采购管理制度

采购管理制度

1. 概述

项目采购管理是指在整个项目过程中从外部寻求和采购各种项目所需资源的管理过程。采购管理范围包括可研、设计、勘察、评价、设备和材料供货、监理、施工及现场的物资保管工作，从可研、设计单位选择到设备材料订货、运输、检验，再到安装调试、验收工作结束，构成项目采购管理的全过程。采购工作通常包含采购规划、供应商选择、合同谈判和签订、合同履行管理、合同收尾和关闭等内容。项目采购工作具有周期长、环节多、品种杂、涉及面广、要求高的特点。项目采购管理工作应围绕项目交付整体目标进行，应做到低成本、高效率、公开透明地进行。

2.定义

2.1 采购：本制度所称采购是指采购人从外部获得货物、工程或服务的过程。采购方式包括招标、竞争性谈判、询价和独家谈判等四种。

2.2 货物采购：是指各种各样的物品，即：原材料、产品、设备、物体（包括固态、液态、气态）和电力等货物以及货物供应的附带服务采购或出售的采购活动。

2.3 工程采购：是指各类房屋和土木建筑、设备安装、管道线路敷设、装饰装修等建设及附带服务的采购活动。

2.4 服务采购：是指除工程、货物以外的其它采购活动，如：可研、勘察、设计、咨询、监理、造价、代理、公证、评估、法律等服务采购活动。

2.5 招标：指采购人在一定范围内公开货物、工程或服务采购的条件和要求，邀请众多投标人参加投标，并按照规定程序从中选择交易对象的一种市场交易行为。招标组织形式包括自行招标和委托招标，招标方式包括邀请招标和公开招标。

2.6 竞争性谈判：指采购人邀请三家以上特定的对象报价，和每个报价对象进行谈判，允许谈判对象多次报价并从中择优确定签约人的采购方式。

2.7 询价：指采购人邀请三家以上特定的对象一次性报价以确定签约人的采购方式。根据不同的情况可要求报价人进行密封报价或者不密封报价。

2.8 独家谈判：指采购人不进行报价比较而与供应商直接谈判并确定合同的采购方式。

3 基本流程

通常采购活动的顺序为采购规划、供应商选择、合同谈判和签订、合同履行管理、合同收尾和关闭。如图1-1所示。

图1-1采购基本流程图

3.1 采购方案

采购规划主要包括招标核准、采购需求形成、采购方式确定、采购组织机构搭建、采购进度安排等内容。

3.2 供应商选择

在采购规划得到审批后，由采购组织机构按照审批的采购方式和进度计划进行供应商选择，直至确定合同谈判对象。常用的供应商选择方式包括招标、竞争性谈判、询价、独家谈判四种方式。项目单位应首先根据国家、地方的相关法律、法规和规定编制详细的针对各种采购方式的实施细则，供应商选择应当严格按照已经制定的实施细则进行。

3.3 合同谈判和签订

与确定的合同谈判对象进行合同的谈判，最终形成合同文本并签字盖章生效。合同签订应当遵循平等自愿的原则，且不能与供应商选择过程中的相关约定相违背，合同评审过程中应特别注意价格、支付方式、验收标准、违约责任等方面的约定，并应根据情况收取一定的履约保证金、确保合同顺利履行。

3.4 合同的履行管理

双方在合同约束的框架内执行合同中约定的工作内容并支付报酬，对于合同履行过程中产生的分歧解决方式主要有友好协商、调解、仲裁和向人民法院起诉四种方式。

3.5 合同的收尾和关闭

在合同双方当事人按照合同的规定履行完各自的义务后,应该进行合同收尾工作，包括工作完成、产品验收和移交、价款结算和争议解决等。

合同关闭通常分为自然关闭和人为合同终止两种情况。双方按照合同约定，

完全履行各自的工作，视为合同自然关闭。合同签约方中的一方或多方无能力或无意愿继续履行合同，导致合同无法执行，视为认为合同终止。此外，由于不可抗力造成合同不能继续履行也视为合同关闭。合同关闭后，应对合同文本和合同履行过程中产生的文档一并整理后进行归档。

4 采购原则

4.1 采购必须遵守国家的法律、法规和上级单位的相关规定。

4.2 成本效益原则。采购时应注意节约和效率，争取用最少的钱办最多的事。4.3 质量原则。采购的产品应质量良好，符合项目的要求。

4.4 时间原则。采购的产品应及时到达，采购时间应与整个项目实施进度相适应。

4.5 公平原则。即应给予符合条件的承包商均等的机会。

5.采购组织机构和相应职责

5.1 采购组织机构

建管二中心在住建局领导下开展相关采购工作，二中心采购项目实行内部会签流转审批制度。同时由监督科负责采购的监督工作。针对具体的采购项目，由相关的科室流转审批。

5.2 主要职责

5.2.1 住建局

住建局作为建管二中心的上级领导单位，主要负责领导、协调、监督项目采购活动，并对关键事项进行审批。在采购管理中的主要职责包括：（1）组建招投标领导小组，对项目采购组织形式和采购方式、标段划分、基本技术条件、邀请对象名单、评比规则、招标文件的主要条款等进行会审制；

（2）对重大合同文本进行审查。

5.2.2 建管二中心

建管二中心相关科室的主要职责是：

（1）审批与采购相关的管理制度，并检查执行情况；

（2）负责货物（及服务）采购清单或工程标段划分、货物基本技术条件、邀请对象名单、采购询价文件编制、采购预算或工程造价预算编制及财政评审等；

（3）组织安排采购过程全过程工作，包括发询价文件、确认投标保证金、接收报价文件、开标、评标、合同谈判和签订、采购资料归档等工作；

（4）就评标结果向领导汇报，确定中选供应商（合同谈判对象）；

（5）监督科对采购活动进行监督管理；

（6）组织对采购活动全过程的检查，对违反本制度的行为予以纠正；

（7）负责审批其它需审批的事项。

（8）对采购过程中违反程序和规定的行为予以纠正；

（9）进行采购过程中的异议调查和纠纷处理。

（10）研究国家采购投标相关法规政策，组织培训，及时收集采购信息。

（11）负责采购过程资料收集、整理、归档。

6.采购方案

采购方案主要包括采购需求形成、采购方式确定、采购进度安排等内容。采购方案结果应按照相关规定的要求决定是否向上级单位进行汇报。

6.1采购需求形成

项目采购需求是由为实现项目目标的一系列的实施方案和保证措施所产生的，主要包括可研、设计、专项评价、勘察、监理、咨询及代理等服务类需求，设备和材料等货物类需求，土建、安装等工程类需求等。

一般情况下，可研、勘察、设计等技术服务类采购由二中心总工办负责前期资料的整理和完善，招标工作由综合科完成。土建、安装及装饰装修等工程类采购和监理、造价咨询等服务类采购由综合科完成。

6.2 采购方式确定

可供选择的采购方式包括招标、竞争性谈判、询价、独家谈判四种。采购方式应符合政府主管部门下达的招标核准批复文件的要求。

6.3 招标：根据《招标投标法》第三条和《工程建设项目招标范围和规模标准规定》（中华人民共和国国家发展计划委员会第3号令）第四条、第七条的规定，在中华人民共和国境内进行下列工程建设项目包括项目的勘察、设计、施工、监理以及与工程建设有关的重要设备、材料等货物采购必须进行招标。

（一）大型基础设施、公用事业等关系社会公共利益、公众安全的项目；（二）全部或者部分使用国有资金投资或者国家融资的项目；

（三）使用国际组织或者外国政府贷款、援助资金的项目。

《工程建设项目招标范围和规模标准规定》第八条规定：建设项目的勘察、