传真方式签订合同操作指南

传真方式签订合同操作指南（草稿）

蓝色字体有待商榷，红色字体个人认为很重要。

1．严格控制传真方式签订合同，经当事人双方一致同意后，经纪人必须经分店经理批准，报法务部或总经理审查，对于确有必要传真方式签约的，方可采用。

2．对不能到场签署协议一方提供的传真号码必须到电信局核实，要求该方所有交易流程以同一传真号码进行，如有特殊情况确需变动，必须电话确认并录音。

3.通过传真获得未到场一方身份证、户口簿、婚姻证明等材料，查看是否齐全有效；如果是卖方未到场需签约前传真获得所有房屋产权证、土地使用权证，并核对信息。

4．以传真方式要求双方签署《传真方式签定合同共同声明》。

5．各方填写协议务必字迹清晰，尤其要求不能到场一方工整填写协议内容，务必确保传真件签署的协议内容明确、字迹清晰。不清晰的传真件协议作废，重新传真签定直至获得清晰的传真件。

6．签约过程中与未到场一方的所有谈话记录必须进行电话录音，并在电话中明确要求其两日内邮寄盖有公章或其亲笔签字的传真合同原件，以及盖有公章或亲笔签字的《传真件与原件一致书面确认函》。

7.对所有传真件必须于收到后立即复印一份放入档案袋中留档。

8.传真签约完成后，要求未到场一方对传真方式所签协议邮寄一份有其亲笔签字或加盖公章的书面确认函。

9．传真签定合同后两日内，经纪人务必到电信公司索取传真电话记录单，以证明此次传真交易真实性。

10．传真合同签定后一日内以法务部名义进行电话确认，向客户解释“电话确认”是公司“传真签约”的必经流程，并按如下要求询问不能到场签约方：

您好，***先生/小姐，打扰了，我们是合富辉煌法务部，现就您*年*月*日在我公司***处房产买卖交易相关事项进行电话确认。

（1）请问您是由于****原因未能亲自到场，并与买方***约定传真方式签约吗？

（2）请问您使用的传真号码是*************吗？注意，如前后使用传真号码不同，依次分别询问各类合同签署时所使用的传真号码。

（3）请问您所持有的“*********”编号是*********吗？（根据签定的具体协议名称及具体编号询问）

（4）请问您是否已在编号为苏契************的合同上签字确认？签约日期是*年*月*日吗？

（5）请问您是否已知晓且签字同意合同所有条款？您是否已邮寄传真原件至我公司？注意，如果没有寄，询问对方原因。

11．收集相关往来信函、电子邮件、电话录音等，保留好传真收发凭证，确保传真件上信息清晰无误，报法务部审核通过后归入公司案件档案库中。

12．注意事项

（1）传真件内容、字迹必须清晰明确，否则作废，按流程重新操作，直至获得字迹、内容清晰明确传真合同。

（2）传真件必须包含以下内容：传真号码，传真时间，传真抬头确定，传真登记号。

（3）不能到场方为公司企业的，除法人代表及经办人签字，必须加盖公司合同章；不到场方为个人，必须签字并加盖传真章。

（4）务必在传真合同签定后要求未到场方两日内通过特快邮递方式邮寄盖有公章及亲笔签字的传真原件至公司。

（5）在获得买卖双方签字签章的传真复印件合同后，通过电话确认并全程录音保存。

13.违反上述规则操作且给公司造成损失的，除赔偿公司损失外，经法务部报总经理批准，依据情节给予罚款直至开除的相应处罚。

2010-12-8

参考资料

一、在传真件内容中注明本合同以传真的形式签订；

二、要求对方一定要在传真合同中加盖公章并有相关经办人员签字；

三、注明双方传真的号码；

五、对于一些较重要的合同，最好是事后让补一份盖章形式的合同文本；

六、对于一些可能引起纠纷的传真合同，最好通过与对方相关负责人以电话录音的方式印证该传真合同的存在。

一，传真件是否传真人所发出，是首先要认定的问题，可根据传真的号码、时间、抬头以及登记号加以认定其真实性，通常在履行合同过程中将传真件视为双方履行的依据之一，临时有变更的也应对传真件之原件存档处理，并对该传真件发出时做出登记记录。对于传真件接收者未经事后核实便依照传真件的内容履行的如果不符合上述几种情况的特征，不能认定传真件真实有效。

二，对于重大问题因时间紧迫需要通过传真及时变更或者处理的，应当保证在发出传真的同时也要将传真件的原件，寄发给接收人，以示证据的统一性和完整性。如果接收人未经审核或者在履行过程中传真者未将原件寄发给接受者的，接受者有责任和义务要求传真者履行应尽的证据保全义务。同样如传真接受者不能证明上述基本事实的，传真接受者应当承担举证不利的后果。

三，合同签订履行和变更事宜通过一系列传真和其他书面证据能够证明其连续性的，特别是双方互有传真往来彼此是相互衔接的，此时，传真不过是一种将已签字盖章的书面合同再传送给对方的通知方式，这就足以认定传真件的真实性并具有证据效力。因此，通过传真订立的合同只要符合上述条件，就可以认定为有效，对双方当事人均有约束力。

需注意的是，唯一的传真件作为孤证不能作为证据使用，必须有其他的直接证据或者间接证据链加以佐证，否则可能承担败诉的后果。

企业无论大小，时刻都面临着各种形式的竞争，有产品、服务质量的竞争、有价格的竞争、有人才的竞争等等。科技的进步使得企业之间的竞争越演越烈，企业出于缩短交易时间之考虑，传真合同随之被企业广泛接受并应用。由于传真合同的原件与复印件难以区分，通过这种形式签订的合同风险往往也更大。因此，企业在以传真合同形式签订合同时应加大风险防范意识，具体来说需要注意如下几个事项：

（一）当事人双方最好在交易中能够做到现款交易，这样交易的风险就会降到最低。

（二）如果在交易中无法做到现款交易，只能采取滚动结算的方式，最重要的是保存好收货凭证。因为只有在收货方收到货物并且没有提出质量异议的情况下，收货方才有付款的义务。如果在收货凭证不齐全的情况下，双方对债务履行发生争议就会有很大的风险，因为如果此时收货方以否认收到货物来进行不付款的抗辩，已经发货并经对方收到货物的举证责任就在发货一方。

在实践中，发货方对此不够重视，很多是委托物流公司、货运公司进行送货后没有要求必须要有收货方的回执，等到发生争议或收货方没有付款时再到货运或物流公司时却被告知送货单公司只保存三个月或半年或一年，已经无从查找。在这种情况下，如果没有其他的证据证明的情况下，收货方如以没有收到货物来进行抵赖，就很有可能成功。