印信证照管理制度(09)

印信证照管理制度

第一章总则

第一条印信证照是企业法人的资格证明，是企业进行经营管理活动的资信证明，直接关系企业的根本利益和安全。为保护公司法定权益，促使集团内公司的印信证照刻制、保管、使用合法性、严肃性、规范性，特制定本制度。

第二条印信证照包括公司印章，董事长、总经理私章，合同专用章，部门业务章，财务专用章，银行印鉴章；企业营业执照正副本、法人代码证、经营许可证、税务登记证、特许经销证、技术合格证、银行款卡等，以及各种证照的影印件、介绍信等。

第二章印信证照的管理

第三条凡对内对外使用的具有代表性的印信证照，集团本部统一由集团行政管理部、子公司由总经理授权综合管理部指定专人（可兼任）管理，财务类印信证照由各财务部指定专人（可兼任）管理。印信专管员需在集团行政管理部备案，有异动需重新备案。

第四条印信专管员权利义务：

（一）印信专管员应保证印章证照的安全，按流程审批、规范使用。用印审批凭据或单位领导签批件的复印件应留档，保存三年以上。

（二）印信专管员负责为其管理的印章办理《印章留样备案表》（附件一）。

（三）建立印信证照使用台帐，该台帐应注明印章使用日期、部门、用印人、用途、用印数量和批准人等，盖章依据及重要资料的盖章原件须复印留底。

（四）印信专管员发生请假、出差、离职等情况，应按规定与单位指定代理人办理交接工作，填写《印章交接单》（附件二），并交待注意事项。

（五）下班时负责将其保管的各类印章证照置于专用保险柜或保险箱内，并保证密码不外泄。

（六）负责按时对印信证照进行维护或证照期满前提请财务部年检。更新的证照及时传真一份集团行政管理部备份。

（七）对没有办理审批手续而要使用印信证照，印信专管员可拒绝使用要求。否则，须追究印信专管员及相关人的责任。因印章证照使用、管理不慎给公司权益造成损害的，责任人需承担相应的赔偿责任。

第五条各单位刻制印章须填写《印章新刻审批单》（附件三），报集团行政管理部审核，经集团分管领导批准后，由申请单位负责人指定专人备齐资料到政府相关部门申请办理。

第六条印信证照若不慎遗失、损毁、被盗，印信专管员应第一时间向上级领导汇报，并报备集团行政管理部。如遗失公司印章、合同专用章、财务专用章等必须登报声明。

第七条印信证照如有下列情况时，应准予报废：

（一）保管遗失时；

（二）使用过程中损毁时；

（三）字迹不明或脱落时；

（四）因部门或业务变更及工作需要进行更新时。

印信证照报废时应由保管部门提出申请，填写《印章报废审批单》（附件四），子公司由总经理批准后，需报集团行政管理部审核（子公司部门章除外，由子公司总经理核准后报废），集团由行政管理部提出申请，报集团分管领导核准。保管人连同印信送呈集团行政管理部，集团行政管理部根据情况留存或切角销毁。报废所在公司印信管理部门根据销毁印信证照所涉及的范围，发布停用通知。

第三章印信证照的使用

第八条使用单位印章和证照及其有效影印件，实行审批登记制度，审批权和执行权分开。

第九条印章使用审批流程：使用人填写《用印审批单》（附件五）→部门经理意见→公司总经理签批→事业部总经理签批→（重要文件：如涉及2千元以上标的的普通经济性合同，不包括汽车购销合同范本）集团行政管理部批准→（合同标的大于5000元或没有具体金额但涉及单位包括但不限于对外的担保、抵押、借款等具有法律效力性的文件、合同、合作协议、函件等须填写《合同审批表》，并经集团行政管理部分管法律事务人员审核后）集团分管领导批准，印章保管人依据核准后的《用印审批单》给予盖章，并将审批单存档备查。

第十条印章、证照原件原则上不予外带。确因业务需要携带印章或者证照原件外出公务时，携带者必须经总经理或集团本部由集团分管领导批准并填写《印章外出使用申请单》（附件六），注明归还日期，保管人应按借用日期及时追索。必要时印信专管员需一同前往。

第十一条财务专用章、银行印鉴章、银行开户许可证、税务登记证、贷款卡、支票本由各单位财务部负责人指定专人管理，法定代表人私章由出纳管理。会计、出纳应妥善保管有关印信证照，按审批规定办理手续，建立使用台帐，履行管理职责并对其承担相应的经济责任和法律责任。

第十二条部门章、业务专用章由各单位总经理指定部门专人管理，严格按照规定的权限进行核准使用，出现问题将追究核准人及保管人责任。

第十三条严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信。因工作特殊确需开具时，必须向单位汇报开具手续的用途，子公司须经事业部总经理同意，集团本部须经集团分管领导批准方可开具；待工作结束后，未使用的必须立即交回。

第十四条印信专管员应先让授权签约人签字并注明合同签订时间后方可用印，且在合缝处加盖合同专用章。禁止在填写不完整或手写的合同上用印。

第四章附则

第十五条本制度解释权归集团行政管理部。

第十六条本制度由集团行政管理部负责根据管理需求进行必要的修订。

第十七条本制度于2011年9月拟定，自批准之日起实施，原有制度同时废止。

第十八条附件一：《印章留样备案表》、附件二: 《印章交接单》、附件三: 《印章新刻审批单》、附件四: 《印章报废审批单》、附件五: 《用印审批单》、附件六《印章外出使用审批单》。

附件一

_____公司印章留样备案表

附件二

_____公司印章交接单

编号：

说明：

1、公司章及法人章、公司合同章等公司对外的印章由公司总经理授权移交，集团公司印章

由集团分管领导授权移交。

2、财务专用章、银行印鉴章等财务类印章由财务部最高负责人授权移交。

3、部门章由部门负责人授权移交。

4、证照移交可参照使用该表单。

附件三

_____公司印章新刻审批单

编号：