公文案例修改

公文案例：对一份通知的分析与修改

校园网上看到校医院的一份通知：

关于校医院搬迁的通知

校医院（阜成路校区）装修工程基本结束。拟于下周一、二（ 11 月 19 、 20 日）迁回原址。此间停正常门诊，只有一个值班医生，急诊取临时用药。由此给您造成的不便，请谅解。

校医院

二〇〇七年十一月十三日

1. 标题问题。这份通知标题中的事由是“搬迁”，还是“迁回原址”，还是“停止正常门诊”？根据正文，我认为，应该是因迁回原

址而停止正常门诊两天，所以改为“关于校医院迁回原址暂停两天正常门诊的通知”，事由比较清楚、明确。

2. 语言问题。“拟于下周一、二（ 11 月 19 、 20 日）迁回原址。”“拟于”是计划的意思，改为“定于”更为肯定、明确。“此间停正常门诊，只有一个值班医生，急诊取临时用药。”这句话也可以修改一下：单音节词“停”改为双音节词“暂停”较好；“只有一个值班医生”可改为“有一个医生值班”；“急诊取临时用药”，在“取”前加一“可”字，更为通顺。“由此给您造成的不便”中的“造成”，改为“带来”似乎更好些。

3. 标点问题。第一句和第二句有因果关系，可以看作是复句，而不是两个单句。因此，第一句后应该用逗号,而不是句号。

下面，试对这份通知进行修改，不妥之处，欢迎商榷。

关于校医院迁回原址暂停两天正常门诊的通知

校医院（阜成路校区）装修工程基本结束，定于下周一、二（ 11 月 19 、 20 日）迁回原址。此间暂停正常门诊，有一个医生值班，急诊可取临时用药。由此给您带来的不便，请谅解。

校医院

二〇〇七年十一月十三日

按照市政府领导同志分工呈批，并根据需要由市政府领导同志转请其他市领导同志核批，重大事项报市长审批。市人民政府各部门、各区县人民政府不得将报请市人民政府的公文直接报送市政府领导同志个人。”

“请示事项中如涉及其他文件、市领导同志批示、重大事件及相关政策法规等内容的，应连同涉及文件复印件、市领导同志批示复印件、事件背景材料及相关政策法规附在原件后一并上报。邀请上级有关领导同志出席会议、活动的请示，要事先沟通，并将会议、活动方案附上，需要领导同志讲话的，要将代拟稿一并上报。报告中不得夹带请示事项。”

（摘自《公文处理案例精选》第六章行文与行文规则）

【案例7-11】注办注发非小事收文发文责任清

材料1某局文秘人员将一份收文交局长批办，局长批示需12个人员阅知办理，并注明“××（主管部门）负责办理”。文秘人员按此批办意见开始组织公文传阅。当公文传阅到第二位阅文者本局常务副局长，放了较长时间，催他退还时，他说：“今天下午正准备开会，有关人员都要参加，我在会上一起传达，不需要专门传阅了。”文秘人员认为按照常务副局长的要求去做了会无法执行局长的批办意见，感到左右为难。

材料2某国企总经理在审批签发文件时，对公司办公室文秘人员说，只要董事长没签字的都要给他打一份，并直接在发文稿纸上的抄报栏里写上了抄报董事长、抄送本公司财务部。公司办公室文秘人员按照总经理的这一意见，只有将“抄报董事长”、“抄送本公司财务部”也打印在正式发文的版记上。但文秘人员又认为按照行文规定，内部公文最好不要写抄送；不写又违反了总经理的意见，面对这种情况该如何处理呢？

【问题讨论】

1.两份材料涉及的是公文处理流程中的两个什么环节？

2.遇到这样的情况,文秘人员该怎么办？

【评析】

本案例涉及公文处理程序中注办和注发环节的具体操作。

（一）材料1涉及的是注办环节

1．什么叫注办？

注办是公文处理程序中具有反馈办理经过和结果功能的重要环节，一般由承办人员负责，在公文办理完后在公文上简要注明办理经过和结果，文秘人员负责检查。

2.案例材料1分析

在材料1中，首先这种临时改变公文处理方式的做法在实质上并没有违背局长批办意见，只要能够发挥公文效用，阅办性公文可以积极采用直接在有关会议上传达、印发副本文件等便捷方式进行阅知处理；但是像材料1这样改变了公文处理方式，承办人（本案例中的常务副局长）一方面应主动让原批办领导人知道，也要让文秘人员及时了解公文的去处。

这份公文传阅完毕或在会议上传达后文秘人员应请承办领导（如该常务副局长）或部门负责人完成注办程序，即在该份公文空白处或公文处理单的“处理结果“一栏中注明“已于××××年×月×日在×××会上传达，×××、×××……等同志到会，已知文件精神”，并签上姓名和日期以明确办理责任。以此类推，在公文办理过程中，遇到这类办理经过和结果需要说明的公文都应该由承办部门或承办人（有时会是领导或部门负责人、工作责任人等）完成注办工作。

（二）材料2涉及的是注发环节

1．什么是注发？

注发是公文定稿以后、正式印发之前，批注制发要求的环节，也就是对发文的注办。注发旨在使签发意见进一步具体化和技术化，为制作公文正本规定了具体流程与标准，以利操作。

注发内容包括

（1）注明具体发授范围、阅文范围的级别限制；确定或审核文稿的紧急程度、保密等级；确定印发份数、印刷和发出时间；缮印方式与发送方式。

（2）编写并注明发文字号。

（3）设计或确定版式或缮写格式。

（4）向交办、催办部门或人员销办。

注发的操作与要求

注发由发文单位综合办公部门（公文工作机构）、文秘人员负责；如果注发内容在办文中已由撰稿者、审核者填写，文秘人员仅履行检查手续即可。一般中小机关和基层单位注发工作相对简化。而在大机关及领导机关，重要发文的注发则比较郑重，是成文定稿后发文前的一个关键环节，也叫批注，即依据领导批示、发文意图、机关例行规定等操作。注发项目全面、详尽，并逐一填写在专门设计的“公文批注单”，或《发文稿纸》相应栏目中。注发时要认真阅读文件，首先弄清基本内容和领导要求，然后按照规定处理。注发中往往会遇到各种疑难问题，拿不准的可以先提出处理意见，报有关领导审定后处理。

2.案例材料2分析

（1）在材料2中,某国企总经理在发文稿纸上面写的“抄报董事长”、“抄送本公司财务部”等意见，都是企业领导根据工作需要在签发文件时提出的注发意见，作为负责发文工作的文秘人员，应该按照领导的意见执行。

（2）只是在公文正式发文时表达形式要注意：公文是不能自己抄送自己单位的，也不能将“抄送”错写成“抄报”。所以如果该公司正式发文后面的版记（文尾）中需要将领导