档案管理分类规则
档案整理分类方案_
档案整理分类方案_随着信息时代的到来，档案摆脱了过去的厚重和笨重，成为了现代管理工作的重要内容之一。
无论是在家庭还是工作场所，档案管理都应该得到足够的重视和重视。
通过对档案的整理和分类，可以大大提高档案的可读性和管理效率。
本文将介绍档案整理分类方案的主要内容。
一、档案整理方案1.按年度整理：按照年份把档案进行归类，比较简单，也比较容易管理。
对于开出年度账的企业更为适用。
2.按工作类型整理：根据工作类型进行归类，如人事材料、财务材料等。
3.按编制单位进行整理：根据企业单位的编制进行整理，不因管理部门的更迭而产生影响。
4.按地域进行整理：区别传统机构档案，客户资料的地域性差异较大，所以根据地域进行整理是有效的方法。
5.按性质进行整理：按资料的性质进行整理，如合同、报表、图纸等。
二、档案分类方案1.通用文书分类：公司的通用文书规格、编号、章页数等属性必须符合公司的管理标准、审批流程和使用规程。
2.人事档案分类：按员工所属的部门或职务进行分类，比如办公室、公司领导、经理、主任等。
3.财务档案分类：按财务科目进行分类，比如现金、银行存款、应收账款、应付账款等。
4.市场营销档案分类：按客户的行业、地区等进行分类。
5.审计档案分类：按审计类型、时间、地点进行分类。
6.研究档案分类：按研究主题、时间、地点进行分类。
7.行政管理档案分类：按行政管理主题进行分类，如行政管理文件、内部规章、制度、组织架构、学习材料等。
8.物资管理档案分类：按物资流转流程进行分类，包括采购、库存、调拨、报废等流程。
总的来说，档案的整理和分类是非常重要的，可以提高档案的利用价值，减轻工作量，增加管理效率。
因此，企业必须投入足够的时间和资源来管理档案。
同时，应该将此作为企业文化的重要一环来推动和实施。
档案管理原则(完整详细版)
档案管理原则(完整详细版)
1. 档案分类原则
- 采用目录分类原则进行档案分类，根据档案的内容、形式和功能等特点，将档案按照一定的顺序进行分类。
- 档案分类应遵循统一性、科学性、实用性和便捷性的原则，确保档案的组织和管理工作顺利进行。
2. 档案保管原则
- 档案保管应遵循安全、稳定、合理和经济的原则，保证档案的完整性和可靠性。
- 档案应存放在专门的档案室或保管库中，确保档案的安全性和防灾防损能力。
- 对于重要的纸质档案，应采取防火、防潮和防虫措施，保证档案的长期保存。
3. 档案检索与利用原则
- 档案的检索与利用应遵循便捷、高效、规范和保密的原则，使用户能够快速准确地获取所需信息。
- 档案应按照编制的目录和索引进行存储和管理，方便用户进行检索和利用。
- 档案的利用应遵循合法合规、知识产权保护和隐私保密的原则，确保档案的安全和用户的合法权益。
4. 档案整理与归档原则
- 档案整理应遵循规范、有序、准确和完整的原则，确保档案的清晰易读和信息的准确性。
- 档案的归档应按照文件分类和文件编号的原则进行，确保档案能够被快速有效地定位和取用。
5. 档案借阅与归还原则
- 档案借阅应遵循申请、审批、借阅和归还的原则，确保档案的安全性和利用的规范性。
- 借阅人员应提供有效的借阅申请，并经过相应审批程序后，方可借阅档案。
- 档案借阅期限应明确规定，借阅人员应按时归还档案，确保档案的及时可用。
以上是档案管理的一些原则，通过遵循这些原则，能够有效地管理和利用档案，保障信息的安全性和可靠性，提高工作的效率和质量。
企业档案管理的分类方案
企业档案管理的分类方1.按档案类型分类：◆行政档案：包括公司的组织结构、管理制度、规章制度等行政管理相关的文件。
◆财务档案：包括财务报表、会计凭证、发票、银行对账单等与财务管理相关的文件。
◆人力资源档案：包括员工合同、培训记录、绩效评估、招聘资料等与人力资源管理相关的文件。
◆项目档案：包括项目计划、合同、进度报告、项目评估等与项目管理相关的文件。
◆客户档案：包括客户合同、联系记录、销售报告等与客户关系管理相关的文件。
2.按时间分类：◆当前档案：包括最新的、经常使用的文件，通常放置在办公室或易于访问的地方。
◆永久档案：包括具有长期保存价值的文件，如公司章程、重要合同等，通常存档在专门的存储空间中。
3.按部门或功能分类：◆行政部门档案：包括行政管理部门的相关文件。
◆人力资源部档案：包括人力资源管理部门的相关文件。
◆财务部档案：包括财务管理部门的相关文件。
◆销售部档案：包括销售管理部门的相关文件。
◆技术部档案：包括技术开发或研发部门的相关文件。
4.按项目或客户分类：◆按照公司参与的不同项目进行分类，每个项目建立独立的档案，并包含与该项目相关的所有文件。
◆按照客户或合作伙伴进行分类，将与每个客户相关的文件整理在一个档案中，以便追踪和管理。
5.按地理位置分类：如果企业在不同地区或国家有分支机构或办事处，可以根据地理位置将文件进行分类。
请注意，以上分类方案可以根据企业的具体情况进行调整和组合，以满足企业的管理需求。
此外，建议在制定档案管理方案时，考虑到文件的保密性、安全性和可检索性，确保档案的有效管理和使用。
档案分类方案
档案分类方案档案是组织和个人记录活动和事务的重要载体，对于信息整理、检索和保管起着重要作用。
为了方便档案管理和利用，制定一个合理的档案分类方案是必要的。
本文将探讨一个适用于大多数组织和个人的档案分类方案，并就其实施步骤和维护管理进行说明。
一、档案分类原则1. 功能原则：按照档案的功能和用途进行分类，使得不同类别的档案易于管理和利用。
2. 时间原则：按照档案产生的时间顺序进行分类，方便追溯历史信息和记录发展变化。
3. 主题原则：按照档案的主题进行分类，将相互关联的文件归类在一起，便于主题查询和检索。
4. 形式原则：按照档案的形式和载体进行分类，如电子档案、纸质档案等，便于管理和存储。
二、档案分类方案实施步骤1. 分析业务流程：首先需要全面了解组织或个人的业务活动，从中提取出关键业务环节和相关文件，作为分类的依据。
2. 制定分类规则：根据档案分类原则，制定档案分类规则和标准，明确每个分类的名称和特征，确保分类的一致性和可操作性。
3. 规划分类结构：根据分类规则，组织一个完整的档案目录结构，明确每个级别的文件夹或分类标签的命名和顺序。
4. 分类实施：按照制定的分类规则和目录结构，对现有的档案进行分类整理，将每个文件归类到相应的文件夹或标签中，并记录每个文件的基本信息。
5. 标识和编号：为每个文件夹或标签进行标识和编号，以方便定位和检索，并制定相应的标识和编号规则。
三、档案分类方案维护管理1. 定期检查：定期检查档案分类方案的使用情况和档案的增删改情况，及时发现问题并进行调整和升级。
2. 更新调整：根据组织或个人的变化和需求，及时更新和调整档案分类方案，确保其与实际情况相符并提高分类效率。
3. 培训与宣传：定期组织档案管理培训和宣传活动，提高档案管理人员和使用者的档案分类方案的认知和操作水平。
4. 数据备份：对于电子档案，定期进行数据备份，确保数据的安全性和完整性，以防文件丢失或损坏。
5. 防火防潮：对于纸质档案，要注意防火和防潮，确保档案的安全储存和长期保存。
档案归类管理制度
档案归类管理制度一、总则为了规范公司的档案管理工作，规范公司内部文件的归类管理，促进公司信息化管理水平的提升，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司内部所有员工，所有部门。
三、档案管理基本原则1. 档案管理要依法、合规，严格遵守国家相关法律法规和公司内部规章制度；2. 档案管理要科学、合理，按照一定的分类标准和归档规范进行管理；3. 档案管理要全面、有效，确保档案的完整性和真实性；4. 档案管理要便捷、高效，确保档案的检索和利用；5. 档案管理要安全、保密，保护公司和员工的信息安全。
四、档案的分类1. 按照档案的性质分类：包括公文档案、合同档案、财务档案等；2. 按照档案的来源分类：包括公司内部产生的档案和外部获取的档案；3. 按照档案的保管期限分类：包括永久保存档案、长期保存档案、短期保存档案；4. 按照档案的形式分类：包括纸质档案、电子档案等。
五、档案管理流程1. 档案创建：各部门负责人按照公司规定的档案管理标准和要求，及时创建各类档案并注明档案编号、标题、时间等信息；2. 档案归档：各部门负责人将创建好的档案按照分类标准和保管期限进行整理和归档；3. 档案备份：公司设定定期备份档案的要求，确保档案的安全性和可靠性；4. 档案借阅：员工需要查阅档案时，需填写档案借阅申请表，并经过相关部门负责人的审批后方可查阅；5. 档案销毁：公司设定档案销毁标准和程序，对于已经过期的档案按照规定进行销毁。
六、档案管理责任1. 公司董事长负责公司档案管理工作的监督和决策；2. 公司行政人员负责监管公司各部门的档案管理工作，并定期进行检查和督办；3. 各部门负责人负责本部门档案的管理、归档和保管工作，确保档案的完整性和安全性；4. 公司员工应当遵守公司的档案管理制度，不得私自修改、删除、借阅公司档案，若涉及档案管理工作，必须经过相关部门负责人批准。
七、档案管理监督1. 公司设立档案管理监督委员会，对公司档案管理工作进行全面监督和检查；2. 定期组织对各部门的档案管理工作进行抽查，发现问题及时整改；3. 对于档案管理工作表现突出的部门和个人进行奖励。
档案分类规则单位档案分类方案
档案分类规则单位档案分类方案随着现代社会信息化的发展，档案管理工作也逐渐向数字化转型。
但无论是纸质档案还是电子档案，其分类管理始终是档案工作的重要环节。
因此，建立科学合理的档案分类规则非常必要，而对于单位档案分类方案的设计也必须与单位实际情况紧密结合，满足繁杂的档案管理需求。
档案分类规则的制定原则1.分类原则：档案分类应该遵循一定的理论与方法，应该对不同类型的档案分别适用不同的分类原则。
分类原则要求结构清晰、明确、易于理解，以方便管理人员对档案的管理和利用。
2.分类方法：档案分类方法主要包括主题分类法、著者分类法、时间分类法等。
主题分类法以档案的内容为基准，将同一主题的档案分在一起；著者分类法以编制档案的单位或个人作为档案分类的依据；时间分类法则是以档案产生的时间或时间段为基础分类。
3.分级原则：根据档案的重要性、用途、保管期限、安全级别等因素，制定不同层次的档案分类，以便于档案的保管、检索和利用。
4.编号原则：档案分类编号的制定对于档案管理至关重要，它不仅可以方便对档案的存放和分类，还可以方便档案检索和管理。
在制定档案编号时，需要按照相应的分类原则和分类方法，将档案进行编号，并保证其唯一性，避免引起混乱。
单位档案分类方案的设计制定单位档案分类方案时，需要首先了解单位的业务内容和档案种类，并对各种档案进行细致认真的分析和研究，根据实际情况进行科学设计。
单位档案的分类原则同样是按照主题、时间、著者等方面进行分类，具体分为以下几个方面：1.机构设置分类：根据单位的机构设置，将档案分为中心档案、部门档案、个人档案等。
2.业务分类：根据单位具体业务，将档案分为规章制度档案、项目申报档案、财务档案、人事档案等。
3.时间分类：根据档案的时间范围进行分类，将档案按年、月、日等时间单位划分。
4.著者分类：根据编制档案的单位或个人名称进行分类，分为编制机构档案和个人档案两大类。
5.地理分类：根据地理位置将档案分为内部档案和外部档案，以方便对档案的保管及查询。
档案管理规定的文件分类与编目规则
档案管理规定的文件分类与编目规则一、文件分类原则在档案管理中，为了便于组织、存储和检索文件，需要对文件进行分类。
根据档案管理规定，文件的分类原则主要包括以下几个方面：1. 主题分类：将文件按照主题和内容进行分类，以便于查找相关信息和文件。
例如，按照招聘、财务、人事等主题进行分类。
2. 组织分类：根据文件所属的组织机构进行分类，以便于归档和管理。
例如，按照分公司、部门、科室等组织单位进行分类。
3. 时间分类：根据文件的生成时间或者收集时间进行分类，以便于掌握历史资料和进行查阅。
例如，按照年份、季度、月份等时间单位进行分类。
4. 权责分类：将文件按照不同的权责关系进行分类，以便于明确文件的权限和责任。
例如，按照领导、职员、外部合作伙伴等进行分类。
二、文件编目规则为了更好地管理文件，需要对文件进行编目。
编目是指为文件赋予一定的标识符和描述信息，以便于有效地管理和检索文件。
在档案管理中，文件编目规则主要包括以下几个方面：1. 文件标识符：为每个文件赋予唯一的标识符，通常采用数字、字母或者组合方式进行编码。
标识符应该清晰简明，易于辨识和检索。
2. 文件描述信息：对文件的标题、作者、时间、主题等进行描述，以便于查找和归档文件。
描述信息应该准确、完整，并且按照一定的格式进行记录。
3. 文件关联信息：将文件与相关的档案、卷宗、案卷等进行关联，以建立起档案的整体结构和关系。
关联信息应该清晰明了，便于查找和使用相关文件。
4. 文件存储位置：记录文件在档案库或者其他存储设备中的具体位置，以便于快速找到文件。
存储位置应该按照一定的系统进行编排，便于管理和维护。
5. 文件状态管理：对文件的借阅、归还、销毁等状态进行管理，以确保文件的安全和可追溯性。
文件状态管理应该严格执行，避免文件丢失或者被盗用。
三、文件编目实施步骤为了实施文件编目规则，需要按照以下步骤进行操作：1. 文件收集和整理：将文件按照不同的分类原则进行收集，并进行初步整理。
档案管理的分类和要求
档案管理的分类和要求：
档案管理的分类主要包括以下几种：
1.按照时间划分：分为古代档案、近代档案、现代档案。
2.按照内容性质划分：分为文书档案、科技档案、专门档案。
3.按照形成领域划分：分为公务档案和私人档案。
4.按照载体形态划分：分为纸质档案和非纸质档案。
常见的档案有，文书、基建、设备、会计、声像、人事、婚姻、家庭、电子等档案。
档案管理的要求包括以下几点：
1.做好档案的分类管理：档案管理人员应将各部门提交的文件、材料、证照等，按照归档要求组件，有序排列，以便后
期的管理及利用。
2.做好档案的保管工作：应确保档案的完整与安全，防止档案丢失或损坏。
3.做好档案的利用服务：应提供方便快捷的档案利用服务，满足用户的需求。
4.做好档案的统计工作：应定期对档案进行统计，了解档案的数量、种类、利用情况等信息，为决策提供参考。
档案分类和文书档案编号管理规则
1.目的与范围1.1.本标准规定了档案的分类原则、类目设置与分类编号、案卷排架、归档范围的基本要求。
1.2.本标准规范了公司档案的管理，明确公司各类档案的归口管理部门。
1.3.本标准适用于公司档案的管理。
2.引用标准——《中华人民共和国档案法》——《山东省档案条例》——G/WLAI 0112—2011《档案分类和文书档案编号管理》——DA/T1—2000档案工作基本术语3.定义3.1.档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
3.2.档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
3.3.文书档案是指反映党务、行政管理、生产经营等活动的档案。
3.4.科学技术档案是指反映科学技术研究、生产技术、基本建设等应当归档保存的各种材料。
3.5.电子文件是指以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通讯网络上传输的文件。
3.6. 员工档案是指在招用、调配、培养、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。
3.7. 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料。
3.8. 基建、设备档案基建档案是指在整个建设项目从酝酿、决策到建设投产（使用）的全过程中形成的全部应当保存的文件材料；设备档案是指设备从规划、设计、制造、安装、调试、使用、维修、改造、更新至报废的全过程中形成的图纸、文字说明、凭证和记录等文件材料。
4.职责4.1.人事行政部是文书档案的归口管理部门，同时对综合档案室的管理符合国家规定要求负责；4.2.财务部是会计档案的归口管理部门；人事行政部是员工档案的归口管理部门；生产制造部是公司设备档案的归口管理部门；技术部是科技（产品、生产技术）档案、基建档案的归口管理部门；4.3.在生产经营中形成的档案，考虑到档案的利用，应安排专人参照公司档案管理相关规定进行组卷和管理，每年将档案目录移交总公司办公室综合档案室进行永久保存。
档案管理分类细则
二级类目 三级类目
文件材料归档范围、要求
已获取地块的可行性研究报告、测算表、项目研究等相关资料
投资管理 投资管理 投资模型分析
2
01 项目研究相关资料
投资研策资料（基础数据）
其他
招商及研策定位
招商 3
招商 项目研策报告汇总 01 项目门店租决文件
其他文件
运维 01
服务器及机房运维文档（含巡检表、运维报告） 机房设备清单 重要资产购置文档
档案分类细则
序号 一级类目 二级类目 三级类目
文件材料归档范围、要求
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
行政管理类
16
A
17
18
19
20
21 22 23
行政 1
宣传 2
营业执照、组织代码证、资质证书等
工商证照 企业章程、税务登记证、验资报告、工商调档等类文件及其变更材料 01 股东会、董事会、监事会类材料
行政采购 采购计划 08 供应商资料
宣传 企业宣传册、简介等 01
保管期限 保密级别 归档时间
永久 永久 永久 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 永久 永久 永久 长期 短期 短期
内部公开 办毕归档
秘密
办毕归档
秘密
办毕归档
内部公开 办毕归档
内部公开 每年度归档一次
内部公开 每年度归档一次
备注
序号 一级类目
99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123
档案归档规则
档案归档规则
档案归档规则是指对档案进行分类、整理、保存和管理的一系列规定。
根据档案管理的原理和要求，一般包括以下规则：
1. 分类规则：按照业务或内容进行分类，确定档案的主题和类别。
档案可以按照机关、部门、项目、时间、地点等进行分类。
2. 编目规则：采用一定的编码规则和名称规范，对档案进行标识和描述。
编目规则应包括档号、标题、制作单位、编制日期等内容。
3. 整理规则：将档案文件按照一定的次序和方法进行整理。
包括对文件进行清点、排列、分类、装订等工作。
4. 存储规则：根据档案的性质和形态，确定存储的方式和环境。
对于纸质档案，可以采用文件柜、书架等设备进行存放；对于电子档案，可以采用服务器、硬盘等设备进行存储。
5. 保存期限规则：不同类型的档案根据其重要性和需要，制定相应的保存期限。
根据国家有关法律法规和规定，确定档案的保存期限。
6. 借阅规则：对档案的借阅和使用进行管理。
规定借阅的条件、手续和期限，以及借阅后的返还和归档要求。
7. 销毁规则：对无用的档案进行销毁处理。
按照国家有关法律法规和规定，制定档案销毁的条件、程序和方式。
这些规则有助于确保档案的完整性、可用性和安全性，提高档案管理的效率和质量。
档案管理制度实施细则
第一章总则第一条为了加强单位档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本细则。
第二条本细则适用于本单位所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条档案管理工作应当遵循以下原则：（一）依法管理，确保档案的合法性、真实性、完整性和准确性；（二）统一领导，分级管理，责任到人；（三）安全保密，防止档案的丢失、损毁和泄密；（四）方便利用，提高档案的利用率。
第二章档案分类与编号第四条档案分类应当遵循以下原则：（一）按照档案的性质、内容、来源、时间等进行分类；（二）分类应当便于查找、利用和保管；（三）分类标准应当统一。
第五条档案编号应当采用系统编号方法，编号应当清晰、规范。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应当遵循以下原则：（一）全面收集，确保档案的完整性；（二）及时收集，防止档案的遗漏；（三）依法收集，尊重档案的知识产权。
第七条档案整理应当遵循以下原则：（一）按照档案的分类和编号要求进行整理；（二）保持档案的原貌，不得随意修改、删减；（三）对破损、褪色的档案应当及时修复、复制。
第八条档案整理应当包括以下内容：（一）档案的来源、时间、地点、内容等基本信息；（二）档案的编号、分类、整理方法等；（三）档案的保管期限、密级等。
第四章档案保管与利用第九条档案保管应当遵循以下原则：（一）按照档案的种类、密级、保管期限等进行分类存放；（二）定期检查档案的保管条件，确保档案的安全；（三）对重要档案应当采取特殊保管措施。
第十条档案利用应当遵循以下原则：（一）依法利用，尊重档案的知识产权；（二）保障档案的完整性和安全性；（三）提高档案的利用率。
第十一条档案利用应当办理以下手续：（一）查阅档案应当填写《档案查阅申请表》；（二）查阅档案应当遵守档案查阅规定；（三）利用档案应当保证档案的保密性。
第五章档案信息化管理第十二条档案信息化管理应当遵循以下原则：（一）利用现代信息技术，提高档案管理的效率；（二）确保电子档案的完整性和安全性；（三）实现档案的资源共享。
档案管理分类及编号方案
档案管理分类及编号方案档案管理是文件资源管理，包括信息获取、控制、保管、使用和销毁，在信息时代，档案管理是一种非常重要的管理工作。
档案的管理分类，决定了档案的编号方式，是档案管理的根本，也是档案管理的重要基础，分类编号在档案管理中具有重要作用。
一、档案管理分类档案分类是按照一定的规则将档案分门别类，以便于管理、检索和使用。
分类方法有许多种，根据每种方法的不同，分类的结果也有所不同。
1、按权力分类根据制定、使用和控制记录的上级机构权力不同，将档案分别归类为中央民政档案、省部委档案、厅局级档案和县级档案。
2、按记录种类分类根据记录的种类和存储内容不同，将档案分为行政档案、司法档案、经济档案和文化档案。
3、按形成时间分类根据档案形成时间的不同，将档案分为新件、古文档、集体档案和私人档案。
4、按来源分类根据记录产生者的不同，将档案分为个人档案、公司档案、团体档案和其他档案。
二、档案编号方式若要有效地管理档案，必须用适当的编号方式严格控制，确保档案的有序存放、索引和使用。
1、按单位编号按照上级文件的规定，每个档案在某单位内都有一个唯一的编号，确保其存放、索引和使用的有序性，并提高存放效率。
2、按文件编号文件的编号具有一定的规律性，根据文件的类别及编号顺序，在每一份文件后面，设立其唯一的编号，将文件存放、索引和使用科学有序。
3、按优先顺序编号档案的存放、索引和使用，有时需要按照特定优先顺序进行编号。
根据不同档案的优先顺序，给档案分配特定编号，以保证相关档案的优先使用。
三、总结档案管理分类及编号方案是档案管理中最基本也是最重要的一部分，一个完善的档案管理分类和编号方案，可以使档案的存储、索引和使用科学有序。
同时，档案管理分类及编号方案也可以提高档案管理的效率，节省管理成本。
档案分类编号实施管理办法
档案分类编号实施管理办法一、目的为了实现档案管理的规范化、标准化和科学化，提高档案管理的效率和质量，特制定本办法。
二、适用范围本办法适用于本单位所有档案的分类编号工作。
三、档案分类原则1、科学性原则：分类应符合档案形成的规律和特点，便于保管和利用。
2、系统性原则：分类应保持档案之间的有机联系，形成一个层次分明、结构合理的体系。
3、稳定性原则：分类体系应相对稳定，避免频繁变动。
4、实用性原则：分类应简单明了，易于操作和理解。
四、档案分类方法1、按照档案的内容性质，分为行政管理类（A）业务工作类（B）财务审计类（C）人事劳资类（D）科研技术类2、每个大类下再细分若干小类，例如行政管理类可分为规章制度（A1）、行政公文（A2）、会议纪要（A3）等。
五、档案编号规则1、采用“分类代码+年度+流水号”的方式进行编号。
分类代码：使用上述分类方法中确定的字母和数字组合。
年度：用四位数字表示档案形成的年份。
流水号：在同一年度、同一分类下，按照档案形成的先后顺序从001 开始依次编号。
2、示例：A1-2024-001 表示 2024 年形成的行政管理类中规章制度的第 1 份档案。
六、档案编号的实施1、档案管理人员负责对新接收的档案进行分类和编号。
2、在编号过程中，应确保编号的准确性和唯一性，避免重复和错误。
七、档案的整理与存放1、按照编号顺序将档案整理上架，便于查找和利用。
2、建立档案目录，记录档案的编号、名称、形成时间、存放位置等信息。
八、档案的利用与检索1、利用者可通过档案目录查找所需档案的编号和存放位置。
2、档案管理人员根据利用者提供的编号，迅速准确地提供档案。
九、档案的变更与调整1、当档案的内容或性质发生变化时，应及时对其分类和编号进行调整。
2、调整过程中应做好相关记录，确保档案的可追溯性。
十、监督与检查1、定期对档案分类编号工作进行检查，确保其符合本办法的要求。
2、对违反本办法的行为进行纠正和处理。
档案整理与分类管理制度
档案整理与分类管理制度1. 简介本文档旨在制定一套档案整理与分类管理制度，以确保公司的档案能够被有效地管理和利用。
该制度的目标是简单明了、无法律复杂性，并且独立决策，不寻求用户协助。
2. 档案整理与分类原则为了保持档案的整洁性和可访问性，制定以下档案整理与分类原则：- 档案应按照文件类型、日期、部门等分类进行整理；- 档案应标明清晰的文件名称和日期，以便快速查找；- 档案应存放在统一的档案柜或电子档案系统中，便于管理和存取；- 档案应定期进行归档和备份，确保数据安全性。
3. 档案整理与分类流程为了实现高效的档案管理，制定以下档案整理与分类流程：1. 收集档案：将各部门的文件、合同、报告等档案收集起来，确保不遗漏任何重要信息。
2. 档案整理：对收集到的档案进行分类，按照事务性质、文件类型、日期等进行整理。
3. 档案归档：将整理好的档案按照分类标准归档到档案柜或电子档案系统中，并标明清晰的信息以便查找。
4. 档案备份：定期对电子档案进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。
5. 档案管理：建立档案管理责任人，负责日常的档案管理工作，包括档案借阅、更新、销毁等。
4. 档案整理与分类的意义档案整理与分类的意义在于提高公司工作效率和信息管理水平，具体包括：- 便于查找：通过合理的分类和整理，可以快速准确地找到需要的档案信息，提高工作效率。
- 便于维护：规范的档案整理和分类制度可以减少档案遗失和损坏的风险，延长档案的保存期限。
- 便于审计：合理的档案整理和分类制度可以为公司的审计工作提供便利，减少审计成本和时间。
5. 档案整理与分类的监督与评估为确保档案整理与分类制度的有效性，需要进行监督与评估：- 监督：建立档案管理监督机制，定期对档案整理与分类工作进行检查，发现问题及时纠正。
- 评估：定期评估档案整理与分类制度的实施效果，收集用户反馈意见，提出改进措施。
6. 法律合规性本档案整理与分类制度遵守相关法律法规，并不涉及法律复杂性的内容，确保公司合规经营。
档案管理制度的档案分类与归档规则
档案管理制度的档案分类与归档规则一、引言档案管理制度是指为了实现高效、有序、安全地管理档案而建立的一系列规章制度和工作流程。
其中，档案分类与归档规则是档案管理制度的重要组成部分。
本文将从档案分类和归档规则两方面进行介绍，旨在帮助组织建立科学合理的档案管理制度，提高档案管理工作的效率和质量。
二、档案分类档案分类是将档案按照一定的标准和原则进行划分和分类的过程。
档案分类的主要目的是便于管理和利用档案，使档案具有系统性、科学性和可操作性。
2.1 主题分类主题分类是按照档案的内容、形式或功能特点进行分类。
主题分类广泛应用于各种机关、企事业单位以及学术研究机构，可以根据档案本身所属的领域或主题来进行分类，如财务档案、人事档案、合同档案等。
2.2 机构分类机构分类是按照档案所属的机构或部门进行分类。
这种分类方法一般适用于大型组织或机关，并且分类标准会根据具体的组织结构和业务流程来设计，以便更好地反映组织内部的管理层次和工作关系。
2.3 时间分类时间分类是按照档案所属的时间范围进行分类。
这种分类方法常用于档案的保存期限管理，按照档案的产生时间或归档时间将档案划分为不同的时间段，以便确定其处理与保存的规则和期限。
三、档案归档规则档案归档规则是指将档案按照一定的原则和程序进行整理、分类、编号、装裱和存放的过程。
档案归档规则的主要目的是确保档案的完整性、可追溯性和存储安全性。
3.1 档案整理与分类档案整理与分类是将已归档的档案按照一定的标准和程序进行再次整理和分类。
这一过程可以帮助识别档案的价值和重要性，并将其与其他相关档案进行组合或分离。
3.2 档案编号与标识档案编号与标识是为档案分配唯一的标识符号，并在档案上进行可识别标记的过程。
编号和标识可以帮助档案管理者更好地识别和查找档案，以及控制档案的流转和使用。
3.3 档案装裱与存放档案装裱与存放是为了保护档案的完整性和安全性而进行的一系列处理和措施。
这包括选择适当的档案盒、文件夹或文件袋等装裱材料，以及确定合适的存放位置和环境条件。
档案整理分类方案
档案整理分类方案一、按照档案类型分类档案可以分为多种类型，如人事档案、财务档案、行政档案等。
按照档案类型分类可以方便后续的管理和检索。
这种分类方案可以按照不同部门或组织的需求进行设计和调整。
二、按照时间分类档案可以按照时间进行分类，可以分为年度档案、季度档案、月度档案、日志档案等。
按照时间分类可以方便了解档案的时效性和历史变化，为后续的决策提供依据。
三、按照主题分类档案可以按照主题进行分类，比如一些项目的档案、一些事件的档案等。
按照主题分类可以方便查找一些特定主题的相关档案，提高效率和准确性。
四、按照地点分类档案可以按照地点进行分类，比如一些区域、一些场所的档案。
按照地点分类可以方便查找一些地点相关的档案，提供地理信息支持。
五、按照保管期限分类档案可以按照保管期限进行分类，比如长期保管档案、中期保管档案、短期保管档案等。
按照保管期限分类可以方便区分档案的保存和处理方式，确保档案管理工作的科学性和规范性。
六、按照档案形式分类档案可以按照档案形式进行分类，比如纸质档案、电子档案、图片档案等。
按照档案形式分类可以方便按照不同形式的档案使用不同的管理和存储手段。
七、按照档案编号分类档案可以按照档案编号进行分类，通过对档案进行编号，可以方便对档案进行组织和管理。
八、按照档案重要性分类档案可以按照重要性进行分类，可以分为重要档案、一般档案、次要档案等。
按照重要性分类可以方便决策人员和管理人员对档案进行筛选和管理。
综上所述，档案整理分类方案是一个重要的档案管理工作环节，一个合理的分类方案可以提高档案管理的效率和质量。
根据实际需求，可以选择不同的分类方法或者将多种分类方法相结合，以适应不同组织或部门的实际情况。
同时，随着信息技术的发展，电子化档案的整理分类也是一个重要的研究方向，可以借助计算机和网络技术提高档案管理的效率和便利性。
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档案管理作业指导书档案分类编写组二○一○年十二月档案管理作业指导书1、目的:加强档案管理的规范化、标准化，保证档案资料完整性、系统性、正确性，有利于保存应用,更有利于公司的发展与建设。
2、适用范围:适用于总公司、各分（子）公司及其所属各部门的档案管理。
3、指导文件与参考资料1）《规章制度》第8章：《公司档案管理制度》；2）国家有关部门试行的档案分类规则及有关文书档案、科技档案管理学概要书籍。
4、名词定义与解释：暂无。
5、权责:公司行政人事部负责本文件的拟、修、废、发放及监督实施。
6、内容:6.1档案资料的来源与管理程序：6.2管理范围：6.2.1文档：（1）省市各局的各种文件文函；公司的各类证件（注册及注册变更、经营、资质、资产等）与文书。
（2）凡产生于公司董事会、总公司、分公司，包括行政、人事、工程、财务、营销、工会、党办等管理过程的具有保存价值的各种文件：请示、报告、批示、批复、计划与总结报告、考察报告等；行政文件、命令文件：通知、通报、通告、布告、命令、任命、通令、嘉奖令等；法规文件：规定、规章、制度、办法、细则、法令、条例、职责、准则、规则等；计划文件：工作计划、发展规划、生产计划、文教卫计划、财政收支计划等；统计类文件；各部门间工作联系单等往来文件；合同文件；财务类：凭证、帐本、财务报表、往来明细表、销售收入明细表、工程合同类、销售合同等；案件纠纷类各种文件与材料；6.2.2科档：建筑工程建设与安装：具体内容见附件1《科技档案分类及登记》。
设备仪器类：随机所属图纸资料、证件、载体等，特种设备、引进设备的资料见附件1。
6.2.3参考资料：经审批的报废、闲置但仍有利用参阅价值的档案资料，中外企业、商家介绍，建筑单位资料，有关书籍（工具、文化等类）、刊物、杂志、图纸等。
6.3资料收集条件：6.3.1资料必须字迹清楚、工整，图样清晰，必须用字迹能长期保存的钢笔、圆珠笔、铅笔等书写。
6.3.2资料、文件、图样必须是具有签字、落款、注明日期的有效文件资料，图样图纸必须符合国标。
工程竣工图等资料必须加盖竣工印章，由经办人及相关人员签字，并由甲、乙双方领导审批签字。
同类性质的成本资料必须装订成册，编写目录，标注页码。
6.4资料来源:6.4.1公司董事会、董事长、总经理、副总经理有关规划、开发的各项指示与讲话及会议文件；公司内部及分公司职能部门按时、按月、按年交档（装订成册）的各种文件资料。
6.4.2省市政府及各职能部门所发的各种文件、证件、函件等。
6.4.3土建、设备工程的各种专题研讨会、可行性审核会、报告会等会议资料；各种调查、考察报告、往来文函。
工程各阶段所产生的各种资料、审计及其经济纠纷案件资料等。
6.4.4设备开箱资料（随机文件、图纸、合格证）电梯、锅炉等特种设备必须有安全检验报告书，地方劳动部门的印章。
6.4.5司法类文件资料及其他综合类资料。
6.5资料交接登记（含传阅与发放）6.5.1交接资料必须认真填写（SR-DA001）,双方当事人签字，各执一份，以备查阅。
档案人员编收讫号（收讫号按年编号，如2010-001……），按收文登记表（SR-DA002）填写登记。
6.5.2传阅的文件资料按领导批示范围进行传阅，返回后根据领导指示，决定存档与否。
6.5.3资料发放：发文人员必须认真填写发文登记表（SR-DA003）由 收文单位接收人签字，发文人收存。
6.5.4档案资料的合并对于原已建档的老档案资料与现有的已进档资料合并程序如同前述资料登记进档程序。
相同内容的资料编上顺序号插入现有档案资料袋内，并在卷内目录的相应位置上做好登记。
以前没有立卷的内容资料，还须重新组卷、立卷与排架，最后在合并的资料目录上进行标注，写上合并后的档案号及柜号，原目录长期保存，以利查找。
6.6资料整理：6.6.1资料应按交接登记表核对其准确性。
6.6.2参照《档案分类试行规则》对所有交档资料分类。
工程类资料应按工程项目的各个阶段认真梳理分类鉴定，竣工资料检查其是否齐全、完整及系统性、正确性，是否加盖竣工章，编制人、审核人签字与否。
有问题的交由送交单位更正办妥，并应由公司专业人员签字，领导审批后由档案室收存。
6.6.3资料鉴定：确定密级：机密类：董事会、总公司的发展规划文件、会议文件，新项目的总体规划、布置、设计方案、计算依据、专业会议纪要、可行性研究报告、工程预算标底及报价书；重要类：各种证件（营业执照、注册资本、土地证、规划许可证、商品房预售许可证、资产所有权证、债权凭证及注册变更等。
各工程项目从准备到竣工验收阶段、审计阶段所形成的可归档的各种文件资料、案件纠纷资料等；工程类合同协议资料；省市政府、各局的重要文件；公司章程等法规文件及决定，人事任免重要文件及资料；薪资，经营类销售、购置合同协议资料；财务报表、财务账目、凭证资料等）确定保存时间：分永久、长期、短期，长期与短期之间的一律从长保管。
永久保存：政府机关核准文件、公司注册登记及其变更资料、执照、各种资产证件等，董事会及股东会议记录、发展规划决策文献、财务报表、薪资单；工程项目的全过程及其竣工文件、图纸资料、决算审计资料；其它经核定须永久保存的各类文书档案资料。
长期保存：10年保存：1、预算、决算书类2、会计凭证3、计划资料4、其它经核定须保存10年的文书类文件资料。
5年期保存:1、人事合同期满或解除合约2、其它经核定保存5年的文书类文件资料。
短期保存：1年保存：无长期保存必要者，具有短期时效性文书、文件类资料；保存年限一般都应由资料送交单位根据相关规定确定。
6.6.4组立卷、编目：6.6.4.1组立卷方法与原则：文档类：按公文性质、特点、类别组立卷。
外来文件：1）省市政府各局来文、来函及上级来文、来函；、2）企事单位的来文、来函。
内部文件：董事会资料、集团董事长、总经理、副总经理指示、讲话，各种会议文件、发展规划文件、公司注册资料、资产权证等证件类；财务、人事文件资料等，公司及各分公司、各部门会议文件，往来文函、各种文书类资料、组立卷。
设备资料：按设备种类组卷；建筑安装工程类：按工程项目及其各进展阶段或专业组卷。
参考资料：厂商介绍、产品样本、留存、报废、闲置资料、各种工具书、参考书分别组卷、编序固定。
6.6.4.2组立卷程序：卷内资料编排顺序号、编卷内目录、（SR-DA004）贴案卷标签（标注：档类号、案卷类别及名称、资料来源；编制总检索表（附件SR-DA005）及卷内目录汇总册。
6.6.4.3存档、排架、定位：贴档案柜编组号，经组立卷、编目后的案卷，按档类号排架定位、柜正面贴标签，指示柜内案卷名称，每年应根据情况整体调整、定位。
6.7资料的开发与应用：6.7.1资料开发：所有来文及资料按收讫号顺序输入电脑，必要时光盘备份，编制总检索表，必要时编制检索卡，简要说明卷内内容。
6.7.2信息反馈：接收资料后，必要时通报相关人员，如有遗缺报请相关人员解决，不交档者一经发现，视情况给与批评，甚至记过。
6.7.3资料应用：6.7.3.1借阅：1）公司副总以上领导可以直接通过档案管理人员办理借阅手续、公司各部门人员借阅重要资料须经分管副总批准，借阅机密、重要资料必须经副总以上批准，原则上当场阅览、归档，不得带出门；如需借原件（须留复印件）或者复印必须经分管副总以上领导批准；2）借阅、复印一般相关资料须凭部门领导签批的联系单（注明资料来源、名称、预归还时间）填写借阅证、借阅登记表（SR-DA006）,借阅代卷卡（SR-DA007）,资料归还时，销账，并返回借阅证给借阅人，档案人员立即重新归档。
不能如期归还的应办理续借手续。
6.7.3.2涉及公司机密的重要资料概不外借，如公司决策、发展文件，公司注册资料及其变更，资质、资产证件等，工程标底绝不借阅。
建筑规划及相关证件、竣工图、决算审计资料原则上不外借原件，确因工作需要，须经分管副总批准，留下复印件，请借阅人（部门、职位、姓名）签字后存入卷内。
6.7.3.3所有借阅资料不得涂、修改、撕毁；调离公司人员必须归还全部所借资料；如有遗失、损坏按情况赔偿，重要资料必须承担相关责任。
6.8资料的修改、补充：6.8.1因设计、施工等因素造成现场与图纸资料不符，必须适时进行修改、补充并由修改人签字，领导批签。
（所改资料可在原图进行，也可重新绘制）6.8.2经常核对案卷，对破旧的图纸资料进行修补，对遗失资料，通过专业人员索要补齐。
6.8.3对档案资料的每次修改补充都要做好登记。
（SR-DA008）6.9档案资料的安全:6.9.1档案人员应严守公司商业机密、规划发展机密等。
公司所有人员造成机密信息资料、重要证件的丢失、泄密的交由保卫部门处理或赔偿，甚至追究刑事责任。
6.9.2造成一般资料丢失的或所借不还,建议有关部门对责任者扣款处理。
扣款系数如下：图纸类：0# 12元/张×2 1# 10元/张×22# 8元/张×2 3# 4元/张×2 4# 2元/张×2说明书和其它书籍资料按（购买价+寄取费）×26.9.3档案室库房的温度以14-18℃为宜，相对湿度应控制在50%-65%，温度过高过于干燥，纸质材料会变黄发脆，高温、潮湿会为档案室害虫繁殖创造条件。
同时还应做到防光、防潮、防蛀、防鼠等有害生物，防火、防盗，保证通风状况良好。
6.9.4档案室内禁止吸烟、明火，严禁使用电炉、电水壶、电热器等电器设备，应配有防火器材，装防火、防盗报警系统。
人员离开锁门、关窗、关灯，切断电源。
6.10到期证件与资料更新（年检与变更）：对有年限时间限制的证件入档时应做好登记，并在证件或资料到期前及时通知相关部门。
档案管理人员填写证件更新登记表（附表：SR-DA009）经办人签字留存。
并以复印件存入原案卷内，年检或更新后的证件交档时要立即重新归档。
6.11资料的报废与销毁处理：6.11.1对没有保存价值和存期已满的档案报请领导指定专人或组织鉴定小组对其重新鉴定，确定无误的，档案管理人员填写《报废、闲置、销毁申请表（SR-DA010）、《废止文件留存记录表》（SR-DA011）》报行政人事部审核，经部门领导、分管副总批准，由行政人事部指定专人现场监销或封存，以防泄密。
6.11.2档案室接到设备管理人员关于设备报废、闲置、淘汰、出售情况的书面材料后调出有关资料，对有参考价值的列入参考资料类封存，确定无任何参考价值的按 6.11.1所述办法处理；出售设备的资料跟机，在总目录中注明去向及时间。
7 附件与附表附件：《科技档案分类及登记》附表（SR-DA001—DA011）、传阅单、借阅证档案室2010年11月23日附件：科技档案分类及登记基建工程、产品工艺、设备仪器、化学矿山、科研课题综合类等按专业分为：总图运输，工艺、设备、自控仪表、电器、土建、公用水道、电力照明、通风采暖、热工外观，机修、化验等。