用传真方式签订合同的风险

用传真方式签订合同的风险：

为提供交易效率，降低交易成本，很多企业喜欢用传真方式签订各类合同，但是，用传真方式签订合同存在一些特殊的法律风险，最近看到的一起案件，就是因为使用传真方式签订合同，从而造成败诉，因此，应当引起企业的注意。

1、部分企业使用的传真纸为热敏感应纸，该纸张上的字迹会随着时间的推移逐渐模糊和消失，将来发生纠纷时，无法证明当时所签订的合同内容。

2、传真件的真伪难以认定，不能作为原始证据和直接证据使用，不能直接证明有关事实，法院无法直接采信，必须与其他证据向结合才能证明有关事实。因此，企业应当保留送货单、提货单等其他证明，以备不时之需。

3、如采用传真件签订合同的，应当及时补签书面的合同，双方签字盖章，保留合同的原件。

4、另外，双方应当及时对账，确定每个月、季度、半年、一年的交易金额，欠款金额等，防止出现账目混乱，对方赖账的情况。如有对账单，即使将来起诉也会比较顺利，避免提供送货单等证明欠款金额的证据，降低诉讼风险，提供诉讼效率。

问：今年初，我公司今年与另一公司通过传真的方式签订了一份买卖合同(我公司是买方，对方是卖方)。合同签订后不久，商品在国际市场的价格因投机而大幅上涨,.对方公司因这原因最终违约,没有向我公司履行合同.为此,我公司依照合同约定提起诉讼,庭审过程中对方否认签过该合同.于是审理法院以传真件不能单独作为认定合同关系的依据为由判决驳回了我公司的诉讼请求。请教谢律师，传真签约是否具有法律效力?今后我公司该如何防范此类的法律风险？

谢恒律师注：本主题分为上下两篇刊载，上篇解答主要分析企业传真签约的法律风险，下篇解答主要为律师建议。上篇解答请见《企业传真签合同的法律风险及律师建议（上）》。

谢恒律师解答（下）：

三、关于防范法律风险的律师建议

虽然合同复印件不能单独认定案件事实，但如果企业针对合同复印件所证明的事实，积极收集其他证据材料进行证据补强，合同复印件可与其他证据材料一起组成证明案件事实的完整证据链条。

谢恒律师总结历年的企业法律顾问实务经验，提出以下企业传真签约的法律补救建议，以供公众参考。

1、企业应建立业务电话录音制度，对包括传真签约在内的业务进行录音并建档保管相关录音资料。建立业务电话录音制度的优势在于，（1）企业可以监控业务进展情况；（2）录音取证。录音资料具有法院认可的法律证明力。

2、企业应向电信运营商定期索取业务电话（含传真电话）的通联记录并存档保管。该通联记录可以证明企业与对方的通信情况。

3、建议企业与对方的协商尽量以商业信函的形式进行。谢恒律师提示：商业信函须加盖发函方的公章。

4、传真签约时要求对方邮寄盖有公章的原件。

5、如双方未来会进行多次交易，可以事先共同签订书面的业务合作框架协议，并在协议中约定今后一段时间内双方传真签订子合同（如下订单）的具体方式。谢恒律师提示：框架协议中必须明确约定双方的传真电话号码。

6、由于传真件上的显示会因时间的推移而消失，企业在传真签约完成后应复印留档。谢恒律师提示，企业可以传真件不易保存为由，发函要求对方书面确认合同传真件。

7、企业应妥善保管后续履约证据（比如发货单、对帐单等）。谢恒律师建议，企业应对合同传真件编号，并在后续履约证据上有意识地加注该编号，以加强后续履约证据与合同传真件之间的法律联系。

现代商业往来过程中，传真使用越来越广泛，因传真件产生的法律纠纷也越来越多。以传真签订合同需要警惕防范法律风险。

一、可以用传真签订合同。

《合同法》规定：人们签订合同可以用书面形式、口头形式或者其他形式，其中书面形式则是指合同书、信件和数据电文（电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形地表现所载内容的形式。因此，以传真签订合同，法律予以承认和保护。

二、以传真签订合同法律风险较多。

通常而言，只有同时具备真实性、合法性、关联性的证据才有证据效力。因此，在认定传真件的证据效力时，通常考虑诸多因素。如：传真件应认定为原件还是复印件；传真件是否是传真方所发出，接收方是否收到了传真；传真件有无伪造、变造情形；是否有其他相关证据佐证用于补强传真件等。如果只有唯一的传真件而没有其他佐证予以证明且对方又予以否认的，则该传真件为孤证，证据效力有限。同时传真件保存时间有限，在证据保管方面有风险。

三、应防范以传真签订合同的法律风险。

（一）要具有良好的证据意识。对于标的较大、周期较长、情况复杂的业务，最好当面签订书面合同。若实属客观不能，最好让对方盖章签订书面合同，再以快件方式送达接受方签署。

（二）对情况紧急须以传真签订的合同，最好采取证据补强的措施。应留存能够证明传真件合同内容的其他证据，如相关的委托书、意向书、往来信函、电

子邮件、电话录音等；应保留传真收发凭证并确保传真件上收发件人、收发时间、收发传真号码等信息清晰无误；最好要求对方在发出传真的最短时间内将传真件的原件寄交，以显示证据的同一性和完整性。传真件字迹及签章不得模糊不清。应建立传真收发登记制度，严禁客户随意在公司传真机上发送传真。

（三）以传真方式签订合同，紧急情形消失后，当事人应及时就传真内容补签书面的确认书，或直接在原传真件上重新签名盖章，变传真件为真正的原件。