(9)电子离校系统.功能描述

数字校园系列软件产品

电子离校系统

功能白皮书

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目录

1 产品概述............................................................................................................................... - 1 -

1.1 产品简介................................................................................................................... - 1 -

1.2 应用范围................................................................................................................... - 1 -

2 产品功能............................................................................................................................... - 2 -

2.1 系统管理................................................................................................................... - 2 -

2.1.1 系统参数配置............................................................................................... - 2 -

2.1.2 系统数据维护............................................................................................... - 2 -

2.1.3 数据导入配置............................................................................................... - 2 -

2.1.4 公告管理....................................................................................................... - 2 -

2.1.5 毕业生管理................................................................................................... - 2 -

2.2 手续定制................................................................................................................... - 3 -

2.2.1 手续管理....................................................................................................... - 3 -

2.2.2 手续参数管理............................................................................................... - 3 -

2.3 离校手续办理........................................................................................................... - 3 -

2.3.1 离校手续财务处审批................................................................................... - 4 -

2.3.2 离校手续助学贷款审批............................................................................... - 4 -

2.3.3 离校手续校医院审批................................................................................... - 4 -

2.3.4 离校手续图书馆审批................................................................................... - 4 -

2.3.5 离校手续退宿审批....................................................................................... - 5 -

2.3.6 校园卡退费办理........................................................................................... - 5 -

2.3.7 发放毕业证................................................................................................... - 5 -

2.4 查询统计报表........................................................................................................... - 5 -

2.4.1 各院系各手续办理情况............................................................................... - 5 -

2.4.2 各手续整体办理情况................................................................................... - 5 -

2.4.3 统计报表配置............................................................................................... - 6 -

2.4.4 更多统计报表............................................................................................... - 6 -

2.5 用户权限管理........................................................................................................... - 6 -

2.5.1 用户信息管理............................................................................................... - 6 -

2.5.2 用户授权管理............................................................................................... - 6 -

2.5.3 角色管理....................................................................................................... - 6 -

2.6 日志管理................................................................................................................... - 7 -

2.7 自助查询................................................................................................................... - 7 -

1产品概述

1.1产品简介

电子离校系统是为学校学生毕业、中途退学、转学等等情况而设计的一套信息化管理系统，它不但方便审批部门老师的工作，而且也方便学生。学生不用在拿着离校单去各个部门盖章，只要符合离校规定，直接去主管部门办理手续即可。审批部门的老师也不用再给每一个即将毕业的学生盖章，只需要为少部分学生办理手续即可。

电子离校系统打破了以往纯手工办理毕业离校手续的方式，通过数据接口，可以提前适时地把有关毕业生的数据接入到离校系统中，学生通过信息门户平台可以提前查询自己都需要办理哪些手续，哪些手续是已经审批通过或者符合审批通过条件的，无需再排着长队去学校各部门一个一个地盖章了。学生只需要查询需要办理的手续去相关部门办理即可，例如：学生提前查询到自己不欠学费、住宿费，就不用到财务处盖章了。

电子离校系统是基于网络的浏览器程序，已有做好的接口可很方便的与统一身份认证平台结合实现用户和权限的管理，也可以独立使用。系统用户主要包括学校领导、部门老师、院系老师。

为适应目前移动应用越来越广泛的形式，在PC版电子离校的基础上，我们又推出了掌上离校系统，学生可以及时了解离校需要办理离校手续以及每道手续的办理状态、办理地点等；教师或管理员可以及时了解手续办理的人数及各院系办理手续的人数等信息。

1.2应用范围

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2产品功能

2.1系统管理

2.1.1系统参数配置

【管理员】设置电子离校系统的数据库链接信息、是否与统一身份认证结合、是否启用审批时间控制、是否启用审批依赖控制等参数。

2.1.2系统数据维护

针对系统所用到的数据进行维护，可以清除任意指定表的数据、导出指定表的数据和数据模板、往指定表导入数据。

2.1.3数据导入配置

【管理员】根据学校的实际数据情况，建立相应的数据表，然后配置数据导入，把数据导入的权限分配给具体的用户，这些用户就可以给指定表导入数据。

2.1.4公告管理

管理员可以发布有关离校手续的通知，供学生查询，学生在离校系统登录页面就可以查看相关通知，及时获取有关手续的办理注意事项。

2.1.5毕业生管理

管理员可以手动添加、修改、删除学生信息，也可以通过系统提供的批量导入功能，导入毕业生信息；可以单条删除或批量删除学生信息。

2.2手续定制

系统提供了系统定制功能，在项目实施时，可以根据学校实际的毕业离校流程进行手续定制，一般毕业离校流程有：财务审批、图书馆审批、退宿审批、毕业证发放等。

为了快速响应学校各种各样的需求，每一种手续都可以进行定制而无需再开发程序。离校手续管理包括手续添加、手续修改、手续删除等。如用户发现系统预定义的手续不能满足学校的实际需要，则重新添加一个即可；如发现预定义的手续用不到，则直接删除即可。

2.2.1手续管理

定义每道手续的详细信息，包括手续名称、审批部门、提供数据的数据库类型、是否必须审批以及手续类型等信息；并设置手续的排序顺序、设置手续审批时间段、办理地点、通过条件，并且可以上传手续对应的图片。

2.2.2手续参数管理

针对每道手续，可以设置具体的参数状态。一般情况下只有两种类型的参数：数据统计情况参数和手续审批情况参数。

2.3离校手续办理

【管理员】定制好毕业离校手续，【院系老师、部门老师】操作“离校手续办理”模块下的具体手续为学生办理手续。手续办理时可以手动输入学号、也可以刷卡自动输入学号。

针对某些手续，例如：财务审批、图书馆审批，通过系统对接可以把财务系统和图书馆系统的数据接入到离校系统中，然后对这些数据进行统计分析，分析出是否符合审批通过的条件，利用系统提供的批量审批功能对符合通过条件的学生进行批量通过办理。

在办理过程中，如果出现误操作，还可以进行撤销处理；办理过程中，可以

通过页面的快速办理按钮办理，同时还可以查看、确认每个学生相关的业务明细数据，然后再进行办理。

办理过程中，可以一次选择多个进行审批或撤销。

系统还提供了导入审批的功能，按照系统提供的模版，定制好Excel文件，导入文件，实现批量审批。

2.3.1离校手续财务处审批

对于离校当天需要办理缴费的学生，待学生费用缴完以后财务处老师需要在离校系统上对此学生进行进行审核，通过以后才能领取毕业证。费用已提前缴完的学生，不用再去财务处办理业务，直接去其它需要办理手续的部门。财务处的老师针对不欠费的学生，可批量审批也可以不用审批，系统会自动分析出学生缴费状态。手续办理时，可以查询每个人的缴费明细。

2.3.2离校手续助学贷款审批

助学贷款审批有的学校要求学生毕业之前必须结清贷款，而有的学校对此没有限制，所以这道手续在实际使用时，可以根据学校的实际情况保留或删除。手续办理时，可以查询每个学生的具体贷款明细。

2.3.3离校手续校医院审批

有些学校在学生毕业时，会安排统一体检，校医院可以通过此手续对体检过的学生或者未体检的学生进行标记。

2.3.4离校手续图书馆审批

学生毕业时，必须要清还所有已借图书，清还违规罚款，在实际使用时可以通过接口把图书馆的读者信息实时同步到离校系统中，实现统计结果的实时呈现或者进行自动审批。学生在查询到自己有未还图书或者欠款时，直接去图书馆办理即可，没有以上情况的就不用再去图书馆办理了。手续办理时，可以查询每个学生在图书系统中的详细信息。

2.3.5离校手续退宿审批

学生在毕业时，退宿是一道必须的环节，宿舍管理员在清查完学生宿舍，通过退宿审批为学生办理退宿，无须再一个一个地盖章确认。

2.3.6校园卡退费办理

学校如果为学生办理了校园卡，在学生毕业时，需要对校园卡进行退费、注销处理。通过和校园卡系统对接，在离校系统中可以查询校园卡的余额，直接在系统中对该手续进行标记。

2.3.7发放毕业证

发放毕业证是最关键的一道手续，实际使用时可以通过建立“依赖类型”的手续来控制毕业证的发放。例如可以设置：财务审批不通过的不允许发放毕业证，图书馆审批不通过的不允许发放毕业证等等。也可以通过配置关联其他手续的办理情况，人工识别。

2.4查询统计报表

【部门老师】、【院系老师】、【校领导】可以通过各种报表，来了解毕业生离校手续的办理情况，了解各院系毕业生的人数等信息，下面列举几个报表：

2.4.1各院系各手续办理情况

各院系可以通过此图表及时了解各院系各手续的办理情况。

2.4.2各手续整体办理情况

【部门老师】、【院系老师】、【校领导】通过此报表可以及时了解全校所有毕业生每道手续的办理情况。

2.4.3统计报表配置

系统预置了一些报表，但这些报表可能无法完全满足学校的需求，基于此系统提供了报表配置的功能，根据实际需要，【管理员】可以增加一些自定义报表。可以设置报表的名称、横轴名称、纵轴名称；可以通过饼状图、柱状图、曲线图等形式来展示，同时也可以查询对应的数据明细。

2.4.4更多统计报表

【管理员】设置好自定义报表后，给【院系老师】、【部门老师】、【校领导】等用户授权后，就可以查看这些报表了，主要有以下三种展示形式：饼状图、柱状图、线状图。

2.5用户权限管理

离校系统采用基于角色的权限控制。此系统已和统一身份认证平台做好接口，可接入到统一身份认证平台进行统一认证和授权。同时系统自身也有自己的用户和权限管理功能。

2.5.1用户信息管理

管理所有的用户信息，包括用户账号、密码、姓名、所属部门、用户权限起止日期等。通过设置用户所属部门，实现按部门过滤数据。

2.5.2用户授权管理

通过“授权”给用户分配角色。

2.5.3角色管理

角色是访问权限的集合，通过给用户赋予不同的角色获得角色所拥有的权限集合，在实际系统使用中，可以根据具体工作的职能建立不同的角色，根据用户

的责任和资格来分配其角色，方便地管理用户角色。

通过模块授权，给角色分配功能和操作的权限集合。

2.6日志管理

系统记录手续办理过程中的操作记录，为系统提供审计依据。同时提供系统异常日志的下载功能，为【管理员】及技术人员提供问题分析依据。

2.7自助查询

学生可以登录离校系统，查询自己每道手续的办理状态和明细信息。