江西省档案馆电子档案与数据离线备份管理规范

江西省档案馆电子档案与数据离线备份管理规范1、引用标准与资料本规范引用或参考了以下标准、资料：GB/T 17678.2--1999 CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求第二部分：光盘信息组织结构GB/T 18894—2002 电子文件归档与管理规范DA/T 38-2008 电子文件归档光盘技术要求和应用规范DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范中国惠普公司支持服务事业部《备份系统管理参考手册》（2007-04-13）2 、名词解释上述引用标准的术语与定义，均适用本规范。

2.1 近线备份指存储设备与计算机系统物理连接，操作系统或应用系统不可随时读取和修改备份于其中的电子档案和数据，备份策略、恢复方式等通过独立于操作系统、应用系统的存储管理系统实施。

2.2 离线备份指将电子档案和数据存储于可脱离计算机、存储系统保存的存储介质上，如光盘、磁带等。

2.3 在线备份指存储设备与计算机系统物理连接，操作系统、文件系统或应用系统可随时读取、管理存储于其中的电子档案和数据。

2.4 环码/圈码环码是位于光盘数据区内圈、夹持区外的一串呈环形排列的字符，内含生产厂家、刻录速度、染料、生产批次等重要信息，可直接人工识别。

环码是鉴别正品光盘的重要标志。

圈码，又称为喷码，是位于光盘夹持区内圈的一串圆形字符，常用激光蚀刻而成。

圈码主要表示光盘生产大楼编号、楼层与生产线编号、染料、生产流水号、机器槽位、生产日期、生产时间等重要信息。

3 备份对象及格式3.1 备份对象3.1.1电子档案备份对象为：文书、照片、音频、视频、科技图纸等类电子档案，传统载体档案数字化文件。

数据备份对象为：各类档案资料目录数据库、系统数据。

3.1.2文书类电子档案备份范围：原始格式文件，JPEG或TIFF格式的数字化文件，PDF/A 格式文件，XML封装包。

3.1.3照片类电子档案（资料）备份范围：JPEG或TIFF格式的数码照片文件或数字化文件，XML封装包。

3.1.4音频类电子档案（资料）备份范围：WAVE或MP3格式的数字录音文件或数字化文件。

3.1.5视频类电子档案（资料）备份范围：AVI或MPEG2格式的原始片断文件；接收进馆的视频光盘转换而成的MPEG2格式文件；本馆经非线性编辑系统制作DVD视频光盘时转换而成的MPEG2格式文件。

3.2 备份对象格式要求各类电子档案应以长期保存格式进行备份，部分具有保存价值的非开放格式文件也可纳入备份范围。

数据备份根据系统应用平台技术规范及文件系统、数据库系统标准实施。

部分电子档案备份格式如下表所示。

4 管理要求4.1备份方式与设备4.1.1备份方式备份采取在线、近线和离线三种方式。

4.1.2备份设备在线备份设备有存储区域网络（FC SAN，IP SAN）及服务器，备份介质包括各类优质、高速、大容量硬盘。

近线备份通过带库实现，备份介质有LTO等类磁带。

离线备份通过磁带库及移动硬盘、光盘刻录系统实现，备份介质有磁带（LTO4）、光盘及移动硬盘。

光盘包括CD-R、DVD±R、Blu-ray Disc，DVD±R推荐使用DVD+R，CD-R、DVD±R应符合《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》要求，Blu-ray Disc应符合蓝光光盘工业标准要求。

4.1.3离线备份介质的选择各类电子档案与数据均可采用一次性写光盘、移动硬盘作为离线备份介质，并根据备份对象自身特性与大小的实际需求，选择合适的光盘类别。

磁带适用于备份内容稳定、不易改变的电子档案原文，如数码照片、音频文件、视频文件、文本文件（封装包除外）等。

4.2 离线备份套别4.2.1光盘或磁带备份分为A套、B套、C套。

A套用于库房封存；B套存于库房，用于介质质量检测、数据恢复、利用复制；C套用于异地备份。

4.2.2一般情况下，同一套电子档案或数据应采用光盘、移动硬盘或磁带分别备份A套、B 套。

待条件成熟后，同一套电子档案或数据应制作C套，用于异地备份。

4.2.3 A套、B套、C套备份介质中的存储内容必须保持一致。

4.3存储结构为规范、有序地存储备份电子档案与数据，对离线备份存储结构及音视频类电子档案（资料）在线存储结构作如下规定。

4.3.1光盘存储结构DVD视频光盘、CD音乐光盘等具有标准文件结构的备份光盘，可不按下述规定制作。

4.3.1.1光盘根目录下包含说明文件（Readme.txt）、电子档案或数据子目录（即文件夹）（Data）、著录子目录（Description）、其它子目录（Other）。

此存储结构不适用于DVD 视频光盘及CD光盘。

存储结构如下图所示。

4.3.1.2 说明文件（Readme.txt）说明文件用于描述光盘存储的主要内容、光盘属性及相关技术参数，用于记载光盘的维护历史。

说明文件命名为Readme，格式为txt。

说明文件应对本张光盘的各种信息加以说明，包括如下内容：光盘编号：记录光盘的编号；光盘套别：说明光盘的套别代码；备份时间：记录电子档案或数据的备份时间，以8位阿拉伯数字表示，如2003年7月10日，表示为20030710；迁移次数：指第几次迁移；迁移原因：描述光盘迁移的原因，如光盘错误达到二级预警线，纠正目录数据的录入或著录错误，封装包更新等；内容摘要：本张光盘电子档案或数据子目录（Data）的内容摘要；数据源信息：创建数据的单位，数据源文件类型、格式、大小、文件数量及其软硬件环境(硬件系统、系统软件、应用软件)；制作人：光盘刻录人姓名；刻录参数：刻录机型号、刻录软件、刻录速度；光盘参数：光盘品牌、类型、容量、速度等光盘属性；制作标准：制作光盘采用的文件标准名称。

如：ISO9660/Joliet。

数据检验：本张光盘数据的真实性、可靠性、有效性检验。

包括数据复制路径是否可靠有效、是否可读、是否有病毒等；检验人：对上述各项操作进行验证的检验人姓名；关联光盘：记录与本张光盘备份内容密切相关的光盘编号。

说明文件结构：说明文件随光盘迁移次数的增加而增加。

对备份光盘迁移时，应在原有说明文件中记录这次迁移信息，记录项目包括除光盘编号、光盘套别以外的11项内容。

如果内容摘要与数据源信息二项在复制时无内容变化，可直接记录“无变化”字样。

每次记录信息之间空2行以示区别。

4.3.1.3电子档案或数据子目录（Data）该子目录下存放需备份的电子档案或数据自身。

Data子目录下可按档号或其它分类方法分级建立子目录，以分类集中存放电子档案或数据。

4.3.1.4 著录子目录（Description）该子目录下存放Data子目录内备份的电子档案目录数据库。

4.3.1.5其它子目录(Other)该子目录下存放帮助阅读Data子目录下电子档案的支持性、辅助性软件，如解压缩程序,非通用格式电子文件的阅读、显示软件等。

4.3.2磁带存储结构采用磁带为离线备份介质时，按其固有的线性写入方式存储，存储结构按照移动硬盘存储结构执行。

4.3.3移动硬盘存储结构采用移动硬盘为离线备份介质时，在根目录下应以事由、主题、全宗号或批次等作为目录分类依据建立第一级子目录，其下再参照光盘存储结构组织电子档案或数据的存储。

移动硬盘存储结构如下图所示。

4.4 离线备份介质编号备份介质编号是指在备份数据时给备份介质编制的标识符号，能固定备份介质的整理体系和分类排列顺序，是编制备份介质检索工具的必要项目。

备份介质编号必须具有唯一性，应保持编号与其标识的光盘内存储的电子档案或数据之间的长久对应关系，一经确定不能改动。

每次备份介质的复制与更新须保持介质编号不变。

备份介质编号规则以电子档案或数据类别的分类为制定基础，即一张光盘内或一盒磁带内备份同一类别的电子档案或数据。

4.4.1编号构成规则离线备份介质编号由连续的16位阿拉伯数字和字母组成。

其中编号第1至第6位表示档案馆代码；第7至第8位为离线备份介质代码；第9至12位表示备份年度；第13位表示备份电子档案或数据类别；第14至第16位表示顺序号。

备份介质编号构成规则如下图所示。

4.4.1.1 江西省档案馆代码为：436001。

4.4.1.2 载体类型代码即离线备份介质代码。

其构成规则为：GP——光盘，DK——磁带，YP——移动硬盘。

4.4.1.3 备份年度指此套电子档案或数据采用该类介质首次备份的年度。

后续介质迁移的相关信息记录于Readme文件及离线备份介质管理数据库中。

4.4.1.4 电子档案或数据类别代码T——文本类电子档案，指原生态文书类电子档案，包括原始格式及经转换形成的长期保存格式；V——视频类电子档案，包括原生态视频素材文件，非线性编辑形成的视频文件，数字化生成的视频文件，经DVD、VCD或电视采集形成的视频文件；不含DVD视频光盘；A——音频类电子档案，包括原生态音频文件，数字化生成的音频文件；不含CD光盘；I——照片类电子档案，包括数码照片，数字化生成的图像文件；S——纸质文书档案数字化文件；X——XML（封装包），包括文书类与照片类电子档案封装包；G——图形类电子档案，指科技类电子档案中，经CAD等类设计软件生成的图形文件等；P——计算机程序文件；D——目录数据，包括各类档案全宗级、案卷级、文件级等目录数据库；O——系统数据，包括操作系统、数据库系统、中间件系统等类文件。

4.4.1.5 顺序号顺序号指电子档案或数据类别代码下的介质顺序号，由3位阿拉伯数据组成，顺序号不足3位时应在前面用“0”补足。

4.4.1.6 目录数据库备份光盘编号馆藏档案目录数据库应进行全库备份，应根据档案数量稳定性情况确定一张光盘的备份内容。

档案数量不再新增的，如民国档案，可视数据库大小将多个数据表备份于同一张光盘上。

档案数量会持续新增的，如各类建国后档案，原则上一张光盘只备份一种档案的目录数据表，如建国后文书档案文件级目录数据库，以利于数据与载体管理。

某一种目录数据库第一次备份时确定的光盘编号应一直沿用；因数据新增再次备份全库时，在第一次备份确定的光盘编号后，用“·######”加以标示。

其中“######”是在离线备份介质编号规则中的顺序号下编制的流水号。

如下图所示。

4.4.2 DVD视频光盘与CD光盘编号构成规则DVD视频或CD光盘编号具有唯一性，应保持编号与其标识的光盘内存储的电子档案或数据之间的长久对应关系，一经确定不能改动。

DVD视频或CD光盘迁移时必须保持其编号不变，迁移情况记录于离线备份介质管理数据库中。

凡征集接收进馆的DVD视频或CD光盘，均应重新复制制作，并按下述编号规则编制DVD视频光盘号。

4.4.2.1 DVD视频光盘编号DVD视频光盘编号由连续的16位阿拉伯数字和字母组成。

其中编号第1至第6位表示档案馆代码；第7至第9位为“DVD”3个字符；第10至13位表示DVD视频光盘首次制作年度；第14至第16位为制作年度下的顺序号。