档案管理分类规则

档

案

管

理

作

业

指

导

书

档案分类编写组二○一○年十二月

档案管理作业指导书

1、目的:

加强档案管理的规范化、标准化，保证档案资料完整性、系统性、正确性，有利于保存应用,更有利于公司的发展与建设。

2、适用范围:

适用于总公司、各分（子）公司及其所属各部门的档案管理。

3、指导文件与参考资料

1）《规章制度》第8章：《公司档案管理制度》；

2）国家有关部门试行的档案分类规则及有关文书档案、科技档案管理学概要书籍。

4、名词定义与解释：暂无。

5、权责:

公司行政人事部负责本文件的拟、修、废、发放及监督实施。

6、内容:

6.1档案资料的来源与管理程序：

6.2管理范围：

6.2.1文档：

（1）省市各局的各种文件文函；公司的各类证件（注册及注册变更、经营、资质、资产等）与文书。

（2）凡产生于公司董事会、总公司、分公司，包括行政、人事、工

程、财务、营销、工会、党办等管理过程的具有保存价值的各

种文件：请示、报告、批示、批复、计划与总结报告、考察报

告等；行政文件、命令文件：通知、通报、通告、布告、命令、

任命、通令、嘉奖令等；法规文件：规定、规章、制度、办法、

细则、法令、条例、职责、准则、规则等；计划文件：工作计

划、发展规划、生产计划、文教卫计划、财政收支计划等；统

计类文件；各部门间工作联系单等往来文件；合同文件；财务

类：凭证、帐本、财务报表、往来明细表、销售收入明细表、

工程合同类、销售合同等；案件纠纷类各种文件与材料；

6.2.2科档：

建筑工程建设与安装：具体内容见附件1《科技档案分类及登

记》。

设备仪器类：随机所属图纸资料、证件、载体等，特种设备、

引进设备的资料见附件1。

6.2.3参考资料：

经审批的报废、闲置但仍有利用参阅价值的档案资料，中外企

业、商家介绍，建筑单位资料，有关书籍（工具、文化等类）、

刊物、杂志、图纸等。

6.3资料收集条件：

6.3.1资料必须字迹清楚、工整，图样清晰，必须用字迹能长期保

存的钢笔、圆珠笔、铅笔等书写。

6.3.2资料、文件、图样必须是具有签字、落款、注明日期的有效文

件资料，图样图纸必须符合国标。工程竣工图等资料必须加盖

竣工印章，由经办人及相关人员签字，并由甲、乙双方领导审

批签字。同类性质的成本资料必须装订成册，编写目录，标注

页码。

6.4资料来源:

6.4.1公司董事会、董事长、总经理、副总经理有关规划、开发的各

项指示与讲话及会议文件；公司内部及分公司职能部门按时、

按月、按年交档（装订成册）的各种文件资料。

6.4.2省市政府及各职能部门所发的各种文件、证件、函件等。

6.4.3土建、设备工程的各种专题研讨会、可行性审核会、报告会等

会议资料；各种调查、考察报告、往来文函。工程各阶段所产

生的各种资料、审计及其经济纠纷案件资料等。

6.4.4设备开箱资料（随机文件、图纸、合格证）电梯、锅炉等特种

设备必须有安全检验报告书，地方劳动部门的印章。

6.4.5司法类文件资料及其他综合类资料。

6.5资料交接登记（含传阅与发放）

6.5.1交接资料必须认真填写（SR-DA001）,双方当事人签字，各执

一份，以备查阅。档案人员编收讫号（收讫号按年编号，如

2010-001……），按收文登记表（SR-DA002）填写登记。

6.5.2传阅的文件资料按领导批示范围进行传阅，返回后根据领导指

示，决定存档与否。

6.5.3资料发放：发文人员必须认真填写发文登记表（SR-DA003）由 收文单位接收人签字，发文人收存。

6.5.4档案资料的合并

对于原已建档的老档案资料与现有的已进档资料合并程序如同

前述资料登记进档程序。相同内容的资料编上顺序号插入现有

档案资料袋内，并在卷内目录的相应位置上做好登记。以前没

有立卷的内容资料，还须重新组卷、立卷与排架，最后在合并

的资料目录上进行标注，写上合并后的档案号及柜号，原目录

长期保存，以利查找。

6.6资料整理：

6.6.1资料应按交接登记表核对其准确性。

6.6.2参照《档案分类试行规则》对所有交档资料分类。工程类资料

应按工程项目的各个阶段认真梳理分类鉴定，竣工资料检查其

是否齐全、完整及系统性、正确性，是否加盖竣工章，编制人、

审核人签字与否。有问题的交由送交单位更正办妥，并应由公

司专业人员签字，领导审批后由档案室收存。

6.6.3资料鉴定：

确定密级：

机密类：董事会、总公司的发展规划文件、会议文件，新

项目的总体规划、布置、设计方案、计算依据、专业会议纪要、

可行性研究报告、工程预算标底及报价书；

重要类：各种证件（营业执照、注册资本、土地证、规划

许可证、商品房预售许可证、资产所有权证、债权凭证及注册

变更等。各工程项目从准备到竣工验收阶段、审计阶段所形成

的可归档的各种文件资料、案件纠纷资料等；工程类合同协议

资料；省市政府、各局的重要文件；公司章程等法规文件及决