会后
会前主要 搜集信息
准备开幕词、闭幕词、讲话 稿所需信息
起草工作报告、决议草案所 需信息
搜集备妥会议材料及发言稿
其他会议相关信息材料
22
会议信息加工
会议信息加工
筛选
分类
排列存放 综 合
23
——会议范例介绍——
举例：公司近期计划开展品质工作研讨会，如果是你负 责组织筹备，你会提前和考虑哪些会务安排，以确保 会议质量？
会议方案策划、发言稿准备、 PPT 制作、会议 资料的整理、汇编
会议组织分工要明确、落实责任人、明确标准、加强资源 协调，及时反馈准备进度，确保会议质量
7
会议篇
会前准备 - 策划案的内容
策划方案内容
策划方案主要围绕会议主题、内容及形式进 行,内容涉及：目的、主题、时间、参会人员 （类型、人数）、地点、会议日程、议程、 人员分工、各项工作负责人、各项活动的推 进时间等会议事项及步骤
第三节 会后必须注意的问题
? 撰写新闻稿（及时、反映会
议精神、领导审核）
? 与会人员返程组织 ? 会议文件的整理归档 ? 会议物品清点 ? 会议总结与后评估
19
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总 结评估
总结不足，评估好的方面，便于 下次会议组织质量，提升会议标 准
会后注意事项：会议记录、设备清退、 会议照片摄影收集、费用结算报销
8
会议通知与会场的选择布置
9
会议通知安排及发送
通知的内容与制订流程（会议通知必须提前 三到四天发布,便于会议准备） 发送形式(可采取口头电话、邮件、OA等方 式）； 注意事项：规范、严谨 正式、及时
10
主席台座次安排（重大正式会议）
依职务高低和会议主 题安排定 会议主持人的位次 主席台座次的审核 座次牌的规范摆放
会议信息的收集（会前、会中、 会后
会前主要 搜集信息
准备开幕词、闭幕词、讲话 稿所需信息
起草工作报告、决议草案所 需信息
搜集备妥会议材料及发言稿
其他会议相关信息材料
22
会议信息加工
会议信息加工
筛选
分类
排列存放 综 合
23
——会议范例介绍——
举例：公司近期计划开展品质工作研讨会，如果是你负 责组织筹备，你会提前和考虑哪些会务安排，以确保 会议质量？
会议方案策划、发言稿准备、 PPT 制作、会议 资料的整理、汇编
会议组织分工要明确、落实责任人、明确标准、加强资源 协调，及时反馈准备进度，确保会议质量
7
会议篇
会前准备 - 策划案的内容
策划方案内容
策划方案主要围绕会议主题、内容及形式进 行,内容涉及：目的、主题、时间、参会人员 （类型、人数）、地点、会议日程、议程、 人员分工、各项工作负责人、各项活动的推 进时间等会议事项及步骤
会议流程及规范(PPT)课件
目录
1 2 3 4 会议流程 会议四大要素 会议组织工作内容
会前准备工作
会中工作 会后工作
5
6 7
会议组织注意事项
会议流程
确定会议主题及参会人员
发布会议通知
做好会议记录
撰写会议纪要
议定事项的贯彻执行
收集信息，进行反馈
会议四大要素
•名称 •时间 •地点 •参会人员 •会议方式 •指导思想 •议题 •目的 •任务 •作用
会前准备工作
9、制定及发布会议通知
会议通知的内容包括名称、时间、地点、参会人员、 议题及要求等。
会议通知的方式有OA留言、电话。 10、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、主题报告、其他发言材料等。 11、对投影放映设备、话筒、音响进行调试。 12、准备录音笔
会中工作
1、组织签到 2、做好会议记录
包括：会议议程各项内容、主要人员
发言材料、会议讨论内容和总结性结 论。 3、整理完成会议总结材料后报领导 审批，将审批通过的材料分发至各参 会人员遵照执行。
会议组织注意事项
会议通知 • 1、正式的书面会议通知应包含：简要的会议议程说明、参会人员、会 议时间、会议地点等。 • 2、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如OA 系统，如有 必要可另行电话通知参会人员。
（1）会议记录的要求准确、完整、简洁、明
确。 （2）记录主体：参会者的发言、议定事项。 （3）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要 见解； （4）会议已议决的或议而未决的事项 （5）漏记的内容先作记号，然后对照录音带 修改，或请发言者重复。
会后工作
1、整理好会议中的文字记录和图片、
视频、音频记录，进行备案。 2、完成会议总结材料，材料内容应
1 2 3 4 会议流程 会议四大要素 会议组织工作内容
会前准备工作
会中工作 会后工作
5
6 7
会议组织注意事项
会议流程
确定会议主题及参会人员
发布会议通知
做好会议记录
撰写会议纪要
议定事项的贯彻执行
收集信息，进行反馈
会议四大要素
•名称 •时间 •地点 •参会人员 •会议方式 •指导思想 •议题 •目的 •任务 •作用
会前准备工作
9、制定及发布会议通知
会议通知的内容包括名称、时间、地点、参会人员、 议题及要求等。
会议通知的方式有OA留言、电话。 10、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、主题报告、其他发言材料等。 11、对投影放映设备、话筒、音响进行调试。 12、准备录音笔
会中工作
1、组织签到 2、做好会议记录
包括：会议议程各项内容、主要人员
发言材料、会议讨论内容和总结性结 论。 3、整理完成会议总结材料后报领导 审批，将审批通过的材料分发至各参 会人员遵照执行。
会议组织注意事项
会议通知 • 1、正式的书面会议通知应包含：简要的会议议程说明、参会人员、会 议时间、会议地点等。 • 2、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如OA 系统，如有 必要可另行电话通知参会人员。
（1）会议记录的要求准确、完整、简洁、明
确。 （2）记录主体：参会者的发言、议定事项。 （3）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要 见解； （4）会议已议决的或议而未决的事项 （5）漏记的内容先作记号，然后对照录音带 修改，或请发言者重复。
会后工作
1、整理好会议中的文字记录和图片、
视频、音频记录，进行备案。 2、完成会议总结材料，材料内容应
会议流程及规范ppt课件
的文字记录和图片、 视频、音频记录，进行备案。 2、完成会议总结材料，材料内容应 包括：会议议程各项内容、主要人员 发言材料、会议讨论内容和总结性结 论。 3、整理完成会议总结材料后报领导 审批，将审批通过的材料分发至各参 会人员遵照执行。
9
会议组织注意事项
会议通知 会议议程安排
6
会前准备工作
9、制定及发布会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、参会人员、 议题及要求等。 会议通知的方式有OA留言、电话。
10、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、主题报告、其他发言材料等。
11、对投影放映设备、话筒、音响进行调试。 12、准备录音笔
7
会中工作
8
1、组织签到 2、做好会议记录 （1）会议记录的要求准确、完整、简洁、明 确。 （2）记录主体：参会者的发言、议定事项。 （3）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要 见解； （4）会议已议决的或议而未决的事项 （5）漏记的内容先作记号，然后对照录音带 修改，或请发言者重复。
5
会前准备工作
1、确定会议主题与议题 2、确定会议名称 3、确定会议规模与规格
会议的规模有大型、中型、小型。 4、确定会议时间、会期 5、 确定会议所需用品和设备 必备用品：文具、桌椅、茶具、扩音设备、 照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 6、确定与会人员名单 7、确定会议地点 8、安排会议议程与日程
现场安排（人员入场时）
其他注意事项
10
• 会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到。 • 会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，
以便于在会后做好会议总结工作
• 1、参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。 • 2、会议时间较长时，可适当安排中途休息时间。
9
会议组织注意事项
会议通知 会议议程安排
6
会前准备工作
9、制定及发布会议通知 会议通知的内容包括名称、时间、地点、参会人员、 议题及要求等。 会议通知的方式有OA留言、电话。
10、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、主题报告、其他发言材料等。
11、对投影放映设备、话筒、音响进行调试。 12、准备录音笔
7
会中工作
8
1、组织签到 2、做好会议记录 （1）会议记录的要求准确、完整、简洁、明 确。 （2）记录主体：参会者的发言、议定事项。 （3）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要 见解； （4）会议已议决的或议而未决的事项 （5）漏记的内容先作记号，然后对照录音带 修改，或请发言者重复。
5
会前准备工作
1、确定会议主题与议题 2、确定会议名称 3、确定会议规模与规格
会议的规模有大型、中型、小型。 4、确定会议时间、会期 5、 确定会议所需用品和设备 必备用品：文具、桌椅、茶具、扩音设备、 照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 6、确定与会人员名单 7、确定会议地点 8、安排会议议程与日程
现场安排（人员入场时）
其他注意事项
10
• 会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到。 • 会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，
以便于在会后做好会议总结工作
• 1、参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。 • 2、会议时间较长时，可适当安排中途休息时间。
会议服务培训标准与流程PPT课件
会议各项准备工作01场地布置会议台型认识课桌式鱼骨式会议各项准备工作01场地布置会议台型认识剧院式会见式会议各项准备工作01场地布置会议台型认识会议各项准备工作01场地布置会议台型认识会议各项准备工作01场地布置会议台型认识董事会式圆桌式会议各项准备工作01茶具准备使用前应对瓷杯进行检查确保茶具清洁无破损且经过消毒
5
01 会议各项准备工作
场地布置--主席台
• 舞台裙:
• 投影幕及投影仪：
舞台前部外围用深红色舞台裙粘贴，长度垂直地面， 会前3小时将投影幕投影仪安装到位，投影
两个舞台裙之间的接缝吻合，接口处不能面向客人。 不歪斜，对正投影幕；悬挂式投影仪提
• 背景板支架：
最迟于会议开始前三个小时联系安装完毕。
• 背景板：
26
01 会议各项准备工作
设施设备的调试及启用 • LED显示屏调试 --- LED显示屏电源开关顺序：打开LED显示屏时先打开主控计算
机，后打开LED显示屏；关闭LED显示屏时:先关闭关闭LED显示屏,在关闭计算机。 打开计算机时，待计算机操作系统进入主控软件后，方可打开显示屏电源，避免在 全白屏幕状况下开启LED显示屏。下列情况不开启LED： --- LED显示屏主控计算机没有进入控制软件等程序；--- LED显示屏主控计算机未 通电；--- LED显示屏主控部分电源未打开。 LED显示屏屏体部分出现一行非常亮的区域，不应长时间打开LED显示屏，应注意及 时关闭显示屏电源。 LED显示屏的电源出现开关频繁跳闸时，应及时检查LED显示屏屏体或更换电源开关。 根据LED显示屏屏体、控制部分所处环境情况，避免虫咬，必要时应放置鼠药。
我国传统以中心的左方为上，若在台下看，即右方）。若主席台上人员为双数，将 主要负责人定位后按职务一右一左排列。
5
01 会议各项准备工作
场地布置--主席台
• 舞台裙:
• 投影幕及投影仪：
舞台前部外围用深红色舞台裙粘贴，长度垂直地面， 会前3小时将投影幕投影仪安装到位，投影
两个舞台裙之间的接缝吻合，接口处不能面向客人。 不歪斜，对正投影幕；悬挂式投影仪提
• 背景板支架：
最迟于会议开始前三个小时联系安装完毕。
• 背景板：
26
01 会议各项准备工作
设施设备的调试及启用 • LED显示屏调试 --- LED显示屏电源开关顺序：打开LED显示屏时先打开主控计算
机，后打开LED显示屏；关闭LED显示屏时:先关闭关闭LED显示屏,在关闭计算机。 打开计算机时，待计算机操作系统进入主控软件后，方可打开显示屏电源，避免在 全白屏幕状况下开启LED显示屏。下列情况不开启LED： --- LED显示屏主控计算机没有进入控制软件等程序；--- LED显示屏主控计算机未 通电；--- LED显示屏主控部分电源未打开。 LED显示屏屏体部分出现一行非常亮的区域，不应长时间打开LED显示屏，应注意及 时关闭显示屏电源。 LED显示屏的电源出现开关频繁跳闸时，应及时检查LED显示屏屏体或更换电源开关。 根据LED显示屏屏体、控制部分所处环境情况，避免虫咬，必要时应放置鼠药。
我国传统以中心的左方为上，若在台下看，即右方）。若主席台上人员为双数，将 主要负责人定位后按职务一右一左排列。
会议流程培训课件PPT课件
面对面交流
在会议现场或会后，与部分与会者进行面对面交流，深入了解他们 的看法和建议。
线上调查
通过电子邮件或在线平台，向与会者发送调查问卷，以便收集更广泛 的意见。
分析本次会议优缺点
会议优点 会议目标明确，议程安排合理。
演讲嘉宾水平高，内容有深度。
分析本次会议优缺点
与会者群体广泛，交流互动充分。 会议缺点
会议流程培训课件PPT课件
目录
• 会议基本概念与重要性 • 会议策划与准备阶段 • 召开会议及现场管理技巧 • 决策形成与文件整理环节 • 评估反馈及持续改进策略
01
会议基本概念与重要性
会议定义及功能
会议是一种集体讨论和决策的方式
01
通过会议，人们可以集思广益，共同商讨问题，并作出决策。
会议具有明确的目标和议程
归档保存相关资料备查
收集资料
收集与会议相关的文件、资料，包括会议通知、议程、发言稿、 决议等。
分类整理
按照时间、议题等要素对收集的资料进行分类整理。
归档保存
将整理好的资料归档保存，建立索引目录，方便日后查阅和使用。
05
评估反馈及持续改进策 略
收集参与者意见反馈
设计反馈问卷
在会议结束后，向与会者提供一份简短的问卷，收集他们对会议内 容、形式、组织等方面的意见。
01
02
03
发言顺序
根据议程安排，依次邀请 发言人进行发言。
提问环节
在发言人发言后，留出时 间让与会者提问或发表意 见。
引导讨论
主持人应适时介入，引导 讨论深入进行，确保讨论 不偏离主题。
倾听他人意见，尊重多样性
倾听技巧
主持人应认真倾听每位发 言人的意见，不打断其发 言。
在会议现场或会后，与部分与会者进行面对面交流，深入了解他们 的看法和建议。
线上调查
通过电子邮件或在线平台，向与会者发送调查问卷，以便收集更广泛 的意见。
分析本次会议优缺点
会议优点 会议目标明确，议程安排合理。
演讲嘉宾水平高，内容有深度。
分析本次会议优缺点
与会者群体广泛，交流互动充分。 会议缺点
会议流程培训课件PPT课件
目录
• 会议基本概念与重要性 • 会议策划与准备阶段 • 召开会议及现场管理技巧 • 决策形成与文件整理环节 • 评估反馈及持续改进策略
01
会议基本概念与重要性
会议定义及功能
会议是一种集体讨论和决策的方式
01
通过会议，人们可以集思广益，共同商讨问题，并作出决策。
会议具有明确的目标和议程
归档保存相关资料备查
收集资料
收集与会议相关的文件、资料，包括会议通知、议程、发言稿、 决议等。
分类整理
按照时间、议题等要素对收集的资料进行分类整理。
归档保存
将整理好的资料归档保存，建立索引目录，方便日后查阅和使用。
05
评估反馈及持续改进策 略
收集参与者意见反馈
设计反馈问卷
在会议结束后，向与会者提供一份简短的问卷，收集他们对会议内 容、形式、组织等方面的意见。
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发言顺序
根据议程安排，依次邀请 发言人进行发言。
提问环节
在发言人发言后，留出时 间让与会者提问或发表意 见。
引导讨论
主持人应适时介入，引导 讨论深入进行，确保讨论 不偏离主题。
倾听他人意见，尊重多样性
倾听技巧
主持人应认真倾听每位发 言人的意见，不打断其发 言。
会议服务流程培训PPT课件
整理会议记录和决议
会议记录
详细记录会议中讨论的问题、提出的观点、达成的共识和决策，确保信息的准确性和完 整性。
决议
整理会议中通过的决议，明确各项决议的实施方案、责任人和时间节点，为后续工作提 供明确的指导。
发送感谢信和会议总结
感谢信
向参会人员发送感谢信，表达对他们的 参与和支持的感激之情，同时再次强调 会议的重要成果。
会议服务的重要性
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提高会议效率
通过专业的会议服务，确 保会议的各个环节顺利进 行，提高会议的效率。
增强参会体验
优质的会议服务能够为参 会人员提供舒适、便捷的 体验，增强参会人员的满 意度。
促进商务合作
良好的会议服务有助于促 进参会人员之间的交流与 合作，推动商务合作。
会议服务的流程简介
认真倾听参会人员的投诉 和建议，并做好详细记录 。
及时反馈
对于合理的投诉和建议， 应积极采取措施改进，并 及时向投诉者反馈处理结 果。
感谢与鼓励
对于提出的建议，应表示 感谢，鼓励参会人员继续 提出宝贵意见。
处理技术故障和设备问题
技术故障应对
如遇技术故障或设备问题，应迅速查 明原因，采取有效措施修复，确保会 议顺利进行。
签到
核实参会人员身份，确保参会人员按 时到场并完成签到程序。
安排会议议程
制定会议议程
根据会议主题和目的，制定详细的会议议程，确保会议顺利进行。
通知与提醒
及时通知参会人员会议议程变动情况，确保参会人员了解会议进程。
提供会议记录和翻译服务
会议记录
准确记录会议内容，包括发言要点、讨论重点等。
翻译服务
为满足不同参会人员的语言需求，提供专业的翻译服务。
会议组织与管理培训课件(PPT 81张)
5、 确定会议所需用品和设备 （1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
6、建立会议组织机构 会务组、宣传组、秘书组、文件组、 接待组、保卫组。 7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点 要根据会议的规模、规格和内容等要求来确定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
12、准备会议文件资料 主要有议程表和日程表、会场座位分区表和主席台及会场座次表、主题报告、领导讲话稿、其他发言材料、开幕词和闭幕词、其他会议材料等。 13、安排食住行 ⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准，尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
二、文书工作 1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。 三、生活管理工作 1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。 四、安全保卫工作 1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成,应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
会议流程培训课件ppt5)ppt
尊重他人
在他人发言时，不要打断或插话 ，尊重他人的发言权。
避免会议误区
避免无意义的争论
避免在会议中陷入无意义的争论和争吵，寻求共 识和解决方案。
避免一言堂
鼓励参会者发表意见和建议，促进讨论和交流。
避免偏离主题
确保会议内容和议题紧密相关，避免偏离主题和 浪费时间。
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常见问题解答
如何提高会议效率？
提问与回答环节
提问环节
与会人员可以向发言人提问，提问应 简明扼要，避免涉及个人隐私和攻击 性言论。发言人回答问题应诚实、客 观、专业。
互动环节
主持人组织与会人员就相关议题进行 互动交流，鼓励不同观点的碰撞和融 合，促进思想的交流和启迪。
休息与茶歇
休息时间
会议进行一段时间后，安排适当的休息时间，让与会人员放松身心，缓解疲劳。休息时间不宜过长，以免影响会 议进程。
定期检查任务的进展情况，确保按计 划执行。
反馈与调整
根据实际情况调整计划，并对任务ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ 行情况进行反馈。
激励与惩罚
对任务完成出色的团队或个人给予奖 励，对未完成任务或完成不好的进行 适当的惩罚。
THANK YOU
分类和归档
将整理好的会议记录按日 期、主题等进行分类，并 妥善归档，以便日后查阅 。
发布会议纪要
编写纪要
根据会议记录，编写简洁明了的 会议纪要，概述会议的主要内容
和决策。
审核纪要
请相关人员审核会议纪要，确保内 容准确无误。
发布纪要
将审核通过的会议纪要发送给参会 人员，并确保所有相关人员收到。
跟踪与反馈
明确会议目标
在会议开始时明确会议 的目的和议程，确保所 有参与者都清楚会议的
会议服务流程培训PPT课件
纪要内容程、讨论内容、重要决定和任务分配 等信息，以便与会者查阅和参考。
评估会议效果
要点一
效果评估
在会议结束后，应对会议的效果进行评估，包括会议的组 织、议程安排、讨论质量、达成效果等方面。
要点二
评估方法
可以采用问卷调查、面对面访谈或小组讨论等方式进行评 估，收集参会者的意见和建议，以便改进和提高会议质量 。
02
会议筹备阶段
确定会议目的
明确会议主题和目标
确保会议目的清晰明确，有助于后续议程和内容的制定。
确定会议的预期成果
让参会者了解会议期望达成的结果，有助于提高会议效率。
确定会议议程
制定详细的议程安排
根据会议目的，合理安排议程内容和 时间，确保会议顺利进行。
预留足够的时间
为每个议程项目预留足够的时间，避 免议程过于紧凑。
安排议程
根据会议主题和目的，制定会议议程，明确会议时间和议程顺序。
时间管理
确保每个议程按时进行，合理安排发言时间和讨论时间，避免会议时间过长或议程时间不够。
提供会议资料
准备资料
根据会议主题和目的，准备相关会议资 料，包括会议背景资料、议题材料等。
VS
分发资料
在会议开始前，将会议资料分发给参会人 员，确保参会人员能够了解会议内容和要 求。
提供会议设施
设施准备
根据会议需要，准备相关设施，如投影仪、音响设备、桌椅等。
设施管理
确保设施正常运行，及时处理设施故障问题，保证会议顺利进行。
记录会议内容
记录要点
记录会议主要内容和讨论要点，包括发言内容、讨论问题和决策结果等。
整理报告
根据记录内容，整理会议报告，将会议结果和决策反馈给相关人员。
相关主题
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识记：会议信息的收集、 筛选、加工、排列存放、 编写、传递会议记录、 纪要、简报与表格
会前 主要 搜集 信息
准备开幕词、
闭幕词、讲话 稿起所草需工信作息报 告 、 决议草案所需 信搜息集 备 妥 会 议 材其料他及会发议言相稿关 信息材料
会议信息加工
筛选
分类
排列存放 综 合
——会议范例介绍——
主席台座次安排（重大正式会议）
• 依职务高低和会议主 题安排定 • 会议主持人的位次 • 主席台座次的审核 • 座次牌的规范摆放
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
会议地点与会场勘察选择
会场勘察俗称“踩点”，是 会前必须要做的基础性工作； 结合会议主题和组织效果、 档次、人员数量决定；
会议的组织和管理
举例：公司近期计划开展品质工作研讨会，如果是你负 责组织筹备，你会提前和考虑哪些会务安排，以确保会 议质量？
• 品质研讨会方案； • 会议议程及签到表； • 会议PPT筹备； • 会议场地确定及物资安排（座次牌、茶水、水 果等）； • 会议后评估及通讯稿发布
一、会议筹备方案 的内容与作用、拟 写会议筹备方案；
电话会议及视频会议 的要求与特点（P4和 P6）
会议管理工作环节
• 会前工作 • 会中管理 • 会后工作
第一节 会前工作
会议的策划
1. 会议目的（明确主办者开会计划达到的效果） 2. 会议人员构成（参会人员范围） 3. 会议策划方案（主题、流程、时间地点、主持人等）：此类会议
会务实训
会议管理——指导要点
• 会议基本流程
会议策划 会议组织构架
与审批
会议筹备
会议评估 会后管理
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
方案 会议通知
与落会与实中管组理织会与议接签待到会与议准承备办
案例分析； 会议食宿、值班 突发事件、医疗
会议主席台和 场内座位的安 排。会议现场 检查（P15）、 会议文件的准 备
与领导的沟通： 开头、书面；问 题和困难
会议的组织和管理
会务的实施 - 开会期间
与餐厅的联系（落实负责人）
与会场的联系 与服务台的联系 处理突发事件
第三节 会后必须注意的问题
撰写新闻稿（及时、反映会
议精神、领导审核）
与会人员返程组织 会议文件的整理归档
会议物品清点
会议总结与后评估
会议的组织和管理
会后总结和决算
会后的总 结评估
总结不足，评估好的方面，便于 下次会议组织质量，提升会议标 准
会后注意事项：会议记录、设备清退、 会议照片摄影收集、费用结算报销
应用：对会议信 息管理工作的各 项流程进行案例
分析
会议的信息工作
了解：会议信息工作 的主要流程；会议信 息的主要分类与特点；
领会：会议新闻 发布会的组织； 会议记录、纪要 和简报的编写方 法。
会议方案策划、发言稿准备、PPT 制作、会议 资料的整理、汇编
会议组织分工要明确、落实责任人、明确标准、加强资源 协调，及时反馈准备进度，确保会议质量
会议篇
会前准备 - 策划案的内容
策划方案内容
策划方案主要围绕会议主题、内容及形式进 行,内容涉及：目的、主题、时间、参会人员 （类型、人数）、地点、会议日程、议程、 人员分工、各项工作负责人、各项活动的推 进时间等会议事项及步骤
的筹备组织 4. 会议物资及车辆、用餐等组织安排。
会议的组织和管理
会前准备 - 成立TEAM组
组织落实，成立会议筹备组
会议组 总指挥
宣传策划
会务安排 会议资料筹备
负责人
职
责
整个活动总负责、协调
会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定 制、条幅内容、制作、活动策划……
负责参会人员的活动、接待等，以及相关物资、 资料的准备，费用的预算等
会前准备 - 会场勘察
原则
会前检查：
会期、规模、名额分配是否合理 地点的选择 环境条件与用品准备 文件资料准备 会场布置情况 会议议程PPT准备
会议的组织和管理
会前准备 - 会场勘察
注意 事项
餐饮方面 车辆组织 费用预算
• 会前的最后检查（工作认真负责、细心、 耐心） • 组织签到和登记（落实人员） • 做好联络协调（资源整合协作） • 会议与保密（业务素质与原则性） • 会议后勤保障（团结协作，积极主动）