浅谈建设工程档案信息化管理

浅谈建设工程档案信息化管理

发表时间：2018-04-25T14:49:05.400Z 来源：《建筑学研究前沿》2017年第33期作者：胡琴

[导读] 目前，传统的建设工程档案管理体制已经不能满足新形势的需求，必须转变档案发展方向。

中山火炬高技术产业开发区住房和城乡建设局广东省中山市 528400

摘要：目前，传统的建设工程档案管理体制已经不能满足新形势的需求，必须转变档案发展方向，推进档案管理工作步入信息化。但是，当前建设工程档案管理工作中尚且存在一些问题，本文将在简析这些问题的基础上提出建设工程档案信息化管理措施，以供参考。

关键词：档案；信息化；管理

0引言

随着社会主义市场经济体制的逐渐完善，以及社会信息化进程的加速发展，新的市场环境和形势下，档案管理也必须与时俱进谋求改革和发展，档案信息化建设是当前我国档案管理的总体趋势和大方向，也是提高档案信息水平的重要保障之一。建设工程档案管理信息化即通过档案资源的信息化建设，逐步带动和推动档案管理的标准化和现代化，以快捷、准确的形式服务于社会，进而不断提高建设工程档案的利用价值。

1建设工程档案信息化管理中的问题

1.1思想观念上缺乏重视

当前很多单位对档案的信息化建设没有给予足够的重视，认为档案管理对于企业经营和发展来说没有重要作用，档案信息化的建设需要投入大量的资金和设备，同时需要派遣专业的人员进行维护和管理，这都需要管理者从经营资金中予以抽调，会影响企业其他业务的经营。因此有的管理者没有将档案信息化建设放在应有位置，没有认识到档案信息化建设对企业信息管理所产生的重要意义。另外企业中落后的管理观念、人才储备不足等问题都严重制约了档案信息化建设。

1.2档案信息化基础较弱

我国多数企业目前正处于工业化进程，大部分企业尚未完全掌握现代化企业管理方法，因此对自身发展缺少总体上的战略规划，因此在推进企业信息化建设方面仍处于空白状态，直接影响到档案管理的信息化建设。这就导致建设工程档案信息化基础较弱，缺少档案数字化专业库房，基层部门仍然偏重于纸质档案的收集、依靠人员的手工操作。电子、声像以及专业技术档案的收集不够齐全完整，没有开通专门的建设工程档案信息管理系统，缺少档案信息化建设规划，缺少统一的数据格式和标准。

1.3缺少统一的信息化管理标准

近年来，随着建设工程的逐渐增多，工程档案的数量也在逐年增加，而我国尚未对工程档案信息化建设提出统一的标准，而且其中大多数档案仍以纸质文件的形式保存，因此，档案管理工作一直处于后勤地位。如此，档案馆库房的负荷日益加重，纸质档案的自然老化及人为损坏都加大了档案工作人员的工作量，再加上没有统一的管理标准，最终导致很多企业的档案管理处于混乱状态。

1.4档案管理人员的工作素养不足

档案管理人员的工作素养不足主要是指工程档案管理工作人员的计算机操作能力偏低，不能熟练操作档案管理信息系统，难以做好电子档案保密工作，很容易泄露档案机密。另外，档案管理人员没有全面推广与宣传有价值的档案资源，档案开发工作效率低下，不利于提升档案利用率。

2建设工程档案信息化管理措施

2.1提高该项工作的重视程度

相关负责人必须充分认识到档案信息化对企业、对社会创新发展的重要性，切实把档案信息化提高到社会发展与企业改革的高度来考虑和评价，把档案工作改革落到实处，甚至应该将该项工作纳入领导考核范畴。此外，全面落实建设工程档案的信息化管理，必须建立完善的档案管理制度。管理人员通过完善建设工程档案管理制度，可以通过管理制度的形式将管理过程中出现的问题进行完善、解决。因此，必须建立与实际情况相结合的档案管理制度，管理人员明确自己的工作职责，确保管理设备安全的运行。要想建立完善的建设工程档案管理制度，需要从以下几个方面实施：首先，管理人员了解自己的工作流程与业务，明确自己的工作职责。其次，制定完善的档案管理条例，细化档案管理的环节和步骤。最后，制定相应的安全管理方法，针对容易受损的纸质档案，建立档案储存环境的保护意识，保证档案的完整性。在完善管理制度的过程中，也需要对档案管理的标准化进行统一的制定，进而规范档案管理工作，自觉遵守管理规定，确保水利工程档案管理的信息化。假如缺乏规范化的标准，将会导致档案数据缺乏安全性，甚至会造成档案管理信息化无法实现。

2.2加强基础设施建设

基础设施建设是工程档案信息化建设的重要组成部分，基础设施建设主要是指档案信息化建设过程中的硬件设施的配备，如计算机和配套系统等，基础设施的建设不仅要建设完善的网络系统，还要配备档案数字化设备系统。网络系统的主要功能是将文档和数据在不同设备之间进行传输，实现资料的分享，将纸质的文档和数据通过扫描系统录入计算机，并进行数字化处理，可以构建完善的档案信息资料系统，实现随时查阅和调取。档案数字化设备的构成是多种多样的，如打印机、复印机、扫描仪、数码相机等等，通过不同设备的组合，可以对数据进行扫描和储存，通过计算机实现目录自动生成，并按照一定的编码顺序进行储存，实现全过程一体化管理。基础设施的建设是工程档案信息化建设的一个重要工作，关系着档案信息化建设的成败，因此应予以高度重视。同时，档案管理部门还要开发适合本部门、本企业的相关系统，以保护网络资源。

2.3建设统一规范的标准

建设统一规范的标准，首先要保证具有完善的法律法规体系，同时行业内部应该制定统一的管理标准，在建设工程档案信息化建设过程中提供制度规范，为档案信息化建设工作保驾护航。行业协会应该制定统一的指导标准，企业在档案信息化建设过程中，严格按照行业标准组织建设，实现行业档案信息化建设的规范化和标准化。另外对于建设工程档案信息化建设的技术标准也应该执行统一的规范，如档案的整理依据、档案数量的统计标准、档案资源传输的标准、网络平台的共享等，都应该进行引导和规范，只有这样才能使得信息系统的

各个部分之间相互协作相互合作，加强不同工作模块之间的联系，促进系统标准化建设。如果档案信息化的建设过程中缺乏规范的标准给予指导，那么档案资料库中的信息系统就无法正常运行，没有统一的规范，那就很难实现档案管理的效率。

2.4提升档案工作人员的素质

目前，在建设工程档案信息化改革的过程中，面临着人才短缺问题，这也是档案管理信息化建设的瓶颈问题。工程档案信息化建设不仅需要大量的信息处理、分析与研究人员，还迫切需要一大批懂理论、有技术的数据库生产及维护人员，因此说档案信息化建设对档案工作人员提出了更高的要求。因此，单一的人员结构已不能满足档案工作现代化的需要，档案管理部门必须建立起一支高素质、高水平的档案专业人才。首先，工程档案管理部门可以通过招聘等途径引进专业人才。其次，档案管理部门要为档案管理人员提供专业的培训，提高他们的专业技能。企业要为档案管理人员提供交流学习的机会，不断提升自身的专业素养。最后，档案管理人员要熟悉电子文件的特征和电子档案的全程规范管理，同时还要掌握计算机系统和网络安全防护知识，以确保生产经营和管理活动记录的完整性与信息的安全性。

3.结束语

在信息化时代的建设工程档案管理必须推陈出新，在努力完善自身的前提下，利用先进的知识，提高档案管理的信息化水平。建设工程档案管理人员在信息化建设期间，需要创建专门的管控方案，利用先进的工作方式开展相关管控工作，创新工作形式，规范档案信息化建设流程，以此提高自身工作水平，满足工程档案信息化建设需求。

参考文献

[1]杨雪松.如何改进信息化条件下的档案管理工作[J].工程建设与设计.2017（05）

[2]刘伟珍.档案管理信息化建设若干问题论述[J].城建档案.2017（05）

[3]杨小鹏，王惠萍，吴凌霞，徐延华.关于档案管理信息化建设若干问题的思考[J].办公室业务.2017（10）