信息系统编码管理办法

XX）有限公司

信息系统编码管理办法

第一章总则

第1条目的为规范公司信息系统编码管理，明确编码的申请及审批流程，充分满足公司改革与发展对信息系统的需求，特制定本管理办法。

第2条适用范围本管理办法适用于安信集团及所属机构的所有物品、资料等的系统编码的管理与维护。

第3条职责

1. ERP管理部：负责信息系统编码及编码规则的整体维护和管理，ERP管理部人员负责

新增编码的审核及系统录入工作。

2. 产品编码管理部（小组）：负责总部采购的成品及原材料的编码申请的审核工作，并

负责具体编码规则的管理与维护。

3. 公司工厂：生产管理部负责公司产品的编码申请；制造部门：负责半成品的编码申请。

4. 采购部门：负责采购物品（原料、辅料、成品及其他商品）的编码申请及供应商资料的

维护，其中市场推广部负责外购文宣物料等的编码维护及录入。

5. 财务部门：负责根据销售部门收集和提供的销售客户信息进行编码并录入ERP。

6. 人力资源部：负责对所有员工信息及编码的监督和管理。

第二章编码规则

第4条编码原则：为了更好的管理系统编码，必须制定合理、科学的编码管理体系，新增系统编码应该遵循以下原则。

1. 唯一性：同一物品只能对应一个编码，同一编码只能代表一个物料，绝不能出现一个物

料多个编码，或一个编码多个物料的情况。

2. 可使用性：编码的长度不宜过长或过短，否则不易编制或识别。

3. 规则性：编码应当是按照一定的编码规则编制。

4. 可读性：可根据物料编码识别出该物料的类别等信息。

5. 通用性：同一编码原则应能涵盖所有同类物料，新增加的品种也能够适用。

6. 扩展性：编码原则的制定应能考虑公司5-10 年内物料的变化趋势。并且要对不同的情

况留有一定的余地。

7. 效率性：编码原则不仅要考虑使用者是否可以较容易地解读，方便记忆和识别，还应当

考虑是否有助于提高日常操作的效率。

8. 兼容性：本公司的物料编码应当考虑与主要客户、重要供应商的编码的兼容性。可根据

需要建立物料编码对照表方便比照查询。

9. 综合性：编码原则应考虑与产品（B0单）、生产、采购、仓库管理、物料控制、财务、

使用软件系统等相关方面的配合使用问题。

第5条编码规则编制要求

1. 结构、性能（功能）、规格等完全相同或有微小差别但用途完全相同的物料，只能采用

同一个物料编码。

2. 各类物品编码规则中应明确字符形式、字符位数、字符含义等，并进行规范性的描述；

3. 新增的零部件、原材料种类等的编码代号应与成品的相应编码一致。

4. 新增工艺标识时，不能与系统中已有工艺标识重复，避免出现同一标识所指不同意义

的情况。

5. 新增工艺标识中不允许使用“ *”、“/ ”、“ （）”等符号

6. 对于产品推广等特别编码需求，由编码申请部门提报产品编码管理部（小组）协调处

理。

7. 各“编码规范”维护部门应严格按编码原则编制和调整，并及时报ER管理部审核备

案。

第6条具体编码规则

由ER管理部负责公司所有ERP系统编码规范的维护和管理，监督编码规范的执行情况并负责协调有关事宜。具体以ER管理部规整的最新“编码规范”执行。

1. 《ERP产成品编码规范》

2. 《ERP原材料编码规范》

3. 《纸箱编码对应表》

4. 《客户编码规范》

5. 《半成品编码规范》

6. 《供应商编码规范》

7. 《ERP五金备件编码规范》

8. 《ERF办公劳保编码规范》

9. 《ERR ffl助材料编码规范》

第三章编码流程

第7条编码申请一般流程

1. 各部门根据需要填制《新编码增加申请表》，须按申请表要求完整、详细、准确填写

（或打印）；

2. 申请部门主管审核

（1）总部各部门及工厂编码申请需二级主管以上人员审批

（2）分支机构由分总以上人员审批

3. 产品编码管理部（小组）或ERP理部复核

4. ※根据需要由产品编码管理部（小组）协调相关部门调整“编码规范”（补充或调整

编码代号）

5. 基础资料维护人员- 根据编码原则编写，如申请内容不满足编码原则的，跟申请人沟

通，并找产品管理部等相关部门确认。

6. 编码确定后，由基础资料维护人员及时将编码信息录入ERf系统。

7. ※由同一部门审核、编码及录入系统的（如客商编码等）可不按上述申请流程执行，但

仍应严格按编码规范执行，并对编码结果负责，部门主管应做好监督管理工作。

第8条编码流程注意事项

1. 外加工产品签订合同的同时，若系统中无此编码，需提前申请，并保证提供的产品信息

与成品入库时标签的信息一致。另外，外购产品的规格尽量与我司已有规格保持一致，避免出现过多地新增规格编码的情况，增加了管理费用。

2. 工程销售人员在合同签订时尽量按照常规材种名称，如工程合同方指定要求某材种名称

与公司标准称谓不符的，编码部门对同一材种仍采用同一编码标识，不新增材种编

码。由ERP管理部制作更新《常见材种明细表》，供各部门人员销售时参照。

3. 客商资料维护，确保客商代号不重复，全名与发票等一致。

4. 根据需要对基础资料的命名及编码规范进行调整的，由ERP管理部负责通知相关部

门，待各部门签字确认后在做ERP系统调整。

5. 各部门在新增工艺标识时需与产品编码管理部（小组）确认。

6. 所有物料（包括产品/ 成品、部件、零件、材料、关键工序等）均应按照规则编制编

码。

XXXX有限公司

2013 年3 月6 日

附件：信息系统编码申请流程图