收发文管理办法

收发文管理办法

第一章总则

第一条为规范四川宏华石油设备有限公司(以下简称“宏华公司”、“公司”)公文处理工作，提高行文质量和公文运行效率，依据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》，结合公司实际，特制定本办法。

第二条子公司可根据本企业实际，参照执行本管理办法

第三条公司公文是用来沟通、协调和处理上下左右之间关系，办理公司各项公务的具有法定效力的公务文书。具体用于发布公司规章制度、管理办法，施行行政管理措施；请求和答复问题；指导、布置和商洽工作。

第四条公文处理工作必须严格执行国家及公司有关保密规定，确保公司秘密的安全。第五条宏华公司办公室负责公司本部公文处理工作，包括公文的草拟、印制、审核、收发、传递、督办、立卷、归档、销毁等，并对宏华公司各成员企业的公文处理及宏华公司各职能部门的公文草拟工作进行业务指导。

第六条董事会秘书办服务于董事会，主要处理股东大会决议、董事会决议、上市公司公告，信息披露等事项，办公室予以协助。

第二章公司发文处理

第七条发文处理：发文程序包括拟稿、审核、签发、复核、打印、用印、分发、存档等。

第八条公文拟稿：一般公文按照分工负责的原则和日常工作程序，谁主管的事项由谁拟办，带有政策性、战略性、全局性的重要文件，有关负责人要亲自拟办，也可以集体

研究，提出方案，再指定专人拟办。草拟公文应附相应的办文依据，根据来文拟办的公文，应附来文及办公室文件处理单等；根据领导批示草拟的公文，应附有关领导批示，根据会议议定事项草拟的公文，应附有关会议纪要，因工作需要主动办理的公文，必要时应附简要说明。

第九条公文审核：公文审核实行分级负责制，主办部门负责人要对本部门拟定的公文进行初审并签字，凡公司发文应由办公室审核后送公司领导审签，部门发文也应由办公室审核。

审核内容包括有无发文的必要；用什么名义和文种行文；内容是否符合政策、法规；主送机关、抄送机关是否合适；提出的措施和要求是否明确具体；涉及有关部门和单位的问题是否协商一致；篇章结构是否紧凑合理，行文是否恰当等。

未经办公室核稿的公司级公文，公司领导不予签发。

第十条签发：以公司名义发出的公文由董事长、总经理、副总经理、财务总监按照分工负责的原则签发，其中上行文以及涉及有关重要问题或涉及面广的公文由有关分管领导审签后，根据公司章程的规定权限送董事长或总经理签发。以部门名义发出的公文，应由部门主要负责人签发。

签发人审核修改后在"签发"栏内签批"发"，并签上姓名和时间。姓名应写全称。未经公司领导签发或口头同意的公文，办公室拒绝承印和盖章。公司领导口头同意印发的公文，事后，由秘书人员让同意印发的领导补签。

第十一条复核：文稿经董事长或总经理签发之后，由文件主办部门负责校对，办公室负责审核。

第十二条打印：公文必须依据签发的文稿打印，其全部内容必须与文稿一致，不得在打印过程中擅自增加或减少原文内容。没有特殊情况，当天签发的公文，当天印发。

打印文稿清样必须认真校对，保证不出现错漏现象。若发现原稿中有错漏、疑问之

处，应向拟稿人或签发人提出检查核对，由签发人考虑改定，校对人员不得擅自修改。第十三条用印：经审核履行正常公文审批程序，复核无误的文稿打印成正式文件后，由办公室专职人员在文件落款部位盖章。

第十四条分发：办公室根据文件报、送、发的范围，负责将文件分发至相关单位、部门或个人。无特殊情况，收发人员必须做到当天印制的公文，当天送达，并认真履行发文登记手续。

第十五条存档：要留下领导签字的稿本和两份正本交档案室立卷存档。

第十六条公文处理人员必须严格遵守各项保密制度。对所经手的各类公文、资料要妥善管理，不失密，不泄密，确保安全无事故。

第三章公司收文处理

第十七条收文处理：收文程序包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、存档等。第十八条签收：办公室在收到有关单位文件时，应在对方文件签收本上签名，表明文件已经收到。办公室应每天及时查收公司信件、邮箱及传真。以公司为收件人的信件由办公室拆封，其中注明绝密、机密的信件由办公室主任拆封，以公司领导为收件人的信件由领导本人处理，以部门为收件人的信件由部门拆封。

第十九条登记：收到外来文件后，收文部门根据文种及发文时间顺序进行编号、登记，并在文件的前面帖附《文件处理单》，详细填写其中的"来文单位"、"来文字号"、"文件主题"等内容。

第二十条拟办：提交办公室主任提出拟办意见。

第二十一条批办：根据拟办意见送交分管领导签署阅批意见或送有关部门阅办。

第二十二条承办：办公室根据分管领导批示意见，登记在《公司领导批办文件登记薄》

上，并根据批办意见，及时送交承办部门签收。涉及到跨部门的，执行会签程序在《文件处理单》依次签署意见。

承办部门根据公司领导对收文的批办意见，尽快办理、落实文件内容。办理完毕后，填写办理结果反馈单，及时送交办公室，由办公室负责向批办领导反馈。属联合承办的文件，主办部门应主动做好协调工作，协办部门则要积极配合，力戒互相推诿。

第二十三条催办：承办人办理期间，办公室应及时催办办理进展情况，提醒领导和相关人员尽快阅处，保证领导批办文件的限期落实，提高办事效率。

第二十四条存档：承办事项办结之后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，由办公室负责将及时将公文拟文纸、正本和有关材料整理立卷。

第四章公文的归档

第二十五条公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管。

第二十六条各部门要有专人负责管理公文，对公司领导批办文件、直接到部门的外来文件要妥善保管，承办完毕后及时送交办公室归档，部门确需暂存，可暂存文件复印件。第二十七条没有归档和保存价值的公文，经过鉴别和主管负责人批准，可以定期销毁。

第四章附则

第二十八条除重要公文和特殊要求外，可充分借助办公自动化系统推进无纸化办公，提高效率，减少浪费。

第二十九条本制度由宏华公司办公室负责制订、修改并解释。此前宏华公司的相关管理规定，凡与本制度有抵触的，均依照本制度执行。