档案资料管理体系

一、总则

1、为规范公司内业技术资料管理、收集、整理工作，完整、系统地保存和科学地管理建设过程中形成的文件材料，根据国家及安徽省相关规范、标准，制定本管理制度。

2、需要归档保存的文件材料是指勐腊海诚工程部在工程建设开发期间形成的具有保存价值的各种形式的记录。

3、文件材料的收集、整理、处理、储存、传递和应用等工作，由工程部内业技术管理工程师及其助理负责执行和实施，工程部经理负责监督和指导。

4、文件材料应随工程的进展进行，保证真实、准确、具有时效性，并经相关负责人审核签字，及时存入计算机中，纳入整个建设项目管理体系中。

二、文件材料收集范围

1、整个建设项目从筹建到竣工验收期间形成的具有保存价值的文件，包括立项、可研报告、评估、计划、会议纪要、勘测、设计、施工、竣工等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像等形式和载体的文件材料。

2、文件材料来源：

(1)、集团公司各部门发文、批文；

(2)、子公司各部门发文；

(3)、政府部门发文、批文；

(4)、工程部内部形成的文件材料；

(5)、与工程部相关单位联系的各种文件材料；

(6)、工程部执行、办理的外来文件材料；

(7)、其它。

三、工程部在项目内业技术资料管理中的职责

1、在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求。

2、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档。

3、负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作。

4、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位的立卷归档的工程档案。

5、在组织工程竣工验收前，应提请当地的城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收。

6、工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。

四、文件材料分类及内容

根据工程部实际情况，对需要归档保存的文件材料可分为以下两类：

(1)、文书类资料：集团公司各部门、子公司各部门、政府部门的日常事务性的发文和批文，以及工程部签发的日常事务性发文和批文。具体分类和内容见附表1。

(2)、技术类资料：工程部(建设)、勘察、设计、施工、监理及质量站、材料检验等单位在工程建设开发期间形成的技术类文件材料。

技术类文件材料可划分为：基建文件、监理文件、施工文件、竣工图四部分。具体分类和内容见附表2。

五、文件材料管理要求

1、文件材料要达到完整、准确、系统、安全和有效利用的要求，并对其收集、整理、保管、统计和提供利用，逐步做到规范化管理，能够反映项目建设与管理活动的全过程，原则上归档文件为原件。

2、文件材料内容必须真实、准确，与工程实际相符。字迹清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。

3、文字材料幅面尺寸规格为A4幅面(297mm×210mm)。图纸统一折叠成A4幅面，内折外翻图标。卷内目录和案卷封面栏目均应逐项填写清楚，立卷要遵循文件材料的形成规律，保持案卷内文件材料的系统联系，时间顺序编排，一个工程要在一起立卷，如果资料多(每卷一般不超过4cm)，可立数卷。

4、内业管理人员应保证经办文件的系统完整(文件中的各种附件一律不准抽存)。

内业管理人员应及时将办理完毕或经领导批存的文件材料，收集齐全，加以整理、归档保存。

5、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

竣工验收归档文件套数规定为三套，一套由工程部保管、一套(原件)移交当地城建档案馆、一套由集团公司保管。

6、在归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、正稿与印件（或传真件）、请示与批复、多种文字形成的同一文件，分别存放在一起，不得分开。不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷。

六、文件材料借阅、销毁

1、建立查阅、借阅登记制度，公司人员调档查阅，必须由内业管理人员统一进行登记。外单位人员查阅文档，必须经部门经理批准。

2、需借阅文件的人员，应填写“文件借阅单”，并经部门经理批准，借阅者应在7天内归还，逾期不还由内业管理员收回，原件原则上不得外借，以防止丢失或损坏。

3、文件作废时，由部门业内技术管理人员发出文件作废通知至收文单位/部门，并将已发放文件全部收回作废。

4、为避免的文件积压，业内技术管理人员需要定期清理文件材料，将过期或无保存价值的文件进行剔除和销毁。

七、相关支持表格、图表