招标投标档案整理工作流程及要求

专业档案整理工作流程及要求

一、归档时间：

1、原则上每一个项目招标结束，就需将所有的相关资料整理装订后送至档案室进行归档，并做好移交记录，政府采购中心专业档案每年还需进行集中转移销毁等工作。

2、对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好‘预先归档’工作。

3、代理机构（分散采购及建设工程项目）进场交易的项目档案在招标完成后就应及时进行移交归档。

二、归档范围：

本中心进场交易的政府采购项目和建设工程项目招标投标活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、数字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。

招标投标【政府采购】档案存档内容包括：

1、政府采购中心集中采购项目全过程资料

2、分散采购项目进场交易工作全过程资料

3、建设工程项目进场交易工作全过程资料

4、自愿进场交易项目的全过程资料

三、归档流程：

1、收集：由项目负责人（代理机构）将招标工作活动中形成的文字材料完整地收集整理成册。

2、鉴定：对收集的材料逐份鉴定，确认是否属于《档案目录》归

档范围，不属归档范围的，可作参考资料保存，属于归档范围的，按照《档案目录》逐一整理顺序，并装订成册，保证资料的完整性。

3、移交：项目负责人（代理机构）将整理后的项目档案移交档案室并做好移交登记（登记表纸质版需录入电子版，方便查询）。

四、整理程序：

1、盖全宗归档章

档案盒上必须加盖全宗归档章

2、盖档号章及档号的编写

档号章盖在每件材料的中间空白处，档号由五部分组成：全宗号+专业档案代号+年份+项目号+案卷号，如：108-Zz-2015-001-01，“108”为xxxxx行政审批局全宗号；第一个“Z”代表专业档案来自xxxxx 公共资源交易中心；第二个“z”代表专业档案代号，用数字表示；“2015”代表档案所属年份；第一个“1”代表项目档案对应的档号；第二个“1”代表档案的案卷号。

3、专业档案代号说明：

108-Z1-2015-001-01：Z1原为政府采购中心市级采购项目，已取消。

108-Z2-2015-001-01：Z2为政府采购中心区级集中采购项目。

108-Z3-2015-001-01：Z3为代理机构代理的建设工程类项目。

108-Z4-2015-001-01：Z4为代理机构代理的分散采购项目。

4、档案装盒：

档案装盒一律采用无酸牛皮纸的无字档案盒装盒，其规格为：310

㎜×220㎜,厚度分别为20㎜、30㎜、40㎜、50㎜、60㎜，根据需要统一规格相同的档案盒，并在盒面固定位置加盖全宗归档章。5、脊背制作：

按专业档案脊背格式统一制作档案案卷脊背，并用专用牛皮纸打印、裁剪成标准大小，将脊背粘贴在对应档案的脊背处，并用透明胶带密封两侧，保证脊背的清晰完整。

6、档案上架：

档案整理完毕后，按照档案及盒号的顺序依次放入档案密集架，便于查找和利用，并做好相应的台账数据。

7、标书清理

投标文件为一正多副，一正整理好移交监管单位保存，一副存档备查（跟随相应的档案存档），其余投标文件副本整理移交招标人或采购人，未移交的投标文件副本作为短期（一年）保存资料，由档案资料员清理之后封箱处理，移交的相关投标文件做好交接签收表。

以上未移交的投标文件副本进行定期销毁，销毁前由项目负责人分别向部门负责人提出申请并获得批准后以函件形式通知招标人或采购人，待招标人或采购人确认（如函告送达15天无回复的）后，方可统一销毁。【并保存销毁记录】

五、保存期限

招标投标【政府采购】档案的保存期限，从项目完成之日起至少保存十五年。

六、档案销毁

档案保存期满后，由档案管理员编制清单，组织相关人员进行鉴定后，经分管领导审核后，按照《中华人民共和国档案法》的规定程序进行销毁。

建设项目在建期间的档案不得销毁。

七、档案利用规定

1、利用者要维护档案资料的完整与安全，不准涂改、

污损、拆散，丢失和转借。

2、借阅档案、资料必须先完善登记手续后方可借阅，归还时清点无误后由档案资料管理人员当面销号。

3、查阅档案资料均由档案管理人员负责查找，任何人员均不能在室内自行查找。

4、未经档案管理人员同意，不可将任何档案资料外借、复印、或发送电子档给外单位人员，如违反本规定由此带来的不利影响由档案资料管理人员自行承担。

八、档案保密、防范

加强防范，做好档案室或柜的保密工作，注意防止失密、失盗、和火灾事故。加强对档案室或柜的管理，杜绝腐蚀、潮湿、霉变和虫蛀。

专业档案脊背格式