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沟通实施方案（试行稿）

◇沟通机制建立目的及意义的说明

沟通从一定意义上讲，就是管理的本质。管理离不开沟通，沟通渗透于管理的各个方面。没有沟通，就没有管理。企业内部良好的沟通文化可以使所有员工真实地感受到沟通的快乐和绩效。加强企业内部的沟通管理，既可以使管理层工作更加轻松，也可以使普通员工大幅度提高工作绩效，同时还可以增强企业的凝聚力和竞争力。

在公司的管理、运营、发展过程中，我们越来越意识到沟通的作用，并且进一步强调沟通的作用。公司为了强化沟通在管理中的位置，制定了一份关于有效沟通实施方案，旨在通过建立有效的双向、多向沟通机制来真正达到提高、完善管理的目的，并实现员工个人与团体亲密度的改进与提高。我们要通过有效的沟通渠道，使双方明确工作中的目的与要求；清楚工作目标与任务，通过沟通使整个团队向同一目标努力前进。

◇以下对该项实施方案进行进一步说明

一、比较正式定期的各种沟通机制

1、公司组织沟通平台：公司建立以电子邮件、RTX为依托的内部沟通网络平台，员工可通过电子邮件、RTX上进行平级、向上级、以及越级的自由沟通；此网络沟通平台集成了越级信箱、意见箱、建议箱、业务讨论、思想交流等功能；

2、日汇报：办事处各部门员工形成每日向直属上级汇报当日工作事项制度；各部门员工每日向部门经理进行工作汇报，形式主要采用填写《工作日志》；要求各部门员工在下班时做当日简要工作汇报及明日工作安排，各部门经理要对员工工作进度全面掌握。

3、部门周会：子公司各部门内部每星期组织部门内部例会，并对会议内容进行整理形成会议纪要。

4、公司中层以上管理者周会：公司各级总监及各部门经理每星期组织进行周会根据情况进行业务讨论与部门间沟通，各部门经理向总经理汇报业务进展及各项问题。原则上对中层以上管理者周会，要求对沟通的内容进行会前准备会后整理，形成会议记录，对问题、事项以文字形式存档以供查阅。

5、一对一沟通：各部门负责人要保证每月与部门每名员工进行一对一沟通。可以让每位下属汇报他完成任务和工作的情况，督促每位下属定期进行简短的书面报告，并可采用沟通记录表（见附表），有目的有计划进行，争取达到最好沟通效果；由部门主管对沟通进行记录，交于上级领导查阅。

附沟通记录表：

沟通记录表

沟通日期__________年________月___________日

员工姓名_______________部门_________________员工职位_________________主管___________________ 确认工作目标和任务；（讨论目标计划完成情况及效果，目标实现与否；双方阐述部门目标与个人目标，并使两者相一致；提出工作建议或意见）

工作评估：（对工作进展情况与工作态度、工作方法做出评价，什么做得好，什么尚需改进；讨论工作现状及存在的问题）

改进措施：（讨论工作优缺点；在此基础上提出改进措施、解决办法及个人分展建议）

补充：

6、月例会：对业务及各项事务的沟通与反馈

①各部门经理向总经理室的汇报会

②总经理室总结安排会

③公司领导与全体员工沟通会

7、月度部门间交流会：互相邀请，定期举行业务工作经验交流、市场调查情况沟通等。

8、员工大会：不定期举行员工大会，但每季度需保证进行一次。

9、团队推荐：各部门自荐各自亮点，每月评比最佳中层管理人员，最佳员工；每季度评比最佳团

队，进行经验交流，并对优秀团队对进行奖励。

10、业务会议：新品推出沟通会、大型销售接单沟通会、政策推出沟通会，突发事件沟通会。

说明：行政与人力资源部、总经理室会不定期对以上各会议形成的会议纪要进行监督抽查。无论何种会议，都要求讲究会议效率，讲究会议质量，会议不是目的，重要在于随后抓好执行、跟踪、检查、评估、反馈等环节，将例行各种沟通会议结果形成文字材料，时刻提醒任务进度。

二、非正式的沟通（例如，主管人员经常走动并同每位下属聊天）

1、团队建设（Team Building）：定期组织团队活动，在团队建设中，参加活动的各个团队通过完成一些或轻松、或有挑战性的游戏项目，可以逐步团结协作，培养团队合作意识和品质。

2、举办各种活动如演讲比赛、各种游戏、联欢会、宴会、专题培训等（各部门定期做好活动计划）。

3、设立总经理接待日：安排在每次员工大会后，可以Q&A形式解决员工提出问题。

4、“员工献宝”大赛，允许不同级别的职工向总经理室推荐自己的思路、创意。

5、组织员工参与决策的“员工参与计划”。

6、白板空间：一块个性涂鸦的白版，可以记录思维火花，更重要的是鼓励沟通、方便交流。

7、月团队活动：每月至少策划组织一次活动，鼓励员工积极参与，在团队活动中促进员工的熟悉、了解员工特长、爱好。

8、公司总经理室成员每月至少保证与一位最佳中层和最佳员工共同进餐，对员工工作生活全方位沟通，进行人性化管理沟通。

三、对沟通机制建立的支持

1、建立沟通行动小组

沟通协调小组成员：目前暂定为公司总经理助理、行政与人力资源部负责人、总经理秘书。

沟通协调小组任务：对各项正式沟通会议进行监督，并根据沟通情况及时反馈、调整；积极参与组织引导各项非正式沟通活动的开展与跟踪。建立并完善各项沟通机制，协助公司做好全方位的沟通管理工作。

2、其他：费用、场地等。

◇沟通注意事项与内容建议

1、主管在与下属进行沟通时，要与所有下属都单独沟通，员工也可以提出与主管进行沟通。如主管无特殊理由不予安排时间进行沟通，员工可越级向上级反馈。

2、沟通不同于一般的谈话，主管及员工均应在沟通之前按其内容要求做好相应准备。

3、沟通应在坦率、相互信任的气氛下进行，其间要谈及优缺点、改进措施、个人目标与发展计划等。

4、主管、员工阐述自己的工作目标，把个人目标和本部门目标结合起来。

5、回顾和讨论过去一段时间工作进展情况，包括工作态度（责任心、敬业精神、团队精神等）、工作绩效、企业文化建设等，什么做得好，什么尚需改进。

6、讨论工作现状及存在的问题，如工作量、工作动力、与同事合作、与上下级合作、工作环境、工作方法。

7、讨论对员工工作的要求或期望以及员工可以从主管那里得到的支持和指导。

8、沟通中要积极倾听同事的发言。

9、避免情绪化行为。

10、关于会议的准备工作：会议前，会议召集人应事先做好关于会议时间、地点、与会人员、会议议题及相关会议文件等内容的通知，与会人员事先做好会议准备，提高会议效率。

“沟通从心开始”，虽是一句精彩的广告语，也是沟通中的一个技巧，只有从心开始，才能有效地进行沟通。在出口贸易企业中，由于国外市场的竞争压力和技术创新的动力，许多员工都是负载着繁重