7S办公室物品文件管理规范

7S办公室物品文件管理规范

一、目的

通过本规范，使员工在日常活动中，能够按常规规范自己的行为，养成良好的工作习惯，提高自己的修养。

二、基本原则

1、物品管理的基本原则

1.1 KISS原则：

整理的艺术就是分层管理。分层管理包括先判断物品的重要性，再减少不必要的积压物品。

1.2 ONE IS BEST（单一便是最好）原则：

每个办公桌上只有1只黑色水笔、1只红色水笔、1只铅笔、1瓶涂改液等。

1.3 公用原则：

在每个办公室里的一个固定的公开的位置，放置1只打孔机、1只订书机、1瓶胶水、1把剪刀等，便利大家使用，减少不必要的办公开支。

2、文件管理的基本原则

2.1文件的分类：从时间、性质、来源、层次、控制、缓急等方面划分。

2.2文件的定位：制订编号规则。

2.3文件的归档：按文件的分类进行归档。柜、层、盒都应编号。

2.4文件的字体：一般文件都应采用宋体、黑体。

3、物品管理的基本要求

3.1 办公桌台面：一个显示屏、一个键盘、一个水杯、一个烟缸、一个笔筒、一个文件小柜、一个文件夹盒、一个台历等。

3.2办公桌抽柜：

3.2.1二个抽屉的：上面是办公用品，下面是私人用品。

3.2.2三个抽屉的：上面两个是办公用品，下面是私人用品。

3.3衣柜：

3.3.1横挂衣服：衣服前胸朝前。裤腰朝内。

3.3.2竖挂衣服：衣服前胸朝左。裤腰朝左。

3.3.3鞋的放置：鞋头朝里，不能超过两双。

3.3.4衣柜中应按季节放置衣物，每人只能放置三件以下当季衣物。

3.4茶几：

3.4.1烟缸：长条茶几放置2个烟缸，短茶几放置1个烟缸，烟缸中超过10个烟蒂或客人离开应及时处理。

3.4.2水杯：客人走后，水杯应及时撤掉。茶和咖啡迹要及时抹除。

3.5饮水机：

3.5.1饮水机柜两层：上层放置纸杯、下层放置茶叶筒。

3.5.2饮水机柜一层：左边纸杯、右边茶叶筒。

3.6茶水柜

3.6.1茶水柜台面可放置折叠好的抹布一条。

3.6.2茶水柜中间上层放置茶瓶。

3.6.3茶水柜的左右上层放置茶杯或纸杯，下层放置茶叶。

3.7复印机传真机柜：

3.7.1柜面：只放置复印机、传真机。

3.7.2柜里：两、三层的上面一层或两层按规格放置复印纸和传真纸，最下一层放置其它用品。只有一层的，复印纸和传真纸在放置时，应在下面有防潮垫层。

3.8办公室各种电线、通讯线：走线合理，多条线要进行捆扎。

3.9墙挂：

3.9.1所有展板、看板、标语、标识都要摆正，不能用大钉、有颜色的胶带固定。

3.9.2墙面、柱面不能挂满，要留有合适的空间。在一个墙面，挂物的形状、高低、大小、比例适当，色彩、风格要协调。

3.10绿化植物：

3.10.1在办公室不能有枯败的植物。

3.10.2在电器箱柜上、有电器设备的柜上和桌上，不能放需浇水或水养的植物。

3.10.3在水管、电线上不能吊挂绿色植物。

3.10.4在文件柜上不能放需浇水或水养的植物。

3.10.5在办公室内，不能种植对身体有害的植物，比如夹竹桃等。

3.10.6在办公室内不能放置超过5个小巧型绿色植物和3个其它绿色植物。

3.11窗帘：

3.11.1窗帘不使用时，要关闭到合适的位子上。

3.11.2窗帘使用时，如室内有多幅，应注意统一放到合适的位子上，不能高高低低。

3.11.3窗帘上不能有明显的污迹。

3.12沙发和办公椅：

3.12.1办公室(夜间值班室除外)沙发上不能放置被子、大衣、毯子等。不能有明显的污迹。

3.12.2办公椅上不能放色彩过于鲜艳、形状过于怪异的座垫。椅背上不能搭放衣服，扶手上不能搭放毛巾等。

3.12.3办公椅在下班或办公人员离开(2小时以上)应归位(能推到办公桌下的要推到办公桌下)。

3.13桌上文件小柜：

3.13.1要对每个抽屉进行分类，贴上类别标签。

3.13.2抽屉中要按所分类别存放文件或物品。

3.14私人用品：

3.1

4.1个人卫生用品、生活用品一种限制在两个以下。

3.1

4.2个人随身携带的提包，应保持在两个以下。雨具应保持在两个以下。

3.1

4.3严禁放置私人现金、存折、高级相机、高档电器等。

3.15书柜：

3.15.1书柜应分类摆放：管理类、技术类、生活类等。

3.15.2书籍应按照规格以左高右低的方式摆放整齐。原则上应将精装本和平装本分别摆放。

3.16办公桌侧柜：

3.16.1侧柜上方不摆放物品。

3.16.2侧柜左侧摆放电脑主机。

3.16.3侧柜中间上层摆放报纸，日报应该是1周以内的，周报应是2周之内的，报头应在正面。过期的报纸要及时清理掉。

3.16.4侧柜中间下层摆放杂志，月刊杂志应是三个月之内的，季刊杂志应是半年之内的，杂志封面应在正面。需要保存的过期杂志应放在书柜内。

3.16.4在茶几等处临时放置的报纸和杂志也应是最新的。

3.17垃圾娄：

杂物不能堆出、伸出、溢出。要及时清倒，保持清洁。

4、文件管理的基本要求

4.1文件的分类：

4.1.1时间：按时间顺序进行排列。

4.1.2性质：按管理文件、技术文件进行排列。

4.1.3来源：按外来文件、内部文件进行排列。

4.1.4层次：按上级文件、公司文件、部门文件进行排列。

4.1.5控制：按受控文件、非受控文件进行排列。

4.1.6缓急：按急办和缓办文件排列。

4.2文件的定位：

4.2.1文件编号规则：

4.2.1.1《7S阶段推行手册》

4.2.1.2《7S管理指导意见》

4.2.1.3《7S阶段考核标准》

4.2.1.4记录

4.3文件的归档

4.3.1文件柜：

4.3.1.1柜内要有文件盒摆放清单。

4.3.1.1柜子编号：柜号：01；层号：01

4.3.2文件盒

4.3.2.1盒内要有文件目录。

4.3.2.2文件盒编号：01（如有分盒：01-01）

4.3.2.3文件柜内档案编号按以下规定执行：