社保业务档案的整理立卷

社保业务档案的整理立卷

主讲：李建民

社保档案的整理立卷从三个方面讲，一是业务档案的立卷原则；二是业务文件整理立卷的组织形式；三是业务文件整理立卷的方法，其中我们重点讲第三点。

一、业务档案整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间有机联系，区分不同价值，便于保管利用。

1、遵循文件的形成规律，保持文件的有机联系。文件的形成不是任意的，有其自身的规律和特点，这种规律就是文件之间有机联系的具体表现。例如：社保参保登记文件就必然跟着录用通知书、调配单等文件，转移单就必然跟着调出调入记录文件等。

2、区分不同价值，办理完毕的文件需要归档。归档时按《社会保险业务档案管理规定》的要求，区分不同文件的价值，划分不同的保管期限，这一点《社会保险业务档案管理规定》已经对归档范围和保管期限进行了严格的划分，只要按其要求进行分类、划分保管期限即可。

3、便于保管利用。这一条是业务文件整理的最基本的

原则，也是检验整理方法实用性的唯一标准。在文件整理中“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值”是手段，便于保管和利用则是目的。我们所有的工作,例如保管期限划分、组卷、编目、案卷排列等都要围绕便于保管和利用进行。例如我们发现有些指导人员要求立卷单位按文件名称立卷，这样做就割断了文件的有机联系，查一件事要找好几个卷，非常不利于利用。

二、业务文件整理立卷的组织形式，是指一个单位选择何种方法组织立卷工作。一般有三种，集中立卷、部门立卷和复合立卷。采用何种立卷形式要根据具体的情况而定。就省社保局来说，业务档案量大，业务专一，为节省人力时间，提高工作效率，适合采用部门立卷的方法。部门立好卷后，统一交档案室，由档案室进行编制档号、排列、上架及编制案卷目录等工作。

三、业务文件的整理立卷方法

案卷是档案基本的个体保管单位，一个案卷的产生其程序要经过收集、检查、排列卷内文件次序、编页号、录入卷内文件目录、填写备考表、拟写案卷题名、填写案卷封面、装订、编制案卷目录。最后装盒排列、上架。按省社保局[2011]31号文件要求,我们将以下程序及应注意的问题一一讲解。

1、文件收集

收集是立卷的前提，是档案管理的基础，档案数量的保证。各部门主要立卷人员应了解本部门职能及产生哪些文件，并根据归档范围中的条目进行收集，收集中要注意文件的齐全完整，保持文件的有机联系。

2、检查

文件收集后要检查，检查主要针对以下几点：①文件是否真实有效。要求一是印章齐全；二是原件，复印件不可以入卷（指主件）,找不到原件的，可在复印件上加盖业务章后视同原件。②是否各表齐全，保持了文件的有机联系。③检查文件是否有破损,是否有金属物（曲别针、大头针、订书钉等），对于破损的要进行修裱。修裱的尺寸不应大于A4纸。大于A4纸的要进行折叠；小于A4纸且原材较小的，要粘贴在A4纸上。同时，为避免金属物锈蚀纸张，要将其一一去除。

3、卷内文件排列

卷内文件的排列是指通过对卷内文件的分析，按主要内部有机联系进行排序，从而固定每份文件在卷内的位置，使杂乱的文件变成有序的有机整体。

业务档案排列顺序：①按时间顺序排列。②根据文件重要程度排列，主件在前，附件在后；审核结果在前，审核依据在后；主要凭证在前，次要凭证在后。档案厚度一般不超过三公分，张数视纸的薄厚而定。

4、编页号

卷内文件经过系统化排列后，为了固定其顺序，便于文件的保护、统计和检索，按排定顺序依次编写页号。页号要求编一流水号。

业务档案以“卷”为单位装订，均要编页号，页号要求用打号机将阿拉伯数字打在文件的右上角，背面左上角，每卷均应从001开始，凡有图文的页面均要编写页号（空白页可不编页号）。业务档案可能有些特殊的东西，如工伤报销单据，几张十几张甚至几十张粘在一张纸上。像这样的我们要注意不能只在粘贴底纸上打一个页号，而要将粘贴在底纸的每张都打上页号，更不能为了省事在一个类别的几卷上一个号打下来。

页号必须保证卷内页码的唯一性，避免漏页或重页。如在已装订完毕案卷中发现这类问题，应在卷内备考表中加以注明。

5、编制案卷号

卷内文件经过系统排列与编目组成案卷之后，还应对案卷进行系统排列，并编写卷号，以固定案卷的位置用于今后的保管和检索工作。河北省社保局社保业务档案的编号规则为年度内分六个大类，六个大类下按保管期限排序，每个序列均从001号排流水号。例：

工伤待遇类

其他类可以此类推，本单位社保业务开展了几项，即设几项险种的待遇类。

6、编目（即编制卷内文件目录）

卷内文件目录是揭示卷内文件参与成分的一览表，置于案卷卷首，其主要功能便于查阅、统计卷内文件。卷内文件目录主要包括以下项目：①序号，指每件文件在卷内文件系统中的排列顺序号，有多少件文件就编多少号，如卷内共30份文件，其顺序按1-30号依次编号，但要强调一点，文件是按份来计算的，不能把一份文件割裂分开编号。②名称，参保单位全称或规范化简称。③单位代码，指参保单位或参保个人的社会保险代码。④文件题名，即文件标题，每份文件都应有题名，填写时不要随意更改或简化，一般应照实抄录。业务档案为表格的按主表题名填写，附表不录。例如，《社会参保人员增减变动登记表》其附表不录。⑤日期，即

文件形成业务的办理完毕日期，填写时可省略年月日三个汉

字只填阿拉伯数字，要求不要用点间隔，用8位数字表示，例20020809和20021212，分别指2002年8月9日和2002年12月12日。⑥页号，指卷内文件所在页的编号，案卷中所有文件编号，均编制一大流水号，页号用阿拉伯数字标注填写每份文件的首页，最后一份文件必须注明起始页和结束页。⑦备注，用于填写归档文件需要补充和注明的情况及文件变化。例如，某份文件有损坏等。卷内文件目录装在案卷首页，另外卷内文件目录录入软件后保存，可在机上直接查询。

卷内目录右上角注明档号，档号由以下几部分组成：全宗号、年度、保管期限类别代号、案卷顺序号，型式如下:“1153-2009-Ygl-0001”。主要作用：标明本卷类别及顺序号，确定本卷在该类案卷中的位置。

7、填写备考表

卷内备考表置于卷内文件之后，用于注明卷内文件情况

及立卷状况。主要包括以下内容：○1本卷情况说明：用以填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；○2立卷人：负责整理归档立卷的经办人员姓名；○3检查人：由案卷原质量审核者签名；○4立卷时间：完成立卷的时间。

8、拟写案卷题名

即案卷标题，是用简洁的文字对卷内一组文件的高度概