房地产公司会议管理制度

房地产有限公司会议管理制度

为进一步规范公司会议管理，提高会议质量及工作效率，特制定本制度。

一、会议类型

（一）股东会

1、股东会是公司的最高权力机关，它由全体股东组成，对公司重大事项进行决策，有权选任和解除董事，并对公司的经营管理有广泛的决定权。股东会一般在每年元月中下旬召开。

2、股东会主要任务是：选举董事，变更公司章程，讨论增加或者减少公司资本等等。

3、股东会参加的范围为：全体股东。

（二）总经理办公会

1、总经理办公会由总经理或总经理委托的副总经理主持，一般于每周六上午8：30召开。

2、总经理办公会的主要任务是：传达党中央、国务院、省、市、区和房地产行业重要文件和会议精神；公司各分管领导通报上周工作情况，安排本周工作任务；通报重要事项，确定议定事项。

3、总经理办公会参加范围为：公司经营班子成员。

（六）半年及年度工作总结会议

1、公司半年工作总结会议一般每年7月中下旬召开；

年度工作总结会议一般次年元月中下旬召开。

2、公司半年工作总结会议及年度工作总结会议的主要任务是：总结半年及年度工作，安排部署下半年及次年度工作；通报公司重大事项；年度表先。

3、半年及年度工作总结会议参加人员为董事长、公司经营班子成员、集团各成员单位主要负责人、集团公司员工、受表彰人员。

（八）其它会议制度

公司其它会议制度按照有关规定执行。

二、会议提拟与审批

（一）股东会由董事长直接提拟召开时间及议题。

（二）总经理办公会无须提拟和审批。

（三）总经理联席会会议、季度经营形势分析会、半年及年度工作总结会议由总经理直接提拟召开时间及议题，报董事长批准；公司专业办公会议由召集的公司领导提拟召开时间及议题，报总经理批准。

（四）部室专业（业务）工作会议由各部室自行安排，但会议时间、参加人等，不得与公司会议冲突。

（五）会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。

三、会务工作管理

（一）公司召开的公司级会议会务服务原则上统一归口总办负责。

（二）部室召开会议需用公司会议室的，应向总办提出申请，由总办统筹安排。会结束后，由使用者负责打扫会议室卫生。

四、会议的服务规程（具体服务内容及会议用品根据需要而定）

（一）会前准备及要求

1、需要认真了解及准备的工作

（1）详细了解会议名称、人员名单、人数、时间，做好会议通知前的准备工作。

（2）了解会议材料准备要求。按要求由总办及相关部室提前做好会议资料（如会议议程、议题、汇报材料、计划草案、与会人应提交资料等）准备的组织工作。

（3）了解会议主席台的人数、名单、身份等。

（4）了解会议的茶水、水果、鲜花要求。

（5）了解会议室布置的要求。

（6）了解会议的服务要求（签到桌、签到表、标识牌、录音笔、投影设施、白板等是否需要）。

2、会议通知及要求

（1）除公司专业办公会议、部室专业（业务）工作会议由召集者自行通知外，其余会议原则上均由总办负责通知；

（2）会议通知期一般应提前一天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门；

（3）会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、会议资料的准备、会务安排等作特别说明的会议，应以书面进行通知。

（二）会场的布置（一般要提前半天布置完毕）

1、搞好会场的清洁卫生工作。

2、按要求悬挂横幅。

3、按主席台人数布置主席台。

4、按会议参加人数摆好会议桌、座椅、标识牌，排列好座次。会议桌要求台形端正，台布无破损、无污迹、中线对直。

5、备齐话筒，调试好扩音设备。

6、根据需要，以盆景、花草装饰主席台及会议室。

7、夏季要调好会议室空调温度（一般为22-24度）。

（三）准备用品并摆放（根据需要摆放）

1、根据会议人数备足开水、茶杯、烟缸、纸张、水笔等用品，具体标准要求如下：

茶杯：应选用颜色、型号统一的茶杯，放适量茶叶，以座椅靠背为垂直，每排杯放置于同一直线上。

烟缸：每两座位放一烟缸，放在两位置中间，烟缸保证无破损、无污迹，每排放置成同一直线。

2、会议材料及文具等应按要求事先摆好。

3、如会议需用水果，应按要求的品种和数量准备并摆放，同时用保鲜膜包盖。

（四）会议服务

1、迎领服务

（1）与会人员前来，会议服务人员应在会议室门口迎接来宾，礼貌问好。

（2）会议服务人员及时引领与会人员进入会议室入座，以免门口拥塞。

（3）等客人全进入会议室后，会议服务人员应及时关闭会议室的门。

2、会中服务

（1）如摆放有水果，在会议开始前十分钟撤去水果保鲜膜，服务人员应由里至外依次斟倒茶水。

（2）等客人的茶水近剩下1/2时，须及时添加，每15分钟应加一次水。

（3）会中休息时应及时清理会议桌上的果皮等杂物，并撤换烟缸（烟缸内烟头不能超过2个）。

（4）注意观察会议室温度及音响效果。

3、会后服务

会议结束时，会议服务人员应及时打开会议室的门，热情送客，礼貌道别。

4、会议后会场整理

（1）会议人员全部离开后，会议服务人员关闭空调，打开门窗，通风换气。

（2）检查有无尚未熄灭的烟头及与会人员遗留的物品

并记录。

（3）将茶具、烟缸等物品整理、清洗。

（4）清理所有垃圾，搞好会议卫生。

（5）关上窗户，拉好窗帘，关闭电灯等所有电器开关，锁好会议室的门。

（五）会议室保养与卫生工作

1、搞好会议室的地面及四周卫生，保持无灰尘无污迹。

2、地面无垃圾无大头针。

3、每次会议结束后，检查地板是否需要清理。

五、会议记录及要求

（1）公司各类会议均应以专用记录本进行会议记录。

（2）公司各类会议原则上应确定专人负责记录。公司会议原则上由集团公司总办秘书负责会议记录工作；公司涉密会议，由总经理指定人员记录；各部门应常设一名会议记录员，负责本部门会议及本部门负责组织的会议的记录工作。

（3）会议记录人员应遵守：以专用会议记录本做好会议的原始记录，并根据需要整理会议纪要；会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；做好会议原始记录的日常归档、保管工作。

（4）会议原始记录的归档按以下规定：本部门会议记录由本部门常设会议记录员统一归档备查；公司会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。其调阅应严格按