关于实施集中采购、集中配送的工作方案

关于实施集中采购、集中配送的工作方案

宗旨

为了适应我公司经营与管理的进一步发展，学校、城镇的连锁超市的逐渐形成，奠定了以点带面，发展连锁的有利基础。

公司以零售为主，重点转移到以配送为主，零售为辅的工作重点上来，实行集中采购、集中配送、门店管理，进、销分离的策略。使我们公司的运营逐渐强大，形成集团优势的大环境。

一、组织机构

1、后勤服务部门仍按现状做到为一线工作部门的服务与协助。

2、配送中心采购部——工作重点是采购、物流配送及分店的开设。

3、各门店实行营运部——门店管理与销售，实行门市店长制。

4、财务部实行二级核算——进、销核算。

5、慧泰购物广场组织结构图

各分店商品

储运

二、配送中心的类别分类

食品百货部：食品类、百货类、洗化类；

文体家电部：学生用品、办公用品、文体用品、家电类。

三、进销分离的职能

1、进货权归采购部，供货商的审核、考察、签订合同、总经理审查批

准。

2、门市管理与经营归营运部店长，对商场日常工作及人员管理，已进

入卖场经营的供应商的促销管理。

四、信息管理

采购配送部按信息表格的要求搜集信息、分析收据，掌握一手资料，对畅销且有规律的品种，加大存货量，确保不断档。

1、在信息上要加强管理，建立信息档案，及时分析信息数据。

2、信息管理上要进行分类，如客户信息、采购价位信息；畅销与滞销

品种的信息，以及各分店的销量规律信息、分店要货信息（详见表

格）。

3、统计信息管理，对同类的信息要进行统计，加以分析，确定采购价

格、采购期量。

4、采购部要学会管理信息，数字要快捷、准确，更要利用信息，加大

谈判力度；在量上要以年度数字与供货商谈判，来显示公司的集团

优势。

五、采购与配送工作重点

在采购上要以最低的价格，最优惠的供货条件，来确定供货商；在采购量上要以低成本、周期量的方法。

具体条件为：具体条件为：

价格合适以信息统计数字为基础

质量优质周期量以7-10天为一周期

发货及时畅销品不断档

数量准确

条件优惠

服务良好

在配送上要根据各分店的要求做出第一反应，快、准、好的三要素到位。

快——反应快捷，快速配货，快速送达。

准——配货单与要货单准确，配货及配货单数字准确。

好——良好的服务，良好地沟通协调。

六、采购部的工作流程

配送中心的工作主要围绕着以下三大块工作流程进行：

1、配送货品

调拨货品存储送货清查

清单返回记账

（1）配货与接收：配送中心发出订单后，供应商根据订货要求组织送货。送货人员持配送中心订单的送货联将购进的商品送交配送中心，配送中心对送货的供应商及送到的商品进行确认验货。配送中心根据订单，与商品运营部、收货部对商品的数量、品种、质量等进行验收，对与合同规定不符的商品作拒收退货处理。由供应商到配送中心签订合同，由供应商发货至各连锁店，或直接送货至“中心”清点入库，交接签字，单据必须齐全完整。

（2）存储：配送中心将需配送的货品移至“中心”仓库进行清查、分类、保管（交接后在本库内发生货品丢失、缺少，由配送中心分管人员进行赔偿。（3）配袋、送货：数量较大的品种如：矿泉水、肠、方便面等每个连锁店根据其每天销量的规律，一次配货送达5－7天的充足数量，以保证商品的正常销售。

（4）清查货品、交接签字：货品配送至连锁店，由其班长收货，收货程序按配货表单、货号、品名、规格、单价、数量等项目逐一审核、清点、收货，

并在一式四联的调拨单（连锁店、中心、商场、财务各一联）确认签字方可。（5）记账：一式四联的调拨单各部门按其调出调入的货品明细进行逐一记账。

直接送货的供应商，配送中心人员要将各连锁店的收货单（按其供应商单位名称、单价、数量、金额要求填制清晰）收回两联（一联配送中心记账、一联报财务）。

2、信息管理

（1）中心人员要准确熟练的掌握各连锁店的畅销品种，以及库存数量，做到配送及时、送货及时，不得断档、脱销。对滞销品种及时调整、退回。同时，中心人员要明确掌握食品类的保质期、经销方式，以及给供应商的退货期限，与商场经理及时沟通，保证各连锁店的库存结构合理，不得出现积压库存、

过期库存的现象。

（2）配送中心要求连锁店的补货清单每天以传真方式通知，中心人员按其要货清单配货并及时送达。

（3）中心人员要经常与连锁店的工作人员沟通，了解信息及时反馈，同时要

建立信息反馈记录本，对信息处理结果要进行纪实跟踪检查。

（4）针对学生两大假期返校后，学生用品的需求信息及时了解并提前安排上柜展示。

（5）价格信息要从学生意见、周围商铺中及时了解，如需调整价格的要由中心提出申请，商场经理、总经理研究同意后，方可进行调价。

3、帐务管理

a)各连锁店的记账方式为：零售价控制模式。即：收货、记账、销售、结算，全部采用零售价管理方式。

b)商场、配送、财务为零售价控制，进价成本核算模式，即：商场、配送调出后，记录商品零售价的同时记录进价。财务部门要抽出专人负责分管连锁店的账目及成本核算。

c)配送中心要根据零售汇总的信息做表分析，随时可查询各连锁店的销售数据。销售信息数据统计表要按周报、月报、季报、年报分别统计。

d)负责按时核对进、销、存表单。

e)月末要跟踪盘点，审核盘点表，以存记销的方式做出盘点结果上报领导，并及时反馈到连锁店。

f)配送中心经理要按租赁合同中的规定，定期到学校财务将销售款项收回。（以支票形式上交财务并做好回收款记录）。

4、采购合同管理工作过程：

明确我方对供方的要求（洽

谈）签订

合同保管合同。

（1）采购连锁店专供商品时，配送中心需要制定《采购计划》，《采购计划》